Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. data podpis: Spis treści

Transkrypt

1 Strona 1 z 6 Opracowali: podpisy: Sprawdziła: podpis: ORYGINAŁ Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością podpis: Zatwierdził: Burmistrz Miasta i Gminy Góra Kalwaria podpis: Spis treści Obowiązuje od 1. Cel procedury 2. Zakres obowiązywania 3. Terminologia 4. Kompetencje 5. Opis postępowania 5.1 Dane wejściowe 5.2 Cel opracowania 5.3 Przygotowanie projektu dokumentu 5.4 Forma dokumentu Zarządzenie Burmistrza Miasta i Uchwała Rady Miejskiej Góry Kalwarii 5.5 Weryfikacja 5.6 Zamkniecie projektu 5.7 Publikacja 5.8 Walidacja 6.Wskazówki i uwagi 6.1 Dokumenty związane 6.2 Sposób postępowania z formularzami 7.Załączniki Rozdzielnik: Oryginał - Referat Organizacyjno Administracyjny - zbiór zarządzeń. Kopia nr 1 - Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością egzemplarz użytkowy w formie pisemnej. Egzemplarz użytkowy w wersji elektronicznej dla korzystających z wewnętrznej sieci informatycznej w Urzędzie Miasta.

2 Strona 2 z 6 1. Cel procedury Celem niniejszej procedury jest zapewnienie prawidłowości przygotowania i przeprowadzania procedury projektowania dokumentów w postaci Uchwał Rady Gminy oraz Zarządzeń Burmistrza. 2. Zakres obowiązywania Niniejsza procedura obowiązuje we wszystkich komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy. 3. Terminologia Uchwała Rady Gminy dokument stanowiący akt woli organu samorządowego. Zarządzenie Burmistrza akt normatywny, niestanowiący źródła powszechnie obowiązującego prawa, wydany przez Burmistrza Miasta i. Ma charakter wewnętrzny i obowiązuje tylko jednostki organizacyjne podległe organowi wydającemu zarządzenie. Burmistrz MiG GK - Burmistrz Miasta i. 4.Kompetencje Kierownicy komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za przygotowanie projektów dokumentacji wewnętrznej (zarządzenia) zgodnie z pkt. 5.5 Procedury Opracowywanie i nadzorowanie dokumentacji SZJ. Właściwie merytoryczne komórki organizacyjne są odpowiedzialne za przygotowanie projektów uchwał zgodnie z pkt. 5.6 Procedury Opracowywanie i nadzorowanie dokumentacji SZJ. Radca Prawny jest odpowiedzialny za zgodność przygotowywanych dokumentów z przepisami prawa. Biuro Rady Miejskiej jest odpowiedzialne za przygotowanie materiałów na Sesję Rady Miejskiej, zarejestrowanie podjętych uchwał, wysyłanie uchwał do organów nadzoru oraz do publikacji w Dzienniku Urzędowym (jeżeli wynika to z treści uchwały)oraz do udostępnienia i publikacji na stronie internetowej podjętych uchwał. Kierownik Referatu Administracyjno Organizacyjnego jest odpowiedzialny za rejestrowanie zarządzeń, ich udostępnienie i publikację na stronie internetowej. 5.Opis postępowania 5.1 Dane wejściowe Zarządzenia projektuje się, jeżeli jest to niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania Urzędu, biorąc pod uwagę: polecenia Burmistrza Miasta i Gminy, polecenia zastępców Burmistrza Miasta i Gminy, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy, Uchwały projektuje się jeżeli jest to w danym zadaniu wymaganiem wynikającym z przepisów prawa lub też stanowi to odpowiedź na postulaty mieszkańców.. Projekty mogą dotyczyć nowego dokumentu lub, jeśli jest to wystarczające, aktualizacji istniejącego. 5.2 Cel opracowania W wyniku niniejszej procedury winien zostać zaprojektowany dokument stanowiący akt prawny wydany przez Organ Gminy, który został określony Ustawą o samorządzie gminnym.

3 Strona 3 z Przygotowanie projektu dokumentu Projekt uchwały lub zarządzenia przygotowuje referat merytoryczny. Jeżeli jest to niezbędne w opracowaniu projektu winien uczestniczyć Radca Prawny. 5.4 Forma dokumentu Zarządzenie Burmistrza Miasta i Każde zarządzenie powinno posiadać formę zgodną z załącznikiem nr 1 niniejszej procedury oraz być oznaczona w sposób wskazany w pkt. 5.5 Procedury Opracowywanie i nadzorowanie dokumentacji SZJ Uchwała Rady Miejskiej Góry Kalwarii Projekt aktu prawnego stanowiącego uchwałę powinien odpowiadać wymogom obowiązujących zasad techniki legislacyjnej. Projekt uchwały zawiera w szczególności: 1) nazwę aktu, datę wydania, określenie organu wydającego oraz tytuł, 2) podstawę prawną ze wskazaniem źródła publikacji, 3) treść rozstrzygnięcia, 4)określenie podmiotu odpowiedzialnego za wykonanie lub nadzór nad jego realizacją, 5) datę wejścia w życie, 6) klauzulę o ogłoszeniu aktu, gdy przewidują to przepisy, 7) wskazanie osób podpisujących uchwałę. Każda uchwała powinna posiadać formę posiadać formę zgodną z załącznikiem nr 2 niniejszej procedury, która jednocześnie jest zgodna z załącznikiem do Zarządzenia Nr 8/05 Burmistrza Miasta i z dnia 1 lutego 2005 roku oraz winna być oznaczona w sposób wskazany w pkt. 5.6 Procedury Opracowywanie i nadzorowanie dokumentacji SZJ. Do projektu uchwały należy dołączyć uzasadnienie konieczności podjęcia przez Radę Gminy proponowanej uchwały. 5.5 Weryfikacja Kierownicy Referatów są odpowiedzialni za przegląd, weryfikację i parafowanie projektów uchwał i zarządzeń. Projekty uchwał i zarządzeń, parafowane przez Kierownika Referatu, przekazuje się do Radcy Prawnego w celu zaopiniowania ich pod względem formalno-prawnym i materialno-prawnym. Fakt poprawności przygotowania uchwały pod względem formalno-prawnym potwierdza podpis Radcy Prawnego w dolnym rogu projektu uchwały. Projekty uchwał i zarządzeń, parafowane przez Kierownika Referatu oraz Radcę Prawnego, przedstawione zostają do akceptacji Burmistrzowi MiG GK. 5.6 Zamknięcie projektu Po zaakceptowaniu projektów uchwał i zarządzeń przez Burmistrza MiG GK, projekty w formie elektronicznej i papierowej Referat merytoryczny przekazuje: a) projekty uchwał do Biura Rady Miejskiej celem wprowadzenia na komisje Rady Miejskiej b) projekty zarządzeń Kierownikowi Referatu Administracyjno-Organizacyjnego celem zarejestrowania.

4 Strona 4 z 6 Po przedstawieniu projektów uchwał na komisjach Rady Miejskiej, głosowanie w sprawie przyjęcia projektu uchwały przeprowadzane jest na Sesji Rady Miejskiej. Uchwały przyjęte przez Radę Gminy podlegają rejestracji przez Biuro Rady Miejskiej. Zarejestrowane akty prawne przekazuje się do podpisu przez Burmistrza MiG GK w przypadku zarządzeń lub Przewodniczącego Rady Miejskiej w przypadku uchwał. 5.7 Publikacja Zbiór oryginałów zarządzeń Burmistrza w formie papierowej znajduje się w Referacie Administracyjno - Organizacyjnym, który udostępnia je do powszechnego wglądu. Zbiór oryginałów uchwał Rady Miejskiej w formie papierowej znajduje się w Biurze Rady Miejskiej, która udostępnia je do powszechnego wglądu. Wszystkie akty prawne dostępne są na stronie internetowej Miasta ww.gorakalwaria.pl, w Biuletynie Informacji Publicznej. 5.8 Walidacja Walidacja przyjętych dokumentów w zakresie projektowania, odbywa się w merytorycznym Referacie na podstawie oceny realizacji przyjętych trybów postępowania, które są opisane w diagramach procedur, stwierdzeniu znajomości trybów postępowania przez wykonawców oraz stwierdzeniu technicznych możliwości świadczenia usług. Ostateczna walidacja może odbywać się również na podstawie i przy uwzględnieniu konsultacji społecznych, bądź po obserwacji skutków przyjętych uchwał dla lokalnej społeczności. 6.Wskazówki i uwagi. 6.1 Dokumenty związane. Dokumentacja SZJ w Urzędzie Miasta i Gminy. Ustawa o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 roku Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Zarządzenie Nr 8/05 Burmistrza Miasta i z dnia 1 lutego 2005 roku w sprawie opracowania projektów uchwał Rady Miejskiej przez Urząd Miasta i Gminy oraz podległe gminne jednostki organizacyjne 6.2. Sposób postępowania z formularzami. Formularze - załączniki nr 1 są przechowywane w Referacie Organizacyjno- Administracyjnym. Formularze - załączniki nr 2 są przechowywane w Biurze Rady Miejskiej. 7. Załączniki. Zał. 1 Wzór projektu Zarządzenia Burmistrza Miasta i Zał. 2 Wzór projektu Uchwały Rady Miejskiej Góry Kalwarii KONIEC

5 Strona 5 z 6 Zał. 1 Wzór projektu Zarządzenia Burmistrza Miasta i Z A R Z Ą D Z E N I E N r.../.../... (oznaczenie komórki org./kolejny numer/rok) Burmistrza Miasta i z dnia r. (miesiąc słownie) w sprawie... (określenie przedmiotu zarządzenia) Treść tekstu merytorycznego. 1 Nadzór nad realizacją niniejszego Zarządzenia powierzam.. (imię i nazwisko / funkcja wskazanej osoby) Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Burmistrz Miasta i Gminy Góra Kalwaria... (imię, nazwisko)

6 Strona 6 z 6 Zał.2 Wzór projektu Uchwały Rady Miejskiej Góry Kalwarii UCHWAŁA Nr.../.../... (kolejny numer /numer sesji/ rok) RADY MIEJSKIEJ W GÓRZE KALWARII z dnia r. (miesiąc słownie) (określenie przedmiotu uchwały) Na podstawie... (podstawa prawna) (Dz. U. Nr..., poz....z późn. zm) Rada Miejska uchwala, co następuje (postanawia): 1 Wyraża się zgodę na... (lub inny tekst). Wykonanie uchwały powierza się Burmistrzowi Miasta i. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia (lub uchwała wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia opublikowania w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego). Przewodniczący Rady Miejskiej... (imię, nazwisko)