Jak skutecznie wykorzystać system zarządzania JST do poprawy jakości życia mieszkańców?

Transkrypt

1 Jak skutecznie wykorzystać system zarządzania JST do poprawy jakości życia mieszkańców? Konferencja zamykająca realizację innowacyjnego projektu partnerskiego MJUP Krótka prezentacja innowacyjnego projektu partnerskiego Monitorowanie jakości usług publicznych jako element zintegrowanego systemu zarządzania jednostkami samorządu terytorialnego Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.6 Projekty innowacyjne Lider projektu: Gmina Miejska Kraków - Urząd Miasta Krakowa Partner projektu: Gmina Miejska Poznań - Urząd Miasta Poznania Warszawa, listopada 2015 r. 1

2 Krótko o GENEZIE PROJEKTU Kraków i Poznań należą do pierwszych polskich miast, w których wdrożono budżety zadaniowe (odpowiednio i 2000). Decyzje ta sprawiły, że w następnych latach każdy z tych samorządów rozwijał swój system zarządzania, w celu poprawy efektywności i skuteczności działań. W Krakowie, w drugiej połowie lat 2000 uświadomiliśmy sobie, że dalsza poprawa efektów i rezultatów działań wymagała wdrożenia zestawu nowoczesnych i innowacyjnych metod i narzędzi zarządzania takich, jak: 1 2 Narzędzie IT wspomagające gromadzenie i analizę danych dotyczących planowania i monitorowania zadań budżetowych w powiązaniu ze SRK i WPF Katalog wskaźników do zarządzania na poziomie strategicznym, w tym wskaźników jakości życia oraz rozwój metod komunikacji z mieszkańcami Byliśmy też przekonani o potrzebie integracji narzędzi zarządzania w JST, w szczególności budżetu zadaniowego, wieloletniej prognozy finansowej, programów strategicznych. Wiosną 2010 r. pojawiała się możliwość wystąpienia w konkursie nr 3/POKL/5.2.1/2009/IN organizowanym przez MSWiA. Opracowaliśmy i złożyliśmy wniosek. 2

3 Cel ogólny projektu: sformułowaliśmy w postaci dwóch przedstawionych niżej postulatów: 1. Ukształtować usługi publiczne w komunikacji z adresatamiklientami i monitorować wspólnie z nimi jakość, dokonując w razie potrzeby zmian 2. Gromadzić i wykorzystywać informacje dotyczące potrzeb, zarządzania strategicznego i działalności operacyjnej dla oceny, a także poprawy skuteczności i efektywności działań jst. 3

4 Ramowy harmonogram Zadanie 1 (ETAP I) - Opracowanie wstępnej wersji produktu oraz strategii wdrażania projektu Zadanie 2 (ETAP II) - Pilotażowe wdrożenie produktu w Krakowie i Poznaniu, zebranie i analiza danych z wdrożenia, zewnętrzna ewaluacja i walidacja rezultatów Zadanie 3 - Opracowanie ostatecznej wersji produktu Zadanie 4 - Upowszechnianie produktu (Etap III) Zadanie 5 - Zarządzanie projektem

5 Najważniejsze elementy Produktu finalnego: 1. Zestaw zasad ogólnych - wymagań i zaleceń - dla JST wynikających z Modelu zarządzania zintegrowanego. 2. Przykłady aktów kierowania wdrażających ww. zasady. 3. Koncepcja budowy Katalogu wskaźników jakości życia i usług publicznych, metody i narzędzia prowadzenia badań społecznych oraz przykładowy Katalog, zawierający m.in. wyniki badań opinii mieszkańców. 4. System informatyczny STRADOM wspomagający: planowanie i realizację celów oraz zadań, monitorowanie na poziomie strategicznym i operacyjnym, zarządzanie ryzykiem, audyt i kontrolę oraz oferujący raporty we wszystkich ww. obszarach zarządzania 5. Podręcznik zarządzania strategicznego JST przy wykorzystaniu systemu STRADOM 5

6 Koncepcja i katalog wskaźników jakości życia (JŻ) & jakości usług publicznych (JUP) Koncepcja Dziedzin życia/ zarządzania usług publicznych wskaźników JŻ & JUP Kluczowe kroki do opracowani lokalnego Katalogu wskaźników JŻ & JUP Katalog wskaźników JŻ & JUP: kontekstowych strategicznych obiektywnych subiektywnych Przykłady wdrożenia katalogu wskaźników JŻ & JUP w administracji w celu poprawy procesu decyzyjnego 6

7 Różne typy i źródła wskaźników JŻ & JUP Katalog wskaźników JŻ & JUP Zestaw miar zdefiniowany dla każdej dziedziny zarządzania w celu diagnozowania jej sytuacji i oceny podejmowanych działań Kontekstowe wskaźniki wpływ administracji jest mały Strategiczne wskaźniki administracja ma na nie wpływ Obiektywne wskaźniki bazują na publicznych rejestrach i statystykach Subiektywne wskaźniki pochodzące z badań społecznych 7

8 W jaki sposób wskaźniki JŻ & JUP mogą poprawić samopoczucie mieszkańców Wskaźniki JŻ & JUP mogą być użyte do: Diagnozy bieżącej sytuacji dziedzin zarządzania / życia, kierunki zmian i działań, identyfikacja ryzyk & wyzwań Mierzenia rezultatów na poziomie celów Strategii Rozwoju Mierzenia rezultatów programów strategicznych, tak, aby... Mierzenia jakości usług publicznych na poziomie strategicznym Raporty dla decydentów i obywateli na temat stanu miasta, oceny programów i usług publicznych 8

9 Wpływ działań administracji publicznej na zadowolenie i jakość życia Ogólne zadowolenie Zadowolenie z życia w mieście Zadowolenie z życia w ramach dziedzin zarządzania Wskaźniki strategiczne pokazują rezultaty programu & jakość usług publicznych Subiektywne wskaźniki pokazują poziom satysfakcji z usług we wszystkich dziedzinach oraz wagę każdej z nich Zadowolenie z życia w ramach dziedzin wpływa na ogólne zadowolenie z życia w mieście Rezultaty programów Usługi publiczne 4 Zadowolenie z życia w mieście jest ważną częścią ogólnego zadowolenia z życia 9

10 System STRADOM wspomaga: wieloletnie & roczne planowanie działań + planowanie finansowe Monitoring + ewaluacja na poziomach: strategiczny m & operacyjnym Zarządzanie ryzykiem + audyt wewnętrzny + audyt bezpieczeństwa informacji hurtownia powyższych danych + dane księgowe + zestaw raportów 10

11 System STRADOM: Produkt = co zostało osiągnięte (więcej szczegółów) Połączenie twardych danych oraz wyników badań opinii publicznej zaprezentowanych w katalogu wskaźników JŻ i JUP Planowanie i monitorowanie rezultatów (mierzonych przez wskaźniki JŻ & JUP) oraz kosztów w programach Możliwość oceny produktów zadań budżetowych (poprzez wskaźniki efektywności oraz skuteczności) oraz kamieni milowych w zadaniach projektowych, Identyfikacja oraz ocena ryzyk m.in. dla programów, produktów zadań oraz zasobów informacyjnych, Opracowanie planów audytu, w tym audytów bezpieczeństwa informacji w oparciu o mapę ryzyka oraz wdrażanie wydanych rekomendacji + ocena ich realizacji Zestaw standardowych statycznych i dynamicznych raportów Integruje dane finansowe & niefinansowe, poprawia jakość informacji Pokazuje jak zasoby i działania wpływają na wyniki i rezultaty Wyjaśnia kluczowe ryzyka na wszystkich poziomach zarzadzania 11

12 Produkt i rezultat projektu (w skrócie) PRODUKT Nowe narzędzia informacyjne wspierające zintegrowany system zarządzania JST REZULTAT Administracja publiczna posiadająca lepszy wgląd w preferencje interesariuszy oraz narzędzia, aby działać bardziej profesjonalnie, tzn. efektywniej, skuteczniej i transparentnie 12

13 Produkt jest dostępny na stronie Produkt został zaprezentowany podczas konferencji upowszechniającej 15 maja 2015 r. w Krakowie. Udostępniona została wersji DEMO Systemu STRADOM, jako wersja do przeglądania danych z Krakowa oraz wersja do testowania i wprowadzania danych własnych jednostek, Zostało zapewnione wsparcia ekspertów i konsultantów zewnętrznych w zakresie : o o o Upowszechnianie produktu finalnego projektu MJUP dla JST zainteresowanych produktem rozwoju systemu zarządzania, wdrażania Systemu STRADOM, dostosowania Katalogu wskaźników JŻ i JUP oraz narzędzi badawczych do potrzeb informacyjnych JST o zapewnienie szkoleń dla JST zainteresowanych produktem. Trwa kampania prasowa promująca produkt projektu ( Wspólnota, Rzeczpospolita, portale samorządowe ) Produkt prezentowany był także na 8. Europejskiej Konferencji Jakości w Luksemburgu w październiku br., gdzie wzbudził duże zainteresowanie. 13

14 Upowszechnianie produktu finalnego projektu MJUP dla JST zainteresowanych produktem Miasta na prawach powiatu: Warszawa, Gdańsk, Lublin, Dąbrowa Górnicza, Tarnów, Krosno, Miasta i gminy należące do Krakowskiego Obszaru Funkcjonalnego: Czernichów, Michałowice, Niepołomice, Skawina, Zielonki, Jutro poznamy opinie ww. samorządów oraz ekspertów na temat naszego produktu i dowiemy się w jakim zakresie może on być przydatny dla nich obecnym etapie rozwoju. 14

15 Dziękuję za uwagę 15