P R O C E D U R A PN-EN ISO

Transkrypt

1 P R O C E D U R A PN-EN ISO 9001:2009 Urząd Miasta SZCZECIN Nadzór nad dokumentacją niezbędną dla pracy Urzędu Miasta Nr procedury P I-03 Wydanie CEL Celem niniejszej procedury jest określenie i ujednolicenie zasad postępowania i nadzoru nad dokumentami zewnętrznymi jak: wszelkie ustawy, rozporządzenia ministrów RP, ordynacje, komunikaty, obowiązujące polskie normy, korespondencja oraz dokumentami wewnętrznymi jak: Statut Miasta, regulaminy, akta prawne wydawane przez Radę Miasta, Prezydenta, zakresy obowiązków, obowiązujące procedury i instrukcje SZJ ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały i biura Urzędu Miasta TERMINOLOGIA 3.1. SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ - SZJ (wg PN EN ISO 9000:2006) System zarządzania do kierowania i kontroli organizacji pod względem jakości DOKUMENT (wg PN EN ISO 9000:2006) 3.3. Informacja i przekazujący ja nośnik 3.3. ZAPIS (wg PN EN ISO 9000:2006) Dokument, w którym podano uzyskane wyniki lub ewidencję przeprowadzonych działań KSIĘGA JAKOŚCI (wg PN EN ISO 9000:2006) Dokument, w którym określono system zarządzania jakością organizacji PROCEDURA (wg PN EN ISO 9000:2006) Określony sposób przeprowadzenia działania lub procesu. Procedura zawiera polecenia dla kilku pracowników, z czego każde jedno polecenie może odnosić się do każdego pracownika organizacji. Polecenia te są ze sobą ściśle powiązane i zrealizowanie każdego z nich prowadzi do osiągnięcia zamierzonego celu. Procedura wymaga stałego współdziałania pracowników w niej zaangażowanych INSTRUKCJA Określony sposób przeprowadzenia działania lub procesu. Instrukcja odnosi się lub jest uzupełnieniem procedury. Instrukcja zawiera określone stałe polecenia lub szereg poleceń, wymagających wykonywania ich przez pracownika, którego dotyczy dana instrukcja. OPRACOWAŁ SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ Imię i Nazwisko Data Podpis Iwona Łabaziewicz Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka Strona 1 / 5

2 4.0. PRZEBIEG REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI Algorytm procedury nadzorowania dokumentów niezbędnych do pracy w Urzędzie Miasta. Wymóg normy ISO 9001 Pełnomocnik ds. SZJ 1. Oryginały procedur, instrukcji i Księgi Jakości Systemu Zarządzania Jakością, 2. Polskie Normy dotyczące ISO 3. Pozostałe dokumenty związane z funkcjonowaniem Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta 4. Dokumenty związane z umową o certyfikację Systemu Zarządzania Jakością i jego prowadzeniem. Dyrektor Biura Rady Miasta 1. Uchwały Rady Miasta, które są przekazywane do wiadomości poszczególnym wydziałom i biurom, 2. Pozostałe dokumenty związane z funkcjonowaniem Rady Miasta w Urzędzie Dyrektor Biura Prezydenta Miasta 1. Dokumenty związane z funkcjonowaniem Prezydenta Miasta w Urzędzie Dyrektor Wydziału Organizacyjnego 1. Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina, które są przekazywane do wiadomości poszczególnym wydziałom i biurom 2. Statut Miasta Szczecina 3. Strukturę organizacyjną Urzędu Miasta Szczecin 4. Pozostałe dokumenty związane z funkcjonowanie Urzędu Miasta 1 Strona 2 / 5

3 1 Dyrektor Wydziału Kierownik Biura Wyznaczony pracownik Nadzoruje, przechowuje i uaktualnia następujące dokumenty: 1 Ustawy, rozporządzenia ministrów RP, ordynacje, komunikaty. 2 Polskie Normy, regulaminy, zakresy obowiązków dotyczące działalności danego wydziału lub biura. 3 Pozostałe dokumenty związane z zakresem świadczonych usług danego wydziału lub biura. Pracownik wydziału lub biura 1. Przechowuje wszelkie dokumenty lub ich kopie otrzymane poprzez pocztę wewnętrzną i zewnętrzną za pokwitowaniem od swojego zwierzchnika. 2. Otrzymane lub sporządzone dokumenty przechowuje za pomocą najwłaściwszych środków, aby zapewnić: - czytelność i identyfikację (oznaczenie) w doniesieniu do procedur i instrukcji i procesów usługowych. - łatwość wyszukiwania dokumentów - zabezpieczenie przed utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem - szybkie ich wycofanie w przypadku gdy są już nieaktualne. Strona 3 / 5

4 4.1. Informacje ogólne Każdy opracowany dokument spełnia następujące warunki: - jest opracowywany pod względem merytorycznym i formalno prawnym, - umożliwia identyfikację autora, który go wydał - posiada w przypadku pism wychodzących i przychodzących, numer identyfikacyjny - posiada adresata lub podaje rozdzielnik - posiada informację o ewentualnych załącznikach Aktualizacji lub wprowadzenia zmian do wydanego dokumentu może dokonać autor lub upoważniony pracownik, który go wydał Nieaktualne dokumenty są natychmiast zastępowane aktualnymi a nieaktualne są przekazywane odpowiedniemu pracownikowi w danym wydziale lub biurze, który przekazuje je do wskazanego archiwum Dokumenty opisujące System Zarządzania Jakością są opracowywane i nadzorowane przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością W Urzędzie Miasta Szczecin obowiązuje zasada, że dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością jest dostępna we wszystkich miejscach tam gdzie wykonywane czynności są istotne dla jego efektywnego funkcjonowania Dokumentacja jest przeglądana przez ten sam upoważniony personel, który wykonywał pierwotny przegląd i zatwierdzał dokumentację Dokumenty objęte Systemem Zarządzania Jakością i posiadające status dokumentów tajnych są dostępne tylko dla wyznaczonych pracowników Dokumenty zewnętrzne jak wszelkie dzienniki ustaw, rozporządzenia ministrów RP, ordynacje, komunikaty, obowiązujące polskie normy, korespondencja są nadzorowane i sprawdzane pod kątem ich aktualności raz w roku przez dyrektorów wydziałów i kierowników biur, czego dowodem jest data i podpis na spisie dokumentów zewnętrznych obowiązujących w danym wydziale czy biurze Archiwizacja wszelkich dokumentów odbywa się zgodnie z procedurami nr: P-II-07 oraz Instrukcją kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych stanowiącą załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia r.(dz.u. Nr 112, poz. 1319, z 2003 r. Nr 69, poz. 636 z późn. zm.) Ochrona treści procedur Procedury są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemożliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupoważnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Strona 4 / 5

5 5.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.1. Procedury Nr P-I-04 Nadzór nad zapisami jakości. Nr P-II-07 Archiwizowanie akt Urzędu Miasta Inne dokumenty: - normy serii ISO 9001, - Księga Jakości Urzędu Miasta Szczecin, - dzienniki ustaw, - rozporządzenia Rady Ministrów, - ordynacje, - komunikaty, - polskie normy, Strona 5 / 5