Procedura Nadzór nad dokumentacją Starostwa Powiatowego w Lublinie

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 40/2016 Starosty Lubelskiego z dnia 17 maja 2016 r. Zintegrowane działania na rzecz poprawy jakości zarządzania w Starostwie Procedura Nadzór nad dokumentacją Starostwa Powiatowego w Lublinie Numer: PR-01 Strona: 1 z 7

2 Starostwo Powiatowe w Lublinie ul. Spokojna Lublin tel fax starostwo@powiat.lublin.pl WYDANIE 08 Numer: PR-01 Strona: 2 z 7

3 Spis treści 1. Cel procedury Przedmiot i zakres stosowania procedury Terminologia Odpowiedzialność i sposób postępowania Zapisy Załączniki Dokumenty związane Tabela zmian...7 Numer: PR-01 Strona: 3 z 7

4 1. Cel procedury Zagwarantowanie, Ŝe dokumentacja SZJ jest: 1. opracowywana, weryfikowana i wdraŝana w oparciu o ustalone zasady, 2. odpowiednio zarządzana przez właściwe jej przeglądanie, aktualizację, ewidencjonowanie zmian i archiwizację, 3. dostępna dla pracowników w serwisie intranetowym Systemu Zarządzania Jakością. 2. Przedmiot i zakres stosowania procedury Procedura dotyczy następujących grup dokumentów: 1. Księgi jakości 2. Księgi zarządzania procesami 3. Kart spraw 4. Procedur systemowych Z wyjątkiem działań w zakresie okresowego przeglądu dokumentacji oraz monitorowania aktualności dokumentów przez pracowników Starostwa, procedura nie ma zastosowania do: 1. zarządzeń Starosty, 2. uchwał Rady Powiatu, 3. informacji publikowanych na stronach www, 4. zewnętrznych aktów prawnych. 3. Terminologia Dokument - informacja i jej nośnik. PRZYKŁAD Zapis, specyfikacja, dokument procedury, rysunek, raport, norma. UWAGA 1 Nośnikiem moŝe być papier, dysk komputerowy magnetyczny, elektroniczny lub optyczny, fotografia lub próbka wzorcowa, albo kombinacja powyŝszych. UWAGA 2 Zbiór dokumentów, na przykład specyfikacje i zapisy, często nazywa się dokumentacją. UWAGA 3 Niektóre wymagania (np. wymagania dotyczące czytelności) dotyczą wszystkich rodzajów dokumentów, jakkolwiek inne mogą być wymagania dotyczące specyfikacji (np. wymaganie dotyczące nadzorowania nowelizacji) i zapisów (np. wymaganie dotyczące wyszukiwania). 4. Odpowiedzialność i sposób postępowania Działanie Stanowisko Opis postępowania Określić potrzebę zmian w dokumentacji SZJ i przygotować projekt dokumentu Zdecydować o zaakceptowaniu zgłoszonej potrzeby zmiany w dokumentacji SZJ Naczelnik Wydziału 1. W przypadku stwierdzenia potrzeby dokonania zmian w dokumentacji SZJ, naleŝy złoŝyć pisemny wniosek w sprawie zmiany stanowiący załącznik Nr 1. Wyczerpująco opisana zmiana moŝe być traktowana jako projekt dokumentu. W przeciwnym przypadku projekt dokumentu (przygotowany przez Pracownika Starostwa) załączyć do wniosku. 2. Wniosek skierować do Pełnomocnika ds. SZJ. Pełnomocnik ds. SZJ 1. Właściciel procesu ocenia zasadność zgłoszenia i opiniuje przyjęcie albo odrzucenie wniosku o zmianę. W razie potrzeby występuje do pracowników merytorycznie odpowiedzialnych za dane zadanie, celem uzyskania ich opinii. 2. Pełnomocnik decyduje o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku. 3. Rozpatrzenie wniosku nie powinno przekroczyć 5 dni roboczych. Numer: PR-01 Strona: 4 z 7

5 Poinformować wnioskodawcę o odrzuceniu propozycji zmian w dokumentacji SZJ Zweryfikować projekt pod kątem zmian w zapisach i integralności dok. SZJ Poprawić projekt dokumentu zgodnie ze wskazówkami Zdecydować o zatwierdzeniu proponowanych zmian do dokumentacji Wprowadzić zmiany w dokumencie/ach SZJ Opublikować dokumentację SZJ Postępować zgodnie z dokumentacją SZJ Pełnomocnik ds. SZJ 1. Poinformować wnioskującego o przyczynie odrzucenia wniosku. Pełnomocnik ds. SZJ 1. Zweryfikować czy zmiany w dokumentacji spowodują zmiany w zapisach SZJ. Jeśli powodują, naleŝy wówczas określić wymagania związane ze stosowaniem zapisów. Ustalić: miejsce, formę, okres przechowywania zapisu oraz postępowanie po okresie przechowywania. 2. Sprawdzić czy zmiana w dokumentacji SZJ jest zgodna z: 1) wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009, 2) zewnętrznymi i wewnętrznymi wymaganiami prawnymi. 3. W przypadku stwierdzenia niezgodności z normą i/lub przepisami, naleŝy skierować projekt dokumentu SZJ do poprawy z odpowiednią dyspozycją. 4. Określić termin, od kiedy nowa/zmieniona/uaktualniona dokumentacja powinna obowiązywać w Urzędzie. 5. Dostosować dokument do obowiązujących standardów dotyczących układu treści i oznaczenia dokumentacji SZJ. Pracownik Starostwa 1. Poprawić projekt dokumentu SZJ zgodnie ze wskazówkami Pełnomocnika ds. SZJ. 2. Przekazać poprawiony projekt do Pełnomocnika ds. SZJ do akceptacji. Starosta 1. Decyzję o zatwierdzeniu udokumentować na wniosku (ewentualnie dodatkowo takŝe na projekcie dokumentu). Pracownik zgodnie z zarządzeniem Pracownik zgodnie z zarządzeniem 1. Wprowadzić zmianę do oryginalnego dokumentu lub bazy danych lub stron www. w zakresie kart spraw. 2. JeŜeli istnieje taka konieczność, oznaczyć numer wydania lub datę obowiązywania zmienionego dokumentu (datę ostatniego przeglądu/ aktualizacji w przypadku kart spraw). 1. Opublikować dokumentację na serwerze 2. Przekazać pracownikom informację o zmianach w dokumentacji SZJ (np.: mail do Naczelników Wydziałów) Pracownik Starostwa 1. Zapoznać się ze zmianami w dokumentacji. 2. JeŜeli pracownik na własne potrzeby tworzy kopie dokumentów w wersji papierowej lub elektronicznej ponosi odpowiedzialność za monitorowanie ich aktualności. 3. W przypadku gdy na stanowisku pracy z powodów ułatwiających zakończenie sprawy konieczne jest przechowywanie dokumentów, które utraciły swoją aktualność, dopuszcza się ich utrzymywanie pod warunkiem, odpowiedniego oznaczenia jednoznacznie wskazującego na nieaktualność dokumentu. 4. W przypadku dezaktualizacji dokumentów pracownik zobowiązany jest stosować zarządzenie Nr 224/2012 zmienione zarządzeniem Nr 133/2013, zarządzeniem Nr 31/2014, zarządzeniem Nr 79/2014, zarządzeniem Nr 30/2015, zarządzeniem Nr 69/2015, zarządzeniem Nr 39/2016. Numer: PR-01 Strona: 5 z 7

6 Monitorować stopień zapoznania się pracowników z dokumentacją SZJ Postępowanie z nieaktualną dokumentacją SZJ Auditor wewnętrzny 1. Podczas auditów wewnętrznych oceniania jest znajomość dokumentacji SZJ. 2. Uwagi z oceny wpisywane są do raportów z auditów. Pełnomocnik ds. SZJ Pracownik Starostwa Właściciel procesu Oryginały niekatulanych dokumentów Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) w wersji papierowej przechowywane są przez dwa lata (po oznakowaniu ich pieczątką koloru czerwonego ANULOWANO na kaŝdej stronie dokumentu), a następnie przenoszone są do archiwum. Wszystkie nieaktualne kopie SZJ w wersji papierowej naleŝy natychmiast (po wprowadzaniu nowego wydania dokumentu) usunąć ze stanowisku pracy poprzez zniszczenie (w niszczarce). Właściciel procesu (Naczelnik Wydziału) jest odpowiedzialny za kontrolę aktualności kopii dokumentów SZJ. Auditor wewnętrzny Podczas auditów wewnętrznych oceniana jest aktualność dokumentacji SZJ. 5. Zapisy Nazwa dokumentu Umiejscowienie Forma przechowywania Postępowanie z dokumentem po okresie przechowywania Wniosek o zmianę dokumentacji Pełnomocnik ds. SZJ Papierowa Niszczenie Baza danych BIP Serwer Elektroniczna Archiwizacja (kopia zapasowa) Baza danych (intranet) Informatyk Elektroniczna Archiwizacja (kopia zapasowa) 6. Załączniki Nazwa załącznika Umiejscowienie Forma przechowywania Postępowanie z dokumentem po okresie przechowywania Wniosek o zmianę dokumentacji Pełnomocnik ds. SZJ Papierowa Niszczenie 7. Dokumenty związane 1. Zarządzenie Nr 224/2012 Starosty Lubelskiego z dnia 21 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania kart spraw świadczonych w Starostwie Powiatowym w Lublinie oraz ustalenia procedur ich aktualizacji zmienione zarządzeniem Nr 133/2013 Starosty Lubelskiego z dnia 31 grudnia 2013 r., zarządzeniem Nr 31/2014 Starosty Lubelskiego z dnia 7 kwietnia 2014 r., zarządzeniem Nr 79/2014 Starosty Lubelskiego z dnia 28 lipca 2014 r., zarządzeniem Nr 30/2015 Starosty Lubelskiego z dnia 24 kwietnia 2015 r., zarządzeniem Nr 69/2015 Starosty Lubelskiego z dnia 26 sierpnia 2015 r., zarządzeniem Nr 39/2016 Starosty Lubelskiego z dnia 16 maja 2016 r. 2. Zarządzenie Nr 212/2012 z 28 czerwca 2012 r. w sprawie zatwierdzenia Księgi Jakości Starostwa Powiatowego w Lublinie oraz innych dokumentów związanych z wdroŝeniem Systemu Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Lublinie wraz z późniejszymi zmianami. Numer: PR-01 Strona: 6 z 7

7 8. Tabela zmian Numer wydania, którego dotyczy zmiana Numer zmiany PR-01 wydanie Data zmiany Numer rozdziału Istota zmiany (krótki opis) Zarządzenie Nr 224/2012 Starosty Lubelskiego z dnia 21 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania kart spraw świadczonych w Starostwie Powiatowym w Lublinie oraz ustalenia procedur ich aktualizacji zostało zmienione zarządzeniem Nr 133/2013 Starosty Lubelskiego z dnia 31 grudnia 2013 r., zarządzeniem Nr 31/2014 Starosty Lubelskiego z dnia 7 kwietnia 2014 r., zarządzeniem Nr 79/2014 Starosty Lubelskiego z dnia 28 lipca 2014 r., zarządzeniem Nr 30/2015 Starosty Lubelskiego z dnia 24 kwietnia 2015 r., zarządzeniem Nr 69/2015 Starosty Lubelskiego z dnia 26 sierpnia 2015 r., zarządzeniem Nr 39/2016 Starosty Lubelskiego z dnia 16 maja 1016 r. Numer: PR-01 Strona: 7 z 7