PROCEDURA P- VI-06. Audyt wewnętrzny w Urzędzie Miasta Szczecin

Transkrypt

1 Urząd Miasta SZCZECIN P R O C E D U R A Audyt wewnętrzny w Urzędzie Miasta Szczecin PN-EN ISO 9001:2009 Nr procedury P-VI-06 Wydanie CEL Celem niniejszej procedury jest określenie zasad wykonywania audytu wewnętrznego w Urzędzie Miasta Szczecin ZAKRES PROCEDURY Procedura dotyczy przeprowadzania przez Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego audytu wewnętrznego w oparciu o Zarządzenie Nr 484/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 24 września 2010 roku w sprawie przyjęcia Karty Audytu Wewnętrznego i Księgi procedur audytu wewnętrznego (ze zm.) TERMINOLOGIA 3.1. SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ - SZJ (wg PN EN ISO 9000:2006) System zarządzania do kierowania i kontroli organizacji pod względem jakości DOKUMENT (wg PN EN ISO 9000:2006) Informacja i przekazujący ją nośnik 3.3. ZAPIS (wg PN EN ISO 9000:2006) Dokument, w którym podano uzyskane wyniki lub ewidencję przeprowadzonych działań PROCEDURA (wg PN EN ISO 9000:2006) Określony sposób przeprowadzenia działania lub procesu AUDYTOR WEWNĘTRZNY Pracownik Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin ZARZĄDZENIE Zarządzenie Nr 484/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 24 września 2010 r. w sprawie przyjęcia Karty Audytu Wewnętrznego i Księgi procedur audytu wewnętrznego (ze zm.) OPRACOWAŁ SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ Imię i Nazwisko Data Podpis Joanna Jaszczuk - Gajewska Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka Miasta oraz na dysku sieciowym W. O wszelkich zmianach w procedurach Pełnomocnik ds. SZJ informuje pracowników za pośrednictwem poczty elektronicznej, co jest jednoznaczne ze skutecznym powiadomieniem. Strona 1 / 8

2 4.0. PRZEBIEG REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI DOTYCZĄCYCH: Algorytm funkcjonowania audytu wewnętrznego w Urzędzie Miasta Szczecin Spełnienie ustawowego wymogu prowadzenia audytu wewnętrznego Dyrektor Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Identyfikuje ryzyka występujące w zakresie zadań realizowanych przez Gminę Miasto Szczecin. 2. Dokonuje analizy ryzyk przedstawionych w sprawozdaniu z koordynowania działań zarządzania ryzykiem w UM i zestawia je z ryzykami zidentyfikowanymi przez audyt wewnętrzny, tworząc matrycę ryzyka. 3. Przedkłada matrycę ryzyka Prezydentowi Miasta Szczecin. Prezydent Miasta Szczecin Określa priorytety ważności obszarów ryzyka zawartych w matrycy ryzyka i przedkłada do WKiAW. Dyrektor Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Analizuje obszary ryzyka w zakresie działania Gminy Miasto Szczecin z uwzględnieniem m.in. priorytetu kierownictwa i szereguje je według określonego stopnia ryzyka. 2. Dokonuje analizy zasobów osobowych. 3. Wyodrębnia zadania audytowe do realizacji w roku następnym i wyznacza cykl audytu. 4. Sporządza, przy udziale audytorów wewnętrznych, roczny plan audytu wewnętrznego. 5. Do końca każdego roku przekazuje plan audytu wewnętrznego Prezydentowi Miasta Szczecin. Prezydent Miasta Szczecin Zatwierdza roczny plan audytu wewnętrznego. 1 Strona 2 / 8

3 1 Dyrektor Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Przekazuje informacje o planowanym przeprowadzeniu zadań zapewniających kierownikom wszystkich komórek audytowanych, objętych planem audytu. 2. Uzgadnia zakres realizacji planu audytu w przypadku stwierdzenia, że przeprowadzenie wszystkich zaplanowanych zadań audytowych jest niemożliwe lub niecelowe. 3. Uzgadnia przeprowadzenie zadania audytowego poza planem audytu w przypadku wystąpienia nowych ryzyk lub też zmiany oceny ryzyka. 4. Przydziela audytorom wewnętrznym zadania audytowe. 5. Nadzoruje realizację zadań audytowych. Audytor wewnętrzny Przeprowadza wstępny przegląd w zakresie przydzielonego zadania audytowego. 2. Opracowuje program zadania audytowego. 3. Przedstawia kierownikom komórek audytowanych informacje na temat celu, zakresu zadań, kryteriów oceny oraz narzędzi i technik przeprowadzenia zadania. 4. Przeprowadza testy. 5. Prowadzi akta stałe i bieżące audytu. 6. Sporządza sprawozdanie wstępne z przeprowadzonego zadania audytowego. 7. Przedstawia kierownikom komórek audytowanych ustalenia stanu faktycznego. 8. Sporządza i przekazuje kierownikowi audytowanej komórki sprawozdanie z przeprowadzonego zadania audytowego. Kierownik audytowanej komórki Może zgłosić na piśmie w terminie określonym przez audytora, nie krótszym niż 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące treści sprawozdania. 2 Strona 3 / 8

4 2 Audytor wewnętrzny Bada zasadność otrzymanych wyjaśnień lub zastrzeżeń, w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające. 2. Jeżeli stwierdzi zasadność otrzymanych wyjaśnień i zastrzeżeń, zmienia lub uzupełnia odpowiednią część albo całość sprawozdania i przekazuje je kierownikowi audytowanej komórki. 3. Jeżeli nie stwierdzi zasadności otrzymanych wyjaśnień i zastrzeżeń, nie uwzględnia ich w sprawozdaniu, zaś swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem przekazuje na piśmie kierownikowi audytowanej komórki oraz włącza do akt bieżących zadania audytowego. 4. Przekazuje sprawozdanie z zadania kierownikowi audytowanej komórki, Prezydentowi Miasta, jego merytorycznemu Zastępcy, Sekretarzowi oraz Skarbnikowi Miasta (w przypadku zadań dotyczących finansów Miasta). 5. Jeden egzemplarz sprawozdania końcowego zamieszcza w aktach bieżących audytu. Kierownik audytowanej komórki W terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania może zgłosić na piśmie Prezydentowi Miasta swoje stanowisko do sprawozdania. 2. Jeżeli uzna, że zalecenia zawarte w sprawozdaniu są zasadne, wyznacza osoby odpowiedzialne za ich realizację oraz ustala termin ich realizacji, powiadamiając o tym pisemnie audytora oraz Prezydenta Miasta, w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania. 3. W przypadku odmowy realizacji zaleceń powiadamia pisemnie audytora oraz Prezydenta Miasta o przyczynach odmowy, w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania. 3 4 Strona 4 / 8

5 3 4 Dyrektor Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Prezydent Miasta Szczecin Wyznacza osoby odpowiedzialne za wykonanie zaleceń i ustala termin ich realizacji, powiadamiając o tym pisemnie audytora wewnętrznego. 1. Na podstawie informacji otrzymanych z audytowanej komórki, ocenia stopień realizacji rekomendacji z przeprowadzonego zadania audytowego, uwzględniając m.in. ocenę ryzyka występującego w obszarze objętym zadaniem zapewniającym. 2. W przypadku, gdy kierownik audytowanej komórki nie zrealizuje bądź odmówi realizacji zaleceń, informuje o tym fakcie Prezydenta Miasta Szczecin. 3. Może przeprowadzić czynności sprawdzające dokonując oceny działań komórki audytowanej podjętych w celu realizacji zaleceń. Dyrektor Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Opracowuje przy współudziale audytorów wewnętrznych sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni. 2. W terminie do końca stycznia każdego roku przedstawia sprawozdanie Prezydentowi Miasta. Strona 5 / 8

6 4.1. Dyrektor Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Przed przystąpieniem do oceny ryzyka przy współudziale audytorów wewnętrznych przeprowadza identyfikację ryzyk, na jakie jest narażona działalność Miasta. Zmierza ona do powiązania zagrożeń i szans Miasta, dotyczących realizacji zadań, z jego podstawowymi systemami funkcjonalnymi oraz celami. Dokonuje identyfikacji ryzyka stosując identyfikację systemową, poprzez analizę wpływu wszystkich czynników ryzyka, które są możliwe do zidentyfikowania, na określony obszar działalności Przy współudziale audytorów wewnętrznych dokonuje analizy ryzyk przedstawionych w sprawozdaniu z koordynowania działań zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miasta Szczecin i zestawia je z ryzykami zidentyfikowanymi przez audyt wewnętrzny, tworząc matrycę ryzyka W celu określenia priorytetów ważności obszarów ryzyka przez Prezydenta Miasta, przedkłada matrycę obejmującą zidentyfikowane ryzyka ujęte w sprawozdaniu z koordynowania działań zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miasta z uwzględnieniem ryzyk zidentyfikowanych przez audyt wewnętrzny, uszeregowane wg istotności Prezydent Miasta Szczecin Określa priorytety ważności obszarów ryzyka zawartych w matrycy ryzyka i przedkłada do WKiAW Dyrektor Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Analizuje obszary ryzyka w zakresie działania Gminy Miasto Szczecin z uwzględnieniem m.in. priorytetu kierownictwa i szereguje je według określonego stopnia ryzyka (malejąco) Dokonuje analizy zasobów osobowych, ustalając w osobodniach czas przeznaczony na przeprowadzenie zadań audytowych i czynności sprawdzających w następnym roku Wyodrębnia zadania audytowe do realizacji w roku następnym i wyznacza cykl audytu, tj. określa czas, wyrażony w latach, w którym - odpowiednio przy niezmienionych zasobach osobowych pracowników zatrudnionych na stanowisku audytora wewnętrznego zostałyby przeprowadzone zadania zapewniające we wszystkich obszarach ryzyka Sporządza, przy udziale audytorów wewnętrznych, roczny plan audytu wewnętrznego Do końca każdego roku przekazuje plan audytu wewnętrznego Prezydentowi Miasta Szczecin Prezydent Miasta Szczecin Zatwierdza roczny plan audytu wewnętrznego Dyrektor Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Przekazuje informacje o planowanym przeprowadzeniu zadań zapewniających kierownikom wszystkich komórek audytowanych, objętych planem audytu Jeżeli w trakcie realizacji planu audytu dyrektor WKiAW stwierdzi, że przeprowadzenie wszystkich zaplanowanych zadań audytowych jest niemożliwe lub niecelowe, uzgadnia z Prezydentem Miasta, w formie pisemnej, zakres realizacji planu audytu W uzasadnionych przypadkach, w szczególności w przypadku wystąpienia nowych ryzyk lub też zmiany oceny ryzyka, dyrektor WKiAW uzgadnia z Prezydentem Miasta przeprowadzenie zadania audytowego poza planem audytu Przydziela audytorom wewnętrznym zadania audytowe. Przydzielenie zadania zawiera m.in. wskazówki co do celów danego zadania i okres trwania audytu Nadzoruje realizację zadań audytowych. Strona 6 / 8

7 4.6. Audytor Wewnętrzny Przeprowadza wstępny przegląd, polegający na zebraniu informacji z zakresu działalności poddawanej badaniu, bez poddawania ich szczegółowej analizie Opracowuje program zadania audytowego, zawierający m.in. temat i cel zadania, podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania, istotne ryzyka w obszarze ryzyka objętym badaniem, narzędzia i techniki przeprowadzania zadania oraz kryteria oceny stanu faktycznego i sposób klasyfikowania wyników dla poszczególnych kryteriów Przedstawia kierownikom komórek audytowanych informacje na temat celu, zakresu zadań, kryteriów oceny oraz narzędzi i technik przeprowadzenia zadania. Może przeprowadzić naradę otwierającą z udziałem kierowników komórek audytowanych objętych zadaniem zapewniającym lub wyznaczonych przez nich pracowników Posługuje się metodami i technikami gwarantującymi najlepsze wykonanie zadania zapewniającego ze względu na przyjęte cele audytu i dostępne zasoby. Przeprowadza testy zgodności i testy rzeczywiste Dokumentuje wszystkie czynności i zdarzenia, które mają istotne znaczenie dla wyników audytu wewnętrznego. Prowadzi akta stałe i bieżące audytu Sporządza sprawozdanie wstępne z przeprowadzonego zadania audytowego, w którym w sposób jasny, rzetelny i zwięzły przedstawia wyniki audytu wewnętrznego Przedstawia kierownikom komórek audytowanych wstępne ustalenia stanu faktycznego. Może zwołać naradę zamykającą z udziałem kierowników komórek audytowanych objętych zadaniem zapewniającym lub wyznaczonych przez nich pracowników w celu przedstawienia wstępnych wyników audytu wewnętrznego Sporządza i przekazuje za pośrednictwem Dyrektora WKiAW kierownikowi audytowanej komórki wstępne sprawozdanie z przeprowadzonego zadania audytowego Kierownik audytowanej komórki Po otrzymaniu sprawozdania może zgłosić na piśmie w terminie określonym przez audytora ( nie krótszym niż 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania), dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące treści sprawozdania Audytor Wewnętrzny Bada zasadność otrzymanych wyjaśnień lub zastrzeżeń, w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające Jeżeli stwierdzi zasadność otrzymanych wyjaśnień i zastrzeżeń, zmienia lub uzupełnia odpowiednią część albo całość sprawozdania i przekazuje je kierownikowi audytowanej komórki Jeżeli nie stwierdzi zasadności otrzymanych wyjaśnień i zastrzeżeń, nie uwzględnia ich w sprawozdaniu, zaś swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem przekazuje na piśmie kierownikowi audytowanej komórki oraz włącza do akt bieżących zadania audytowego Przekazuje sprawozdanie z zadania kierownikowi audytowanej komórki, Prezydentowi Miasta, jego merytorycznemu Zastępcy, Sekretarzowi oraz Skarbnikowi Miasta (w przypadku zadań dotyczących finansów Miasta) Jeden egzemplarz sprawozdania końcowego zamieszcza w aktach bieżących audytu Kierownik audytowanej komórki W terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania może zgłosić na piśmie Prezydentowi Miasta swoje stanowisko do sprawozdania Jeżeli uzna, że zalecenia zawarte w sprawozdaniu są zasadne, wyznacza osoby odpowiedzialne za ich realizację oraz ustala termin ich realizacji, powiadamiając o tym pisemnie audytora oraz Prezydenta Miasta, w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania. Strona 7 / 8

8 W przypadku odmowy realizacji zaleceń powiadamia pisemnie audytora oraz Prezydenta Miasta o przyczynach odmowy, w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania Prezydent Miasta Szczecin Wyznacza osoby odpowiedzialne za wykonanie zaleceń i ustala termin ich realizacji, powiadamiając o tym pisemnie audytora wewnętrznego Dyrektor Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Na podstawie informacji otrzymanych z audytowanej komórki, ocenia stopień realizacji rekomendacji z przeprowadzonego zadania audytowego, uwzględniając m.in. ocenę ryzyka występującego w obszarze objętym zadaniem zapewniającym W przypadku, gdy kierownik audytowanej komórki nie zrealizuje bądź odmówi realizacji zaleceń, informuje o tym fakcie Prezydenta Miasta Szczecin Może przeprowadzić czynności sprawdzające dokonując oceny działań komórki audytowanej podjętych w celu realizacji zaleceń Dyrektor Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Opracowuje przy współudziale audytorów wewnętrznych sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni W terminie do końca stycznia każdego roku przedstawia sprawozdanie Prezydentowi Miasta WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.1. Inne dokumenty: - Księga Jakości Urzędu Miasta Szczecin, - wszystkie czynności objęte procedurą wykonywane są w oparciu o przepisy Zarządzenia Nr 484/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 24 września 2010 r. w sprawie przyjęcia Karty Audytu Wewnętrznego i Księgi procedur audytu wewnętrznego (ze zm.) Ochrona treści procedur Procedury i instrukcje są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemożliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupoważnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Strona 8 / 8