Prowadzi: Grzegorz Gruca Kraków, 17 czerwca 2011 r.
Procesy fundraisingowe
Strategia rozwoju organizacji a plany fundraisingowe Strategia wieloletnia (5 lat); Długofalowe kierunki rozwoju organizacji, Cele dalekosiężne np. misje w 5 krajach, Zrównoważenie źródeł przychodów. Strategia operacyjna (roczna); Zaplanowanie kampanii w danym roku, Opis narzędzi i celów w danym roku, Trendy i rocznice uwzględnione w strategii. 3 3
Równowaga finansowa Strategia czterech nóg. 1. Środki instytucjonalne /granty, projekty, zadania zlecone/; 2. Firmy i osoby prawne /darowizny, projekty, kampanie społeczne, cause related marketing/ 3. Darczyńcy indywidualni /zbiórka publiczna, darowizny/; 4. Zasoby własne /działalność gospodarcza, odsetki, kapitał żelazny, nawiązki sądowe/ 4
1. Środki instytucjonalne Umowy ramowe np. FPA Komisja Europejska; Projekty np. współpraca z samorządem, wkład własny do projektów; Trzy lub czteroletnie projekty Komisji Europejskiej Europe Aid /np. 7% na koszty administracyjne/. 5
2. Firmy i osoby prawne Partnerstwa strategiczne na poszczególne kampanie - dobór partnerów pod kątem branży np. Pajacyk Firma Kupiec Kampania wodna Cisowianka Budowa studni i ujęć wodnych w Sudanie Południowym, Odrębna od pozostałych części programu komunikacja. 6
Mała butelka w Wielkiej sprawie. Zupełnie nowy produkt w całości dedykowany PAH. Cechy charakterystyczne: pojemność 0,33 l, etykieta z motywami afrykańskich kobiet, nakrętka z logo PAH, informacja o celach kampanii, Ogólnopolska sień dystrybucji. Cena około 1 zł. 0,33 l Cisowianki = 5l czystej wody dla Sudanu Wartość dodana, budowanie zaufania: wspólna pomoc powodzianom, zaangażowanie pracowników, wspólne mat promocyjne, wykłady na wyższych uczelniach. 7
Partnerzy i twarze akcji Partnerzy: TVN National Geographic Channel Clear Channel PR Trójka PR Jedynka Onet.pl Zumi Twarze akcji: Janina Ochojska Agata Buzek 8
CISOWIANKA Platforma do zbierania funduszy, Wsparcie reklamowe, Pozyskiwanie partnerów, Realizacja programu dla uczelni wyższych. PAH Baza ekspertów, Wsparcie merytoryczne, Realizacja programu pomocowego dla beneficjentów, Realizacja programu edukacyjnego w szkołach. 9
2. Firmy i osoby prawne In-kind produkty, usługi, zasoby, Sponsoring eventy, działania, Darowizny i granty, Mutch gifty od pracowników i firmy (np. google, pepsi, microsoft), Cause related marketing - procent od sprzedaży produkty usługi. 10
Bazy kontaktów Baza relacji z darczyńcami powinna zawierać dane: o firmie, o relacji jaka została nawiązana, kto do kogo dzwonił, w jakich okolicznościach i po co, osoba kontaktowa, funkcja, podległość, przynależność do działu jaki odpowiada za kontakty z ngo (CSR, PR, marketing, prezes, właściciel/, struktura własności (czy jest częścią koncernu), o autonomii w podejmowaniu decyzji (czy strategia CSR jest pisana w centrali czy w narodowym oddziale). 11
3. Darczyńcy indywidualni Newsletter; Eventy; Internet, fundraising on-line; Radio, telewizja; Outdoor; Zbiórki Publiczne; Telefon/SMS; Direct mailing; Direct dialogue; Dedykowane produkty; Door to door. 12
Wybieraj mądrze! Na zachodzie na ogół adres dzielnicy mówi wiele o statucie majątkowym. W Polsce też dzieje się tak coraz częściej. Należy pozyskiwać bazy, które zawierają wiele potrzebnych nam danych, takich jak: wiek, wykształcenie, zawód, stanowisko, posiadany dom/mieszkanie, samochód (marka i wiek), liczba i wiek dzieci, forma spędzania wolnego czasu, podróże (częstotliwość, kierunki) i inne. Korporacyjne pieniądze w USA stanowią zaledwie 5% całego tortu charytatywnego. 13
4. Zasoby własne Lokaty; Partnerstwo z bankiem; Gadżety; Nawiązki sądowe; Działalność gospodarcza; Kapitał żelazny. 14
Cykl życia wieloletniej kampanii fundrasindowej Obumieranie Demand Driven /odpowiedź na zapotrzebowanie/ Stabilizacja Opracowanie strategii komunikacji Zmiana, wnioskowanie dopracowanie kolejnych odsłon Wdrożenie kampanii 15
Cykl życia wieloletniej kampanii fundrasindowej Demand Driven /odpowiedź na zapotrzebowanie/ Telefony od nauczycieli, Problem niedożywienia dzieci, Opracowanie strategii komunikacji Koncepcja kampanii, Opracowanie loga, Założenia i komunikacja fundraisingowa, 16
Cykl życia wieloletniej kampanii fundrasindowej Wdrożenie kampanii Opracowanie przejrzystej komunikacji i metod mówienia o projekcie, Wiedza ekspercka potrzebna do mówienia o problemie badania, Zmiana, wnioskowanie dopracowanie kolejnych odsłon Czy termin kampanii jest właściwy, Czy komunikacja jest właściwa, Czy odpowiednio zostały dobrane kanały komunikacji, 17
Cykl życia wieloletniej kampanii fundrasindowej Stabilizacja Badania odbioru, Badania rozpoznawalności (Pajacyk poziom 70% spontanicznej rozpoznawalności), Pozyskiwanie partnerów do kolejnych odsłon wykorzystanie rozpoznawalności i identyfikacji z celem kampanii, Obudowanie programu dodatkowymi elementami FR np. programy lojalnościowe, kluby miłośników, strona www aukcje, ambasadorzy itp.. Obumieranie Ustaje powód dla którego kampania była realizowana, Wygasa zainteresowanie społeczne, Pojawia się inne źródło finansowania (granty, zadania zlecone), 18
Testujemy i weryfikujemy kampanię Analiza zbieranie danych i monitorowanie darczyńców geograficzno-ekonomiczno-społeczne /na podstawie kampanii 1%/; Badanie - dostosowanie kampanii do potencjalnych odbiorców /przekaz dostosowany do grupy docelowej/; Efektywność ostatecznym efektem kampanii jest efekt finansowy; Narzędzia - dopasowanie narzędzia fundraisingowego klucz do sukcesu kampanii, Bądź trendy - wykorzystywanie nowych narzędzi fundraisingowych /portale społecznościowe, podarnik, strona interaktywna, aplikacje na ipady/. 19
Kampanie fundrasingowe Kwantyfikatory sukcesu kampanii: Traffic internet; Interakcja akcje, komentarze dot. kampanii; Poziom udzielonego wsparcia przez Darczyńców; Poziom zaangażowania darczynców i osób zainteresowanych kampanią. 20
Podział zadań przy kampanii fundraisingowej PAH: odpowiedź na potrzebę, ustalenie celu, przygotowanie kampanii, ustalenie narzędzi fundraisingowych, mierniki sukcesu, ewaluacja; Agencja reklamowa: przygotowanie kreacji, kanały przekazu, badania focusowe (klub SOS); Dom mediowy: planowanie i zakup/pozyskanie mediów; Agencja PR: nagłośnienie problemu, poruszonego w kampanii. Firmy zewnętrzne: mailing pocztowy, mailing eletroniczny, banery reklamowe, strona www, materiały zdjęciowe, grafika. 21
Case study Kampania Wodna Pierwsze 3 kampanie samodzielne PAH, kolejne z partnerem biznesowym. 22
Case study Kampania Wodna 23
Case study Kampania Wodna Przykłady: dedykowane produkty 24
Kapitał żelazny Decyzja o budowaniu kapitału żelaznego; Powołanie rady inwestycyjnej; Strategia inwestycyjna; Opracowanie regulaminu Funduszu /zasady ustanawiania kapitału, struktura: akcje, obligacje, rynki i akceptowalne ryzyko, ile i na co można wykorzystać/; Badanie rynku instytucji zarządzających (zapytania do funduszy) konkurs; Monitoring regulacji prawnych; Pozyskiwanie partnerów instytucjonalnych i finansowych; Standardy portfela kapitału żelaznego; Raportowanie do instytucji i firm, które współtworzyły kapitał; Wykorzystywanie zgodne z regulaminem. 25
Zarządzanie zespołem fundraiserów
Rekrutacja Dobrze sformułowane ogłoszenie to podstawa /jasne oczekiwania/; Dobór właściwych kanałów dotarcia do kandydatów /własny HR lub współpraca z profesjonalistami/; Rekrutacja on-line; Wstępna rekrutacja /analiza ofert/; Spotkanie z wybranymi osobami i zadanie do wykonania; Badania predyspozycji zawodowych; 27
Rekrutacja Co się liczy u kandydatów: Doskonałe zdolności komunikacyjne /mówienie w sposób zrozumiały, umiejętność rzeczowego formułowania myśli i jasnego przedstawiania o co chodzi/, Umiejętność pisemnego formułowania próśb i ofert, Gotowość uczenia się, ciągłego poszerzania wiedzy, poznania programów, Umiejętność pisemnej i ustnej komunikacji w języku angielskim /znajomość terminologii/, Odporność na stres, Systematyczność i umiejętność pracy z bazami danych, Zdolność do podejmowania nowych, ale i tych samych wyzwań /nie zniechęcanie się/. 28
Co jest nietypowe w poszukiwaniu fundraisera W Polsce dopiero powstaje zawód profesjonalnego fundraisera. Przy rekrutacji nowego pracownika rzadko przychodzi kandydat, który ma za sobą prawdziwe doświadczenie fundraisingowe. W związku z tym większą rolę w rekrutacji odgrywają: charakter, predyspozycje, gotowość uczenia się i mierzenia z wyzwaniami. 29
Organizacja zespołu Fundraiser instytucjonalny: kontakty z dużymi organizacjami i darczyńcami instytucjonalnymi np. ECHO, US Aid, Europe Aid, Pol Aid, Trusty, duże międzynarodowe NGO s, Znajomość i monitorowanie prawa w zakresie zbiórek /MSWiA/, odpowiedzialność za dokumentację, korespondencję, sprawozdania, audyty, odpowiedzialność za złożenie i rozliczenie wniosku, monitoring potencjalnych źródeł pozyskania środków i weryfikacja kryteriów aplikacji, koordynowanie działań rady inwestycyjnej, kontakty z funduszami inwestycyjnymi zarządzającymi kapitałem żelaznym. 30
Organizacja zespołu Fundraiser biznesowy: określanie obszarów zainteresowania, typowanie firm, sektorów na potrzeby danej akcji, prowadzenie bazy relacji z darczyńcami, dbałość o wizualizacje współpracy na stronach i w komunikacji zewnętrznej /banery partnerskie/, tworzenie zasad współpracy i negocjacje, podpisywanie umów i monitorowanie ich realizacji z obu stron, 31
Organizacja zespołu Asystent działu/ młodszy fundraiser: wysyłanie ofert, kontakty telefoniczne, fundraising rzeczowy i usług, obsługa baz danych, analiza wpłat od osób fizycznych, kontakty z darczyńcami indywidualnymi, potwierdzanie darowizn, wystawianie podziękowań, tworzenie zestawień i statystyk na potrzeby działu na podstawie danych z księgowości, 32
Integracja Pokazywanie wspólnych celów /utożsamianie się z nimi/; Świadomość drogi do sukcesu; Klarowny podział zadań; Komunikacja jako kluczowy element integracji i współpracy zespołu; Spotkania zespołu, wspólne uzgadnianie harmonogramów, jasne artykułowanie oczekiwań, oceny okresowe SOP; Wspólne pisanie strategii działu; Identyfikacja z celami organizacji. 33
Motywacja Budowanie poczucia stabilności /umowy o pracę na czas nieokreślony/; Przekonanie o celowości i wadze realizowanych projektów /np. ratowanie ludzkiego życia i zdrowia/; Identyfikacja z celami organizacji; Bonusy /nauka języków obcych, szkolenia, benefit/; Fundusz socjalny; Zadaniowe podejście do pracownika /zadanie a nie czas/; Uporządkowana struktura /zasada jednego szefa/; Awans poziomy a nie pionowy; Przekazywanie co raz większej odpowiedzialności i samodzielności. 34
Komunikacja Sprawny przepływ informacji: zebrania koordynacyjne /projektowe i ogólne/; Ustalony obieg maili; Jasne zasady odpowiedzialności, komunikacja od jednego szefa; Siatka odpowiedzialności pomiędzy szefami; Szef jest informowany o zadaniach podwładnych i on decyduje o priorytetach; Intranet; 35
Informacje Jasne zasady co jest jawne, a co nie; Transparentność jako podstawa działania; Raporty na stronach; Umowy z klauzulami poufności /o produkcji i cenach/; Ochrona interesów partnera biznesowego; Algorytmy naliczania środków dla organizacji; Mechanizm kontrolny w obie strony (organizacja dostęp do dokumentów księgowych, darczyńca wgląd do dokumentów księgowych i dokumentacji projektów) 36
Kompetencje Jasny zakres obowiązków i kompetencji; Znajomość zasad wewnętrznych w organizacji; Ramy programowe każdego projektu; Fundraiser jest odpowiedzialny za cały proces pozyskania środków w tym negocjacji umowy fundraisingowej; Umowa jest podpisywana zgodnie z reprezentacją organizacji; Treść i zapisy umowy są zatwierdzane przez kancelarię prawną; Wiedza o obszarach i firmach, z którymi organizacja nie będzie współpracowała np. producenci broni, alkoholu dla programów młodzieżowych. 37
Eksmisja Poszukują lepiej płatnej pracy lub ciekawszego projektu; Specjalizują się w określonych działaniach fundraisingowych np.. Pisanie projektów europejskich; Przechodzą do sektora komercyjnego; Wypalenie zawodowe i stres; Otrzymują atrakcyjne oferty pracy od innych organizacji, która liczy na wykorzystanie kontaktów zdobytych w czasie pracy w PAH i szybkie i spektakularne efekty fundraisigowe; Wybór realizacji własnych projektów dzięki zdobytym umiejętnościom. 38
Refleksja Umiejętność wyboru priorytetów i konsekwentne ich realizowanie we współpracy z innymi działami; Poczucie, że zespół jest słabo motywowany przez szefa; Dedykowanie zadań i pilnowanie ich realizacji; Pozwolić na samodzielność fundraiserom, samodzielne spotkania z firmami, tak jakbyśmy prowadzili je sami; Poświęcanie właściwej ilości czasu na komunikację z działem. 39
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ. Grzegorz Gruca