Imię i Nazwisko Data Podpis Barbara Ledwon Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka

Transkrypt

1 Urząd Miasta SZCZECIN P R O C E D U R A Przyjmowanie, rejestrowanie, koordynowanie, załatwianie petycji, skarg i wniosków w Urzędzie Miasta Szczecin PN EN ISO 900:2009 Nr procedury P III-02 Wydanie 7.0. CEL Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad przyjmowania, rejestrowania, koordynowania i załatwiania petycji, skarg i wniosków w Urzędzie Miasta Szczecin ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie jednostki organizacyjne Urzędu Miasta, jednostki organizacyjne Gminy Miasta Szczecin oraz Radę Miasta Szczecin TERMINOLOGIA 3.. Przedmiotem skargi mogą być w szczególności zaniedbania lub nienależyte wykonanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw Przedmiotem skargi na pracownika jest naruszenie przez niego zasad etyki, sumienności zawodowej poprzez działanie niezgodne z prawem, zaniechanie działań, zaniedbanie w wykonywaniu zadań publicznych z uwzględnieniem interesu państwa oraz indywidualnych interesów obywateli Przez skargę na działalność Prezydenta Miasta należy rozumieć skargę na pracownika jednostki organizacyjnej Urzędu lub jednostki organizacyjnej Gminy Miasto Szczecin w zakresie spraw, które wykonuje na podstawie imiennego upoważnienia lub pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmacniania praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności oraz lepszego zaspokajania potrzeb ludności Przedmiotem petycji są wszelkie sprawy, do których odnoszą się skargi i wnioski, o ile dotyczą życia zbiorowego j.o. Urzędu jednostka organizacyjna Urzędu Miasta j.o. GMS jednostka organizacyjna Gminy Miasta Szczecin RSiW Referat Skarg i Wniosków w Wydziale Organizacyjnym BOI Biuro Obsługi Interesantów Urzędu Miasta Szczecin Zpo. Zwrotne potwierdzenie odbioru, 3.. System Rejestr Komputerowy system ewidencji obiegu dokumentów (wniosków, skarg i spraw interesantów). OPRACOWAŁ SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ Imię i Nazwisko Data Podpis Barbara Ledwon Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka Dokument jest nadzorowany oraz opublikowany w formie elektronicznej i jest aktualny w dniu umieszczenia w wewnętrznej sieci Uminet, na stronie internetowej Miasta oraz na dysku sieciowym W. O wszelkich zmianach w procedurach Pełnomocnik ds. SZJ informuje pracowników za pośrednictwem poczty elektronicznej, co jest jednoznaczne ze skutecznym powiadomieniem. Strona / 5

2 4.0. PRZEBIEG REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI Algorytm realizacji przyjmowania, rejestrowania, koordynowania i załatwiania petycji, skarg i wniosków w Urzędzie Miasta Szczecin. Niezadowolenie skarżącego Określa właściwość do rozpatrzenia petycji, skargi, wniosku dot. pracowników lub działalności j.o. Urzędu, oraz pracowników j.o. GMS Wnosi petycję, skargę, wniosek w formie pisemnej.określa właściwość do rozpatrzenia petycji, skargi, wniosku dot. zadań lub działalności Prezydenta Miasta i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, 2. Określa właściwość organów do rozpatrzenia petycji, skargi, wniosku w przypadku zadań lub działalności innych organów Wnosi petycję, skargę, wniosek w formie ustnej Przyjmuje petycję, skargę, wniosek do protokołu wg załącznika do Zarządzenia Prezydenta Miasta Nr 39/ z dnia 4 sierpnia 20 r. Osobiście lub telefonicznie ustala, wyjaśnia sprawę we właściwej j.o. Telefonicznie wyjaśnia sprawę w innych instytucjach np. (spółkach prawa handlowego, kancelariach komorniczych spółdzielniach mieszkaniowych) Na bieżąco informuje skarżącego o sposobie załatwienia zgłoszonego problemu Wnosi o wyznaczenie terminu spotkania z Prezydentem Miasta w sprawie petycji, skargi, wniosku. Wstępnie ocenia sprawę w zakresie zasadności wizyty, 2. Przyjmuje petycję, skargę, wniosek na piśmie i rejestruje w Systemie Rejestr BOI, 3.Prowadzi postępowanie wyjaśniające, 4.Wyznacza termin spotkania Prezydent Miasta Szczecina Przyjmuje skarżącego i przedstawia stanowisko Obsługuje spotkanie i sporządza protokoł 2 Umawia się na spotkanie w sprawie petycji, skargi, wniosku z Zastępcami Prezydenta, Skarbnikiem, Sekretarzem, Dyrektorami /Kierownikami j.o. Urzędu, j.o. GMS Zastępca Prezydenta, Skarbnik, Sekretarz, Dyrektor/Kierownik j.o. Urzędu, j.o. GMS Przyjmuje skarżącego w sprawie petycji, skargi, wniosku Merytoryczny pracownik j.o. Obsługuje spotkanie, sporządza protokoł i przekazuje go do zarejestrowania do RSiW Dyrektor/Kierownik/Merytoryczny prac. j.o..realizuje stanowisko zawarte w protokole lub udziela odpowiedzi, 2.Załatwia petycję, skargę, wniosek w systemie Rejestr BOI, egzemplarz odpowiedzi przekazuje do RSiW i wysyła za zpo. 3 4 Strona 2 / 5

3 Rejestruje petycję, skargę, wniosek w Centralnym Rejestrze Petycji, Skarg i Wniosków system Rejestr BOI Przekazuje petycję, skargę, wniosek do załatwienia wg kompetencji lub udzielenia wyjaśnień Dyrektor /Kierownik j.o. Załatwia petycję, skargę, wniosek i przekazuje do podpisu Prezydent, Z-ca. Prezydenta, Sekretarz, Skarbnik Miasta, Dyrektor j.o. GMS Podpisuje zawiadomienie o załatwieniu petycji, skargi, wniosku Pracownik merytoryczny j.o.. Przekazuje petycję, skargę, wniosek w systemie Rejestr BOI do RSiW oraz egzemplarz odpowiedzi, 2. Wysyła odpowiedź do skarżącego za zpo. PROCEDURA P-III-02 Prezydent Miasta Szczecin Przekazuje petycję, skargę, wniosek do innych organów właściwych do ich rozpatrzenia, zawiadamiając skarżącego lub wnioskodawcę Dyrektor/Kierownik/Prac. merytoryczny j.o. Urzędu lub j.o. GMS Udziela pisemnych wyjaśnień i przekazuje je wraz z aktami sprawy do RSiW Prowadzi postępowanie wyjaśniające zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa Występuje do radców prawnych o opinię w sprawach szczególnie skomplikowanych Przesyła stanowisko Prezydenta do realizacji właściwej j.o. Urzędu lub j.o. GMS Dyrektor/Kierownik j.o. Realizuje stanowisko Prezydenta Miasta Przeprowadza wizję lokalną 2 Protokołem ze spotkania załatwia petycję, skargę, wniosek w systemie Rejestr BOI Przekazuje petycję, skargę, wniosek do innych organów właściwych do ich rozpatrzenia, zawiadamiając skarżącego lub wnioskodawcę Wnosi petycję, skargę, wniosek do Przewodniczącego lub Wiceprzewodniczących RM Pracownik merytoryczny BRM Rejestruje petycję, skargę, wniosek w Centralnym Rejestrze Petycji, Skarg i Wniosków Przewodniczący RM Szczecin Przekazuje petycję, skargę, wniosek do właściwej Komisji RM Prowadzi postępowanie wyjaśniające i przygotowuje projekt uchwały pod obrady RM Rada Miasta Komisja RM Podejmuje uchwałę w sprawie petycji, skargi, wniosku Pracownik merytoryczny BRM 4 Wysyła uchwałę do skarżącego Strona 3 / 5

4 Przygotowuje odpowiedź do podpisu Prezydenta, Z-cy Prezydenta, Sekretarza, Skarbnika informującą o przekazaniu petycji, skargi, wniosku do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Przygotowuje odpowiedź na petycję, skargę, wniosek do podpisu Prezydenta, Z-cy Prezydenta, Sekretarza, Skarbnika Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Przeprowadza kontrole i przekazuje wnioski pokontrolne Dyrektor/Kierownik/ Merytoryczny pracownik j.o..przygotowuje odpowiedź w związku z przeprowadzoną kontrolą do podpisu Prezydenta, Z-cy Prezydenta, Sekretarza, Skarbnika, 2. Egzemplarz odpowiedzi przekazuje do RSiW, 3.Wysyła odpowiedź za zpo.. Wysyła odpowiedź do skarżącego za zpo. 2. Załatwia petycję, skargę, wniosek w systemie Rejestr BOI Koordynuje przyjmowanie, rozpatrywanie, załatwianie petycji, skarg, wniosków oraz kontroluje terminowość udzielania odpowiedzi Strona 4 / 5

5 5.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.. Inne dokumenty: - Księga Jakości Urzędu Miasta Szczecin. - Kodeks Postępowania Administracyjnego dział VIII (teks jednolity: Dz.U. z 203 r. poz. 267) oraz przepisy szczegółowe. - Rozporządzenie Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5, poz. 46). - Zarządzenie Nr 39/ Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 4 sierpnia 20 r. w sprawie przyjmowania, rejestrowania, koordynowania i załatwiania petycji, skarg i wniosków. Ochrona treści procedur Procedury i instrukcje są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemożliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupoważnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Dokument jest nadzorowany oraz opublikowany w formie elektronicznej i jest aktualny w dniu umieszczenia w wewnętrznej sieci Uminet, na stronie internetowej Miasta oraz na dysku sieciowym W. O wszelkich zmianach w procedurach Pełnomocnik ds. SZJ informuje pracowników za pośrednictwem poczty elektronicznej, co jest jednoznaczne ze skutecznym powiadomieniem. Strona 5 / 5