PRZYKŁADOWE OPISY STANOWISK PRACY

Transkrypt

1 Załącznik_12_Podręcznik dla Absolwenta OPIS STANOWISKA PRACY_PRZYKŁADY PRZYKŁADOWE OPISY STANOWISK PRACY OPIS STANOWISKA PRACY Stanowisko ds. administracyjno-organizacyjnych Dane podstawowe Nazwa instytucji: Komórka organizacyjna urzędu: URZĄD GMINY SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY ADMINISTRACYJNO-ORGANIZACYJNYCH Stanowisko do spraw: Główne zadania realizowane na stanowisku pracy i rola stanowiska w realizacji tych zdań Współpracuje z organizacjami pożytku publicznego w obszarach określonych uchwałą rady gminy poprzez m.in. zlecanie i powierzanie zadań gminy do realizacji tym organizacjom, utrzymywanie bieżących kontaktów z organizacjami prowadzącymi działalność statutową w zakresie przedmiotowo zbieżnym z zadaniami gminy. Odpowiada za ogłaszanie i przeprowadzanie otwartych konkursów ofert na zlecanie wykonania zadań własnych gminy organizacjom pożytku publicznego oraz prowadzi sprawy związane z przyjmowaniem, analizowaniem, sprawdzaniem ofert składanych przez te organizacje, sporządzaniem umów, nadzoruje i przeprowadza kontrole zgodności wydatkowania przekazanych przez gminę dotacji organizacjom z zadaniami wynikającymi z zawartych umów. Prowadzi sprawy socjalne pracowników urzędu oraz jednostek organizacyjnych gminy zgodnie z przyjętym regulaminem oraz ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Prowadzi rejestr instytucji kultury z terenu gminy i dokonuje jego aktualizacji. Zapewnia prawidłowy obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Urzędu, w tym celu prowadzi rejestr korespondencji i przekazuje ją komórkom organizacyjnym zgodnie z dekretacją przełożonych oraz zapewnia prawidłową obsługę systemów elektronicznych, w tym przyjmowanie i przekazywanie korespondencji drogą elektroniczną: , e-obieg, ESP. Przygotowuje i prowadzi obsługę spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta oraz posiedzeń i spotkań Rady i jej komisji. Udziela interesantom pełnych informacji o kompetencjach urzędu i jednostek organizacyjnych gminy i kieruje ich do właściwych komórek merytorycznych w celu załatwienia spraw. Niezbędna samodzielność i inicjatywa Stanowisko wymaga samodzielności oraz umiejętności stosowania i interpretacji przepisów prawa. Pracownik realizuje zadania z zakresu ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, z zakresu działalności pożytku publicznego i wolontariatu, odpowiada za zgodny z instrukcją kancelaryjną dla organów gmin obieg korespondencji w urzędzie (przyjmowanie i rozdzielanie), prowadzi obsługę organów gminy. Bezpośredni przełożony ogranicza się jedynie do podpisywania przygotowanych dokumentów oraz bieżącej kontroli zadań wykonywanych na stanowisku pracy. Warunki pracy Podstawowy system czasu pracy - czas pracy od 7.30 do od poniedziałku do piątku. Zatrudnienie: pełny etat, umowa o pracę. Wynagrodzenie zasadnicze: maksymalny poziom wynagrodzenia ustalony dla XVI kategorii zaszeregowania w Regulaminie wynagradzania pracowników Urzędu Gminy. Stanowiska pracy: od młodszego referenta do inspektora. Kategoria zaszeregowania: VIII XVI.

2 Wymagane kompetencje Wykształcenie Znajomość języków obcych Inne kompetencje, wiedza lub umiejętności Niezbędne Wykształcenie średnie o profilu ogólnym lub zawodowym umożliwiające wykonywanie zadań na stanowisku urzędniczym Dodatkowe Wykształcenie wyższe, preferowany profil wykształcenia prawo, administracja. Język obcy Poziom Język obcy Poziom - - j. angielski komunikatywny Wiedza: Znajomość przepisów dotyczących: - kompetencji organów gminy, zadań gminy (ustawa o samorządzie gminnym, statut gminy), - postępowania administracyjnego, - znajomość instrukcji kancelaryjnej i zasad archiwizacji dokumentów, - zasad pobierania opłaty skarbowej, - znajomość ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o udostępnianiu informacji publicznej, - zasad gospodarowania funduszem socjalnym (ustawa o zakładowym funduszu socjalnym), - znajomość ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (zasady powierzenia i zlecania zadań gminy organizacjom pożytku publicznego), Umiejętności psychospołeczne i osobowościowe: - umiejętność poszukiwania i selekcji informacji, - sumienność, dokładność, rzetelność, terminowość, - umiejętność rozwiązywania problemów i działania w sytuacjach kryzysowych (praca z trudnym klientem), - umiejętność komunikowania się, łatwego nawiązywania kontaktów, - umiejętność pracy w zespole, - umiejętność dobrej organizacji pracy, - wysoka kultura osobista, - samodzielność w podejmowaniu decyzji. Inne umiejętności: - biegła znajomość obsługi komputera (środowisko Windows, pakiet Microsoft Office, Internet Explorer)

3 OPIS STANOWISKA PRACY Przedstawiciel handlowy Nazwa stanowiska Cel stanowiska Podległość służbowa Warunki pracy Zakres obowiązków Kryteria oceny pracy Wymagania kwalifikacyjne i kompetencje Przedstawiciel handlowy sprzedaż produktów firmy reprezentacja firmy na rynku zbieranie informacji o działaniach konkurencji / monitorowanie rynku Regionalny Menedżer Sprzedaży elastyczny czas pracy, 40 h tygodniowo, 80% pracy poza siedzibą, u klientów wykonanie indywidualnego planu sprzedaży, a w szczególności: negocjowanie warunków transakcji, ustalanie szczegółowych warunków współpracy i jej realizacja zgodnie z przepisami prawa i przyjętymi w firmie standardami, realizacja specyficznych życzeń i zamówień klientów, realizacja formalnych aspektów kontaktów z klientem (zamówienia, umowy, rozliczenia) zgodnie z obowiązującymi w firmie standardami, reprezentacja firmy wobec konkretnego, indywidualnego klienta, utrzymywanie stałego kontaktu z istniejącymi klientami nawiązywanie kontaktów z potencjalnymi klientami (pozyskiwanie nowych klientów) przygotowywanie i prezentacja oferty handlowej firmy monitorowanie rynku i działań konkurencji w celu sugerowania udoskonaleń i zmian w produktach (usługach) przedsiębiorstwa, realizacja określonych i zatwierdzonych przez bezpośredniego przełożonego działań marketingowych i promocyjnych na określonym terenie, przedstawianie uwag i życzeń klientów dotyczących produktów (usług) przedsiębiorstwa, planowanie indywidualnego czasu pracy i działanie w zawartych w nim ramach, opracowywanie raportów z wykonywanych działań terminowo i zgodnie z przyjętymi w firmie standardami, samoocena efektywności podejmowanych działań, uczestnictwo w naradach okresowych w regionalnym oddziale firmy indywidualnie zrealizowany wzrost przychodów ze sprzedaży produktów i usług, liczba nowych klientów w danym okresie, liczba reklamacji i skarg dotyczących pracy przedstawiciela handlowego, procent zrealizowanych zamówień na 100 wizyt handlowych adekwatność postaw i zachowań przedstawiciela handlowego do kultury organizacyjnej i wizerunku organizacji Wykształcenie wyższe, dyplom studiów wyższych (kier.: marketing, zarządzanie, ekonomia) Doświadczenie związane z obszarem sprzedaży lub marketingu. Wiedza biegła znajomość produktów (usług) i branży znajomość technik sprzedaży dobra orientacja w sytuacji na rynku

4 znajomość głównych wytycznych strategii firmy Umiejętności twarde : biegła, praktyczna znajomość pakietu MSOffice (włącznie z Accessem) dobra, praktyczna znajomość j. angielskiego dobra znajomość wew. Programu raportowania i obiegu dokumentów Rp&Db bardzo dobra umiejętność prowadzenia prezentacji (dla prac. wg wew. standardów firmy) Kompetencje wg poziomów wskazanych w firmowej książce kompetencji poprawne wnioskowanie rozwiązywanie problemów podejmowanie decyzji innowacyjność odporność na stres orientacja na wynik nastawienie na jakość wytrwałość / konsekwencja w działaniu pewność siebie elastyczność myślenia elastyczność działania współpraca samodzielność odpowiedzialność prezencja/kultura osobista efektywne przekazywanie informacji umiejętność słuchania wywieranie wpływu, przekonywanie, perswazja umiejętność obrony własnego zdania negocjowanie prowadzenie prezentacji asertywność

5 OPIS STANOWISKA PRACY Sekretarka, Asystentka Nazwa stanowiska Cel stanowiska Sekretarka, Asystentka Podległość służbowa Kierownik Biura Warunki pracy Zakres obowiązków Wykonywanie nieskomplikowanych prac biurowych i administracyjnych Czas pracy: limitowany, stałe godziny pracy Wynagrodzenie: stałe Stopień samodzielności: zależny od specyfiki firmy Miejsce pracy: 100% czasu w biurze odbieranie rozmów telefonicznych i łączenie z odpowiednimi osobami przyjmowanie, nadawanie i rejestrowanie korespondencji i przesyłek tworzenie korespondencji biznesowej prowadzenie terminarza spotkań Kryteria oceny pracy uprzejmość obsługi wszystkich interesantów sumienność wykonywania pracy Wymagania kwalifikacyjne i kompetencje średnie wykształcenie (studium sekretarskie) wysoki poziom kultury osobistej obsługa sprzętu biurowego umiejętność obsługi pakietu biurowego (np. MS Office) znajomość języków obcych umiejętności komunikacyjne (prowadzenie rozmów telefonicznych i korespondencji biznesowej) umiejętność obsługi komputera umiejętność sprawnego pisania na komputerze dobra organizacja pracy sumienność

6 OPIS STANOWISKA PRACY UJĘCIE GRAFICZNE