SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ PN-EN ISO 9001:2009 Procedura nadzoru nad dokumentami i zapisami NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI PN EN ISO 9001:2009

Transkrypt

1 Procedura nadzoru nad dokumentami i Ps-01 F Strona 0 PROCDURA NADZORU NAD DOKUMNTAMI I ZAPISAMI PN N ISO 9001:2009

2 Procedura nadzoru nad dokumentami i Ps-01 F Strona 1 gzemplarz Nr 1/ Zmiany: Nr Zmiany Nr Strony Data Podpis Nr Zmiany Nr Strony Data Podpis

3 Procedura nadzoru nad dokumentami i Ps-01 F Strona 2 Spis treści: 1. Terminologia 2. Cel 3. Zakres 4. Odpowiedzialność 5. Opis postępowania 6. Zapisy 7. Załączniki 1. Terminologia W niniejszej procedurze stosowana jest terminologia przyjęta w Księdze Jakości, zgodna z terminologią norm ISO serii Cel 2.1. Zapewnienie postępowania w zakresie nadzoru nad dokumentacją systemu jakości zgodnego z przyjętą procedurą Uniknięcie stosowania nieaktualnych wydań dokumentacji lub unieważnionych Dostarczenie dowodów zgodności z wymaganiami systemu jakości oraz skuteczności jego funkcjonowania. 3. Zakres 3.1. Dokumentacja systemu jakości określa zasady stosowania innych rodzajów dokumentacji użytkowanych w Starostwie, które są spójne z aktami normatywnymi, normującymi określony przedmiot Procedura wprowadza jednolite zasady postępowania nadzoru nad dokumentacją systemu jakości w zakresie opracowywania i wprowadzania zmian do dokumentacji, jej identyfikacji, zatwierdzania, rozpowszechniania, przechowywania oraz archiwizacji Dokumentacja systemu jakości jest tworzona tylko do realizacji złożonych procesów z uwzględnieniem: stopnia wzajemnych powiązań i współzależności między procesami, kwalifikacji pracowników realizujących te procesy, wymagań klientów oraz wymagań prawnych Wewnętrznymi dokumentami systemu jakości są: Polityka Jakości i cele dotyczące jakości, Księga Jakości,

4 Procedura nadzoru nad dokumentami i Ps-01 F Strona Procedury wymagane normą (procedury systemowe), Dokumenty potrzebne do skutecznego planowania i nadzorowania procesów (zadań), którymi w szczególności mogą być: a) plany jakości (określające zakres, sposób i zasoby potrzebne do realizacji określonego produktu), b) procedury operacyjne (opisujące tryb postępowania w ramach zadania mającego charakter powtarzalny), c) wykazy zadań- WZ (zawierające nazwę zadania wraz z określeniem produktu), d) instrukcje, e) specyfikacje (zawierające wymagania), f) wytyczne, g) formularze (do zapisu wymaganych danych) Akty normatywne wewnętrzne wydawane przez Starostę Akty normatywne zewnętrzne Instrukcje Zapisy. 4. Odpowiedzialność 4.1. Pełnomocnik Koordynuje i nadzoruje opracowywanie dokumentacji systemu jakości Zapewnia kompletność i zgodność przyjętych rozwiązań w dokumentach systemu jakości wymienionymi w ppkt 3.4.1, 3.4.2, i lit. b) z wymaganiami normy PN N ISO 9001: Koordynuje wdrażanie wymagań określonych niniejszą procedurą Nadzoruje prawidłowość i skuteczność funkcjonowania procedury Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają za: Opracowanie dokumentów systemu jakości, ich merytoryczną treść, przegląd i aktualizację, przechowywanie i archiwizację oraz wycofywanie dokumentów nieaktualnych Przestrzeganie ustaleń zawartych w niniejszej procedurze i stosowanie przez pracowników kierowanej komórki organizacyjnej Pracownicy Starostwa go odpowiadają za: Realizację zadań określanych w procedurze Stosowanie aktualnych wydań (edycji) dokumentów i korzystanie z dokumentów zgodnie z przeznaczeniem Sporządzanie, kompletowanie i przechowywanie zapisów zgodnie z treścią procedury. 5. Opis postępowania 5.1. Opracowywanie dokumentów systemu jakości Redaktorami dokumentów systemu jakości, o których mowa w pkt 3.4 są: a) Polityki Jakości Starosta, b) zbiorczych celów dotyczących jakości, Księgi Jakości i procedur systemowych Pełnomocnik,

5 Procedura nadzoru nad dokumentami i Ps-01 F Strona 4 c) pozostałe dokumenty, o których mowa w ppkt i pracownicy Starostwa, stosownie do obowiązującego w Starostwie podziału zadań i odpowiedzialności Dokumenty systemu jakości: a) Polityka Jakości, cele dotyczące jakości, Księga Jakości i procedury systemowe są zatwierdzane przez Starostę na dokumencie lub w drodze zarządzenia, b) procedury operacyjne są zatwierdzane przez Pełnomocnika na dokumencie, c) pozostałe są zatwierdzane przez dyrektorów wydziałów lub kierowników referatów w przypadku samodzielnych stanowisk dokumenty zatwierdza Pełnomocnik Zatwierdzone dokumenty systemu jakości, o których mowa w ppkt lit. a) i b) Pełnomocnik wpisuje do rejestru dokumentów systemu jakości- formularz F1/Ps-01. Dokumenty systemu jakości o których mowa w pkt (z wyjątkiem lit. b), c) i g)) są wpisywane do rejestrów prowadzonych w poszczególnych komórkach organizacyjnych na formularzu F1/Ps Oznaczenie dokumentu za wyjątkiem wykazów zadań, do których stosuje się odrębne regulacje, składa się z umieszczonych w nagłówku odpowiednich elementów: a) tytułu dokumentu; b) indeksu (symbolu) dokumentu, który oznacza się skrótem pisanym z wielkiej litery, zawierającym pierwsze litery wyrazów stanowiących nazwę dokumentu (przykład: procedura systemowa Ps), w przypadku procedury operacyjnej dodatkowo symbolem odpowiedniej komórki organizacyjnej (przykład: procedura operacyjna opracowana przez pracownika Wydziału Geodezji Po 01/G); c) edycji dokumentu, którą oznacza się wielką literę alfabetu łacińskiego z wyłączeniem liter właściwych tylko językowi polskiemu, z zachowaniem ciągłości alfabetycznej dla kolejnych edycji; d) numer strony w przypadku dokumentu wielostronicowego Dokument (np. procedura operacyjna opracowana w formie pisemnej) zawiera oznaczenie autora i jego podpis, określenie osoby zatwierdzającej i jej podpis oraz datę utworzenia, zatwierdzenia i obowiązywania dokumentu W stopce dokumentu umieszcza się skrót dokumentu lub symbol kom. org.(właściciela dokumentu) poprzedzony słowami Starostwo Kartuzy wraz z indeksem. Przykładowe oznaczenie dokumentu przedstawiono w załączniku Nr W przypadku formularzy tworzonych w komórkach organizacyjnych należy podać: a) pełną nazwę procedury operacyjnej, z którą powiązany jest formularz, b) indeks, który składa się z symbolu formularza, indeksu procedury, z którą jest powiązany oraz symbolu komórki organizacyjnej, c) edycję formularza oraz stronę, d) stopkę, która zawiera symbol komórki organizacyjnej, słowa Starostwo Kartuzy, indeks procedury ustnej bądź pisemnej, z którą powiązany jest formularz (bez podawania jej edycji). Przykładowe oznaczenie formularza przedstawiono w załączniku Nr 2. Opracowane formularze wpisuje się do rejestru - formularz F2/Ps-01. Wzorcowe formularze pozostające w aktach są zatwierdzane zgodnie z ppkt lit. c). Zatwierdzający na odwrocie formularza pozostawia zapis Zatwierdzam, data i podpis Podstawową jednostką redakcyjną dokumentu jest punkt, który treściowo reguluje jedno zagadnienie. Punkty powiązane ze sobą treściowo grupuje się w rozdziały, rozdziały grupuje się w działy, a działy łączy się w tytuły Dokumenty o których mowa w ppkt lit. a) i b) powinny zawierać następujące działy: a) terminologia, b) cel,

6 Procedura nadzoru nad dokumentami i Ps-01 F Strona 5 c) zakres, d) odpowiedzialność, e) opis postępowania, f) zapisy, g) załączniki/formularze Dokument może być przedstawiony w formie algorytmu- schematu postępowania, jeżeli dokumentowane działania cechują się prostotą, a personel odpowiednimi kwalifikacjami Dokonywanie zmian do dokumentów systemu jakości Decyzje o zmianach w dokumentach o których mowa w ppkt lit. a) podejmuje Pełnomocnik, również na pisemny wniosek kierownika komórki organizacyjnej- formularz F3/Ps Wprowadzenie zmian w dokumentach systemu jakości może wynikać w szczególności z: a) zmian organizacyjnych, b) zmian aktów normatywnych i norm, c) przeprowadzonych auditów, d) przeglądów zarządzania, e) podjętych działań korygujących lub zapobiegawczych Na stronach, których dotyczy zmiana w nagłówku w polu dopisuje się obok literki cyfrę oznaczającą numer zmiany. Treść zmiany zaznacza się kursywą. Miejsce zmiany oznacza się pionową kreską umieszczoną na prawym marginesie zmienionej strony. Numer zmiany wskazuje cyfra umieszczona przy tej kresce Jeżeli zmiany wprowadzone w dokumencie miałyby być liczne, albo naruszałyby spójność dokumentu, wydaje się nową edycję dokumentu. Decyzję o wydaniu nowej edycji dokumentów o których mowa w ppkt lit. a) podejmuje Pełnomocnik, a dokumentów o których mowa w ppkt lit. b) i c) kierownik komórki organizacyjnej. Nowa edycja dokumentu oznaczona jest wg zasad określonych w ppkt lit. c) Pełnomocnik rejestruje zmianę na tytułowej stronie każdego egzemplarza dokumentu systemu jakości (wymienionego w ppkt lit. a)) w tabelce przewidzianej dla zmian oraz prowadzi wykaz zmian do dokumentacji systemu jakości na formularzu F4/Ps Nowa edycja dokumentu, w którym dokonano zmian podlega ponownemu zatwierdzeniu. 5.3.Rozpowszechnianie dokumentów systemu jakości i zmian do dokumentów Zatwierdzony dokument systemu jakości, o którym mowa w ppkt lit a) i b) jako egzemplarz wzorcowy (bez numeru egzemplarza), przekazywany jest do Pełnomocnika Pełnomocnik wykonuje jeden komplet roboczy całej dokumentacji, o której mowa w ppkt w wersji papierowej, nadaje mu numer egzemplarza Pełnomocnik ustala odbiorców dokumentu i na tej podstawie wykonywana jest z egzemplarza nr 1 odpowiednia ilość kopii, którym nadaje kolorowym atramentem numer ewidencyjny. Numer ewidencyjny odnosi się do danej kopii dokumentu z numerem 1 i nie może być wykorzystywany po zniszczeniu tej kopii. Numerację kopii egzemplarza nr 1 rozpoczyna się od cyfry 1. Przykład: gz. 1/1 co oznacza, że jest to 1 kopia egzemplarza nr Pełnomocnik rozpowszechnia kopie dokumentu zgodnie z rozdzielnikiem- formularz F5/Ps Kierownik komórki organizacyjnej zapoznaje pracowników z otrzymanymi dokumentami systemu jakości za pisemnym potwierdzeniem zgodnie z rozdzielnikiem- formularz F5/Ps-01.

7 Procedura nadzoru nad dokumentami i Ps-01 F Strona W przypadku wprowadzenia zmian, Pełnomocnik wymienia strony we wszystkich egzemplarzach dokumentu, które rozpowszechnił, a na stronie tytułowej każdego egzemplarza dokumentu rejestruje wprowadzoną zmianę. Przy wydaniu nowej edycji istniejącego dokumentu systemu jakości odbiorca zwraca nieaktualny Pełnomocnikowi, który dokonuje zapisu o zwrocie w rozdzielniku. Potwierdzenie rozpowszechniania zmian odbywa się zgodnie z ppkt i Pełnomocnik może wydać egzemplarz dokumentów systemu jakości, o których mowa w ppkt lit. a) i b), również w formie elektronicznej, osobie nie będącej pracownikiem Starostwa poza Starostwo. Wymagane jest oznaczenie takiego egzemplarza napisem egzemplarz nie nadzorowany, ważny na dzień Nieaktualne dokumenty systemu jakości, wymienione w ppkt 5.3.1, stanowiące dotychczas egzemplarz wzorcowy, oznaczone są napisem egzemplarz nieaktualny i przechowywane są u Pełnomocnika przez okres 4 lat, natomiast dokumenty wymienione w pkt (z wyjątkiem lit. b)) ulegają zniszczeniu przez kierownika komórki organizacyjnej Aktualne dokumenty systemu jakości mogą być przechowywane: a) odpowiednio tematycznie w aktach sprawy oznaczone symbolem literowym komórki organizacyjnej i symbolem hasła klasyfikacyjnego Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, b) w aktach dotyczących systemu jakości oznaczonych symbolem literowym komórki organizacyjnej i symbolem liczbowym hasła klasyfikacyjnego Nie jest dozwolone samowolne wykonywanie kopii dokumentów systemu jakości przez pracowników Starostwa metodą kserograficzną. Nie dotyczy formularzy, które mogą być wypełniane ręcznie po wykonaniu kopii lub w formie elektronicznej Jeżeli kopia dokumentu uległa zużyciu, zniszczeniu lub zgubieniu podczas użytkowania, pracownik zawiadamia Pełnomocnika, który odnotowuje ten fakt w rozdzielniku oraz decyduje o wydaniu kopii dokumentu, którą oznacza kolejnym numerem ewidencyjnym Dokumenty jakości, o których mowa w ppkt lit a) i b) znajdują się na serwerze Starostwa pod adresem Są one nadzorowane i aktualizowane przez Pełnomocnika. Na wniosek kierownika komórki organizacyjnej Pełnomocnik może udostępnić do wypełnienia w formie elektronicznej formularze do dokumentacji systemowej. Kierownik komórki organizacyjnej na wniosek Pełnomocnika może udostępnić w formie elektronicznej dokumenty o których mowa w ppkt lit. c) Korzystając z własnej kopii dokumentu systemu jakości wydrukowanej z lokalizacji podanej w ppkt , pracownik jest zobowiązany do oznakowania takiej kopii dokumentu napisem gzemplarz informacyjny wydruk z dnia i przed jego użyciem każdorazowo upewnić się, przez porównanie z dostępnym w sieci komputerowej zbiorem dokumentów systemu jakości, że posiada wydanie aktualne, co potwierdza datą i swoim podpisem na wydruku dokumentu. Nieaktualna kopia dokumentu wydrukowana z wyżej wymienionej lokalizacji jest niszczona przez pracownika Tworzenie i nadzór nad jakości Zapisy dotyczące jakości tworzone są w komórkach organizacyjnych jako pisemne lub elektroniczne potwierdzenie wykonania procesu (zadania) lub poszczególnych czynności w procesie (zadaniu) Zapisy stanowią obiektywny dowód na to, że określone wymagania klienta oraz wymagania wynikające z norm prawnych, norm dokumentów systemu jakości oraz wymagania własne zostały spełnione, jak też stanowią dowód skutecznego działania systemu zarządzania Zapisy mogą być sporządzone w formie:

8 Procedura nadzoru nad dokumentami i Ps-01 F Strona 7 a) szczególnego rodzaju dokumentu, w którym przedstawione są uzyskane wyniki lub dowody przeprowadzonych działań (np. pisma, notatki służbowe, protokoły, karty ewidencyjne, rejestry, plany, sprawozdania, raporty, wypełnione formularze itd., stanowiące akty sprawy, dokumentację procesów realizacji zadań itd), b) adnotacji na dokumentach, które zawierają datę i podpis upoważnionego pracownika W toku realizacji każdego procesu (zadania) należy sporządzić następujące zapisy: a) z przeglądu wymagań dotyczących produktu (wynikających z norm prawnych, norm dokumentów systemu jakości oraz ustaleń własnych) i działań wynikających z przeglądu, b) z kontroli produktu przed jego wydaniem klientowi. Miejsce i zakres tworzenia pozostałych zapisów określają stosowne dokumenty systemu jakości lub normy prawne, w tym postanowienia rozporządzenia prezesa rady ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz instrukcji ws organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14 poz. 67 z późn. zm.), zwanego dalej instrukcją kancelaryjną Zapisy muszą być czytelne i jednoznacznie identyfikowane Dokonane zapisy są przechowywane w sposób określony w dokumentach systemu jakości oraz instrukcji kancelaryjnej Kierownicy komórek organizacyjnych ustalają i prowadzą ZAPISY DOTYCZĄC JAKOŚCI dokonywane w podległych im komórkach organizacyjnych. Zapisy stanowią integralną część udokumentowanych procedur, a w odniesieniu do procedur ustnych obowiązuje Schemat postępowania przy procedurach ustnych, znajdujący się w załączniku Nr Zapisy mogą być udostępnione do wglądu innym osobom stosownie do decyzji pracownika lub jego przełożonego. Potwierdzenie udostępnienia zapisu sporządza pracownik na oryginale zapisu, które zawiera datę, podpis osoby udostępniającej oraz podpis osoby, która zapoznała się z zapisem Zapisy przechowywane są w aktach sprawy w komórce organizacyjnej Starostwa, w której powstał zapis przez okres zgodny z wymaganiami instrukcji kancelaryjnej, tj. 2 lata. Po tym okresie zapisy przekazywane są do archiwum zakładowego, gdzie są przechowywane zgodnie z aktami normatywnymi Nadzór nad aktami normatywnymi Każde stanowisko pracy wyposażone jest w system informacji prawniczej LX, który jest źródłem aktualnych zbiorów aktów normatywnych zewnętrznych. Nadzór nad aktami prawnymi sprawuje każdy pracownik na swoim stanowisku pracy Pracownik korzystający z własnej kopii aktu normatywnego oznacza tę kopię napisem gzemplarz informacyjny ważny na dzień. Stosując kopię lub wydruk aktu normatywnego, pracownik jest zobowiązany do upewnienia się, czy korzysta z wydania aktualnego, co potwierdza datą i swoim podpisem umieszczonym na danej kopii lub wydruku. Nieaktualny akt normatywny, występujący w wersji papierowej ulega zniszczeniu przez pracownika Do zadań kierowników komórek organizacyjnych należy opracowanie wykazu zadań na formularzu F6/Ps-01, który w formacie pdf udostępnia się sieciowo pracownikom komórki. W przypadku pojawienia się nowelizacji aktu prawnego (w obrębie danego zadania) pracownik niezwłocznie przekazuje informację o zmianie kierownikowi kom.org. w celu aktualizacji wykazu zadań. Kierownik komórki organizacyjnej odnotowuje daną aktualizację

9 Procedura nadzoru nad dokumentami i Ps-01 F Strona 8 w tabeli nr 1 formularz F6/Ps-01. Każdy pracownik jest zobowiązany posiadać na pulpicie folder o nazwie ISO, który jest skrótem sieciowym do folderu zawierającego dokumentację systemową, udostępnionego sieciowo przez kierownika. Wykazy zadań tworzone są tylko w wersji elektronicznej Wydział Organizacyjny Starostwa prowadzi zbiory aktów normatywnych organów Powiatu Kartuskiego oraz Zarządzeń Starosty Kartuskiego, które zamieszczane się na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Starostwa go Akty normatywne wewnętrzne i akty prawa miejscowego oraz zmiany do tych aktów są opracowywane zgodnie z Zasadami techniki prawodawczej, które stanowią załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. (Dz. U. z 2002r. Nr 100, poz. 908 z późn. zm.) oraz Statutem Powiatu Kartuskiego Projekt aktu normatywnego wewnętrznego i aktu prawa miejscowego jest weryfikowany przez Sekretarza Powiatu pod względem formalnym oraz przez Radcę Prawnego pod względem prawnym Pracownik Wydziału Organizacyjnego Starostwa wykonuje odpowiednią ilość kopii uchwał Rady Powiatu Kartuskiego i Zarządu, oznaczając je napisem egzemplarz informacyjny a ich rozpowszechnienie odpowiednio dokumentuje zgodnie z rozdzielnikiem - formularz F7/Ps-01. Do każdej uchwały tworzy się odrębny rozdzielnik Kierownik komórki organizacyjnej, będący redaktorem projektu zarządzenia Starosty przekazuje oryginał zarządzenia do Wydziału Organizacyjnego, gdzie wyznaczony pracownik wykonuje odpowiednią ilość kopii, które oznacza napisem egzemplarz informacyjny i rozpowszechnia kopie zgodnie z rozdzielnikiem - formularz F8/Ps Nadzór nad stosowaniem aktualnych przepisów prawnych w Starostwie pełni Radca Prawny Nadzór nad dokumentami pochodzącymi z zewnątrz W stosunku do dokumentów pochodzących z zewnątrz stosuje się tryb i zasady postępowania określone w instrukcji kancelaryjnej Identyfikacja dokumentów pochodzących z zewnątrz w komórkach organizacyjnych Starostwa oparta jest na Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt i odbywa się na zasadach odnoszących się do znakowania spraw określonych w instrukcji kancelaryjnej Nadzór nad pisemnym załatwieniem spraw odbywa się zgodnie z wymaganiami określonymi w szczególności w instrukcji kancelaryjnej oraz w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa, przy uwzględnieniu innych wymagań odnoszących się do przedmiotu sprawy, wskazanych w aktach normatywnych i dokumentach systemu jakości Korespondencja, dotycząca działania danej komórki organizacyjnej Starostwa może być składana bezpośrednio do tej komórki, rejestrowana w wewnętrznym rejestrze i przedstawiana kierownikowi do dekretacji z wyłączeniem skarg i wniosków.

10 Procedura nadzoru nad dokumentami i Ps-01 F Strona 9 6. Zapisy (wynikające z procedury Ps-01) Lp. Zapis Odnośnik Miejsce przechowywania Forma zapisu Osoba sporządzająca zapis ppkt lit. a) Pełnomocnik Pełnomocnik 1 Opracowanie dokumentów ppkt lit. b) Pełnomocnik D Pełnomocnik 2 Zatwierdzenie dokumentu Ppkt lit. c) ppkt lit. a) ppkt lit. b) ppkt lit. c) Wpisanie dokumentów do wykazu dokumentów SZJ ppkt Wniosek o zmianę treści dokumentu Zatwierdzenie dokumentu, w którym dokonano zmian Rozdzielnik dokumentów Potwierdzenie odbioru dokumentów Potwierdzenie zapoznania się z dokumentem i przyjęcie do stosowania Odnotowanie w rozdzielniku faktu zużycia, zniszczenia lub zagubienia kopii dokumentu Komórka organizacyjna Pełnomocnik Komórka organizacyjna Pełnomocnik, komórka organizacyjna ppkt Pełnomocnik D ppkt ppkt ppkt Prowadzenie zapisów ppkt Identyfikacja zadań i aktów prawnych Weryfikacja projektu aktu normatywnego wewnętrznego i Pełnomocnik komórka organizacyjna Pełnomocnik Komórka organizacyjna Komórka organizacyjna A D A D A A Kierownik komórki organizacyjnej, pracownicy Starosta Pełnomocnik Kierownik komórki organizacyjnej, Pełnomocnik Pełnomocnik, Kierownik komórki organizacyjnej, Pracownik Kierownik komórki organizacyjnej, Pracownik Starosta, Pełnomocnik, Kierownik komórki organizacyjnej Pełnomocnik Pracownik Pracownik ppkt Pełnomocnik A Pełnomocnik ppkt ppkt Komórka organizacyjna Komórka organizacyjna Komórka organizacyjna D D A Kierownik komórki organizacyjnej Kierownik komórki organizacyjnej Sekretarz, Radca Prawny

11 Procedura nadzoru nad dokumentami i Ps-01 F Strona 10 aktu prawa miejscowego 12 Potwierdzenie odbioru uchwały 13 Potwierdzenie odbioru zarządzenia Starosty ppkt ppkt Wydział Organizacyjny Wydział Organizacyjny A A Pracownik Pracownik Objaśnienia: Forma zapisu: A adnotacja D dokument pisany (raport, opinie, protokół, notatka) Miejsce przechowywania: osoba odpowiedzialna za rozpowszechnianie, udostępnianie i przechowywanie zapisu. 7. Załączniki 1. Z1/Ps-01 - Przykładowe oznaczenie dokumentu SZJ. 2. Z2/Ps-01 - Przykładowe oznaczenie formularzy sporządzanych w komórkach organizacyjnych. 3. Z3/Ps-01 - Schemat postępowania przy procedurach ustnych. 8. Formularze 1. F1/Ps-01 Rejestr dokumentów SZJ. 2. F2/Ps-01 Rejestr formularzy SZJ. 3. F3/Ps-01 Wniosek o dokonanie zmian w SZJ. 4. F4/Ps-01 Wykaz zmian do dokumentacji SZJ. 5. F5/Ps-01 Rozdzielnik do dokumentacji SZJ. 6. F6/Ps-01 Wykaz zadań. 7. F7/Ps-01 Rozdzielnik do uchwał. 8. F8/Ps-01 Rozdzielnik do zarządzeń.

12 F1/Ps-01 Strona 1 Rejestr dokumentów Systemu Zarządzania Jakością. (nazwa komórki organizacyjnej) Lp. Data wpisu Tytuł dokumentu Aktualna edycja dokumentu Uwagi

13 F2/Ps-01 Strona 1 Rejestr formularzy Systemu Zarządzania Jakością. (nazwa komórki organizacyjnej) Lp. Tytuł formularza formularza Wprowadzenia formularza Data Wycofania formularza Adnotacje o zmianach

14 F3/Ps-01 Strona 1 Wniosek o dokonanie zmian w Systemie Zarządzania Jakością złożony przez:. ( nazwa komórki organizacyjnej) 1. Wnioskuję o dokonanie zmiany w: (podać pełną nazwę dokumentu) 2. Proponowana zmiana: 3. Uzasadnienie: 4. Data, podpis wnioskodawcy:...

15 F4/Ps-01 Strona 1 Wykaz zmian do dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością (nazwa komórki organizacyjnej) Lp. Tytuł zmienianego dokumentu Nr zmiany Nr strony Data zmiany Adnotacja o wydaniu nowej edycji* * dotyczy Księgi Jakości, Procedur systemowych, Procedur operacyjnych w formie pisemnej

16 F5/Ps-01 Strona 1 Rozdzielnik do (podać pełną nazwę dokumentu) obowiązującego (nazwa komórki organizacyjnej) Lp. Data Imię i nazwisko Podpis Nr egzemplarza Adnotacja o zwrocie Potwierdzenie zapoznania się z dokumentem* * w przypadku nie otrzymania egzemplarza dokumentu na własność

17 PN- N ISO 9001:2009 F6/Ps-01 Strona 1 Wykaz zadań, Opracował:, Zatwierdził:, Data: (nazwa komórki organizacyjnej) Lp. Nazwa zadania Cel Podstawa prawna Produkt Procedura formularza indeks forma (P- pisemna; U- ustna) Nazwa procesu Kryteria monitoringu

18 PN- N ISO 9001:2009 F6/Ps-01 Strona 2 Zadania, które podlegają monitoringowi w trybie indywidualnym. Lp. Nazwa zadania Cel Podstawa prawna Produkt indeks Procedura forma (P- pisemna; U- ustna) formularza

19 PN- N ISO 9001:2009 F6/Ps-01 Strona 3 Tabela nr 1: Aktualizacja wykazu zadań (Nazwa komórki organizacyjnej) Nr aktualizacji Data Lp. wykazu, gdzie nastąpiła zmiana Nr aktualizacji Data Lp. wykazu, gdzie nastąpiła zmiana

20 F7/Ps-01 Strona 1 Rozdzielnik do Uchwały nr.. Rady/Zarządu * Powiatu Kartuskiego z dnia w sprawie Lp. Data Symbol Wydziału Imię i nazwisko Liczba kopii Podpis * niepotrzebne skreślić

21 F8/Ps-01 Strona 1 Rozdzielnik do Zarządzeń Starosty Kartuskiego Lp. Data Nr zarządzenia w sprawie Imię i nazwisko Symbol wydziału Liczba kopii Podpis

22 Z1/Ps-01 Strona 1 Starostwo Tytuł dokumentu Strona Tytuł dokumentu Opracował podpis data Zatwierdził Dokument obowiązuje od dnia: podpis data gzemplarz Nr Zmiany: Nr Zmiany Nr Strony Data Podpis Nr Zmiany Nr Strony Data Podpis Symbol kom.org. - Starostwo Kartuzy / indeks dokumentu

23 Z2/Ps-01 Strona 1 Starostwo Pełna nazwa procedury, z którą powiązany jest formularz Np. Prowadzenie spraw pracowniczych Symbol Formularza/ procedury/symbol kom.org. Np. F3/Po-04/O formularza Strona TYTUŁ FORMULARZA Treść: Symbol kom.org. Starostwo Kartuzy / procedury operacyjnej ustnej bądź pisemnej, z którą powiązany jest formularz - Np. O Starostwo Kartuzy / Po-04

24 Z3/Ps-01 Strona 1 Schemat postępowania przy procedurach ustnych START 1 2 Klient ZAPOTRZBOWANI ZWNĘTRZN Kancelaria lub Komórka organizacyjna WPIS DO DZINNIKA KORSPONDNCJI 1 Starosta lub Sekretarz/ Kierownik komórki organizacyjnej DKRTACJA 2 Pracownik RJSTRACJA 3 1 Pracownik PRZGLĄD ZAPOTRZBOWANIA 4 WŁAŚCIWY ORGAN NI TAK NI Pracownik POSTĘPOWANI ADMINISTRACYJN Pracownik PRZYGOTOWANI PROJKTU DOKUMNTU KOŃCOWGO Pracownik, (Radca Prawny) PRZGLĄD PROJKTU DOKUMNTU KOŃCOWGO 5, (6) 2 NI TAK Starosta lub osoba upoważniona ZATWIRDZNI DOKUMNTU KONIC 7

25 Z3/Ps-01 Strona 2 I. PRZPISY Każdy pracownik realizujący daną procedurę zobligowany jest do znajomości obowiązujących przepisów prawa w danej materii oraz do posiadania ich aktualnych wersji. II. CL Procedura winna mieć cel mierzalny, np. wydanie decyzji w ciągu 14 dni od daty zgromadzenia całości materiału w sprawie. III. WYTYCZN 1. Pracownik merytoryczny dokonuje przeglądu zapotrzebowania zewnętrznego pod kątem jego kompletności oraz właściwości. 2. Projekt dokumentu końcowego przed przedłożeniem Staroście lub osobie upoważnionej do zatwierdzenia jest kontrolowany przez pracownika prowadzącego sprawę oraz w zależności od rodzaju sprawy również przez radcę prawnego. IV. DOKUMNTY 1. Zapotrzebowanie zewnętrzne (podanie, wniosek klienta, interpelacja i zapytanie, oferta, zgłoszenie, pismo wszczynające postępowanie administracyjne). 2. Formularz wniosku. V. ZAPISY 1. Podpis i data na dokumencie źródłowym złożone przez Starostę lub osobę upoważnioną na zapotrzebowaniu zewnętrznym i wskazanie komórki (dekretacja). 2. Nadanie numeru wynikającego z dziennika korespondencji z datą i podpisem (rejestracja wniosku). 3. Potwierdzenie przeglądu zapotrzebowania zewnętrznego przez pracownika merytorycznego: złożenie podpisu, daty na dokumencie źródłowym (ewentualnie zapisanie uwag). 4. Parafowanie projektu dokumentu końcowego przez pracownika. 5. Parafowanie projektu dokumentu końcowego przez radcę prawnego. 6. Zatwierdzenie dokumentu końcowego przez Starostę lub osobę upoważnioną poprzez złożenie podpisu i pieczęci na projekcie decyzji.

26 Z3/Ps-01 Strona 3 LGNDA X - Dokumenty, druki, specyfikacje, instrukcje, dane z komputera Y - Zapisy - Wytyczne ABC - tap procesu, czynność, operacja - Punkty decyzyjne (TAK, NI) Kontrola - Kontrole, przeglądy Koniec - Początek, koniec schematu (START, KONIC) Każda procedura operacyjna (ustna i pisemna) musi posiadać minimum dwa punkty kontrolne: 1. Kontrola wpływającego dokumentu (przegląd zapotrzebowania zewnętrznego). 2. Kontrola produktu przed zwolnieniem do klienta (przegląd dokumentu końcowego przed wydaniem np. decyzji). Warunkiem koniecznym jest wykonywanie zapisów potwierdzających przeprowadzoną kontrolę (np. przez parafowanie). W przypadku systemów informatycznych jako zapis traktuje się wygenerowany nr identyfikacyjny autora projektu produktu/dokumentu oraz datę wydruku.