Imię i nazwisko Data Podpis

Transkrypt

1 Urząd Miasta SZCZECIN P R O C E D U R A Obieg dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą tajne, poufne, zastrzeżone wpływających do Urzędu Miasta Szczecin w postaci przesyłek listowych PN-EN ISO 9001:2009 Nr procedury P V-15 Wydanie CEL Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad obiegu dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą tajne, poufne, zastrzeżone wpływających do Urzędu Miasta Szczecin w postaci przesyłek listowych ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały i biura Urzędu Miasta Szczecin TERMINOLOGIA 3.1. Dokument oznaczony klauzulą tajne dokument, w którym zawarte są informacje niejawne, których nieuprawnione ujawnienie spowoduje poważną szkodę dla Rzeczypospolitej Polskiej przez to, że: - umożliwi realizację zadań związanych z ochrona suwerenności lub porządku konstytucyjnego Rzeczypospolitej Polskiej; - pogorszy stosunki Rzeczypospolitej Polskiej z innymi państwami lub organizacjami międzynarodowymi; - zakłóci przygotowania obronne państwa lub funkcjonowanie sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskie; - utrudni wykonywanie czynności operacyjno-rozpoznawczych prowadzonych w celu zapewnienia bezpieczeństwa państwa lub ścigania sprawców zbrodni przez służby lub instytucje do tego uprawnione; - w istotny sposób zakłóci funkcjonowanie organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości; - przyniesie stratę znacznych rozmiarów w interesach ekonomicznych Rzeczypospolitej Polskiej Dokument oznaczony klauzulą poufne dokument, w którym zawarte są informacje niejawne, których nieuprawnione ujawnienie spowoduje szkodę dla Rzeczypospolitej Polskiej przez to, że: - utrudni prowadzenie bieżącej polityki zagranicznej Rzeczypospolitej Polskiej; Imię i nazwisko Data Podpis OPRACOWAŁ Maria Kotarska r. Maria Kotarska SPRAWDZIŁ Michał Kaczmarczyk r. Michał Kaczmarczyk ZATWIERDZIŁ Ryszard Słoka r. Ryszard Słoka Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie internetowej Dokument jest Strona 1 / 4

2 - utrudni realizację przedsięwzięć obronnych lub negatywnie wpłynie na zdolność bojową Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej; - zakłóci porządek publiczny lub zagrozi bezpieczeństwu obywateli; - utrudni wykonywanie zadań służbom lub instytucjom odpowiedzialnym za ochronę bezpieczeństwa lub podstawowych interesów Rzeczypospolitej Polskiej; - utrudni wykonywanie zadań służbom lub instytucjom odpowiedzialnym za ochronę porządku publicznego, bezpieczeństwa obywateli lub ściganie sprawców przestępstw i przestępstw skarbowych oraz organom sprawiedliwości; - zagrozi stabilności systemu finansowego Rzeczypospolitej Polskiej; - wpłynie niekorzystnie na funkcjonowanie gospodarki narodowej Dokument oznaczony klauzulą zastrzeżone dokument, w którym zawarte są informacje niejawne, którym nie nadano wyższej klauzuli tajności, a jego nieuprawnione ujawnienie może mieć szkodliwy wpływ na wykonywanie przez organy władzy publicznej lub inne jednostki organizacyjne zadań w zakresie obrony narodowej, polityki zagranicznej, bezpieczeństwa publicznego, przestrzegania praw i wolności obywateli, wymiaru sprawiedliwości albo interesów ekonomicznych Rzeczypospolitej Polskiej Przesyłka listowa zawierająca dokumenty niejawne przesyłka, która zwiera dokumenty oznaczone klauzulami tajne, poufne, zastrzeżone - opakowana w dwie nieprzezroczyste koperty zabezpieczone dodatkowo w miejscu sklejenia kopert pieczęcią do pakietów i przezroczystą taśmą samoprzylepną. Na wewnętrznej kopercie m.in. widnieje klauzula dokumentu/ów, które się w niej znajdują. Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie internetowej Dokument jest Strona 2 / 6

3 4.0. PRZEBIEG REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI SPOSÓB POSTĘPOWANIA W PRZYPADKU WPŁYWU DO URZĘDU MIASTA DOKUMENTU OZNACZONEGO KLAUZULĄ TAJNE, POUFNE W POSTACI PRZESYŁKI LISTOWEJ Pracownik BOI 1. Otwiera zewnętrzną kopertę. Wewnętrznej koperty nie otwiera. 2. Rejestruje przesyłkę w systemie rejestracji i obiegu dokumentów REJESTR BOI spisując dane z wewnętrznej koperty Przekazuje przesyłkę do BOIN w każdym przypadku tj. gdy adresatem jest BOIN, inny wydział/ biuro, imiennie wskazany pracownik BOIN, lub pracownik innego wydziału/biura. SPOSÓB POSTĘPOWANIA W PRZYPADKU WPŁYWU DO URZĘDU MIASTA DOKUMENTU OZNACZONEGO KLAUZULĄ ZASTRZEŻONE W POSTACI PRZESYŁKI LISTOWEJ Pracownik BOI Otwiera zewnętrzną kopertę. Wewnętrznej koperty nie otwiera. 2. Rejestruje przesyłkę w systemie rejestracji i obiegu dokumentów REJESTR BOI spisując dane z wewnętrznej koperty. 3. Przekazuje przesyłkę bezpośrednio do wydziału/biura, które jest adresatem lub którego pracownik jest adresatem. Biuro ds.ochrony Informacji Niejawnych 1. Kierownik kancelarii tajnej otwiera przesyłkę i rejestruje dokument w odpowiednim Dzienniku Ewidencji tj. do dokumentów oznaczonych klauzulą tajne lub poufne. 2. W przypadku oznaczenia przesyłki do rąk własnych Kierownik kancelarii tajnej nie o otwiera przesyłki - spisuje do Dziennika Ewidencji nadawcę, numer i datę wpływu przesyłki oraz informację, że przesyłka Pracownik oznaczona do rąk własnych Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych lub Kierownik kancelarii tajnej przekazuje dokument lub zamkniętą przesyłkę do zapoznania się adresatowi lub upoważnionej osobie w czytelni BOIN za pokwitowaniem w Dzienniku Ewidencji i karcie zapoznania z dokumentem Wyznaczony pracownik 1. Rejestruje przesyłkę oznaczoną klauzulą zastrzeżone w Dzienniku Ewidencji - spisuje dane z przesyłki bez jej otwierania. 2. Przekazuje dokument dyrektorowi wydziału/ kierownikowi biura lub wskazanemu na kopercie pracownikowi wydziału/biura, posiadającym upoważnienie Prezydenta Miasta bądź poświadczenie bezpieczeństwa. 3. Odbiorca przesyłki po jej otwarciu zobowiązany jest uzupełnić brakujące wpisy w Dzienniku Ewidencji osobiście, bądź podać niezbędne dane osobie odpowiedzialnej w wydziale/biurze za rejestrację dokumentów niejawnych. 4. W przypadku braku osoby uprawnionej do odbioru przesyłki należy niezwłocznie powiadomić Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie internetowej Dokument jest Strona 3 / 6

4 1 Pracownik 1. Po zapoznaniu się z dokumentem oznaczonym klauzulą tajne lub poufne, dokument zwracany jest do kancelarii tajnej Kierownik kancelarii 4.4. tajnej 1. W przypadku zwrotu dokumentu przekazywanego w formie przesyłki oznaczonej do rąk własnych kierownik kancelarii dodatkowo uzupełnia brakujące wpisy w Dzienniku Ewidencji. Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie internetowej Dokument jest Strona 4 / 6

5 4.1. Pracownik BOI W przypadku, gdy przesyłka listowa zawierająca dokumenty niejawne opatrzona klauzulą tajne, poufne wpłynie do Kancelarii poczty BOI Urzędu Miasta Szczecin, pracownik BOI otwiera tylko zewnętrzną kopertę. Wewnętrznej koperty nie otwiera. Rejestruje przesyłkę w systemie rejestracji i obiegu dokumentów REJESTR BOI spisując dane z koperty wewnętrznej Po zarejestrowaniu przesyłki oznaczonej klauzulą tajne, poufne, pracownik BOI przekazuje przesyłkę do BOIN - w każdym przypadku tj. gdy adresatem jest BOIN, inny wydział/ biuro; imiennie wskazany pracownik BOIN lub pracownik innego wydziału/biura Biuro ds. Ochrony Informacji Niejawnych Korespondencję otrzymuje Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych, który przekazuje przesyłkę do zarejestrowania Kierownikowi kancelarii tajnej. Po dokonaniu rejestracji, Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych lub Kierownik kancelarii tajnej przekazują dokument lub zamkniętą przesyłkę, jeżeli widniał na niej zapis do rąk własnych do zapoznania się konkretnemu pracownikowi, posiadającemu odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa osobowego. Zapoznanie się z dokumentem odbywa się w czytelni Biura ds. Ochrony Informacji Niejawnych. Zapoznanie się z dokumentem pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem w Dzienniku Ewidencji i na karcie zapoznania z dokumentem Pracownik Wydziału /Biura Pracownik konkretnego po zapoznaniu się z dokumentem oznaczonym klauzulą tajne, poufne zwraca dokument do Kancelarii tajnej Kierownik kancelarii tajnej W przypadku zwrotu dokumentu przekazywanego w formie przesyłki oznaczonej do rąk własnych kierownik kancelarii dodatkowo uzupełnia brakujące wpisy w Dzienniku Ewidencji Pracownik BOI W przypadku, gdy przesyłka niejawna opatrzona klauzulą zastrzeżone wpłynie do Kancelarii poczty BOI Urzędu Miasta Szczecin, pracownik otwiera zewnętrzną kopertę. Wewnętrznej koperty nie otwiera. Rejestruje przesyłkę w systemie rejestracji i obiegu dokumentów REJESTR BOI spisując dane z koperty Po dokonaniu rejestracji, pracownik kancelarii poczty przekazuje przesyłkę bezpośrednio do wydziału/biura, które jest adresatem lub którego pracownik jest adresatem Wyznaczony pracownik Wydziału /Biura Po otrzymaniu przesyłki opatrzonej klauzulą zastrzeżone rejestruje ją w Dzienniku Ewidencji - spisując dane z przesyłki bez jej otwierania Po zarejestrowaniu przekazuje przesyłkę dyrektorowi wydziału/kierownikowi biura lub wskazanemu na kopercie pracownikowi posiadającemu upoważnienie Prezydenta Miasta bądź poświadczenie bezpieczeństwa Odbiorca przesyłki po jej otwarciu zobowiązany jest uzupełnić brakujące wpisy w Dzienniku Ewidencji osobiście, bądź podać niezbędne dane osobie odpowiedzialnej w wydziale/biurze za rejestrację dokumentów niejawnych, celem uzupełnienia wpisów W przypadku braku osoby uprawnionej do odbioru przesyłki należy niezwłocznie powiadomić Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych. Ochrona treści procedur Procedury i instrukcje są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemożliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupoważnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie internetowej Dokument jest Strona 5 / 6

6 5.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.1. Procedury Nr P-I-03 Nadzór nad dokumentacją Inne dokumenty: Ustawa o ochronie informacji niejawnych z dnia 5 sierpnia 2010 r. (Dz.U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228). Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie internetowej Dokument jest aktualny w dniu wydruku. Użytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po terminie wydruku Strona 6 / 6