Plan Komunikacji projektu samooceny CAF. Gminy Zapolice. Zapolice, lipiec 2011

Transkrypt

1 1 Plan Komunikacji projektu samooceny CAF Gminy Zapolice Zapolice, lipiec

2 2 SPIS TREŚCI: str. Wprowadzenie Projekt wdrożenia metody CAF w Urzędzie Plan komunikacji uczestników wdrożenia metody CAF w Urzędzie Dostawca informacji Częstotliwość dostarczania komunikatów na temat projektu Metody komunikacji Kanały komunikacji Mobilizacja pracowników Urzędu na rzecz zaangażowania w proces samooceny

3 3 Wprowadzenie Celem niniejszego dokumentu jest określenie planu komunikacji dla projektu wdrożenia metody samooceny CAF w Gminie Zapolice. W szczególności w dokumencie określono: Cel projektu wdrożenia metody CAF, Strony zainteresowane projektem oraz ich potrzeby komunikacyjne, Sposób, formę i częstotliwość informacji na temat realizowanego projektu, przekazywanej odbiorcom komunikatu, (załącznik do planu komunikacji No. 1), Sposób mobilizacji pracowników na rzecz zaangażowania w proces samooceny. 1. Projekt wdrożenia metody CAF w Urzędzie Powszechny Model Oceny (ang. Common Assessment Framework) CAF polega na przeprowadzeniu samooceny w celu identyfikacji obszarów zarządzania, które wymagają uwagi i działań w Urzędzie. Metoda samooceny CAF opiera się na założeniu, iż osiągnięcie sukcesu działań Urzędu zależy od: Jakości przywództwa, kształtującego politykę i strategię organizacji, Jakości zarządzania zasobami ludzkimi, Budowy relacji z klientem, Zarządzania wiedzą, Gotowości i umiejętności do zarządzania zmianą oraz innowacyjności, Identyfikacji i zarządzania procesami przebiegającymi w Urzędzie, Nawiązywania uporządkowanych związków partnerskich, Racjonalnego zarządzania zasobami. Dzięki CAF urząd uzyskuje proste, przystosowane do specyfiki sektora administracji publicznej, narzędzie samooceny. 3

4 Samoocena oparta o model CAF zapewni w wyniku jej przeprowadzenia: 4 1. Identyfikację mocnych stron Urzędu 2. Identyfikację obszarów do doskonalenia, 3. Opracowanie i wdrożenie zbioru dobrych praktyk, 4. Możliwość porównania wyników z innymi jednostkami administracji publicznej z terenu Polski oraz innych państw członkowskich Unii Europejskiej, 5. Przygotowanie urzędu do aplikowania o nagrody jakości oraz innych funduszy. 2. Plan komunikacji uczestników wdrożenia metody CAF w Urzędzie Plan komunikacji obejmuje komunikację pomiędzy bezpośrednimi uczestnikami wdrożenia CAF w Urzędzie (w szczególności: Kierownictwo, Koordynator CAF, członkowie Zespołu Samooceny, członkowie zespołów wdrażających projekty usprawnień), jak również pomiędzy uczestnikami projektu, a jego otoczeniem (pozostali pracownicy, społeczeństwo, itp.). Przekaz ma prezentować wybrane działania realizowane w ramach kolejnych kroków wdrażania CAF (w tym np. opracowywane dokumenty na temat projektu, sprawozdania, itp.). 1. Zainteresowane strony Lista stron komunikacji w projekcie wdrożenia CAF: Kierownictwo Urzędu, Radni, Członkowie Zespołu Samooceny, Pracownicy Urzędu, Klienci (obywatele), Jednostki organizacyjne gminy, Wójtowie gmin sąsiadujących, Starosta Powiatu zduńskowolskiego. 2. Potrzeby informacyjne Zakres przekazywanych informacji dla każdej z wymienionych powyżej grup odbiorców informacji może się różnić. Najszersze wymagania w zakresie potrzeb informacyjnych 4

5 5 obejmują Kierownictwo Urzędu, członków Zespołu Samooceny, pracowników Urzędu. Plan uwzględnia też mniejsze wymogi komunikacyjne (np. klientów). Sposób, w jaki wymagane informacje na temat poszczególnych prac zrealizowanych w projekcie samooceny będą dostarczane określony został w dalszej części Planu w ujęciu tabelarycznym, stanowiącym załącznik No. 1 do niniejszego Planu. Do podstawowych treści przekazu zalicza się informacje na temat samego faktu wdrażania metody CAF w Urzędzie, korzyści z tego płynących dla klientów Urzędu, wyniki realizacji projektu (po jego zakończeniu) na stronie internetowej jednostki, tablicach ogłoszeń i poprzez inne dostępne kanały informacyjne. W przypadku pracowników Urzędu przekazywane im będą krótkie informacje na temat podejmowanych w projekcie działań (streszczenie sprawozdania z wyników samooceny). W przypadku Kierownictwa Urzędu przekazywanie informacji odbywać się będzie w formie pełnej (kompletne sprawozdanie z wyników samooceny). 3. Dostawca informacji Dostawcą informacji (przekazu) na temat projektu wdrożenia CAF będzie Koordynator CAF. W przypadku, gdyby źródłem przekazywanej informacji miały być inne osoby, przekaz będzie podlegał kontroli ze strony Koordynatora, czy informacja ta jest dokładna, sporządzona zgodnie z wymogami określonymi w Planie Komunikacji (np. przy uwzględnieniu wymogów w zakresie potrzeb informacyjnych poszczególnych grup odbiorców), jest właściwie sformatowana, itp. Dostawcy informacji przestrzegać będą ustalonych terminów oraz zachowają ustaloną zawartość komunikatów na temat poszczególnych faz projektu. 4. Częstotliwość dostarczania komunikatów na temat projektu Częstotliwość przekazywania informacji na temat projektu została zawarta w załączniku do niniejszego Planu. 5. Metody komunikacji Narzędzia, przy użyciu których przekazywane będą informacje na temat postępów w realizacji 5

6 6 projektu przedstawione są poniżej. Plan uwzględnia, która informacja (np. wyniki samooceny, informacja o planach usprawnień) będzie przekazywana i w jakiej formie. Uzgodniono szablony informacji (na przykład co do sprawozdań składanych Kierownictwu zawierać one będą: opis działań zrealizowanych, opis działań planowanych do realizacji wraz z zakładanymi terminami, potencjalne trudności we wdrażaniu CAF w kolejnych krokach). 6. Kanały komunikacji Katalog metod komunikacji został dostosowany do potrzeb oraz możliwości Urzędu. Przy wybieraniu metod komunikacji uwzględniono te, które zostały wpisane w ramy projektu tj.przede wszystkim: Spotkania z pracownikami Urzędu mające na celu przedstawienie informacji na temat projektu wdrożenia CAF oraz informacji dotyczącej przyjętego planu komunikacji, Sprawozdanie z wyników samooceny przekazywane Kierownictwu Urzędu, Informacja o planie doskonalenia przekazywana wszystkim pracownikom Urzędu. Przyjęto, że sprawozdania z postępów w realizacji projektu (uwzględniające działania zrealizowane, opis działań planowanych do realizacji wraz z zakładanymi terminami, potencjalne trudności we wdrażaniu CAF w kolejnych krokach, itp.) oraz sprawozdania szczególne np. sprawozdanie z wyników samooceny, wdrażania CAF, plan usprawnień instytucjonalnych będą przekazywane dla Kierownictwa Urzędu w każdym miesiącu trwania projektu. Przyjęto przekazywanie streszczenia ze sprawozdań (w zakresie zatwierdzonym przez Kierownictwo Urzędu) wszystkim pracownikom Urzędu. Poniżej możliwe inne kanały komunikacji 1. Strona WWW, Poczta Elektroniczna Strona WWW będzie traktowana jako bardzo użyteczna dla prezentacji ogólnej informacji o wdrażaniu przez Urząd metody CAF (informacja kierowana do społeczeństwa), bowiem najłatwiej umożliwia swobodne przeglądanie zainteresowanym grupom danego komunikatu. Poczta Elektroniczna będzie wykorzystana jako sprawne narzędzie komunikacji pomiędzy Kierownictwem Urzędu, Koordynatorem CAF, Ekspertem, członkami Zespołu Samooceny oraz pozostałymi pracownikami Urzędu. 6

7 7 2. Prezentacje W kluczowych punktach projektu niezależnie od innych, stosowanych metod komunikacji (np. prezentacja na temat projektu wdrożenia CAF, prezentacja na temat wyników samooceny oraz przyjętych planów usprawnień), planuje się zastosowanie prezentacji o ile okaże się to konieczne. 3. Spotkania bezpośrednie Ta metoda komunikacji znajdzie zastosowanie w przypadku pracowników zaangażowanych w proces samooceny (np. spotkania z udziałem konsultanta wiodącego udzielającego wyjaśnień i pomocy, w zakresie uzgadniania wyników samooceny oraz poszukiwania konsensusu). 7. Mobilizacja pracowników Urzędu na rzecz zaangażowania w proces samooceny Przyjęto narzędzia motywacji pracowników, którzy będą bezpośrednio zaangażowani w proces samooceny, tj. będą członkami grup samooceny. Są to: zachęty finansowe, oficjalna pochwała ze strony Kierownictwa Urzędu (dyplom lub informacja przekazana do wszystkich pracowników), za zaangażowanie pracowników biorących udział w procesie samooceny, a również w procesie projektowania i wdrażania planów usprawnień, co daje pracownikom poczucie realnego wpływu na kształtowanie Urzędu. Członkowie Zespołu Samooceny oraz pozostali pracownicy Urzędu zaangażowani w proces samooceny (np. udzielający odpowiedzi członkom Zespołu) będą wyróżnieni, ponieważ pośrednio będą mieć wpływ na to, jakie procesy usprawniające zostaną wdrożone w Urzędzie. Powyższe narzędzia motywacji będą stosowane również do ogółu pracowników na rzecz wspierania procesu samooceny (w zakresie np. wspierania zbierania dowodów przez członków grupy samooceny bądź nawet samego tworzenia pozytywnego klimatu wokół realizowanego projektu wdrożenia CAF). 7 Wójt Gminy Zapolice /-/ Jan Zaborowski

8 Załącznik do Planu Komunikacji projektu samooceny CAF 8 Plan komunikacji w projekcie CAF ETAPY Organizacja i planowanie procesu samooceny Wyznaczenie koordynatora CAF. Upowszechnienie informacji o projekcie samooceny Informacja o planowanym wdrożeniu. Utworzenie grup samooceny w Urzędzie Określenie Zespołu Samooceny, Przeprowadzenie samooceny Opracowanie syntezy wyników i przygotowanie do warsztatów samooceny, Sporządzenie sprawozdania z wyników samooceny Przygotowanie sprawozdania z samooceny. Opis mocnych stron i obszarów do doskonalenia, Sporządzenie projektu planu doskonalenia Plan doskonalenia opracowany przez koordynatora CAF, Realizacja planu doskonalenia Raportowanie o postępie prac, Ustalenie ich mierników i rezultatów celów projektów doskonalących Kto Jak Odbiorca Częstotliwość Produkt KJ P, INT WP jednorazowo Koordynacja projektu KO P, INT WP, KL jednorazowo Pracownicy uzyskają informację KJ P, INT WP jednorazowo KO P, INT ZS jednorazowo KO INT WP, KJ jednorazowo Pracownicy otrzymają dane KO INT WP, KJ jednorazowo KO SP KJ raz w miesiącu KO SP WP jednorazowo Kto: KO koordynator CAF, KJ kierujący jednostką, EX ekspert, Jak: P pismo, INT internet, SP spotkanie, Odbiorca: ZS zespół samooceny, ZP zespół projektowy, WP wszyscy pracownicy, KL klienci. 8

9 9 9