2.0. ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały i biura Urzędu Miasta Szczecin.

Transkrypt

1 P R O C E D U R A PN-EN ISO 9001:2009 Urząd Miasta SZCZECIN Nadzór nad zapisami jakości Nr procedury P I-04 Wydanie CEL Celem niniejszej procedury jest udokumentowanie w dowolnym czasie zachodzących procesów usługowych objętych systemem jakości oraz skuteczności Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Szczecin ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały i biura Urzędu Miasta Szczecin TERMINOLOGIA 3.1. SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ - SZJ (wg ISO 9001:2008) System zarządzania do kierowania i kontroli organizacji pod względem jakości DOKUMENT (wg ISO 9001:2008) Informacja i przekazujący ja nośnik 3.3. ZAPIS (wg ISO 9001:2008) Dokument, w którym podano uzyskane wyniki lub ewidencję przeprowadzonych działań KSIĘGA JAKOŚCI (wg ISO 9001:2008) Dokument, w którym określono system zarządzania jakością organizacji PROCEDURA (wg ISO 9001:2008) Określony sposób przeprowadzenia działania lub procesu. Procedura zawiera polecenia dla kilku pracowników, z czego każde jedno polecenie może odnosić się do każdego pracownika organizacji. Polecenia te są ze sobą ściśle powiązane i zrealizowanie każdego z nich prowadzi do osiągnięcia zamierzonego celu. Procedura wymaga stałego współdziałania pracowników w niej zaangażowanych INSTRUKCJA Określony sposób przeprowadzenia działania lub procesu. Instrukcja odnosi się lub jest uzupełnieniem procedury. Instrukcja zawiera określone stałe polecenia lub szereg poleceń, wymagających wykonywania ich przez pracownika, którego dotyczy dana instrukcja. OPRACOWAŁ SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ Imię i Nazwisko Data Podpis Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka Ryszard Słoka Strona 1 / 5

2 4.0. PRZEBIEG REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI Algorytm procedury nadzorowania zapisów jakości w Urzędzie Miasta Szczecin. Powstanie zapisu jakości Pełnomocnik ds. SZJ, Dyrektor Wydziału, Kierownik Biura, Pracownik wydziału lub biura Sporządza zapis jakości w sposób czytelny, identyfikuje go zgodnie z procedurą lub instrukcją przywołującą dany załącznik - druk zapisu. 2. Podpisuje się na zapisie jakości czytelnie. W przypadku posiadania pieczątki - przystawia ją i składa podpis. 3. Wpisuje datę złożenia podpisu tam gdzie jest to wymagane. 4. Otrzymane od innych lub sporządzone zapisy jakości przechowuje za pomocą najwłaściwszych środków, aby zapewnić: - czytelność i identyfikację (oznaczenie) w odniesieniu do procedur i instrukcji oraz procesów usługowych - łatwość wyszukiwania dokumentów - zabezpieczenie przed utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem 5. Archiwizuje wszelkie zapisy i dokumenty zgodnie z procedurami SZJ. Pełnomocnik ds. SZJ Nadzoruje i przechowuje następujące zapisy jakości: 1. Sprawozdania i zapisy związane z przeglądem Systemu Zarządzania Jakością dokonywanym przez Prezydenta Miasta (przez okres 3 lat) 2. Wnioski o aktualizację Księgi Jakości, procedur, instrukcji, karty ewidencji tych dokumentów, potwierdzenia otrzymania i zapoznania się z dokumentami systemu jakości (przez okres 3 lat). 3. Karty Niezgodności i Działań Korygujących / Zapobiegawczych i ich rejestr (przez okres 3 lat). 4. Plany auditów, protokoły z auditów, kwestionariusze i powołania auditorów wewnętrznych (przez okres 3 lat). 5. Dokumenty i zapisy związane z auditami zewnętrznymi i przeprowadzonymi działaniami korygującymi i zapobiegawczymi (przez okres 3 lat). 6. Zapisy dotyczące szkoleń w zakresie Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie (przez okres 3 lat) 1 Strona 2 / 5

3 1 Dyrektor wydziału Kierownik biura Nadzoruje i przechowuje zapisy lub ich kopie dotyczące jakości przesyłane do jego wydziału / biura. Zapisy takie są przechowywane przez wyznaczonych pracowników (przez okres minimum 2 lat) Pracownicy Wydziału Organizacyjnego 1. Zatrudniania, szkolenia i podnoszenia kwalifikacji pracowników Urzędu Miasta. 2. Składanych skarg i wniosków dotyczących pracy Urzędu. Pracownicy Wydziału Informatyki 1. Nadzorowania i zabezpieczania informacji w sieci komputerowej Urzędu Miasta. 2. Oprogramowania używanego w Urzędzie Miasta. 3. Składanych skarg i wniosków dotyczących pracy wydziału. Pracownicy wydziału lub biura 1. Wszelkich spraw z jakimi do urzędu zwracają się interesanci (ustalane indywidualnie) 2. Dokumentacji realizacji procesu usługowego zgodnie z obowiązującymi procedurami i instrukcjami SZJ (przez okres 2 lat) 3. Postępowania z wyrobem niezgodnym z wymaganiami (przez okres 1 roku) zgodnie z procedurą nr P-VI Składanych skarg i wniosków dotyczących pracy wydziału lub biura. Strona 3 / 5

4 4.1. Pełnomocnik ds. SZJ, Dyrektor wydziału, Kierownik biura, Pracownik wydziału lub biura Każdy zapis, który sporządza w sposób czytelny, identyfikuje w sposób umożliwiający jego szybkie zlokalizowanie. Identyfikacja może polegać na nadaniu numeru danemu dokumentowi zgodnie z procedurą / instrukcją, która go przywołuje lub poprzez odpowiednie przechowywanie w kolejności ustalonej przez Dyrektora danego wydziału lub Kierownika biura Wszystkie zapisy, które sporządza podpisuje w sposób czytelny. W przypadku posługiwania się pieczątką podpisuje się w formie dowolnej Tam gdzie jest to wskazane, na zapisach wpisuje datę złożenia podpisu lub jego sporządzenia Przechowuje, dotyczące swojego zakresu prac, sporządzone lub otrzymana od innych zapisy jakości za pomocą najwłaściwszych środków (w formie elektronicznej, lub w segregatorach, teczkach, itp.), aby zapewnić: - czytelność i identyfikację (oznaczenie) w odniesieniu do procedur i instrukcji i procesów produkcyjnych - łatwość wyszukiwania dokumentów - zabezpieczenie przed utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem Archiwizacja wszelkich zapisów i dokumentów odbywa się zgodnie z procedurami nr: P-II-07, P-II-08, P-II-09 oraz Instrukcją kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych stanowiącą załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia (Dz.U. Nr 112, poz. 1319, z 2003 r. Nr 69, poz. 636). Ochrona treści procedury Procedura jest własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemożliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupoważnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Strona 4 / 5

5 5.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.1. Procedury Nr P-I-01 Zasady opracowywania, uaktualniania i wydawania procedur i instrukcji. Nr P-I-02 Zasady opracowywania i zarządzania Księgą Jakości. Nr P-I-03 Nadzór nad dokumentacja niezbędną do pracy Urzędu Miasta Szczecin. Nr P-I-05 Przegląd Systemu Zarządzania Jakością wykonywany przez Prezydenta Miasta Miasta. Nr P-II-07 Archiwizowanie akt Urzędu Miasta. Nr P-II-08 Archiwizowanie dokumentów Referatu Komunikacji w Biurze Obsługi Interesantów. Nr P-II-09 Archiwizowanie dokumentów Urzędu Stanu Cywilnego. Nr P-VI-3 Nadzorowanie wyrobu / usługi niezgodnej z wymaganiami Inne dokumenty: - normy serii ISO 9000, - Księga Jakości Urzędu Miasta Szczecin, - ustawy, - rozporządzenia ministrów, - ordynacje, - komunikaty, Strona 5 / 5