PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW-09145/19/11 Gliwice, 04-11-2011 r. nr kor. UM-450117/2011 Mariola Gajek-Czapla dyrektor Młodzieżowego Ośrodka Socjoterapii ul. Fiołkowa 24 44-109 GLIWICE ul.zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 231 30 41 Fax +48 32 231 27 25 boi@um.gliwice.pl www.gliwice.eu Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 230 69 51 Fax +48 32 231 27 25 pm@um.gliwice.pl W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW-09145/19/11 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach 25 sierpnia do 6 września 2011 r. w Młodzieżowym Ośrodku Socjoterapii w Gliwicach przez pracowników Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KAW. 09145-19/11 z dnia 24 sierpnia 2011 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 7 października 2011 r. oraz wyjaśnień złożonych przez dyrektora w dniu 19 października 2011 r. Przedmiot kontroli. Kontrola dotyczyła przestrzegania przepisów i procedur dotyczących: - dysponowania środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł, - gospodarowania mieniem, - bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów, - organizacji pracy, ze szczególnym uwzględnieniem przestrzegania dyscypliny finansów publicznych. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Poza przypadkami opisanymi we wnioskach w jednostce przestrzegane są przepisy i procedury dotyczące: - dysponowania środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł, - bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów, - organizacji pracy.
Wnioski i zalecenia. 1. Niedostosowanie ewidencji księgowej do obowiązków sprawozdawczych, skutkujące błędnym wykazaniem danych w sprawozdaniach Rb-34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi sfinansowanych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2010 r. danych, co narusza przepisy 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r., nr 20, poz.103). Zalecenie nr 1 Dostosować ewidencję księgowa do potrzeb sprawozdawczych (wyodrębnić odpowiednie konta księgowe). W sprawozdaniach wykazywać dane zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. 2. W zakresie przeprowadzania inwentaryzacji: a) brak powiązania wyników inwentaryzacji środków trwałych z zapisami ksiąg rachunkowych, co narusza art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2009 r., nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), b) brak objęcia inwentaryzacją poprzez spis z natury środków trwałych będących własnością Urzędu Miejskiego powierzonych Młodzieżowemu Ośrodkowi Socjoterapii do używania, tym samym brak powiadomienia Urzędu Miejskiego o wynikach spisu, co narusza art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości, c) brak spisania podstawowych środków trwałych (zestawów komputerowych, projektora multimedialnego itp., monitoringu, boiska, które znajdują się w ewidencji ilościowo wartościowej oraz w ewidencji księgowej), co narusza art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, d) brak weryfikacji wartości niematerialnych, o której mowa w art. 26 ust. 1 pkt 3) ustawy o rachunkowości oraz w zarządzeniu dyrektora nr 9 A/10-11 z dnia 2 września 2010 r. Zalecenie nr 2 Przeprowadzić pełną inwentaryzację składników majątkowych Ośrodka wg stanu na dzień 31 grudnia 2011 r. zgodnie z przepisami art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości. 3. Wnoszenie opłaty przez pracowników ośrodka korzystających w placówce z posiłków równej wysokości kosztów surowca przeznaczonego na wyżywienie bez uwzględnienia kosztów przygotowania posiłków, co narusza zasady określone w art. 66 ust. 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 7 marca 2005 r. w sprawie rodzajów i szczegółowych zasad działania placówek publicznych, warunków pobytu dzieci i młodzieży w tych placówkach oraz wysokości i zasad odpłatności wnoszonej przez rodziców za pobyt ich dzieci w tych placówkach (Dz. U. z 2005 r., nr 52, poz. 467 z późn. zm.). 2
Zalecenie nr 3 Ustalić w odpowiednim trybie oraz na odpowiednich zasadach stawkę odpłatności za posiłki dla pracowników. 4. Zaciągnięcie zobowiązania finansowego w 2011 r. na kwotę 1.248,20 zł przy braku zabezpieczenia środków we właściwym paragrafie w planie finansowym, co narusza art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157, poz. 1240 z późn. zm. Zalecenie nr 4 Nie dopuszczać do zaciągania zobowiązań finansowych nie mając zabezpieczonych środków w planie finansowym. 5. Wydatkowanie środków publicznych w 2010 r. na kwotę 494,34 zł, a w 2011 r. na kwotę 1.248,20 zł niezgodnie z przepisami art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych w związku z zakwalifikowaniem wydatków do niewłaściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej. Zalecenie nr 5 Wydatki publiczne klasyfikować zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r., nr 38, poz. 207 z późn. zm.) 6. Naruszenie przepisów o wynagradzaniu poprzez: a) naliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego w zaniżonej wysokości (w dwóch przypadkach na osiem objętych kontrolą) tj. z naruszeniem zasad określonych w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. z 1997 r., nr 160, poz. 1080 z późn. zm.), b) przyznanie pracownikowi dodatku z tytułu wieloletniej pracy niezgodnie z art. 7 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z r. 2009, nr 50, poz. 398 z późn. zm). Zalecenie nr 6 Dokonać weryfikacji i wyrównania wszystkich naliczonych i wypłaconych pracownikom dodatkowych wynagrodzeń rocznych za 2010 r. oraz dodatków za wieloletnią pracę. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne dołączyć kserokopię dokumentów potwierdzających ww. czynności. 3
7. Uchybienia w regulacjach wewnętrznych : a) w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powoływanie się na nieaktualną podstawę prawną tj.: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zfśs (Dz.U. nr 43 poz. 168 z późn. zm.) uchyloną z dniem 18 marca 2009 r., b) w polityce rachunkowości: nie podano informacji o dacie przyjęcia do stosowania programu księgowego oraz nie opisano systemu informatycznego służącego prowadzeniu ewidencji wynagrodzeń pracowników oraz ewidencji magazynowej art. 10 ust. 1 pkt c) ustawy o rachunkowości, wskazano konta analityczne do kont 011 i 013, które nie są stosowane w praktyce, c) brak uzgodnienia postanowień regulaminu pracy oraz aneksów do regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z zakładowymi organizacjami związkowymi, co wymagane jest odpowiednio art. 104 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.) oraz art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U z r. 1996, nr 70 poz. 335 z późn. zm.)., d) w 16 regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Młodzieżowym Ośrodku Socjoterapii zawarto zapis dot. wypłaty dodatku funkcyjnego, który jest sprzeczny z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z r. 2009 r. nr 50 poz. 398 z późn. zm). Zalecenie nr 7 Usunąć uchybienia występujące w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Postanowienia regulaminu pracy oraz aneksów do Regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych uzgadniać z zakładowymi organizacjami związkowymi. Z uwagi na opracowanie po okresie kontrolnym aneksów do pozostałych regulacji wewnętrznych powodujących uzupełnienie ich treści lub usunięcie uchybień odstępuję od wydania zaleceń w tym zakresie. 8. W księgach uczniów i wychowanków stwierdzono przypadki braku: - adresu zamieszkania rodziców (opiekunów prawnych) - 4 ust. 2 i 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2002 r., nr 23, poz. 225 z późn. zm.); - nie chronologiczne dokonywanie wpisów w księdze uczniów - 4 ust. 3 ww. rozporządzenia. 4
Zalecenie nr 8 Ewidencję uczniów i wychowanków prowadzić zgodnie z wymogami ww. rozporządzenia. 9. Nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji księgowej oraz ilościowo-wartościowej środków trwałych polegające m.in. na: a) występowaniu różnic pomiędzy ewidencją księgową kont 011, 013, 020, a ewidencją ilościowo-wartościową na dzień 31 grudnia 2010 r., b) braku wpisywania kolejnego numeru pozycji rozchodu oraz powoływania numeru przeciwstawnego wyksięgowanego składnika majątku, c) braku powołania numeru dowodu księgowego będącego podstawą przychodu lub rozchodu w ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych, d) sumowaniu stanów ilościowych składników majątkowych różnych co do rodzaju. Zalecenie nr 9 Uzupełnić brakujące dane oraz doprowadzić księgi do stanu zgodnego z ewidencją kont księgi głównej i stanem faktycznym (potwierdzonym inwentaryzacją). 10. Przypadki przekraczania wyznaczonych przez lekarza terminów dokonywania okresowych badań lekarskich przez pracowników. Zalecenie nr 10 Skierowania na badania lekarskie wydawać z odpowiednim wyprzedzeniem oraz zobligować pracowników do przestrzegania wyznaczonych terminów badań lekarskich. 11. Niedostosowanie do potrzeb jednostki zapisów dot. wyposażenia pracowników w odzież roboczą i ochronną, o których mowa w przyjętej tabeli norm przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego wprowadzonej zarządzeniem nr 4/09-10 z dnia 16 listopada 2009 r. Zalecenie nr 11 Dostosować zapisy dot. zasad i norm przydziału odzieży ochronnej do faktycznych potrzeb jednostki. 12. Zorganizowanie służby bhp w jednostce w sposób niezgodny z art. 237 11 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Zalecenie nr 12 Służbę bezpieczeństwa i higieny pracy zorganizować zgodnie z wymogami ww. ustawy. 5
13. Przypadki niedotrzymania terminów przeprowadzenia szkolenia wstępnego przyjętych pracowników oraz pierwszego szkolenia okresowego co narusza odpowiednio 10 ust. 1 i 15 ust.4 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2004 r., nr 180, poz. 1860 z późn. zm.). Zalecenie nr 13 Przestrzegać obowiązujących terminów przeprowadzania szkoleń. 14. Prowadzona książka obiektu budowlanego nie spełnia wymogów określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. z 2003 r., nr 120, poz. 1134) w uwagi na to, iż wpisy nie zawierają ważnych ustaleń zawartych w dokumencie będącym przedmiotem wpisu oraz danych identyfikujących osobę, która dokument wystawiła (imię i nazwisko, nr uprawnień osób przeprowadzających poszczególne kontrole). Zalecenie nr 14 Książkę obiektu budowlanego prowadzić zgodnie z ww. przepisami i uzupełnić brakujące dane. 15. Prowadzenie dokumentacji osobowej pracowników niezgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r., nr 62, poz. 286 z późn. zm.) z uwagi m.in. na niewłaściwe zakwalifikowanie dokumentów do poszczególnych części, brak chronologicznego ułożenia dokumentów, brak dokumentów, dublowanie dokumentów i nadawanie im różnych numerów. Zalecenie nr 15 Akta osobowe pracowników doprowadzić do zgodności z wymogami ww. rozporządzenia. 16. Kopie protokołów kontroli zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków korzystania z obiektów należących do szkoły nie są przekazywane organowi prowadzącemu, co narusza przepisy 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (Dz. U. z 2003 r., nr 6, poz. 69 z późn. zm.). Zalecenie nr 16 Przestrzegać ww. przepisów obowiązującego prawa. 6
17. Sporządzanie not księgowych o wysokości odpłatności za wyżywienie wychowanków na początku miesiąca za wykorzystane posiłki w poprzednim miesiącu, co narusza 66 ust. 6 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 7 marca 2005 r. w sprawie rodzajów i szczegółowych zasad działania placówek publicznych, warunków pobytu dzieci i młodzieży w tych placówkach oraz wysokości i zasad odpłatności wnoszonej przez rodziców za pobyt ich dzieci w tych placówkach (Dz. U. z 2005 r., nr 52, poz. 467 z późn. zm.) oraz wysyłanie not listem zwykłym co uniemożliwia stwierdzenie terminowości dokonywania wpłat oraz weryfikację naliczonych odsetek za zwłokę w 2010 r. Z uwagi na opracowanie po okresie kontrolnym regulaminu korzystania ze stołówki obowiązującego od 1 września 2011 r. uzgodnionego z organem prowadzącym w zakresie terminu i sposobu wnoszenia opłat za posiłki 63 ust. 4 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 12 maja 2011 r. w sprawie rodzajów i szczegółowych zasad działania placówek publicznych, warunków pobytu dzieci i młodzieży w tych placówkach oraz wysokości i zasad odpłatności wnoszonej przez rodziców za pobyt ich dzieci w tych placówkach (Dz. U. z 2011 r., nr 109, poz.631) odstępuję od wydania zalecenia. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Od oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 7