Instrukcja użytkownika systemu medycznego ewidencja obserwacji pielęgniarskich (PI) v.2015.07.001 22-07-2015
SPIS TREŚCI: 1. Logowanie do systemu... 3 2. Zmiana hasła... 4 3. Pacjenci - wyszukiwanie zaawansowane... 5 4. Wydruki na pacjenta... 8 5. Załączniki przypisane do pacjenta... 9 6. Wgląd do danych pobytu... 10 7. Ewidencja wizyt pobytu pacjenta... 12 8. Wgląd do danych wizyty... 13 9. Ewidencja procedur medycznych wg klasyfikacji ICD9... 13 10. Ewidencja formularzy w ramach wizyty... 14 Infusio Sp. z o.o. stan na 2015-07-22 strona 2 z 16
1. Logowanie do systemu Przed rozpoczęciem pracy z aplikacją e-opieka należy się zalogować podając swój numer PESEL jako login oraz wpisując ustawione wcześniej hasło. Hasło przy pierwszym logowaniu jest numerem PESEL. Ponadto po każdym zresetowaniu hasła przez administratora aplikacji e-opieka hasłem także jest PESEL. Rys. 1 Po wprowadzaniu prawidłowego numeru PESEL i hasła oraz po wciśnięciu przycisku Zaloguj lub klawisza Enter na klawiaturze nastąpi zalogowanie do systemu. W przypadku błędnie wprowadzonych danych, użytkownik zostanie o tym poinformowany odpowiednim komunikatem. Rys. 2 W takim przypadku należy powtórzyć proces logowania wprowadzając poprawne dane (PESEL oraz hasło). Jeśli użytkownik loguje się po raz pierwszy, jego hasło jest identyczne jak numer PESEL i po zalogowaniu zostanie on poproszony o zmianę hasła (p. roz. Zmiana hasła). Wprowadzono mechanizm blokowania konta użytkownika po wcześniej zdefiniowanej liczbie nieudanych prób logowania. Jeśli użytkownik błędnie wprowadzi swoje hasło więcej razy to na ekranie w oknie logowania pokaże się komunikat o pozostałej liczbie prób logowania. Infusio Sp. z o.o. stan na 2015-07-22 strona 3 z 16
Rys. 3 W sytuacji, kiedy użytkownik zablokuje swój dostęp do systemu, zostanie o tym poinformowany stosownym komunikatem. Rys. 4 W takiej sytuacji konieczne jest odczekanie czasu widocznego na ekranie konto zostanie odblokowane automatycznie po wskazanym czasie, albo konieczny jest kontakt z administratorem bądź inną wskazaną osobą posiadającą prawa do zdejmowania blokad czasowych. 2. Zmiana hasła Zmiana hasła logowania do aplikacji e-opieka może być przeprowadzona w dowolnym momencie, po uprzednim zalogowaniu i wyborze opcji Menu->Zmień hasło Rys. 5 Po wybraniu powyższej opcji pojawi się dialog Zmiana hasła. Aby poprawnie przeprowadzić procedurę zmiany dotychczasowego hasła na nowe, należy je najpierw wprowadzić w polu Stare hasło. Następnie w polu Nowe hasło wprowadzamy żądane hasło i dla sprawdzenia poprawności, wprowadzamy je ponownie w ostatnim polu Powtórz hasło. Infusio Sp. z o.o. stan na 2015-07-22 strona 4 z 16
Rys. 6 Wprowadzone hasło musi spełniać następujące warunki: musi różnić się od aktualnego hasła musi zawierać co najmniej 8 znaków, w tym: co najmniej jedną wielką literę co najmniej jedną małą literę co najmniej jedną cyfrę co najmniej jeden znak specjalny (!@#$%^&*) Jeśli powyższe warunki dotyczące złożoności hasła zostały spełnione i pole Stare hasło jest wprowadzone poprawnie, po wciśnięciu przycisku Zmień nastąpi zmiana hasła. UWAGA: System ma ustawiony parametr wymuszonej zmiany hasła. Obecnie jest to 30 dni od ostatniej zmiany hasła. 3. Pacjenci - wyszukiwanie zaawansowane W celu podglądu danych żądanego pacjenta, należy otworzyć widok Pacjenci z menu Przyjęcia i wizyty, następnie wybrać żądanego pacjenta z lisy poprzez kliknięcie wiersza z jego danymi albo wyszukać go ze zbioru dostępnych pacjentów poprzez wprowadzenie szukanego ciągu znaków w polu Szukaj lub też użyć wyszukiwania zaawansowanego poprzez wciśnięcie przycisku Wyszukiwanie zaawansowane. Istnieje możliwość szybkiego wyszukania pacjenta zaraz po zalogowaniu się do systemu Infusio Sp. z o.o. stan na 2015-07-22 strona 5 z 16
Rys. 7 Szybkie wyszukanie pacjenta wyszukuje pacjenta z całej dostępnej bazy pacjentów. Jeżeli użytkownik nie ma uprawnień do paska szybkiego wyszukiwania pacjenta, powinien skorzystać z opcji poprzez Wyszukiwanie zaawansowane. W celu podglądu danych żądanego pacjenta, należy otworzyć widok Pacjenci z menu Przyjęcia i wizyty, następnie wybrać żądanego pacjenta z lisy poprzez kliknięcie wiersza z jego danymi albo wyszukać go ze zbioru dostępnych pacjentów poprzez wprowadzenie szukanego ciągu znaków w polu Szukaj lub też użyć wyszukiwania zaawansowanego poprzez wciśnięcie przycisku Wyszukiwanie zaawansowane. Rys. 8 Rys. 9 Opcje dostępne w wyszukiwaniu zaawansowanym mogą być różne w zależności od uprawnień użytkownika i dostępu do niektórych funkcji. A - zawęża listę pacjentów do tych, którzy są przypisani do konkretnej wybranej komórki organizacyjnej (opcja <B> Tylko pacj. aktualnie pod opieką domyślnie ma wartość zaznaczoną) C pole które umożliwia wyszukanie pacjenta z całej dostępnej bazy pacjentów D - wyświetla listę pacjentów dla których zalogowany użytkownik jest obecnie przypisany E - wyświetla listę pacjentów dla których zalogowany użytkownik był kiedykolwiek przypisany Infusio Sp. z o.o. stan na 2015-07-22 strona 6 z 16
F - wyświetla listę pacjentów nieprzypisanych do żadnej komórki organizacyjnej G - wyświetla listę pacjentów wyłączonych H - umożliwia wyłączenie z kartoteki pacjentów zaznaczonego pacjenta, który nie jest przypisany do żadnej komórki I - umożliwia włączenie do kartoteki pacjentów pacjenta wcześniej wyłączonego, który nie posiada przypisania do żadnej komórki Rys. 10 Po zaznaczeniu klikamy przycisk Dane pacjenta. Powinien ukazać się poniższy widok z danymi pacjenta: Rys. 11 Infusio Sp. z o.o. stan na 2015-07-22 strona 7 z 16
4. Wydruki na pacjenta Po wcześniejszym zdefiniowaniu istnieje możliwość dokonywania wydruków dotyczących wybranego pacjenta. Zakres wydruków może być praktycznie dowolny a informacje umieszczane na wydrukach mogą dotyczyć danych osobowych pacjenta, adresu zamieszkania, informacji o opiekunie, a także podstawowych informacji o przyjęciu pacjenta. Aby dokonać wydruku należy po wybraniu pacjenta nacisnąć przycisk Wydruki. Rys. 12 Okno wydruków powinno wyglądać jak poniżej, jednak zakres prezentowanych i możliwych do wykonania wydruków może być różny w zależności od konfiguracji. Rys. 13 Po wybraniu konkretnego wydruku A, wskazaniu komórki w której pacjent ma lub miał pobyt B użytkownik może dokonać podglądu wybranego dokumentu (przycisk Podgląd) i wydruku (przycisk Drukuj). Podgląd dokumentu pokacuje się po prawej stronie ekranu. Przykładowy wygląd dokumentu jest zaprezentowany poniżej. Infusio Sp. z o.o. stan na 2015-07-22 strona 8 z 16
Rys. 14 5. Załączniki przypisane do pacjenta System medyczny umożliwia dołączanie różnego rodzaju załączników tzn. plików (w postaci pdf, jpg) zawierających m.in. takie informacje jak: obca dokumentacja medyczna, skierowanie będące podstawą przyjęcia czy podpisane zgody i oświadczenia. Aby rozpocząć dodawanie załącznika (przypisanie załącznika) do pacjenta należy w menu pacjenci wybrać pacjenta i przyciskiem Załączniki otworzyć okno załączników. Rys. 15 Na ekranie pojawi się okno jak poniżej w którym jest widoczna lista wszystkich dodanych załaczników. W tym oknie można dodać nowy załącznik naciskając przycisk Dodaj. Infusio Sp. z o.o. stan na 2015-07-22 strona 9 z 16
Rys. 16 W nowo otwartym oknie Rys. 17 Należy uzupełnić wszystkie wymagane pola i wskazać plik który jest załącznikiem. Po uzupełnieniu tych informacji przyciskiem Zapisz dokonać zapisu załącznika. Tak zapisany załącznik zostanie przypisany do pacjenta i będzie widoczny na liście w oknie jak poniżej. Rys. 18 Przyciskami Edytuj, Usuń użytkownik ma możliwość edycji lub usuwania wprowadzonych informacji (o ile posiada to tego odpowiednie prawa). W celu przejrzenia wprowadzonego załącznika należy podświetlić żądaną pozycję i przyciskiem Pokaż załącznik wywołać okno przeglądania załączonych plików. Uwaga: Słownik typów dodawanych załączników jest konfigurowany i może w każdej chwili być aktualizowany o nowe pozycje. 6. Wgląd do danych pobytu Aby przeglądać dane przyjęcia wybranego pacjenta, należy najpierw przejść do danych pacjenta, następnie przejść do zakładki Przyjęcia, potem wybrać żądane przyjęcie, a następnie Infusio Sp. z o.o. stan na 2015-07-22 strona 10 z 16
wcisnąć przycisk Dane pobytu. Wyświetli się wówczas widok mogący zawierać następujące zakładki: Dane pacjenta Dane przyjęcia Rozpoznanie ICD10 Prowadzący Wizyty Zlecenia leków Recepty Przerwy Wypis Liczba zakładek uzależniona jest od uprawnień użytkownika, grupy personelu medycznego i od komórki medycznej. Rys. 19 Infusio Sp. z o.o. stan na 2015-07-22 strona 11 z 16
7. Ewidencja wizyt pobytu pacjenta Aby wprowadzić wizytę w pobycie pacjenta, należy najpierw wykonać czynności z rozdziału Wgląd do danych pobytu, a następnie przejść do zakładki Wizyty: Rys. 20 Wciśnięcie przycisku Dodaj spowoduje wyświetlenie formularza Dane wizyty: Rys. 21 Obowiązkowe pola, które należy wypełnić w celu poprawnego zapisania formularza, oznaczone są gwiazdką (*). Rodzaj wizyty można wybrać tylko wtedy, gdy Administrator wprowadził składnik płacowy dla danego typu wizyty. Jeśli wszystkie dane są poprawne, kliknięcie przycisku Zapisz lub wciśnięcie klawisza Enter spowoduje zapisanie danych wizyty, zamknięcie dialogu Dane wizyty oraz odświeżenie zakładki Wizyty: Rys. 22 Infusio Sp. z o.o. stan na 2015-07-22 strona 12 z 16
W celu edycji danych wizyty, zaznaczamy wybraną wizytę klikając na nią i wciskamy przycisk Edytuj, następnie poprawiamy dane widoczne w formularzu takim jak na Rys. 21. Pola Rodzaj wizyty oraz Strefa dla wizyty nie są dostępne podczas edycji nie można ich modyfikować. Poprawki zatwierdzamy przyciskiem Zapisz lub klawiszem Enter. Aby usunąć wizytę, zaznaczamy ją i wciskamy przycisk Usuń. 8. Wgląd do danych wizyty Aby przeglądać dane wizyty wybranego pacjenta w obrębie danego przyjęcia, należy najpierw wykonać czynności z rozdziału Wgląd do danych pobytu, a następnie przejść do zakładki Wizyty, zaznaczyć żądaną wizytę, a następnie wcisnąć przycisk Dane wizyty. W zależności od nadanych pracownikowi uprawnień mogą wyświetlić się poniższe widoki zakładek: Dane pacjenta Dane przyjęcia Dane wizyty Procedury ICD9 Formularze 9. Ewidencja procedur medycznych wg klasyfikacji ICD9 Aby wprowadzić procedurę medyczną wykonaną danemu pacjentowi w ramach wizyty, należy najpierw wykonać czynności opisane w rozdziale Wgląd do danych wizyty, a następnie przejść do zakładki Procedury ICD9: Rys. 23 Wciśnięcie przycisku Dodaj spowoduje wyświetlenie formularza Dane procedury: Rys. 24 Infusio Sp. z o.o. stan na 2015-07-22 strona 13 z 16
Obowiązkowe pola, które należy wypełnić w celu poprawnego zapisania formularza, oznaczone są gwiazdką (*). Jeśli wszystkie dane są poprawne, kliknięcie przycisku Zapisz lub wciśnięcie klawisza Enter spowoduje zapisanie procedury, zamknięcie dialogu Dane procedury oraz odświeżenie zakładki Procedury ICD9: Rys. 25 W celu edycji danych procedury, zaznaczamy wybraną procedurę klikając na nią i wciskamy przycisk Edytuj, następnie poprawiamy dane widoczne w formularzu takim jak na Rys. 24. Poprawki zatwierdzamy przyciskiem Zapisz lub klawiszem Enter. Aby usunąć wykonaną procedurę, zaznaczamy ją i wciskamy przycisk Usuń. 10. Ewidencja formularzy w ramach wizyty W ramach wizyty należy wypełnić odpowiednie formularze, które zależą od typu wizyty. Aby wypełnić formularz z badania, zabiegu lub obserwacji w ramach wizyty, należy najpierw wykonać kroki opisane w rozdziale Wgląd do danych wizytywgląd do danych wizyty, a następnie przejść do zakładki Formularze: Rys. 26 Wciśnięcie przycisku Dodaj spowoduje wyświetlenie dialogu Wybór formularza: Rys. 27 Infusio Sp. z o.o. stan na 2015-07-22 strona 14 z 16
Pole z typem formularza będzie dostępne tylko wówczas, gdy Administrator zdefiniował wymagania dla wizyty, dla której wprowadzamy dany formularz. W celu wypełnienia formularza wizyty, wybieramy żądany typ z listy i wciskamy przycisk Utwórz. Obowiązkowe pola, które należy wypełnić w celu poprawnego zapisania formularza, oznaczone są gwiazdką (*). Jeśli wszystkie dane są poprawne, kliknięcie przycisku Zapisz i zamknij lub wciśnięcie klawisza Enter spowoduje zapisanie formularza, zamknięcie dialogu oraz odświeżenie dialogu Formularze. Wybranie (kliknięcie) formularza na liście spowoduje wyświetlenie jego podgląd. W celu edycji formularza, zaznaczamy go poprzez kliknięcie, następnie poprawiamy dane widoczne w formularzu. Poprawki zatwierdzamy przyciskiem Zapisz i Zamknij lub klawiszem Enter. Każda modyfikacja i zapis formularza jest rejestrowany w systemie jako historia zmian. Aby wyświetlić historię zmian wybranego formularza, zaznaczamy go poprzez kliknięcie i wciskamy przycisk Pokaż historię. Spowoduje to wyświetlenie dialogu Historia formularza: Rys. 28 Każdy zapis zmian widoczny jest w postaci osobnego wpisu historii. Widok zawiera informację o tym kto i kiedy zapisał formularz. Kliknięcie na wybraną pozycję spowoduje podgląd formularza i danych z wybranego momentu w czasie. Aby usunąć żądany formularz, zaznaczamy go, a następnie wciskamy przycisk Usuń. Niektóre typy formularzy wymagają zatwierdzenia przez osobę odpowiedzialną za dany typ formularza. Jeśli formularz nie wymaga zatwierdzenia, to zaraz po zapisaniu go, kolumna Zatwierdzony ustawiona będzie na wartość Tak. W przypadku, kiedy formularz wymaga zatwierdzenia, po zaznaczeniu go odblokowany zostanie przycisk Zatwierdź, którego wciśnięcie spowoduje zatwierdzenie wybranego formularza. Infusio Sp. z o.o. stan na 2015-07-22 strona 15 z 16
Miejsce na notatki: Infusio Sp. z o.o. stan na 2015-07-22 strona 16 z 16