Uwaga!!! Niniejsza instrukcja ma charakter poglądowy i jest na bieżąco uzupełniana wraz z rozwojem opisywanego systemu.

Tytuł DB.IntraSTAT instrukcja obsługi wersji 1.0 Autor Maciej Kujawa Wersja 1.00.0714 Nazwa pliku DB.IntraSTAT - instrukcja obslugi wersji 1_0 Ostatnie zmiany 2006-12-18 08:58:00 Projekt DB.IntraSTAT Informacje dod. http://www.intrastat.pl DB.net soft Uwaga!!! Niniejsza instrukcja ma charakter poglądowy i jest na bieżąco uzupełniana wraz z rozwojem opisywanego systemu. 1. Rozwój systemu... 3 2. Obsługa DB.Intrastat... 4 2.1. Uruchomienie systemu... 4 2.2. Ustawianie parametrów aplikacji... 7 2.2.1. Przejście do modułu Admin_Tool... 7 2.2.2. Wybór opcji ustawiania parametrów.... 8 2.2.2.1. Założenie/edycja danych właściciela licencji... 9 2.2.2.2. Aktualizacja słowników... 10 2.2.2.3. Tworzenie nowych użytkowników... 11 2.3. Praca z dokumentami... 13 2.3.1. Kursy walut... 13 2.3.2. Ustawianie aktywnego podmiotu... 14 2.3.3. Wprowadzanie faktur... 16 2.3.4. Lista dokumentów... 19 2.3.4.1. Faktura wewnętrzna... 19 2.3.5. Rozpoczynanie pracy z nowym dokumentem Intrastat... 20 2.3.6. Ręczne wprowadzanie deklaracji... 23 2.3.7. Zapis i drukowanie dokumentu intrastat... 25 2.3.8. Otwieranie zapisanego dokumentu... 27 2.3.9. Podmiana kodów CN... 28 2.4 Eksport i Import dokumentów... 29 2.4.1. Eksport dokumentów WNT/WDT... 29 2.4.3. Import dokumentów WNT/WDT lub z systemów zewnętrznych... 30 2.5 Raporty... 31 2.6. Zestawienie miesięczne VAT... 32 2.7. Deklaracja podsumowująca VAT-UE... 33 2.8. Deklaracja podsumowująca VAT-UE korekta... 34 3. Opis metody przeliczania kosztów dodatkowych... 36 4. Problem z wydrukiem... 36 5. Archiwizacja bazy... 36 5.1. Program DB.IntraSTAT SQL ADMIN... 36

DB.net soft 2/41 5.2. Wyślij kopię bazy do serwisu... 38 5.3. Dearchiwizacja bazy... 39 5.4. Przeniesienie programu Intrastat na inny komputer... 41

DB.net soft 3/41 1. Rozwój systemu Pozwolą Państwo, że zanim przejdziemy do omówienia obsługi systemu nakreślę pokrótce zamierzenia autorów systemu, grupę docelową klientów systemu DB.IntraSTAT oraz założenia organizacyjne projektu. System DB.IntraSTAT został zaprojektowany w architekturze Client Server, co oznacza, że aplikacja kliencka pracuje jako końcówka wysokowydajnej i bezpiecznej relacyjnej bazy danych. Do obsługi systemu wybrano MS SQL Server 2000 firmy Microsoft. Po pierwszym ciepłym przyjęciu systemu oraz dzięki szerokiemu zainteresowaniu Państwa rozwojem systemu postanowiliśmy, że po zamknięciu wersji finalnej rozpoczniemy prace nad przeniesieniem bazy danych na alternatywne platformy, w tym w szczególności na: - bazę Oracle (środowisko Windows Server 2000/2003 lub Linux) - bazę PostgreSQL (środowisko Linux). Nie przewiduje się zmiany środowiska docelowego (MSWindows ) dla aplikacji klienckiej. Przewidujemy stworzenie aplikacji dla instalacji wielokrajowych (lokalizowanych) w szczególności dla firm z centralami obsługującymi wiele krajów w jednym systemie sprzedaży. Sama aplikacja DB.IntraSTAT jest odpowiedzią zapotrzebowania rynku na program wspomagający wypełnianie deklaracji Intrastat dla firm, które z racji wymiany towarowej z krajami Unii Europejskiej będą zobligowane do składania comiesięcznych sprawozdań statystycznych. Stanie się tak od momentu wejścia Polski do Unii Europejskiej. Więcej informacji na temat podstaw prawnych wprowadzenia systemu Intrastat jak i przeprowadzanego pilotażu można się dowiedzieć na stronach Służb Celnych RP pod adresem: http://www.mofnet.gov.pl/sluzba_celna/index.php?wysw=4&sgl=2&dzial=311. DB.IntraSTAT jest systemem, który nadaje się dla firm (jedno- i wielooddziałowych), które same wypełniają deklaracje Intrastat jak i firm będących pośrednikami w wypełnianiu deklaracji (agencje celne, firmy spedycyjne, biura rachunkowe). W szczególności system DB.IntraSTAT posiada możliwości gromadzenia danych z dużej liczby dokumentów handlowych (faktur) wielopozycyjnych. Na podstawie tych danych zautomatyzowane procedury przetwarzania dają możliwość w pełni automatycznej generacji deklaracji Intrastat. Możliwy jest ich zapis oraz wygenerowanie dokumentów w postaci papierowej jak i elektronicznej zgodnej ze standardem XML (patrz projekt Celina), która z kolei będzie przetwarzana przez odp. służby po przesłaniu przez sieć Internet. DB.IntraSTAT oprócz funkcji wspomagania wypełniania deklaracji Intrastat będzie posiadał rozbudowane funkcje analityczno-raportowe dla celów przyszłej sprawozdawczości VAT (odp. procedury zostaną opracowane po wprowadzeniu odp. aktów prawnych). Możliwe będą różne scenariusze wprowadzania do systemu DB.IntraSTAT danych z systemów zewnętrznych klienta (systemy magazynowe, F-K). Przewidziano stworzenie kilku interfejsów dla najbardziej rozpowszechnionych systemów księgowych w Polsce jak i format danych, które te systemy powinny wygenerować, aby dane zostały poprawnie wczytane do systemu DB.IntraSTAT. Firma DB.net soft zaproponuje w tym zakresie usługi konsultingowe, zatem zaoferujemy każdemu chętnemu podmiotowi analizę sytuacji przedwdrożeniowej dla Intrastat: - możliwości przepływu danych księgowych między oddziałami firmy oraz pomoc w opracowaniu metod i narzędzi informatycznych wspomagających taki przepływ; - możliwości przepływu danych między systemem zintegrowanym klienta a systemem DB.IntraSTAT oraz opracowanie narzędzi (interfejsów) umożliwiających taki przepływ. Wdrożenie obejmuje: - instalację serwera baz danych; - instalację aplikacji klienckich; - dostosowanie wymiany danych - opracowanie interfejsów wymiany danych; - szkolenie użytkowników; lub dla mniejszych podmiotów: - pomoc zdalna w instalacji serwera baz danych (w szczególności wersji darmowych MSDE 2000) oraz aplikacji klienckich; - szkolenie użytkowników, jeżeli zachodzi taka konieczność.

DB.net soft 4/41 W każdym przypadku DB.net soft proponuje obsługę posprzedażną w zakresie aktualizacji produktu, supportu e-mail oraz telefonicznego. 2. Obsługa DB.Intrastat 2.1. Uruchomienie systemu W tym punkcie poczynimy założenie, że poprawnie zainstalowali Państwo serwer baz danych MS SQL Server (najczęściej MSDE 2000) oraz poprawnie zainstalowana została aplikacja kliencka DB.IntraSTAT. Po wykonaniu tych wszystkich operacji znajdujemy na pulpicie ikonkę z podpisem DB.IntraSTAT i uruchamiamy program (patrz zdjęcie): Następuje wyświetlenie ekranu powitalnego systemu: Przy pierwszym uruchomieniu systemu lub po zainstalowaniu najnowszej wersji oprogramowania klienckiego (zmiana wersji na wyższą) otrzymamy po chwili następujący ekran:

DB.net soft 5/41 W ekranie tym mamy wstępnie wypełnioną nazwę serwera (local) oraz identyfikator użytkownika SA. Może się zdarzyć, że na niektórych systemach (szczególnie Windows 98) nazwa serwera nie zostanie podana. W tym przypadku należy samemu wpisać nazwę (local) w miejsce oznaczone jako Nazwa serwera SQL. W miejsce Hasło użytkownika wpisujemy znane nam już hasło dla użytkownika SA. Bezwzględnie wymagane jest podanie wcześniej zapamiętanego poprawnego hasła, z jakim został zainstalowany serwer MSDE, nawet w przypadku, gdy instalujemy nową wersję oprogramowania. Jest to spowodowane bezpieczeństwem danych i zostało opisane bardziej szczegółowo w dokumencie DB.IntraSTAT - instrukcja instalacji wersji 1_0.doc. Wybieramy klawisz ENTER lub klikamy przycisk Utwórz/sprawdź bazę. Wyświetlona zostanie seria ekranów symbolizująca proces instalowania lub aktualizowania bazy danych (w przypadku uruchomienia nowej wersji aplikacji klienckiej). Zaznaczamy, że powyższy etap konieczny jest do przejścia tylko i wyłącznie w przypadku nowej instalacji lub po aktualizacji aplikacji klienckiej. Kolejne uruchomienia systemu odbywają się w trybie normalnym aż do czasu ponownego zainstalowania nowej wersji systemu klienckiego.

DB.net soft 6/41 Po zakończeniu procesu instalacji lub aktualizacji bazy (w przypadku zakończonym sukcesem) wyświetlony zostanie ekran logowania użytkownika do systemu DB.IntraSTAT (patrz zdjęcie powyżej).

DB.net soft 7/41 Przy pierwszym uruchomieniu programu podajemy identyfikator użytkownika jako admin i w pole Hasło użytkownika wpisujemy istnetdb. Wciskamy ENTER lub wybieramy myszką klawisz Login. Po chwili powinniśmy zobaczyć ekran aplikacji jak na zdjęciu poniżej: Aplikacja została zatem poprawnie uruchomiona. 2.2. Ustawianie parametrów aplikacji Aby rozpocząć pracę w systemie DB.IntraSTAT należy wprowadzić tzw. parametry stałe systemu. W tym celu należy przejść do modułu administracyjnego systemu (tzw. Admin_Tool) i dokonać odp. zmiany. 2.2.1. Przejście do modułu Admin_Tool Aby uruchomić moduł administracyjny (posłużmy się skrótem AT) należy zalogować się jako administrator systemu (użytkownik: admin). W przypadku poprzedniego zalogowania się w systemie należy się wylogować. W tym celu zamykamy program i po otrzymaniu ekranu jak na zdjęciu:

DB.net soft 8/41 wybieramy opcję Ponowne logowanie po czym zatwierdzamy wybór klawiszem ENTER lub wciskamy myszką klawisz Tak. Po wylogowaniu się otrzymamy ponownie ekran powitalny (proszę zwrócić uwagę, że zalogowanie się do AT możliwe jest oczywiście także przy ponownym uruchomieniu systemu): Uruchomienie AT możliwe jest tylko przez administratora, zatem pole zaznaczenia Uruchom Admin_Tool aktywne jest właśnie tylko przy wyborze odp. użytkownika. Po zaznaczeniu powyższego pola i wciśnięciu klawisza ENTER (możliwe jest wciśnięcie myszką klawisza Login ) przejdziemy do modułu administracyjnego systemu patrz zdjęcie poniżej: Moduł administracyjny został poprawnie uruchomiony. 2.2.2. Wybór opcji ustawiania parametrów. W systemie DB.IntraSTAT przewidziana jest cała gama parametrów, kóra umożliwia dostrojenie zachowania się systemu do potrzeb użytkownika lub danej firmy. Parametry mogą być ustawiane w tzw. trybie globalnym (obowiązują dla wszystkich aplikacji klienckich pracujących na danej kopii bazy) oraz parametrów oraz w trybie użytkownika (obowiązują dla danego użytkownika).

DB.net soft 9/41 2.2.2.1. Założenie/edycja danych właściciela licencji Przy pierwszym uruchomieniu pojawi się ekran informujący o konieczności wprowadzenia danych właściciela programu, dane te są niezbędne do poprawnej pracy programu. Należy przejść do menu Bazy Dane firmy (właściciel) i zgodnie z zasadami obowiązującymi w systemie Windows wybrać odp. menu (patrz rysunek): po wyborze danej opcji ukaże się następująca formatka (przyp. formatka ekran wprowadzania danych): Proszę zwrócić uwagę na tzw. zakładki u góry formatki oznaczone jako Dane podstawowe, Dane dodatkowe oraz Ustawienia. Tego typu zakładki są standardowym elementem systemu Windows i oznaczają przejście do dodatkowych pól formatki, które nie są widoczne na podstawowej zakładce ze względu na zachowanie przejrzystości formatki (gradację ważności wprowadzanych danych) lub ze względu na brak miejsca. Pod kolejnymi zakładkami kryją się następujące pola danych (patrz zdjęcia):

DB.net soft 10/41 Poszczególne pola z 2-ch pierwszych zakładek są polami tekstowymi i należy je wypełnić poprawnymi danymi firmy (właściciela licencji). Należy pamiętać, że pole NIP posiada długość 10 znaków i wypełniamy go wyłącznie cyframi bez kresek, podobnie pole REGON ma długość 14 cyfr i wypełniamy go wyłącznie cyframi (należy zwrócić uwagę, że przy braku znajomości numeru REGON w całości do pierwszych 9-ciu cyfr należy dopisać 5 razy cyfrę 0 w późniejszym terminie będzie należało podawać cały REGON 14-to cyfrowy, chyba, że ustawodawca przewidzi inaczej). 3-cia zakładka posiada pola wyboru, z czego pole ( Klient stały ) nie ma znaczenia w przypadku właściciela licencji. Pierwsze pole wyboru służy do wybrania właściwego dla podmiotu Urzędu Celnego, do którego adresowane będą wypełnione deklaracje Intrastat (w przypadku pracy dla wybranego właściciela licencji, patrz poniższe zdjęcia). Możliwe jest ustawienie czy podmiot przekroczył próg specyficzny w przywozie lub w wywozie. Dodatkowo można odznaczyć pole Informacja o przedstawicielu na deklaracji dla firm wypełniających deklaracje we własnym imieniu. Formatkę wypełnioną danymi zatwierdzamy klawiszem ENTER lub wciśnięciem myszką klawisza Zapisz dane. Wybór klawisza Anuluj zapis lub wciśnięcie ESC powoduje zaniechanie zapisu danych. 2.2.2.2. Aktualizacja słowników Opcja Słowniki - uaktualnienie służy do pobierania najnowszych definicji danych słownikowych dla formularza Intrastat (np. kody urzędów celnych). Po uruchomieniu tej opcji ukaże się ekran umożliwiający aktualizację wybranych słowników używanych w programie. Aktualizacje słowników będą

DB.net soft 11/41 rozprowadzane razem z aktualizacją programu, o konieczności wywołania tej opcji użytkownik zostanie poinformowany na stronach www lub przy przesyłce z aktualizacją programu. 2.2.2.3. Tworzenie nowych użytkowników Każdy użytkownik pracujący w systemie powinien mieć założone własne konto, co umożliwia określenie zachowania programu zgodnie z ustawieniami użytkownika. Aby dodać nowego użytkownika należy wybrać z menu opcję Narzędzia Użytkownicy Po wybraniu przycisku Nowy zostanie wyświetlone okienko w którym należy wpisać dane nowego użytkownika. Wpisanie nazwy logowania, imienia i nazwiska jest wymagane dane te będą wykorzystywane przy generowaniu deklaracji intrastat. Nazwa logowania wpisywana jest przy uruchomieniu programu i określa użytkownika jaki pracuje w programie (podczas pracy pole UID: w belce narzędziowej programu).

DB.net soft 12/41 Wpisanie dodatkowych danych umożliwia generowanie dokumentów intrastat z poprawnymi danymi w polu 21, innych niż dane właściciela programu (dla pracy wielooddziałowej). Przy dodawaniu nowego użytkownika możliwe jest ustawienie praw do określonych działań, aby to zrobić należy przejść do trzeciej zakładki Opcje dostępu.

DB.net soft 13/41 2.3. Praca z dokumentami 2.3.1. Kursy walut Program posiada możliwość pobierania kursów walut z internetu ze stron NBP, opcja ta jest dostępna i w trybie AT jak i w trakcie normalnej pracy użytkownika (jeśli dany użytkownik ma ustawione prawa do pobierania kursów patrz 2.2.2.3). Aby pobrać kursy walut należy z menu Bazy dodatkowe wybrać Kursy walut pobieranie z internetu. Procedura automatycznie uzupełni brakujące kursy walut od początku roku, możemy także wybrać za który rok chcemy ściągnąć kursy walut. Wraz z kolejnymi aktualizacjami do katalogu DB.Intrastat zapisywane będą pliki z kursami, jeżeli podczas pobierania z internetu program wykryje że dany kurs jest dostępny na dysku, pobierze dane z pliku co skróci czas aktualizacji kursów. Jeśli system użytkownika korzysta z serwera proxy przy dostępie do stron internetowych konieczne jest ustawienie odpowiednich parametrów w menu Narzędzia Parametry Opcje systemowe użytkownik (ustawienia te należy wpisywać po zalogowaniu się w DB.Intrastat danego użytkownika). Jeśli użytkownik nie posiada dostępu do internetu możliwe jest wpisanie kursów ręcznie wybierając z menu Bazy dodatkowe Kursy walut zarządzanie. Ważne jest by przy pierwszym wpisywaniu kursów ręcznie wprowadzić prawidłowy przelicznik (np. dla EUR - 1), w przeciwnym przypadku program nie będzie prawidłowo przeliczał walut. Pole numer kursu zgodny z NBP powinno zawierać numer tabeli kursowej podany na stronach NBP, wpisanie poprawnego numeru jest niezbędne do prawidłowej pracy modułu pobierania kursów z internetu.

DB.net soft 14/41 2.3.2. Ustawianie aktywnego podmiotu Po ustawieniu odpowiednich parametrów dla systemu DB.IntraSTAT wracamy do modułu głównego, do którego można się zalogować jako uprawniony użytkownik (zarówno poprzez wylogowanie z poprzedniego modułu (Ponowne logowanie) jak i wejście do programu. System DB.Intrastat pomyślany jest jako moduł obsługujący wiele podmiotów (idealne rozwiązanie dla firm pośredniczących) jak i obsługujący tylko jeden podmiot. Pracę z dokumentami Intrastat można rozpocząć tylko po wybraniu aktywnego klienta. Przechodzimy zatem do formatki wyboru klienta. Wybieramy opcję z menu Bazy dodatkowe Podmioty krajowe - zarządzanie lub wywołujemy skrót klawiaturowy CTRL+K (patrz zdjęcie). Otrzymujemy formatkę jak na rysunku:

DB.net soft 15/41 Na formatce wyświetlona jest lista wszystkich zarejestrowanych w systemie podmiotów. Można skorzystać z przycisków Nowy oraz Edycja danych zostaną wyświetlone formatki odp. wprowadzania nowego klienta oraz edycji danych podświetlonego na liście klienta. Obsługa formatek wprowadzania danych klienta jest identyczna z formatką wprowadzania danych właściciela licencji (patrz pkt. 2.2.2.1 Założenie/edycja danych właściciela licencji). Po wykonaniu wszystkich wymaganych czynności związanych z wprowadzeniem danych klientów po wybraniu na liście interesującego nas klienta (można wybrać firmę, która jest właścicielem licencji) wybieramy przycisk Klient aktywny lub naciskamy klawisz ENTER (będąc na liście jako aktywnej kontrolce). Otrzymamy w tym przypadku wyświetlone okienko informujące nas o ustawieniu aktywnego klienta (patrz zdjęcie). oraz w belce paska narzędziowego zostanie ustawiony odp. wpis (patrz zdjęcie), tak, aby od tego momentu był widoczny aktualnie aktywny podmiot. Po wykonaniu tych czynności możemy przejść do pracy z dokumentami dla aktywnego podmiotu. Zapoznajmy się zatem z metodami pracy z dokumentami na bazie wprowadzenia nowego dokumentu.

DB.net soft 16/41 2.3.3. Wprowadzanie faktur Program umożliwia wprowadzanie ręczne faktur na podstawie których można automatycznie wygenerować dokumenty intrastat. Wprowadzanie zaczynamy od wybrania z menu WDT/WNT/dok.handlowe typu nowego dokumentu WDT (Wspólnotowa Dostawa Towaru) lub WNT (Wspólnotowe Nabycie Towaru). W programie dostępne są skróty klawiaturowe CTRL+F5 nowy dokument WDT, CTRL+F6 lista WDT, CTRL+F7 nowy dokument WNT, CTRL+F8 lista WNT. Po wybraniu typu dokumentu ukaże nam się formatka do wprowadzania danych fakturowych. Klikając na przycisk Pobierz możemy wybrać dostawcę lub odbiorcę towaru (jeśli podmiot nie został zapisany jeszcze do bazy można go w tym momencie dopisać). Ważne jest wypełnienie pola tekstowego nr faktury, jest ono wykorzystywane przy raportach dla użytkownika i umożliwia sprawdzenie przez program czy faktura nie została wcześniej wprowadzona. Pole Z dnia określa datę przyjęcia towaru lub datę faktury (jeśli przyjęcie jest w tym samym miesiącu co faktura). Pole Data ustalenia kursu jest wypełniana automatycznie datą dokumentu lub datą poprzedniego ogłoszenia kursu, zgodnie z ustawieniami w Opcjach systemowych (menu Narzędzia Parametry Opcje systemowe). Dla dokumentów których transport odbył się w miesiącu późniejszym od daty wystawienia faktury, jako datę ustalenia kursu należy wpisać datę kursu z dokumentu. Data powstania obowiązku podatkowego wykorzystywana jest przy generowaniu faktury wewnętrznej, deklaracji VAT-UE i zestawieniu miesięcznym VAT.

DB.net soft 17/41 Odpowiednie pola u góry formatki określają typ dokumentu i określają dostępne opcje przy wypełnianiu dokumentu. Pola Intrastat i VAT-UE określają czy dany dokument ma być wykorzystywany do tworzenia deklaracji Intrastat i/lub VAT-UE. Pole uszlachetnianie jeśli zaznaczone odblokowuje możliwość wpisywania PM w pozycjach dokumentów. Pole Kosztów pozafakt. Nie ujmuj w VAT.. informuje program czy wprowadzone koszty pozafakturowe mają odpowiednio zmieniać wartość faktury na dokumentach faktury wewnętrznej i zestawieniach generowanych w programie. Odpowiednie pola w Kosztach doliczanych i Kosztach odliczanych umożliwiają automatyczny podział kosztów na poszczególne pozycje dokumentu według wskazanego kryterium. Jeśli na dokumencie koszty są podane dla poszczególnych pozycji należy zmienić opcję z łącznych na dla pozycji co odblokuje odpowiednie pola przy dodawaniu pozycji. W aktualnej wersji programu podział tych kosztów nie jest wyświetlany w poszczególnych pozycjach faktury. Koszty pozafakturowe odnoszą się do kosztów nie uwzględnionych na fakturze np. dodatkowej faktury transportowej a wchodzą w wartość statystyczną towaru. Koszty te mogą zmieniać wartość fakturową na fakturze wewnętrznej lub nie w zależności od ustawienia pola Kosztów pozafakt. Nie ujmuj w VAT... Koszty fakturowe zmieniają wartość faktury i zostały podzielone na dwie kategorie transport i inne by dokładniej odzwierciedlić wartości podawane na fakturze papierowej. Towary możemy dodawać za pomocą przycisku << Dodaj do listy.

DB.net soft 18/41 Przy wprowadzaniu pozycji towarowej można skorzystać z indeksu towarowego. Przy pierwszym wpisaniu indeksu przy zapisie pozycji zostaną zapamiętane podstawowe dane takie jak kod CN, Opis, stawka VAT. Przy wpisywaniu kolejnych pozycji towarowych można skorzystać z indeksu przez jego wpisanie lub wybranie z listy. Jeśli zmodyfikujemy np. opis dla danego indeksu przy zapisie pozycji program zapyta się czy zaktualizować dane dla danego indeksu w bazie danych. Domyślnie ustawiony jest tryb gdzie stosowana jest wspólna baza indeksów, możliwa jest również praca gdzie każdy podmiot zagraniczny ma własną bazę indeksów, zmiana na ten tryb możliwa jest w menu Narzędzia Parametry Opcje systemowe przez zaznaczenie W przywozie indeks mag. filtrowany dla podmiotu zagranicznego Na formatce wprowadzania pozycji fakturowej, można skorzystać z klawisza F2 by wprowadzić kod CN i opis bezpośrednio z taryfy TARIC. Taryfa jest filtrowana dla kodów, które są poprawne dla danej daty. Można również wprowadzić częściowy kod CN i nacisnąć F2, program automatycznie ustawi się na najbardziej dopasowanej wartości kodu CN. Wprowadzenie 8-znakowego kodu CN i wciśnięcie klawisza TAB spowoduje wypełnienie pola Opis towaru opisem z taryfy TARIC (jeśli pole opis towaru było puste). Wartościami wymaganymi są kod CN, opis towaru, masa netto lub jednostka uzupełniająca, wartość w walucie faktury, pozostałe dane nie są wymagane ale ich wprowadzenie umożliwi generowanie raportów i zestawień dla faktur. Możliwe jest wpisywanie wartości ujemnych i zerowych dla wartości, masy itp., dla poprawnego wpisania faktur korygujących. Po wprowadzeniu danych dokumentu możliwe jest jego wydrukowanie poprzez wybranie z menu Dokumenty IST Drukuj dokument lub kliknięcie ikony ikony

DB.net soft 19/41 Po wprowadzeniu wszystkich danych i pozycji fakturowych zapisujemy fakturę klikając przycisk Zapisz lub wciskając Alt-Z 2.3.4. Lista dokumentów W każdej chwili możliwe jest podejrzenie i poprawienie dokumentów wprowadzonych dla danego podmiotu poprzez wybranie z menu WNT/WDT/dok. handlowe lista dokumentów. Należy wybrać miesiąc i rok szukanych dokumentów i kliknąć przycisk odśwież listę. Po wybraniu danego dokumentu możliwa jest jego edycja poprzez kliknięcie na przycisku Podgląd/Edycja. Przycisk Usuń jest aktywny jeżeli dany użytkownik ma prawo do usuwania dokumentów (patrz 2.2.2.3) Dostępny jest przycisk kopiowania faktur, wykorzystywany głównie do tworzenia faktur korygujących bądź wielokrotnego wpisywania podobnych faktur. Zakładka Wyszukiwanie pozwala na wyszukanie numeru faktury jeżeli znamy tylko cześć numeru faktury, wpisujemy znak % (znak % zastępuje dowolny ciąg znaków) oraz znany fragment numery faktury, np. szukany numer faktury 7111000293B wpisujemy w pole wyszukiwania (np. 7111%) wyświetlą się wszystkie faktury rozpoczynające się numeru 7111, lub (np. %293B) wyświetlą się wszystkie faktury kończące się na numerze 293B. 2.3.4.1. Faktura wewnętrzna Istnieje możliwość wydrukowania faktury wewnętrznej dla WNT oraz WDT, po wybraniu faktury na liście klikamy przycisk Faktura wewn.. W zależności od ustawień w Opcjach systemowych (menu Narzędzia Parametry Opcje systemowe), zostaniemy zapytani o numer faktury oraz datę wystawienia. W ustawieniach możemy również zdefiniować czy ma być drukowany podpis osoby upoważnionej na fakturze wewnętrznej.

DB.net soft 20/41 2.3.5. Rozpoczynanie pracy z nowym dokumentem Intrastat Rozpoczynanie pracy z nowym dokumentem IST należy zacząć od wyboru rodzaju dokumentu ze względu na kierunek wymiany towarowej z krajami Unii Europejskiej. Z tego względu możemy zacząć pracę z dokumentem typu W - wywóz lub P - przywóz. Załóżmy dla jasności opisu, że stworzymy nowy dokument typu WYWÓZ. Aby rozpocząć proces tworzenia nowego dokumentu W należy wybrać opcję z menu Dokumenty Nowy dokument 1-Wywóz nowy dokument. Alternatywną formą wywołania tej opcji jest wciśnięcie klawisza CTRL+N i wybór odp. opcji z pojawiającego się podmenu (patrz zdjęcie). Można także skorzystać z paska narzędzi jako formy szybkiego wyboru interesującej nas opcji (patrz zdjęcie). Do przełączenia się pomiędzy typami dokumentów należy użyć strzałki na prawo od przycisku wybierania nowego dokumentu. Samo naciśnięcie głównego przycisku powoduje rozpoczęcie właściwej procedury.

DB.net soft 21/41 Po wykonanie jednej z powyższych operacji powinniśmy otrzymać formatkę jak na zdjęciu: Mamy możliwość wyboru okresu na jaki wystawiany będzie dokument Intrastat. W tym celu należy skorzystać z 2-ch kontrolek wyboru miesiąca oraz roku (patrz górna część formatki). Po dokonaniu odp. zmian na powyższej formatce naciskamy klawisz ENTER lub wybieramy myszką przycisk Dalej >>>.

DB.net soft 22/41 Następna formatka zawiera listę dokumentów intrastat wystawianych dla danego klienta, jeśli wcześniej utworzyliśmy deklarację częściową zaznaczenie opcji Nowa deklaracja Następny okres pozwoli na utworzenie kolejnej deklaracji częściowej. Jeśli jest to pierwsza deklaracja na dany miesiąc lub kolejna deklaracja częściowa zostanie wyświetlona formatka wyboru typu dokumentu (patrz niżej). By utworzyć deklarację należy kliknąć Utwórz nową deklarację.., możliwa jest zmiana okresu za jaki ma zostać stworzona deklaracja by utworzyć deklarację częściową. Jeśli została wcześniej stworzona deklaracja za podany okres i zostały wprowadzone nowe faktury możliwe jest stworzenie deklaracji korygującej lub deklaracji wymieniającej (patrz niżej) Po zaakceptowaniu odpowiedniego typu dokumentu program wyświetla listę faktur na podstawie których zostanie utworzona deklaracja. Jeśli dla podanego okresu nie ma wprowadzonych faktur możliwe jest utworzenie deklaracji zerowej lub wprowadzenie deklaracji z ręki (co zostanie omówione w następnym podpunkcie). Jeżeli przy pisywaniu dokumentu WDT/WNT odznaczymy opcję Intrastat, dany dokument nie będzie brany pod uwagę przy tworzeniu dokumentu intrastat i nie będzie widoczny na liście dokumentów.

DB.net soft 23/41 Po utworzeniu deklaracji możliwe jest jej obejrzenie i wydruk lub zapisanie do pliku XML. W podglądzie deklaracji w zależności od ustawień opcji dostępu użytkownika możliwa jest zmiana numerów deklaracji (patrz 2.2.2.3.), jest to przydatne dla firm wielo-oddziałowych gdzie zostały ustalone pewne zasady numeracji dokumentów Intrastat. 2.3.6. Ręczne wprowadzanie deklaracji

DB.net soft 24/41 Możliwe jest również wprowadzanie deklaracji z ręki, funkcja ta jest dostępna jeśli nie wprowadzono żadnych faktur za podany okres. Po kliknięciu na przycisku Deklaracja ręczna przechodzimy do tworzenia dokumentu Intrastat. W tym miejscu należy wspomnieć, że pewne znane Państwu skróty klawiaturowe (chociażby z pakietu MS Office) funkcjonują także w trybie wypełniania dokumentu IST. Do nich należą (CTRL+N nowy dokument, CTRL+F4 zamknij dokument bez zapisu, CTRL+P drukuj, CTRL+S zapisz dokument). Dodatkowo w systemie DB.Intrastat funkcjonują klawisze dodatkowe dla funkcji specjalnych właściwych tylko temu systemowi. Popatrzmy na okno główne dokumentu (patrz zdjęcie).

DB.net soft 25/41 Wprowadzanie pozycji ręczne odbywa się poprzez wybranie przycisku << Dodaj do listy. Poniższe zdjęcie pokazuje formatkę wprowadzania ręcznego pozycji. Sama struktura dokumentu IST opisana jest szczegółowo na stronach Służb Celnych RP ograniczymy się zatem do podania sposobów, jakimi można wypełnić aktywny formularz danymi. 2.3.7. Zapis i drukowanie dokumentu intrastat W każdym momencie wyświetlania aktywnej formatki dokumentu IST (nawet, gdy nie wprowadzono żadnych pozycji towarowych) mamy dostępne następujące opcje: - podgląd wydruku formularza (1-sza strona) (patrz zdjęcie) uzyskiwane przez wybór odp. opcji w menu lub na pasku narzędziowym.

DB.net soft 26/41 - właściwy wydruk analogiczny z podglądem wydruku, ale uwzględniający właściwą ilość pozycji na dokumencie (uzyskiwany poprzez wybór odp. opcji z menu Dokumenty Drukuj dokument wraz ze skrótem CTRL+P lub przez wybranie myszką przycisku na pasku zadań patrz zdjęcie) - podgląd kodu pliku wynikowego XML dla systemu Celina (uzyskiwany poprzez wybór odp. opcji z menu Dokumenty XML Celina - podgląd lub przez wybranie myszką przycisku na pasku zadań patrz zdjęcie) - zapis pliku wynikowego XML dla systemu Celina (uzyskiwany poprzez wybór odp. opcji z menu Dokumenty XML Celina - podgląd lub przez wybranie myszką przycisku na pasku zadań patrz zdjęcie) - Zapis pliku XML w wersji dokonuje się do wcześniej wybranego katalogu dla składowania plików XML Celina ustawianego w menu Narzędzia Parametry Opcje systemowe (użytkownik).

DB.net soft 27/41 Po zapisie wyświetla się okienko informujące o tym gdzie został zapisany plik i jaką ma nazwę. Format nazwy pliku XML jest następujący: YYYYMMdAAAvBBB.xml, gdzie kolejne skróty oznaczają: YYYY rok (np. 2004); MM miesiąc (np. 01); d literka d deklaracja; AAA numer deklaracji częściowej (np. 001); v literka v wersja; BBB numer wersji/nr korekty (np. 001). Poprawna zatem będzie nazwa pliku: 200401d001v001.xml. - zapis dokumentu (uzyskiwany poprzez wybór odp. opcji z menu Dokumenty Zapisz wraz ze skrótem CTRL+S lub przez wybranie myszką przycisku na pasku zadań patrz zdjęcie) Zapis dokonuje się w kartotece dokumentów na koncie aktywnego klienta. - zamknij dokument (uzyskiwany poprzez wybór odp. opcji z menu Dokumenty Zamknij wraz ze skrótem CTRL+F4 lub przez wybranie myszką przycisku na pasku zadań patrz zdjęcie) 2.3.8. Otwieranie zapisanego dokumentu Z racji faktu zapisania dokumentu na koncie aktywnego klienta dokument ten jest dostępny do odczytu. W tym celu możemy otworzyć listę wszystkich dokumentów dla aktywnego klienta poprzez wybranie opcji z menu Dokumenty Otwórz wraz z odp. skrótem klawiaturowym CTRL+O lub poprzez wybór odp. przycisku na pasku narzędziowym (patrz zdjęcie). Zostanie wyświetlona formatka jak na zdjęciu poniżej:

DB.net soft 28/41 2.3.9. Podmiana kodów CN Narzędzie zamiany kodów CN w pozycjach dokumentów WNT/WDT służy do wymiany wspomnianych kodów ramach jednego miesiąca. Zamiana jest możliwa tylko w ramach kodów posiadających taką samą jednostkę uzupełniającą lub jej brak. Powyższe narzędzie otwieramy z menu WDT/WNT/dok.handlowe Narzędzie zamiany kodów CN. Uruchamiając owo narzędzie otwiera się nam nowe okno, w którym należy podać za jaki miesiąc oraz rok chcemy zmienić kod CN. Następnie podajemy dotychczasowy (błędny) kod należy podać jego pierwsze osiem znaków oraz w następnej pozycji nowy kod CN dziesięć znaków.

DB.net soft 29/41 Po wprowadzeniu wszystkich danych naciskamy klawisz Sprawdź i zamień. Ukaże się na informacja czy znaleziono podane kody (błędne kody osiem znaków), którą następnie potwierdzamy aby zamienić i zapisać nowy kod CN. 2.4 Eksport i Import dokumentów 2.4.1. Eksport dokumentów WNT/WDT Eksport dokumentów WNT/WDT wykonujemy w module administracyjnym patrz pkt. 2.2.1., następnie przechodzimy do zakładki Bazy Eksport danych 1-Eksport danych WNT/WDT. Po wykonaniu tej czynności pojawi się kolejne okienko, w którym należy wybrać podmiot dla którego będą eksportowane dokumenty oraz należy podać za jaki okres mają być eksportowane dokumenty.

DB.net soft 30/41 Następnie klikamy przycisk Generuj, gdzie zostanie wygenerowany plik tekstowy o nazwie (np. all_5482349926_20060501_20060531, gdzie all oznacza wszystkie dokumenty WNT i WDT; 5482349926 oznacza NIP danego podmiotu; 20060501_20060531 oznacza za jaki okres został wygenerowany plik. 2.4.3. Import dokumentów WNT/WDT lub z systemów zewnętrznych Program umożliwia import dokumentów WNT/WDT dla danego podmiotu. Procedura importu plików z dokumentami odbywa się w module głównym, gdzie można się zalogować jako zwykły użytkownik. Import dokumentów zaczynamy od wybrania z menu WDT/WNT/doc.handlowe Import danych zewnętrznych Procedura importu. Przechodząc dalej ukazuję się nam okno, gdzie możemy wybrać plik do importu. Klikając na przycisk Importuj zaznaczone dokumenty, program zaimportuje dokumenty WNT/WDT, w statusie ukaże się napis Zakończono procedurę importu danych. Jeżeli program podczas importu znajdzie taki sam numer faktury dla danego NIP-u, wyświetli się raport iż faktura o danym numerze i NIP-ie już istnieje w systemie.

DB.net soft 31/41 Program umożliwia także import dokumentów z zewnętrznych systemów np. programu magazynowego, księgowego, fakturowego. Pozwala to na jednokrotne wprowadzanie dokumentu papierowego w zewnętrznym systemie i późniejsze zaimportowanie takich dokumentów do programu DB.Intrastat, eliminuje to możliwość pomyłki przy wprowadzaniu danych i przyspiesza pracę. Pliki importowane do programu muszą być zapisane w formacie opisanym na stronie www.intrastat.pl jako specyfikacja importu danych TXT. Import rozpoczynamy od ustawienia parametrów w menu WDT/WNT/dok.handlowe Import danych zewnętrznych Parametry. W oknie parametry możliwe jest ustawienie ścieżki do katalogu zawierającego importowane pliki. Po wybraniu Procedury importu możliwe jest zaznaczenie dokumentów i ich zaimportowanie poprzez wybranie przycisku Importuj zaznaczone dokumenty. Dodatkowych informacje na temat importu danych znajdują się w pliku Specyfikacja importu danych TXT na stronie www.intrastat.pl. 2.5 Raporty W obecnej wersji programu dostępny jest raport przedstawiający rejestr dokumentów za dany okres dla danego podmiotu. Aby go uzyskać należy wejść w menu Raporty -> Rejestry dokumentów WDT/WNT i wybrać odpowiedni raport. Po wybraniu odpowiedniego raportu pojawi się okienko umożliwiające zdefiniowanie parametrów raportu (zakresu dat dokumentów branych do raportu) i jego wygenerowanie.

DB.net soft 32/41 2.6. Zestawienie miesięczne VAT W programie istnieje możliwość generowania miesięcznych zestawień VAT dla potrzeb księgowości. Zestawienie miesięczne dostępne jest z menu Statystyka VAT-UE VAT zestawienie miesięczne. Po wybraniu tej opcji pokaże się okienko umożliwiające zdefiniowanie parametrów zestawienia miesiąca, roku, i rodzaju dokumentów objętych przez zestawienia (WYWOZOWYCH lub PRZYWOZOWYCH). Następnie wyświetli się lista dokumentów objętych przez zestawienie, jeżeli lista jest prawidłowa można przejść do generowania zestawienia klikając przycisk Twórz zestawienie. Jeżeli przy pisywaniu dokumentu WDT/WNT odznaczymy opcję VAT-UE, dany dokument nie będzie brany pod uwagę przy tworzeniu zestawienia

DB.net soft 33/41 2.7. Deklaracja podsumowująca VAT-UE By wygenerować deklarację podsumowującą VAT-UE należy wybrać z menu Statystyka VAT-UE Deklaracje podsumowujące Deklaracja VAT-UE. Po wybraniu tej opcji pokaże się okienko umożliwiające zdefiniowanie parametrów deklaracji. Należy pamiętać że deklaracja podsumowująca VAT- UE generowana jest na podstawie dat powstania obowiązku podatkowego na dokumentach WDT/WNT. Po wybraniu kwartału deklaracji VAT-UE zostanie wyświetlona lista dokumentów wykorzystywanych w deklaracji. Jeżeli przy pisywaniu dokumentu WDT/WNT odznaczymy opcję VAT-UE, dany dokument nie będzie brany pod uwagę przy tworzeniu deklaracji.

DB.net soft 34/41 W następnym kroku możliwe jest wpisanie dodatkowych informacji wymaganych na deklaracji VAT-UE. Następnie możliwe jest wydrukowanie tak utworzonej deklaracji, za pomocą przycisku Drukuj aktywny dokument na belce narzędziowej. 2.8. Deklaracja podsumowująca VAT-UE korekta By wygenerować korektę deklaracji podsumowującej VAT-UE należy wybrać z menu Statystyka VAT-UE Deklaracje podsumowujące Przeglądanie/korekty, wyświetli się lista dokumentów VAT-UE za dany kwartał.

DB.net soft 35/41 Należy wybrać dokument VAT-UE do którego chcemy stworzyć korektę i wcisnąć przycisk KOREKTA VAT-UEK, zostanie wyświetlona lista dokumentów które zostaną wykorzystane do generowania VAT-UEK. Wciśnięcie przycisku Twórz korektę VAT-UEK wygeneruje dokument. Po wygenerowaniu deklaracji możliwe jest przejście do jej edycji w celu uzupełnienia informacji wymaganych na deklaracji VAT-UEK.

DB.net soft 36/41 3. Opis metody przeliczania kosztów dodatkowych W czasie generowania deklaracji Intrastat przy automatycznym rozliczaniu kosztów dodatkowych na pozycje dla wprowadzanych dokumentów WNT, WDT zastosowano następujący algorytm: Wszelkie wielkości: - koszty odliczane i doliczane w walucie faktury (łączne dla faktury) - koszty odliczane i doliczane w walucie innej niż waluta faktury (łączne dla faktury) - wartości pozycji fakturowych wraz z kosztami dodatkowymi (dla pozycji) są przeliczane na walutę PLN z dokładnością do 2-ch miejsc po przecinku. Jedynie w przypadku podawania kosztów dla pozycji wartość pozycji jest sumowana z wartością odp. kosztów w walucie faktury i dopiero z tej wartości wyliczana jest wartość statystyczna. W kolejnym kroku wszystkie pozycje fakturowe z faktur za dany okres rozliczeniowy są komasowane (wartości są sumowane) wg kryteriów obowiązujących przy generowaniu dokumentu IST. W tym kroku doliczane są lub odp. odliczane koszty wg dokonanego podziału z dokładnością do 2-ch miejsc po przecinku. Wartości na gotowych pozycjach IST są zaokrąglane do pełnych złotych. 4. Problem z wydrukiem Problem z wydrukiem dokumentów Intrastat na drukarkach igłowych został rozwiązany za pomocą funkcji Drukowanie alternatywną metodą. Funkcja ta znajduje się w menu Narzędzia Parametry Opcje systemowe (użytkownik). 5. Archiwizacja bazy 5.1. Program DB.IntraSTAT SQL ADMIN Program umożliwia archiwizację bazy programu DB.IntraSTAT. Archiwizację bazy zaczynamy od wybrania z menu Start Programy DB.net soft lub w katalogu gdzie został zainstalowany program DB.Intrastat (domyślnie c:\program Files\ DB.net soft\ DB.IntraSTAT).

DB.net soft 37/41 Po uruchomieniu programu DB.IntraSTAT SQL ADMIN pojawi się poniższe okienko, które posłuży do archiwizacji bazy IntraSTAT. Klikamy na klawisz Archiwizuj bazę. Po kliknięciu powyższego klawisza ukaże się nam poniższe okienko, gdzie do zapisu możemy użyć zaproponowanej nazwy pliku(na którą składa się: nazwa, data i godzina), bądź zmienić na dowolną nazwę. Następnie klikamy na klawisz Zapisz. Gdy operacja archiwizacji przebiegnie pomyślnie powstaną dwa pliki z rozszerzeniem.dbb i.dbz, gdzie plik dbb jest bazą właściwą, a dbz jest spakowaną bazą właściwą (zajmuje mniej miejsca najczęściej wysyła się ten plik mailem w celu naprawy bazy lub importu bazy).

DB.net soft 38/41 5.2. Wyślij kopię bazy do serwisu Jeżeli baza programu DB.IntraSTAT ulegnie awarii klikamy na klawisz Wyślij kopię bazy do serwisu. Przed wysłaniem bazy należy podać email zwrotny, dane firmy, telefon oraz osobę kontaktową. W polu Uwagi wpisujemy jaki problem zaistniał. Następnie klikamy na klawisz wyślij oraz wskazujemy zarchiwizowany plik z rozszerzeniem dbz. Gdy operacja wysyłania bazy przyjdzie pomyślnie, zostaniemy poinformowani o tym komunikatem Wysłano poprawnie.

DB.net soft 39/41 5.3. Dearchiwizacja bazy Program umożliwia także dearchiwizację bazy. Procedurę dearchiwizacji rozpoczynamy po zaznaczeniu opcji Tryb zaawansowany oraz klikamy opcję Yes. UWAGA!!! Proces odzyskiwania bazy bezpowrotnie usuwa istniejącą na komputerze bazę. Aby zachować wprowadzone faktury należy je wyeksportować (patrz pkt. 2.4).

DB.net soft 40/41 Przechodząc dalej ukazuję się nam okno, gdzie możemy wybrać plik, który chcemy dearchiwizować. Następnie po kliknięciu klawisza Otwórz, rozpocznie się proces odzyskiwania bazy. Proces ten zakończy się sukcesem kiedy ukaże się nam okienko Operacja zakończona.

DB.net soft 41/41 5.4. Przeniesienie programu Intrastat na inny komputer Przeniesienie danych na inny komputer odbywa się za pomocą programu SQL ADMIN patrz pkt. 5.1, następnie na nowym komputerze instalujemy serwer baz danych MSDE 2000 oraz aplikację DB.IntraSTAT. Po zainstalowaniu obu aplikacji przechodzimy do czynności dearchiwizacji bazy patrz pkt. 5.3.