Wprowadzenie w tematykę zarządzania przedsięwzięciami/projektami dr inż. Agata Klaus-Rosińska 1
DEFINICJA PROJEKTU Zbiór działań podejmowanych dla zrealizowania określonego celu i uzyskania konkretnego, wymiernego rezultatu produkt projektu 2
CECHY PROJEKTU Cele Złożoność Projekt Autonomia Unikalny Ograniczony Czas! 3
PRZYKŁADY PRZEDSIĘWZIĘĆ planowanie, koordynacja i nadzór inwestycji prace budowlane, montażowe, remonty techniczne przygotowanie i planowanie produkcji opracowanie i wdrożenie systemu informatycznego projektowanie i wdrażanie systemu zapewnienia jakości ISO 9000 kampania marketingowa nowego produktu procesy restrukturyzacji 4
KLASYFIKACJA PROJEKTÓW Kryteria: 1. Ze względu na przeznaczenie (według pochodzenia zlecenia): projekty wewnętrzne i projekty zewnętrzne 2. Ze względu na naturę: projekty techniczne, administracyjne, finansowe, handlowe, itp. 3. Ze względu na oczekiwania: projekty kompleksowe lub wycinkowe 5
KLASYFIKACJA PROJEKTÓW (c.d.) Ze względu na obszar zastosowań: naprawy, nowe produkty, informatyka, badania i rozwój Ze względu na oczekiwaną rentowność: zwiększenie wydajności, modernizacja parku maszynowego, redukcja kosztów produkcji, wprowadzenie nowego produktu 6
KLASYFIKACJA PROJEKTÓW (c.d.) Według stopnia nowości: projekty o niskim stopniu nowości, projekty o wysokim stopniu nowości Według orientacji: projekty zorientowane obiektowo, projekty zorientowane procesowo 7
PROJEKT Projekt nakłada się na formalną strukturę organizacyjną firmy (z reguły nie dostosowaną do potrzeb projektów) oraz codzienną działalność i przyzwyczajenia organizacji i jej członków Projekt ma dynamiczny charakter (częste zmiany w otoczeniu mikro- i makroekonomicznym, oraz w samym projekcie) Wielu udziałowców projektu, dynamiczne zmiany, konieczność pracy grupowej - potrzeba koordynacji i efektywnej komunikacji Projekty muszą być zarządzane inaczej niż standardowa działalność przedsiębiorstwa 8
ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI Działania kierownicze (zarządcze) Wielkość wejściowa --------------- potrzeba Działania operacyjne (podstawowe) Oczekiwany rezultat --------------- Zaspokojenie potrzeby Działania wspierające (pomocnicze) Rodzaje działań związanych z realizacją projektów 9
ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI Zarządzanie projektem jest procesem, w trakcie którego osoba kierująca projektem przeprowadza celowe planowanie i kontrolowanie zadań wchodzących w skład projektu oraz dokonuje odpowiedniej alokacji przydzielonych do realizacji projektu środków, posługując się przy tym odpowiednimi metodami i technikami, aby osiągnąć wyznaczony cel w określonym terminie, po wyznaczonych kosztach i o odpowiedniej jakości. 10
PODSTAWOWE PARAMETRY PROJEKTU JAKOŚĆ PROJEKT KOSZT CZAS + ZAKRES 11
PODSTAWOWE PARAMETRY PROJEKTU Zmiana jednego z parametrów projektu pociąga za sobą konieczność zmiany przynajmniej jeszcze jednego parametru. Jeżeli pozostałe parametry pozostaną jednak niezmienione, będzie to miało negatywny wpływ na obciążenie zasobów i jakość rezultatów projektu.
ZALEŻNOŚCI POMIĘDZY PARAMETRAMI PROJEKTU Z2>Z1 C2>C1 K2>K1 Z1 K1 C1 W1=W1 W1 C3>C1 Z3=Z1 K3>K1 W3>W1 13
CYKL ŻYCIA PROJEKTÓW Przedsiębiorstwa, aby usprawnić kontrolę zarządzania projektem, dzielą go zazwyczaj na kilka etapów/faz (project phases). Wszystkie etapy/fazy składają się na cykl życia projektu. Istnieje wiele różnych koncepcji definiowania tego cyklu, a najbardziej ogólną z nich przedstawia rysunek 14
CYKL ŻYCIA PROJEKTÓW 15
CYKL ŻYCIA PROJEKTÓW w zależności od stopnia zaawansowania projektu zmieniają się jego zapotrzebowania na zasoby tzn. na środki finansowe, ludzi czy materiały. Jest to jedna ze wspólnych cech charakterystycznych dla cyklu życia projektu we wszystkich jego modelach. Inną istotną cechą jest to, że w początkowej fazie projektu prawdopodobieństwo jego pomyślnego zakończenia jest najmniejsze, oznacza to tym samym, że ryzyko i niepewność z nim związane są najwyższe. W miarę realizacji projektu prawdopodobieństwo zakończenia stopniowo wzrasta. 16
Fazy cyklu życia projektu wg PMBoK Rozpoczęcie Planowanie Czas Realizacja Kontrola Zakończenie Dla każdej fazy określone są procesy
Procesy zarządzania projektami Procesy zarządzania projektami można podzielić na 5 grup, które zawierają jeden lub większą ilość procesów: procesy rozpoczęcia (initiating processes) obejmują zatwierdzenie projektu procesy planowania (planning processes) dotyczą określania i precyzowania celów projektu oraz wybór najlepszego z dostępnych sposobów ich osiągnięcia 18
Procesy zarządzania projektami procesy realizacji (executing processes) polegają na koordynowaniu ludzi i innych zasobów w celu wykonania przyjętego planu procesy kontroli (controlling processes) polegają na systematycznym monitorowaniu i mierzeniu wykonania projektu, co pozwala na wykrycie odchyleń od planu i podjęcie działań korygujących procesy zakończenia (closing processes) jest to formalna akceptacja rezultatów uzyskanych w projekcie 19
Procesy zarządzania projektami Poszczególne grupy procesów oddziałują między sobą przez powstające w ich ramach rezultaty. Często rezultaty jednej grupy procesów stają się materiałem wejściowym dla następnej. Oddziaływania między grupami procesów są często powtarzane, np. procesy planowania umożliwiają rozpoczęcie projektu na podstawie wstępnego planu, a także uaktualnienie tego planu w trakcie realizacji projektu. 20
Rozpoczęcie projektu Momentem rozpoczęcia projektu może być: pojawienie się wartego realizacji pomysłu, idei otrzymanie zlecenia od zleceniodawcy otrzymanie polecenia od kierownictwa przedsiębiorstwa 21
Rozpoczęcie projektu Na etapie rozpoczęcia projektu należy stosować kilka zasad: 1. Należy zbadać istotę projektu, w tym przede wszystkim jaki jest jego cel i czy jest on wspólny dla wszystkich zainteresowanych stron. Po zdefiniowaniu celu głównego projektu należy ustalić cele szczegółowe (Objectives), pamiętając o zasadach testu SMART 22
Rozpoczęcie projektu 2. Kierownik projektu musi zapoznać się z zakresem swoich kompetencji, wielkością dostępnych środków i możliwością ich pozyskania. 3. Należy określić przyczynę uruchomienia projektu. 23
Rozpoczęcie projektu 4. Należy zidentyfikować strefę oddziaływania projektu, co oznacza kto i w jaki sposób odczuje jego realizację. Przestrzeganie zasad: Uniknięcie (kosztownych) pomyłek 24
Identyfikacja i wstępna analiza ryzyka Pojęcie ryzyka ( ) projektu Dokonanie identyfikacji oraz analizy ryzyka projektu na tym etapie pozwala zwrócić uwagę na ewentualne zagrożenia jakie niesie za sobą projekt oraz na przeszkody, które można spotkać w trakcie realizacji projektu. 25
Identyfikacja i wstępna analiza ryzyka projektu Zarządzanie ryzykiem wykracza poza etap rozpoczęcia projektu (gdzie następuje identyfikacja i wstępna analiza ryzyka). Kontrola i ograniczanie ryzyka dokonywane są w kolejnych etapach zarządzania projektami. 26
Analiza wrażliwości W etapie rozpoczęcia projektu (obok analizy ryzyka) dokonuje się również tzw. studium wykonalności (Feasibility study). Stanowi ono ocenę wykonalności projektu pod kątem jego 1) przydatności, 2) posiadanych zasobów. Przy prowadzeniu studium wykonalności ważne jest także dokonanie analizy przepływów pieniężnych. 27
Specyfikacja/zestawienie wymagań Ze względu na możliwość zaistnienia sytuacji, w której pojawiają się rozbieżności pomiędzy tym co zrozumiał i wykonał zespół projektowy, a tym co zostało zlecone należy sformułować specyfikację wymagań. SOW Wymagania powinny być skorelowane z podstawowymi parametrami projektu. 28
Organizowanie/powołanie zespołu projektowego Jednym z procesów etapu rozpoczęcia projektu jest powołanie zespołu projektowego i osadzenie go w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Organizacja projektu i skład jego zespołu to podstawowe elementy pomyślnego zarządzania każdym projektem. 29
Struktura organizacyjna projektu wg metodyki PRINCE 2 Kierownictwo firmy lub programu Komitet sterujący Przedstawiciel klienta Przedstawiciel dostawcy Przewodniczący Audytor projektu Kierownik zespołu Szef projektu Kierownik zespołu Sekretariat projektu Kierownik zespołu Zasoby projektu i zespołów 30