Biuro ds. Promocji i Informacji

Transkrypt

1 Biuro ds. Promocji i Informacji 1. Biuro ds. Promocji i Informacji BPI jest jednostką organizacyjną powołaną do podejmowania działalności mającej na celu promocję Politechniki Warszawskiej, wspomaganie promocji w zakresie rekrutacji oraz prowadzenie i udostępnianie baz informacyjnych PW. 2. Zakres działania Biura ds. Promocji i Informacji obejmuje: 1) prowadzenie strony internetowej PW, w tym: redagowanie zamieszczanych tekstów, dbanie o rozwój serwisu oraz nadzór nad wyglądem strony; 2) koordynację i nadzór nad serwisem internetowym jednostek organizacyjnych PW w zakresie dostosowania ich wyglądu do wyglądu głównej strony internetowej PW; 3) opracowanie i zgłaszanie propozycji do strategii rozwoju PW w zakresie promocji i informacji; 4) realizacja strategii promocyjno-informacyjnej PW oraz wskazywanie działań korzystnych dla rozwoju PW; 5) opracowywanie, redagowanie i dystrybucja ogólnouczelnianych materiałów informacyjno-promocyjnych tj.: foldery, albumy, informatory, filmy - na zasadach określonych w przepisach wewnętrznych; 6) koordynowanie i nadzór nad wydawaniem materiałów informacyjno-promocyjnych przez jednostki PW; 7) udzielanie informacji, w tym telefonicznie oraz drogą ową; 8) organizacja wycieczek dla szkół oraz interesariuszy spoza PW; 9) zlecanie dystrybucji ogłoszeń w ramach systemu tablic i słupów informacyjnych; 10) wspomaganie promocji PW w zakresie rekrutacji, a w szczególności współudział w organizowaniu Dni Otwartych oraz organizowanie spotkań z kandydatami na studia; 11) współudział w organizowaniu Dnia Politechniki Warszawskiej; 12) organizowanie oprawy promocyjnej (zdjęcia, materiały, prezentacje) podczas wizyt gości na Politechnice Warszawskiej finansowanych z funduszy jednostek organizacyjnych; 13) systemową współpracę z mediami w zakresie rozpowszechniania informacji na temat osiągnięć, wydarzeń, oferty dydaktycznej i innych aktywności PW; 14) prowadzenie Bazy Platformy Ekspertów PW; 15) podejmowanie wszelkiej działalności mającej na celu promocję PW, w tym kształtowanie jej pozytywnego wizerunku, a w szczególności opracowywanie zaleceń dotyczących kontaktowania się z mediami; 16) podejmowanie działań mających na celu zbudowanie silnej marki Politechniki Warszawskiej; 17) koordynację imprez organizowanych w PW, w tym: jubileusze, koncerty, wystawy, festiwale, targi, konkursy, turnieje oraz zapewnienie oprawy promocyjnej, tj. zaproszenia, materiały informacyjne, nagłośnienie w mediach, finansowanych z funduszy jednostek organizacyjnych; 18) opracowywanie analiz i gromadzenie danych w zakresie rankingów; 19) współpracę z jednostkami Politechniki Warszawskiej, Radą Doktorantów PW, Samorządem Studentów, kołami naukowymi, Stowarzyszeniem Absolwentów i Przyjaciół PW oraz innymi organizacjami działającymi na terenie PW w zakresie promocji i informacji.

2 3. Komórkami organizacyjnymi Biura ds. Promocji i Informacji są: 1) Sekcja ds. Rankingów i Gromadzenia Danych, do której zakresu zadań należy: a) udział w rankingach w imieniu PW, b) analiza kryteriów rankingowych, c) przekazywanie informacji i analiza pozycji rankingowych, d) zbieranie danych oraz nadzorowanie procesu ich zbierania, e) gromadzenie i wykorzystywanie dla celów promocji PW informacji nt. wykazów prowadzonych badań naukowych, organizowanych konferencji, oferty dydaktycznej i wydawniczej itp., f) wskazywanie trendów oraz wyciąganie wniosków na podstawie dostarczonych danych, g) kontrola jakości danych; 2) Sekcja Promocji i Informacji w Internecie, do której zakresu zadań należy: a) tworzenie, redagowanie i zamieszczanie treści oraz multimediów na stronie internetowej Politechniki Warszawskiej oraz w serwisach pokrewnych zarządzanych przez Uczelnię, b) prowadzenie serwisu internetowego PW w języku angielskim, c) tworzenie, redagowanie i planowanie tekstów w mediach społecznościowych - zarządzanie społecznościami, d) monitoring działań i raportowanie, e) koordynowanie, moderowanie i aktywizowanie obecności PW w mediach społecznościowych, f) umacnianie pozytywnego wizerunku Uczelni, g) prowadzenie projektów marketingowo-internetowych, h) wykonywanie dokumentacji fotograficznej i obróbka zdjęć, i) współpraca z jednostkami administracji publicznej, organizacjami samorządowymi oraz firmami w zakresie dotyczącym wizerunku PW w Internecie, j) stała współpraca z jednostkami PW w tworzeniu i aktualizowaniu informacji zawartych na stronie www i innych serwisach zarządzanych przez sekcję, k) monitorowanie mediów w zakresie obecności w nich Politechniki Warszawskiej, l) kontrola oraz analiza wyników oglądalności strony PW pod kątem atrakcyjności dla użytkowników, wprowadzanie na bieżąco korekt wydawniczych w celu poprawy wyników serwisu, m) współpraca przy tworzeniu komunikatów prasowych, tworzenie prezentacji multimedialnych, n) podejmowanie decyzji o konieczności rozbudowy, modernizacji serwisów, o) współpraca z jednostkami organizacyjnymi PW w zakresie dostosowania wyglądu graficznego stron jednostek PW do wyglądu strony głównej PW, p) współpraca z Centrum Informatyzacji Politechniki Warszawskiej w zakresie prowadzenia, rozbudowy i utrzymywania serwisów prowadzonych przez sekcję, q) realizacja wszelkich innych zadań mających na celu promocję Politechniki Warszawskiej; 3) Sekcja ds. Administracji i Imprez Cyklicznych, do której zakresu zadań należy: a) dbanie o poprawny obieg dokumentów wewnętrznych w ramach zadań jednostki, b) weryfikowanie umów, zamówień i innych dokumentów, c) obsługa o charakterze finansowo-księgowym w ramach Funduszu Promocji Uczelni,

3 d) nadzór nad poprawnym wykorzystaniem zasad identyfikacji wizualnej Uczelni, e) nadzór nad wydarzeniami realizowanymi na Politechnice Warszawskiej (prowadzenie kalendarza wydarzeń), f) przygotowanie założeń dotyczących opracowywanych wydarzeń, g) przygotowanie harmonogramów, h) koordynacja działań podczas przygotowania i realizacji wydarzeń, i) realizacja poszczególnych zadań w ramach przygotowywania i realizacji wydarzeń, j) rezerwacja sal, wybór cateringu oraz pozostałych dostawców (w zależności od potrzeb) w ramach działania jednostki, k) weryfikacja i wybór materiałów i metod dotarcia do odbiorców wydarzeń, l) wybór i organizacja targów/udziału w targach; 4) Sekcja ds. Marki i Materiałów Promocyjnych, do której zakresu zadań należy: a) współtworzenie i realizacja długofalowej strategii Marki PW, b) współtworzenie i koordynacja poszczególnych zadań w ramach realizowanych akcji promocyjnych, c) budowanie relacji ze środowiskiem akademickim, d) zarządzanie obecnością Marki PW w mediach, e) koordynacja kampanii z wykorzystaniem Marki PW, f) udział w budowie obrazu/odbioru Marki PW w grupach docelowych, g) zapewnienie właściwego obiegu oraz ewidencja dokumentów dotyczących Marki PW, h) weryfikacja realizacji założeń strategii i polityki Marki PW w poszczególnych jednostkach, i) ochrona wizerunku Uczelni, dbałość o spójność komunikatów promocyjnych i PR we współpracy z Biurem Rektora w ramach zadań rzecznika uczelni, j) nadzór nad poprawnym wykorzystaniem zasad identyfikacji wizualnej Uczelni, k) opracowywanie raportów dot. realizowanych zmian, l) bieżąca opieka nad zawartością portali komunikacji wewnętrznej zarządzanych przez BPI, ł) przygotowywanie materiałów wykorzystywanych w komunikacji wewnętrznej, m) analiza działań marketingowych, n) opracowywanie materiałów reklamowych, o) zamawianie i dystrybucja materiałów promocyjnych, w tym odpłatna dystrybucja w internecie, p) weryfikacja i wybór materiałów i metod dotarcia do odbiorców wydarzeń, r) realizacja poszczególnych zadań w ramach przygotowywania i realizacji wydarzeń. 5) Sekcja ds. Popularyzacji Nauki, do której zakresu zadań należy: a) przygotowywanie artykułów z cyklu Badania Innowacje Technologie (BIT PW): wyszukiwanie tematów, przeprowadzanie rozmów, pisanie tekstów, wykonywanie zdjęć i realizacja krótkich materiałów filmowych ilustrujących artykuły, b) promocja tekstów z cyklu BIT PW w mediach, c) dbanie o dobre relacje z dziennikarzami: utrzymywanie z nimi stałego kontaktu, spotkania, pomoc w kontaktach z naukowcami związanymi z Politechniką Warszawską,

4 d) monitorowanie mediów, szczególnie pod kątem informacji, które mogą zostać przedstawione w cyklu BIT PW, e) prowadzenie mediów społecznościowych Politechniki Warszawskiej z wiązanych z popularyzacją nauki (profil Facebook: Badanie-Innowacje-Technologie), f) stała współpraca z Wydziałami oraz innymi jednostkami i organizacjami Politechniki Warszawskiej w zakresie promocji badań naukowych osób g) stała współpraca z jednostkami administracji publicznej, organizacjami samorządowymi oraz firmami w zakresie promocji badań naukowych osób h) prowadzenie bloga Politechniki Warszawskiej Plac Politechniki 1, i) nadzorowanie prac nad stworzeniem strony internetowej dedykowanej cyklowi Badania Innowacje Technologie oraz późniejsze jej prowadzenie, j) nadzorowanie prac nad wydawnictwem papierowym poświęconym cyklowi Badania Innowacje Technologie, k) organizacja warsztatów dla pracowników i studentów PW dotyczących popularyzacji nauki, komunikacji i wystąpień publicznych, l) organizacja wydarzeń popularyzujących naukę i promujących osoby związane z Politechniką Warszawską, m) umacnianie pozytywnego wizerunku Politechniki Warszawskiej, szczególnie jako czołowego ośrodka naukowo-badawczego w kraju i miejsca, gdzie powstają przełomowe odkrycia i wynalazki.. 5) Sekcja ds. Popularyzacji Nauki, do której zakresu zadań należy: a) przygotowywanie artykułów z cyklu Badania Innowacje Technologie (BIT PW): wyszukiwanie tematów, przeprowadzanie rozmów, pisanie tekstów, wykonywanie zdjęć i realizacja krótkich materiałów filmowych ilustrujących artykuły, b) promocja tekstów z cyklu BIT PW w mediach, c) dbanie o dobre relacje z dziennikarzami: utrzymywanie z nimi stałego kontaktu, spotkania, pomoc w kontaktach z naukowcami związanymi z Politechniką Warszawską, d) monitorowanie mediów, szczególnie pod kątem informacji, które mogą zostać przedstawione w cyklu BIT PW, e) prowadzenie mediów społecznościowych Politechniki Warszawskiej z wiązanych z popularyzacją nauki (profil Facebook: Badanie-Innowacje-Technologie), f) stała współpraca z Wydziałami oraz innymi jednostkami i organizacjami Politechniki Warszawskiej w zakresie promocji badań naukowych osób g) stała współpraca z jednostkami administracji publicznej, organizacjami samorządowymi oraz firmami w zakresie promocji badań naukowych osób h) prowadzenie bloga Politechniki Warszawskiej Plac Politechniki 1, i) nadzorowanie prac nad stworzeniem strony internetowej dedykowanej cyklowi Badania Innowacje Technologie oraz późniejsze jej prowadzenie, j) nadzorowanie prac nad wydawnictwem papierowym poświęconym cyklowi Badania Innowacje Technologie,

5 k) organizacja warsztatów dla pracowników i studentów PW dotyczących popularyzacji nauki, komunikacji i wystąpień publicznych, l) organizacja wydarzeń popularyzujących naukę i promujących osoby związane z Politechniką Warszawską, m) umacnianie pozytywnego wizerunku Politechniki Warszawskiej, szczególnie jako czołowego ośrodka naukowo-badawczego w kraju i miejsca, gdzie powstają przełomowe odkrycia i wynalazki.