Protokół kontroli w Urzędzie Gminy Łużna Łużna Łużna

MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI w Krakowie Wydział Nadzoru Prawnego i Kontroli WN.III.431-30-11 Protokół kontroli w Urzędzie Gminy Łużna Łużna 634 38-322 Łużna z kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Łużna w dniach od 18 do 22 kwietnia 2011 r. Przedmiotem kontroli było wykorzystanie środków przekazanych z Budżetu Wojewody Małopolskiego na finansowanie zasiłków z pomocy społecznej. Kontrola w Urzędzie Gminy Łużna została przeprowadzona przez Grzegorza Gach - starszego inspektora w Wydziale Nadzoru Prawnego i Kontroli MUW, na podstawie upoważnienia nr 68/11 z dnia 13 kwietnia 2011 r. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2010 r. W okresie objętym kontrolą: - Pan Kazimierz Krok - Wójt Gminy, wybrany na to stanowisko w wyniku bezpośrednich wyborów które odbyły się w dniu 21 listopada 2010 r. - Pani Katarzyna Rak-Wachowska Skarbnik Gminy, powołana na to stanowisko Uchwałą Nr XX/178/05 Rady Gminy Łużna z dnia 04 sierpnia 2005r.Skarbniki w sprawie powołania na stanowisko Skarbnika Gminy Łużna. Trakcie kontroli wyjaśnień udzielali: - Pani Katarzyna Rak Wachowska - Skarbnik Gminy - Pani Małgorzata Koszyk - Dyrektor Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej - Pani Grażyna Kostrzewa Główny Księgowy Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz inne osoby w miarę potrzeb. Ustalenia kontroli zostały ujęte według następującej tematyki: I. Prawidłowość wykorzystania dotacji celowych przekazanych z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin (związków gmin) - 2030. ( dotyczące wykorzystania dotacji przyznanej na wypłaty zasiłków okresowych i stałych w dziale 852, rozdziałach 85214 i 85216 ). Zadania z zakresu pomocy społecznej wraz z obsługą finansowo księgową realizowane są przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Łużnej.

DZIAŁ 852 POMOC SPOŁECZNA Rozdział 85214 - Zasiłki i pomoc w naturze oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe Rozdział 85216 - Zasiłki stałe Dotacja otrzymana ogółem kwota Dotacja wykorzystana kwota Niewykorzystane środki kwota - 92.680,00 zł, 92.675,97 zł. 4,03 zł Rozliczenie objętych kontrolą przyznanych, otrzymanych i wykorzystanych dotacji celowych stanowi [Dowód: akta kontroli str. od 1 do 2 ]. Planowana wielkość dotacji w tych rozdziałach przyznana w roku 2010 przez Wojewodę Małopolskiego pismem nr FB.I.3010-11-1-09 z dnia 22.10.2010 roku wyniosła w rozdziale 85214 kwotę 39.900,00 zł, natomiast w rozdziale 85216 kwotę 60.800,00 zł. i w takiej wysokości wprowadzona do budżetu Uchwałą Budżetową Nr XXXV/275/10 Rady Gminy Łużna z dnia 22 stycznia 2010r. W trakcie roku plan kontroli uległ zmniejszeniu i na koniec roku wyniósł odpowiednio: - rozdział 85214 kwota 37.400,00 zł, - rozdział 85216 kwota 55.800,00 zł. Wyżej wymieniona dotacja została wprowadzona do budżetu Gminy stosownymi uchwałami Rady Gminy oraz zarządzeniami Wójta Gminy [Dowód: akta kontroli str. od 3 do 4]. 2030 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin (związków gmin) Ostatnia kontrola miała miejsce w dniach 5 do 11 marca 2010 r. i została przeprowadzona przez pracowników Wydziału Polityki Społecznej MUW w Krakowie. Tematem kontroli były struktury organizacyjne ośrodka, kwalifikacje kadr oraz realizacja zadań z zakresu administracji rządowej i zadań własnych gmin wynikających z ustawy o pomocy społecznej. ROZDZIAŁ 85214 ZASIŁKI I POMOC W NATURZE ORAZ SKŁADKI NA UBEZPIECZENIA EMERYTALNE I RENTOWE ZASIŁKI OKRESOWE Dotacja planowana, otrzymana i wykorzystana - 37.400,00 zł. Zgodnie z ewidencją księgową, oraz dokumentacją źródłową w roku 2010 ze środków dotacji celowej tego rozdziału poniesiono wydatki w 3110 Świadczenia społeczne na kwotę ogółem 39.417.34 zł w tym : - dotacja kwota 37.400,00 zł. - środki własne kwota 2.017,34 zł. Środki na dofinansowanie wypłat zasiłków okresowych zostały przekazane przez Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie Wydział Finansów i Budżetu na rachunek Gminy Łużna 2

w pełnej wysokości, czyli w kwocie 37.400,00 zł. w 15 transzach, która przekazywała środki dotacji do Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łużnej. Wyrywkowej kontroli poddano prawidłowość naliczania i wypłaty zasiłków okresowych z podziałem na formy wypłat (gotówkowe i przelewy na konta świadczeniobiorców) za następujące miesiące : luty, kwiecień, czerwiec, wrzesień, grudzień 2010 roku. Miesiąc luty : Ogółem wypłacono świadczenia na kwotę 5.586,43 zł w tym: - środki dotacji kwota 5.586,43 zł, Wypłaty dokonywano w formie gotówkowej w kasie Ośrodka Pomocy Społecznej na podstawie list wypłat oraz w formie przelewów na konta osobiste świadczeniobiorców. W miesiącu lutym wypłacono świadczenia w formie: - gotówkowej na kwotę 4.065,40 zł. - przelew na konto osobiste na kwotę 1.521,03 zł. Wypłaty gotówkowe w Kasie Ośrodka Pomocy Społecznej. - Dowód księgowy nr 141/21 raport kasowy nr 9, poz. 5 z dnia 25 luty 2010r. lista wypłat nr 35/2010 z dnia 25 luty 2010 r. na kwotę 477,00 zł. - Dowód księgowy nr 141/21 raport kasowy nr 9, poz. 4 z dnia 25 luty 2010r. lista wypłat nr 34/2010 z dnia 25 luty 2010r. na kwotę 1.395,84 zł. - Dowód księgowy nr 140/20 raport kasowy nr 8, poz. 4 z dnia 25 luty 2010r. lista wypłat nr 27/2010 z dnia 24 luty 2010r. na kwotę 1.107,06 zł. - Dowód księgowy nr 140/20 raport kasowy nr 8, poz. 3 z dnia 25 luty 2010r. lista wypłat nr 26/2010 z dnia 24 luty 2010r. na kwotę 1.085,50 zł. - Dowód księgowy nr 119/52 lista wypłat nr 36/2010 z dnia 25. luty 2010r. na kwotę 1.521,03 zł. ( dowód księgowy nr 133/22 WB nr 22/2010 z dnia 25. luty 2010r. ) Kontrolą objęto wyrywkowo zgodność decyzji z listami wypłat o numerach: Miesiąc kwiecień: Ogółem wypłacono świadczenia na kwotę 2.551,20 zł. w tym : - środki dotacji kwota 2.551,20 zł, Wypłaty gotówkowe w Kasie Ośrodka Pomocy Społecznej. - Dowód księgowy nr 315/40 raport kasowy nr 30, poz. 4 z dnia 29 kwietnia 2010r. lista wypłat nr 57/2010 z dnia 22. kwietnia 2010r. na kwotę 2.284.80 zł. - Dowód księgowy nr 315/40 raport kasowy nr 30, poz. 2 z dnia 29 kwietnia 2010r. lista wypłat nr 38/2010 z dnia 11. marca 2010r. na kwotę 266,40 zł. ( wypłata świadczenia została zatwierdzona do wypłaty w dniu 23. marca 2010r. i dotyczyła wyrównania należnego świadczenia za okres od 1.09. do 31.09.2009r. Wyjaśnienie pisemne w sprawie stwierdzenia 3

nieprawidłowości zapisów księgowych na liście wypłat, a faktyczną wypłatą złożyła Pani Grażyna Kostrzewa Główny Księgowy GOPS. [ dowód akta kontroli str. od 5 do 6 ]. Miesiąc czerwiec: Ogółem wypłacono świadczenia na kwotę 1.376,36 zł w tym : - środki dotacji kwota 1.376,36 zł. W miesiącu czerwcu wypłacono świadczenia w formie : - gotówkowej na kwotę 119,60 zł. - przelew na konto osobiste na kwotę 1.256,73 zł. Wypłaty gotówkowe w Kasie Ośrodka Pomocy Społecznej. - Dowód księgowy nr 494/65 raport kasowy nr 40, poz. 4 z dnia 25-30. czerwca 2010r. lista wypłat nr 85/2010 z dnia 23.czerwca 2010r. na kwotę 119.60 zł. - Dowód księgowy nr 466/163 lista wypłat nr 84/2010 z dnia 23. czerwca 2010 na kwotę 1.256,73 zł. ( dowód księgowy nr 474/81 WB 81 z dnia 25. czerwcw 2010r. na kwotę 1.256,76 zł. zwrot nadpłaconych 0,03 zł. w dniu 18.08.2010r. dowód księgowy nr 598/84 raport kasowy nr 47, poz. 2 z dnia 18-19. sierpnia 2010r. ) Miesiąc wrzesień: Ogółem wypłacono świadczenia na kwotę 3.681,40 zł. w tym : - środki dotacji kwota 3.337,10 zł - środki własne kwota 344,30 zł. W miesiącu wrześniu wypłacono świadczenia w formie: - gotówkowej na kwotę 2.895,87 zł. - przelew na konto osobiste na kwotę 785,53 zł. Wypłaty gotówkowe w Kasie Ośrodka Pomocy Społecznej. - Dowód księgowy nr 726/130 raport kasowy nr 58, poz. 3 z dnia 30. września 2010r. lista wypłat nr 137/2010 z dnia 29.września 2010r. na kwotę 787,79 zł. - Dowód księgowy nr 718/100 raport kasowy nr 54, poz. 8 z dnia 27 września 2010r. lista wypłat nr 125/2010 z dnia 23. września 2010r. na kwotę 2.108,08 zł. wypłacone ze środków: Kwota 344,30 zł. - środki własne, kwota 1.763,78 zł. dotacja celowa. - Dowód księgowy nr 692/261 lista wypłat nr 124/2010 z dnia 23. września 2010r. na kwotę 785,53 zł. ( dowód księgowy nr 697/127 WB nr 127/2010 z dnia 27. września 2010r. ) 4

Miesiąc grudzień: Ogółem wypłacono świadczenia na kwotę 4.506,03 zł w tym : - środki dotacji kwota 2.832,99 zł, - środki własne kwota 1.673,04 zł. W miesiącu grudniu wypłacono świadczenia w formie gotówkowej Wypłaty gotówkowe w Kasie Ośrodka Pomocy Społecznej - Dowód księgowy nr 1019/135 raport kasowy nr 69, poz. 7 z dnia 23-29 grudnia 2010r. lista wypłat nr 177/2010 z dnia 17. grudnia 2010r. na kwotę 3.729,86 zł. Wypłacone ze środków: kwota 2.056,82 zł dotacja celowa, kwota 1.673,04 środki własne. - Dowód księgowy nr 1019/135 raport kasowy nr 69, poz. 2 z dnia 23-29 grudnia 2010r. lista wypłat nr 178/2010 z dnia 17. grudnia 2010. na kwotę 776,17 zł. Rozliczenie wydatków poniesionych na wypłatę zasiłków okresowych w 2010 r. stanowi [Dowód: akta kontroli str. od 7 do 8]. ROZDZIAŁ 85216 ZASIŁKI STAŁE ZASIŁKI STAŁE Dotacja planowana - 55.800,00 zł. Dotacja otrzymana - 55.280,00 zł. Dotacja wykorzystana - 55.275,97 zł. Niewykorzystana dotacja to kwota 4,03 zł. Zgodnie z ewidencją księgową, oraz dokumentacją źródłową w roku 2010 ze środków tego rozdziału poniesiono wydatki 3110 Świadczenia społeczne na kwotę ogółem 55.275,97 zł. zł. w tym : - dotacja kwota 55.275.97 zł Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w okresie od 01 stycznia do 31 grudnia 2010 r. wypłacił zasiłki stałe w kwocie 55.275.97 zł. Wyrywkowej kontroli poddano prawidłowości wypłat zasiłków stałych oraz kontrolę wybranych losowo decyzji, celem sprawdzenia czy nie występują rozbieżności kwot ustalonych decyzjami, a listami wypłat. Ponadto kontroli poddano terminowość odprowadzonych składek na ubezpieczenie zdrowotne do ZUS od wypłaconych świadczeń, a zapłaconych z rozdziału 85213, 4130 Składki na ubezpieczenie zdrowotne. Miesiąc luty : Ogółem wypłacono świadczenia na kwotę 4.940,66 zł. w tym : - środki dotacji kwota 4.940,66 zł. W miesiącu lutym wypłacono świadczenia w formie: - gotówkowej kwota 3.761,74 zł. - przelew na konto osobiste kwota 1.178,92 zł. 5

Wypłaty gotówkowe w kasie Ośrodka Pomocy Społecznej. - Dowód księgowy nr 141/21 raport kasowy nr 9, poz. 3 z dnia 25. luty 2010 lista wypłat nr 22/2010 z dnia 24.luty 2010r. na kwotę 1.243,69 zł. - Dowód księgowy nr 141/21 raport kasowy nr 9, poz. 2 z dnia 25. luty 2010r. lista wypłat nr 19/2010 z dnia 24. luty 2010r. na kwotę 2.518,05 zł. - Dowód księgowy nr 118/51 lista wypłat nr 21/2010 z dnia 24. luty 2010r. na kwotę 324,00 zł. ( dowód księgowy nr 133/22 WB nr 22/2010 z dnia 25. luty 2010r. ) - Dowód księgowy nr 117/50 lista wypłat nr 20/2010 z dnia 24. luty 2010r. na kwotę 324,00 zł. ( dowód księgowy nr 133/22 WB nr 22/2010 z dnia 25. luty 2010r. ) - Dowód księgowy nr 115/49 lista wypłat nr 23/2010 z dnia 24. luty 2010r. na kwotę 530,29 zł. ( dowód księgowy nr 133/22 WB 22/2010 z dnia 25. luty 2010r. ) Składki na ubezpiecznie zdrowotne za miesiąc luty odprowadzone do ZUS w dniu 1.03. 2010r. w kwocie 274,14 zł. ( rozdział 85213 4130 ). Miesiąc kwiecień: Ogółem wypłacono świadczenia na kwotę 4.118,82 zł. w tym: - środki dotacji kwota 4.118,82 zł. W miesiącu kwietniu wypłacono świadczenia w formie : - gotówkowej kwota 3.637,30 zł. - przelew na konto osobiste kwota 481,52 zł. Wypłaty gotówkowe w kasie Ośrodka Pomocy Społecznej. - Dowód księgowy nr 315/40 raport kasowy nr 30, poz. 10 z dnia 26-29. kwietnia 2010r. lista wypłat nr 54/2010 z dnia 22. kwietnia 2010r. na kwotę 2.717,61 zł. ( świadczenie nie podjęte w wysokości 324,00 zł. wypłacone w miesiącu maju ) - Dowód księgowy nr 315/40 raport kasowy nr 30, poz. 3 z dnia 26-29. kwietnia 2010r. lista wypłat nr 56/2010 z dnia 22. kwietnia 2010r. na kwotę 1.243,69 zł. - Dowód księgowy nr 291/110 lista wypłat nr 55/2010r. z dnia 22. kwietnia 2010r. na kwotę 481,55 zł. ( dowód księgowy nr 300/50 WB nr 50/2010 z dnia 26.kwietnia 2010r. ) Składnika na ubezpieczenie zdrowotne za miesiąc kwiecień odprowadzone do ZUS w dniu 30.04.2010 w kwocie 233.78 zł. Miesiąc czerwiec: Ogółem wypłacono świadczenia na kwotę 5.089,35 zł. w tym: - środki dotacji kwota 5.089,35 zł. W miesiącu czerwcu wypłacono świadczenia w formie : 6

- gotówkowej kwota 3.275,83 zł. - przelew na konto osobiste kwota 1.813,52 zł. Wypłaty gotówkowe w kasie Ośrodka Pomocy Społecznej. - Dowód księgowy nr 494/65 raport kasowy nr 40, poz. 2 z dnia 25-30. czerwca 2010r. lista wypłat nr 80/2010 z dnia 23. czerwca 2010 na kwotę 1.949,61 zł. ( świadczenie nie podjęte w wysokości 444,00 zł. wypłacone w miesiącu lipcu ) - Dowód księgowy nr 494/65 raport kasowy nr 40, poz. 3 z dnia 25-30. czerwca 2010r. lista wypłat nr 83/2010 z dnia 23. czerwca 2010r.na kwot 1.770,22 zł. - Dowóg księgowy nr 467/164 lista wypłat nr 81/2010 z dnia 23. czerwca 2010r. na kwotę 481,52 zł. ( dowód księgowy nr 474/81 WB 81/2010 z dnia 25. czerwca 2010r. ) - Dowód księgowy nr 465/162 lista wypłat nr 82/2010 z dnia 23. czerwca 2010r. na kwotę 1.332,00 zł. ( dowód księgowy nr 474/81 WB 81/2010 z dnia 25. czerwca 2010r, ) Składki na ubezpieczenie zdrowotne za miesiąc czerwiec odprowadzone do ZUS w dniu 30.06.2010r. w kwocie 204,62 zł. Miesiąc wrzesień: Ogółem wypłacono świadczenia na kwotę 4.498,20 zł. w tym: - środki dotacji kwota 4.498,20 zł. W miesiącu wrześniu wypłacono świadczenia w formie: - gotówkowej kwota 3.480,88 zł. - przelew na konto osobiste kwota 925,52 zł. Wypłaty gotówkowe w kasie Ośrodka Pomocy Społecznej. - Dowód księgowy nr 718/100 raport kasowy nr 54, poz. 7 z dnia 27. września 2010r. lista wypłat nr 123/2010 z dnia 23. września 2010r. na kwotę 1.975,27 zł. - Dowód księgowy nr 718/100 raport kasowy nr 54, poz. 2 z dnia 27 września 2010r. lista wypłat nr 120/2010 z dnia 23. września 2010r. na kwotę 1.505,61 zł. - Dowód księgowy nr 694/263 lista wypłat nr 121/2010 z dnia 23. września 2010r. na kwotę 481,50 zł ( dowód księgowy nr 695/127 WB 127/2010 z dnia 27. września 2010r. ) - Dowód księgowy nr 691/260 lista wypłat nr 122/2010 z dnia 23. września 2010r. na kwotę 444,00 zł. ( dowód księgowy nr 695/127 WB 127/2010 z dnia 27. września 2010r. ) Dopłata kwoty 91,80 zł. dowód księgowy nr 676/125 WB 125/2010 z dnia 23. września 2010r. Składki na ubezpieczenie zdrowotne za miesiąc wrzesień odprowadzone do ZUS w dniu 20.09.2010 w kwocie 232,59 zł. 7

Miesiąc grudzień; Ogółem wypłacono świadczenia na kwotę 5.336,11 zł. w tym: - środki dotacji kwota 5.336,11 zł. W miesiącu grudniu wypłacono świadczenia w formie: - gotówkowej kwota 3.966,59 zł. - przelew na konto osobiste kwota 1.369,52 zł. Wypłata gotówkowa w kasie Ośrodka Pomocy Społecznej. - Dowód księgowy nr 1019/135 raport kasowy nr 69, poz. 4 z dnia 23-29 grudnia 2010r. lista wypłat nr 173/2010 z dnia 17. grudnia 2010r. na kwotę 2.460,98 zł. - Dowód księgowy nr 1019/135 raport kasowy nr 69, poz. 12 z dnia 23-29 grudnia 2010r. lista wypłat nr 172/2010 z dnia 17. grudnia 2010r. na kwotę 1.505,61 zł. - Dowód księgowy nr 992/359 lista wypłat nr 174/2010 z dnia 17. grudnia 2010r. na kwotę 481,52 zł. ( dowód księgowy nr 1010/174 WB 174/2010 z dnia 22. grudnia 2010r. ) - Dowód księgowy nr 991/358 lista wypłat nr 175/2010 z dnia 17. grudnia 2010r. na kwotę 444,00 zł. ( dowód księgowy nr 1010/174 WB 174/2010 z dnia 17. grudnia 2010r. ) - Dowód księgowy nr 990/357 lista wypłat nr 176/2010 z dnia 17. grudnia 2010r. na kwotę 444,00 zł. ( dowód księgowy nr 1010/174 WB 174/2010 z dnia 17. grudnia 2010r. ) Składki na ubezpieczenie zdrowotne za miesiąc grudzień odprowadzone do ZUS w dniu 28.12.2010r. w kwocie 279,30 zł. Rozliczenie wydatków poniesionych na wypłatę zasiłków stałych oraz odprowadzonych składek do ZUS u stanowi [Dowód: akta kontroli str. od 7 do 8]. Ponadto na podstawie dowodów źródłowych (wyciągi bankowe i przelewy) stwierdzono, że przelewy należnych składek na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zostały odprowadzone w terminie do 5 dnia następnego miesiąca. Nie stwierdzono rozbieżności kwot ustalonych w decyzjach z listami wypłat, oraz nieprawidłowości ich naliczania. Dowody objęte kontrolą (listy wypłat) spełniają wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( tekst jednolity Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn. zmianami) sprawdzone są pod względem merytorycznym jak i formalno rachunkowym, oraz zatwierdzane do wypłaty przez osoby upoważnione. Na tym czynności kontrolne zakończono. Niniejsza kontrola została wpisana do książki kontroli w poz.1/2011 Wójtowi Gminy Łużna przysługuje - na podstawie art.44 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31,poz.206) prawo: 8

złożenia Dyrektorowi Nadzoru Prawnego i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie przed podpisaniem protokołu kontroli, pisemnych umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego otrzymania odmowy podpisania protokołu kontroli z jednoczesnym obowiązkiem złożenia na tę okoliczność w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn tej odmowy. Do ustaleń zawartych w protokole wniesiono/nie wniesiono zastrzeżeń. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z których jeden po podpisaniu doręczono Wójtowi Gminy. Protokół nie zawiera informacji podlegających wyłączeniu z jawności na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych lub o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych Łużna, dnia 20.05.2011r. Kontrolujący Kontrolowany Starszy inspektor GMIN ŁUŻNA W Ó J T (-) Grzegorz Gach 38-322 Łużna 634 (-) inż. Kazimierz Krok NIP 738-10-22-314 R 491892469 SKARBNIK GMINY DYREKTOR (-) mgr Katarzyna Rak-Wachowska GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W Łużnej (-) Małgorzata Koszyk 9