EGZEMPLARZ NR: URZĄD MIASTA JEDLINA- ZDRÓJ EDYCJA 1. INDEKS Ps-01 STRONA 1 NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI

Transkrypt

1 Ps-0 TYTUŁ PROCEDURY: Opracował: Pełnomocnik ds. Jakości Wydał: Burmistrz Miasta Imię i nazwisko: Elżbieta Klisz Imię i nazwisko: Leszek Orpel PROCEDURA OBOWIĄZUJE OD DNIA: r. Podpis: Data wydania: r. Podpis: EGZEMPLARZ NR:

2 Ps-0 2 KARTA ZMIAN Nr Zmiany Data wprowadzenia zmiany Rodzaj wprowadzonej zmiany Podpis osoby zatwierdzającej zmiany Podpis osoby przyjmującej zmiany(właściciela procedury)

3 Ps-0 3. CEL I ZAKRES.. Cel Celem procedury jest określenie zasad nadzorowania, rozpowszechniania i aktualizowania dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta w Jedlinie-Zdroju, w tym prowadzonych zapisów dotyczących jakości..2. Zakres Nadzór prowadzony jest nad dokumentami i zapisami S.Z.J. tj.: Polityką Jakości Urzędu Miasta Jedlina-Zdrój, Księgą Jakości, procedurami systemu, nad aktami prawa materialnego oraz miejscowego, a także nad dokumentami pochodzenia zewnętrznego i formularzami. 2. PODSTAWA I DEFINICJE 2.. Podstawa Norma PN-EN ISO 900:200 Norma PN-EN ISO 9000:2000 Księga Jakości 2.2.Definicje dokument informacja i przekazujący ją nośnik; instruuje, określa zasady postępowania, podlega zmianom. zapis materialne potwierdzenie przeprowadzonych działań; dowód wykonania określonych działań, nie podlega zmianom. właściciel procesu osoba monitorująca i nadzorująca przebieg procesu i mająca kompetencje do proponowania Pełnomocnikowi zmian w procedurze. 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Pełnomocnik ds. Jakości jest odpowiedzialny za: opracowanie (z wyłączeniem kompetencji opisanych poniżej), rozpowszechnienie i aktualizację dokumentacji SZJ, wyznaczenie osób odpowiedzialnych za aktualizację procedur wymaganych przepisami normy i procedur operacyjnych oraz instrukcji i sporządzenie nowych wynikających ze zmiany wymagań, zatwierdzanie zmian w KJ i procedurach pisemnych. Burmistrz Miasta jest odpowiedzialny za: przegląd Polityki Jakości pod katem jej aktualności,

4 Ps-0 4 zatwierdzanie każdej edycji KJ i procedur systemowych i operacyjnych. Kierownik Referatu lub pracownik na samodzielnym stanowisku pracy jest odpowiedzialny za: inicjowanie i proponowanie oraz przedkładanie do zaopiniowania i akceptacji Pełnomocnikowi ds. Jakości projektów nowych dokumentów SZJ dotyczących procesów realizowanych, których są właścicielami lub zmian tych dokumentów, prowadzenie właściwego nadzoru nad dokumentacją systemu oraz aktami prawnymi przekazywanymi do referatu oraz nad dokumentami zewnętrznymi oraz produktami referatu, opracowanie celów jakości dla ich komórki organizacyjnej i przedstawienie Pełnomocnikowi do akceptacji. 4. OPIS POSTĘPOWANIA Pierwotny, wzorcowy egzemplarz dokumentacji SZJ nie podlega zmianom i przechowywany jest w Rejestrze Zarządzeń i posiada on Nr 0. Egzemplarz Nr dokumentacji SZJ zawierający takie dokumenty jak: Księga Jakości, Polityka Jakości, mapę procesów, schemat organizacyjny, procedury systemowe i operacyjne pisemne oraz instrukcje wraz z ewidencją wszystkich ich zmian jest przechowywany przez Pełnomocnika ds. Jakości. Każdy z dokumentów posiada kartę ewidencji zmian (wzór karty stanowi załącznik do niniejszej procedury), która zamieszczona jest po stronie tytułowej dokumentów. Na niej Pełnomocnik dokonuje ewidencji wszelkich zmian w dokumencie. 4.. Tworzenie nowych dokumentów Nowe dokumenty SZJ są opracowywane przez wyznaczone przez Pełnomocnika osoby. Projekt przygotowanego dokumentu jest weryfikowany przez Pełnomocnika co do zgodności z wymaganiami normy PN-EN ISO 900:200. Pełnomocnik ocenia także spójność projektów z pozostałymi dokumentami systemu. Zweryfikowany projekt dokumentu podlega akceptacji Pełnomocnika, który wpisuje nowy dokument do dokumentacji składającej się na system zarządzania jakością Wprowadzanie zmian do dokumentów SZJ Wprowadzenie zmiany do dokumentów SZJ może następować na wniosek Pełnomocnika, lidera procesu, który uzna, że zmiana przyczyni się do poprawy funkcjonowania systemu. Redagowanie i akceptacja zmian przebiega w taki sam sposób, jak w przypadku tworzenia nowych dokumentów. Wszystkie zmiany są ewidencjonowane przez Pełnomocnika na karcie zmian.

5 Ps Rozpowszechnianie dokumentów systemu jakości Burmistrz Miasta akceptuje jeden komplet dokumentacji SZJ, który ma nadany Nr 0 i jest wzorcowy i jako taki nie podlega zmianom, jest przechowywany w Rejestrze Zarządzeń. Komplet Dokumentacji, któremu nadano Nr jest przechowywany przez Pełnomocnika i jest udostępniany wszystkim pracownikom i klientom Urzędu. Kolejne kopie dokumentów systemu z nadanymi kolejno kolorowym atramentem numerami ewidencyjnymi są dostarczane zainteresowanym komórkom organizacyjnym wg sporządzonego rozdzielnika. Przy ustalaniu rozdzielnika dokumentu Pełnomocnik kieruje się zasada, że powinien go otrzymać każdy kierownik komórki organizacyjnej lub samodzielne stanowisko pracy, której pracę reguluje dokument. Kierownicy referatów lub pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy potwierdzają odbiór dokumentów parafą Rozpowszechnianie zmian do dokumentów Pełnomocnik wymienia zmienione strony we wszystkich egzemplarzach dokumentacji, a na karcie zmian, znajdującej się w każdym egzemplarzu rejestruje wprowadzone zmiany. Pracownicy zostają zapoznani z rodzajem zmiany i potwierdzają ich przyjęcie na karcie zmian. Wymieniona nieaktualna strona ulega zniszczeniu. Jedynie w egzemplarzu z Nr Pełnomocnik przechowuje nieaktualne strony i dopina się je po stronie końcowej dokumentu z adnotacją nie aktualne oraz zakreśleniem miejsca, w którym dokonano zmian Nadzór nad aktami prawnymi Dla zapewnienia aktualności stosowanych aktów prawa funkcjonuje w Urzędzie program komputerowy Lex, który jest co miesiąc aktualizowany. Są to dokumenty o charakterze zmiennym i dlatego ich wykaz nie jest włączony do KJ. Każda komórka organizacyjna posiada wykaz aktów prawnych regulujących realizację procesów, wynikających z obszaru działania poszczególnych komórek organizacyjnych. Ponadto pierwsze strony Dzienników Urzędowych, Monitorów, Dzienników Ustaw, przychodzących regularnie do Urzędu są dekretowane przez Sekretarza do odpowiednich komórek organizacyjnych i kserowane przez Pracownika BOK. Po otrzymaniu kopii tej strony Pracownik ma obowiązek zapoznać się z aktualnym aktem prawnym. Pracownik przekreśla bez zbędnej zwłoki pierwszą stronę nieaktualnego przepisu z adnotacją nieaktualne od dnia Nadzór nad formularzami Formularze należy przechowywać wraz z aktami prawnymi i spisem spraw w tematycznych

6 Ps-0 6 segregatorach Zmiana formularza również wymaga akceptacji Pełnomocnika. Nieaktualne formularze oznaczamy notatką nieaktualne od dnia.... Przechowywany jest ostatni nieaktualny formularz. Wykaz formularzy i ich zmian prowadzony jest w BOK-u Nadzór nad zapisami systemu zarządzania jakością. Wymagane zapisy są określone w procedurach, schemacie postępowania przy procedurach ustnych i Księdze Jakości. 2. Zapisy są nadzorowane i przechowywane wraz z dokumentami dotyczącymi danego procesu przez pracownika będącego właścicielem tego procesu w tematycznych segregatorach, w sposób zapobiegający ich uszkodzeniu i utracie. 3. Formy zapisu i osoby odpowiedzialne za ich sporządzenie są określone w procedurach pisemnych oraz w schemacie postępowania przy procedurach ustnych z wymaganymi punktami kontrolnymi, będącego załącznikiem Nr 8 do Księgi Jakości. 4. Zapisy są przechowywane zgodnie z zasadami Instrukcji kancelaryjnej i zasadami archiwizacji dokumentów. 5. Zapisami mogą być : F formularz, na którym przedstawia się wyniki przeprowadzonych działań R raport, sprawozdanie P zapis dokonywany na dokumencie źródłowym (parafa, adnotacja) N inne formy zapisu 5. ZAPISY. Nieaktualne dokumenty są przechowywane przez Pełnomocnika przez okres 4 lat. 2. Zapisy dotyczące zmian do dokumentów są zamieszczane na tych dokumentach i przechowywane wraz z nimi. 3. Rozdzielnik i zapisy potwierdzające odbiór i przyjęcie do stosowania dokumentów są przechowywane przez Pełnomocnika ds Jakości przez okres 4 lat. 6. WYKAZ FORMULARZY. Karta zmian.