www.belisama4crm.pl
Spis treści. Strona Strona Spis treści 1. Instalacja 1.1 Wersja serwerowa 1.2. Wersja sieciowa 2. Informacje dodatkowe 3. Panel administracyjny 3.1. użytkownicy, grupy uprawnień, działy 3.2. dane firmy, faktury, kontakty 3.3. ustawienia firm, licencje, marketing 3.4. zadania, wypożyczenia, zabezpieczenia 4. Strona główna 5. Firmy 5.1. edycja firmy 5.2. import i eksport 5.3. panel firmy 5.4. zawartość i funkcjonalności 5.5. wyszukiwanie i filtrowanie 6. Osoby 7. Kontakty 7.1. zawartość 7.2. edycja kontaktu 8. Kalendarz 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 9. Moduł Zadania 9.1. zawartość 9.2. edycja zadania 10. Moduł Handel 10.1. faktury sprzedażowe 10.2. faktury zakupowe 10.3. kartoteka produktów 10.4. rozrachunki 10.5. raport 11. Moduł Poczta e-mail 11.1. zawartość 11.2. edycja 12. Moduł Marketing 12.1. zawartość 12.2. grupy i wysyłki 13. Moduł Wypożyczenia 13.1. zawartość 13.2. edycja 13. Moduł Targi 14.1. zawartość i edycja 14.2. edycja stoiska 20 21 22 25 26 27 29 30 31 32 33 34 35 36 37 2 / 37 www.belisama4crm.pl
1.1. Instalacja - wersja serwerowa 1. Zarejestruj się na stronie: http://www.belisama4crm.pl/rejestracja Po rejestracji przejdziesz na stronę pobierania. 2. Pobierz system Belisama4CRM (krok 1). Najpierw zainstaluj serwer bazy danych akceptując umowę firmy Microsoft dla bazy SQL Serwer 2008. Następnie zacznie się pobierać aplikacja Belisama4CRM. Krok 1. Instalator pobierze i zainstaluje dwa elementy: - serwer bazy danych MsSQL 2008 Express - aplikację Belisama4CRM Krok 2. Trzeci element konieczny do zainstalowania to Belisama4CRM File Server Krok 3. (opcjonalny) Jeżeli posiadasz własną bazę MsSQL lub chcesz zainstalować kolejne stanowisko, zainstaluj aplikację Belisama4CRM. W przypadku posiadania własnej bazy MsSQL należy w oknie logowania przed logowaniem w Ustawienia> Ustawienia zaawansowane podać dane dostępowe do serwera bazy danych. 3. Pobierz i zainstaluj FileServer (krok 2) (aby móc dołączać pliki do systemu). Po instalacji zaakceptuj regułę Firewall w systemie Windows, aby FileSerwer mógł zapisywać na dysku pliki, które będziesz dołączać do systemu Belisama4CRM. 4. Uruchom system Belisama4CRM klikając ikonkę na pulpicie (ikona Belisama4CRM) i wprowadź klucz licencyjny otrzymany mailem na adres podany przy rejestracji. 5. Zaloguj się do systemu Belisama4CRM używając domyślnego loginu i hasła: admin/admin 6. Uruchom aplikację Belisama4CRM File Server klikajac na ikonę na pulpicie (ikona Belisama4CRM File Server). Oprogramowanie Belisama4CRM może być instalowane na systemach operacyjnych z rodziny Windows. Przed instalacją upewnij się, że komputer lub serwer, który posiadasz spełnia wymagania sprzętowe podane na stronie www.belisama4crm.pl 3 / 37 www.belisama4crm.pl
1.2. Instalacja - wersja sieciowa Aplikacja Belisama4CRM jest aplikacją desktopową instalowaną na serwerze lub na komputerze, który będzie pełnił rolę serwera. W założeniu cała firma pracuje na jednej wspólnej bazie danych, do której dostęp dla poszczególnych pracowników jest określany przez nadane im uprawnienia. 1. Na serwerze lub komputerze głównym należy zainstalować wersję serwerową systemu Belisama4CRM (krok 1) oraz Belisama4CRM File Server (krok 2). (opis na poprzedniej stronie) 2. Na każdym z komputerów, na których ma być używany system należy zainstalować kolejne stanowisko Belisama4CRM (krok 3). 3. Po instalacji nalezy uruchomić aplikację Belisama4CRM i w oknie logowania w Ustawieniach, w miejscu gdzie domyślnie jest wpisany localhost, podać adres serwera na którym znajduje zainstalowana wersja serwerowa systemu Belisama4CRM. Firewall na serwerze może blokować dostęp do bazy danych. Aby tego uniknąć należy do wyjątków firewall a dodać 2 pliki: C:\Program Files\Microsoft SQLServer\MSSQL10_50.SQLEXPRESS\MSSQL\Binn\sqlservr.exe C:\Program Files (x86)\microsoft SQL Server\90\Shared\sqlbrowser.exe W tym miejscu należy podać adres serwera, używając np. adresu IP. *Ścieżka do tych plików może być rożna w zależności od systemu operacyjnego. Aby sprawdzić adres IP komputera, który pełni rolę serwera, należy w linii komend (cmd) wpisać polecenie ipconfig (Adres IPv4). W celu sprawdzenia nazwy komputera trzeba w linii komend wpisać polecenie ipconfig/all (nazwa hosta). W przypadku pracy zdalnej zalecamy stosowanie bezpiecznego szyfrowanego połączenia VPN. Można też stosować połączenie do serwera bazy po adresie IP. Wybór konkretnych rozwiązań, pracy zdalnej powinien powinien być poprzedzony analizą potrzeb i możliwych do zastosowania metod w danej firmie. W przypadku własnego serwera MsSQL, dane dostępowe do niego należy podać w ustawieniach zaawansowanych. 4 / 37 www.belisama4crm.pl
2. Informacje dodatkowe. Wymagania sprzętowe: Aplikacja.NET Framework 3,5 (instalowany automatycznie) Obsługiwane systemy operacyjne: Windows Server 2003; Windows Server 2008; Windows Vista; Windows XP, Windows 7. Procesor: Pentium 1 GHz lub jego odpowiednik (minimum); Pentium 1 GHz lub jego odpowiednik (zalecany). Pamięć RAM: 512 MB (minimum); 512 MB (zalecane). Dysk twardy: 850 MB wolnego miejsca (32-bit), 2GB wolnego miejsca (64-bit). Baza danych MSSQLServer 2008 Express Edition Windows Installer 4.5 (instalowany automatycznie) Obsługiwane systemy operacyjne: Windows Server 2003; Windows Server 2008; Windows XP, Windows 7. Procesor: Pentium 1 GHz lub jego odpowiednik (minimum); Pentium 1 GHz lub jego odpowiednik (zalecany). Pamięć RAM: 512 MB (minimum); 1 GB (zalecane). 5 / 37 www.belisama4crm.pl
3.1. Panel administracyjny - użytkownicy, grupy uprawnień i działy 1 2 3 1 Użytkowników do systemu można dodać plusem podając ich dane oraz nadając początkowy login i hasło.! Przyciski plus i minus służą do dodawania lub usuwania różnych elementów odpowiednich dla danej zakładki. Backup (kopia zapasowa) zapisuje w pliku wszystkie dane zgromadzone w bazie danych MSSQL; jak dane teleadresowe, osoby, firmy, uprawnienia, licencje, ustawienia oraz hasła. Dodatkowo należy skopiować zawartość folderu z domyślnej lokalizacji: C:\Belisama4CRMFiles Przywracanie bazy polega na wczytaniu wcześniej stworzonego pliku backup-u. 2 3 Przed dodaniem kolejnych użytkowników do systemu należy upewnić się, że liczba posiadanych licencji (stanowisk) to umożliwia. Należy też pamiętać o uprzednim dodaniu licencji na dodatkowe stanowiska do Listy wykupionych licencji. Należy stworzyć działy w firmie i każdego użytkownika przypisać do odpowiedniego działu. Skrócone nazwy działów są używane np. w numeracji zadań.! Skorzystanie z backupu jest prostym sposobem na przeniesienie bazy.! Warto przechowywać kopię bazy danych również na innym nośniku. Kod licencji to główny kod dla firmy, który jest wysyłany e-mailem po rejestracji. Tworzenie nowej grupy uprawnień polega na przyznaniu poszczególnych uprawnień dostępowych do modułów i funkcji, czyli zezwoleniu pracownikom na konkretne działania oraz zaznaczeniu osób, które mają do danej grupy należeć. Każdy pracownik może być przypisany do jednej grupy uprawnień. 6 / 37 www.belisama4crm.pl
3.2. Panel administracyjny - dane firmy, faktury, kontakty 5 4 6 5 W ustawieniach faktur można poza standardowymi parametrami dodać inne dostosowane do charakteru działalności, jak jednostki miar, waluty czy płatności. Typy faktur umożliwiają stworzenie oddzielnych faktur dla np. różnych działów w firmie, co umożliwia lepszą kontrolę finansów. 4 W edycji danych firmy należy uzupełnić poniższe pola, będą one używane np. przy wystawianiu faktur. Istnieje możliwość dodania logotypu firmy. Numerację faktur można dostosować do obowiązującego w firmie wzorca, wybrać miesięczny lub roczny system numeracji, a także określić numer początkowy faktur. 6 Możliwość dodania własnych typów spotkań/kontaktów z kontrahentami. Statusy spotkań najlepiej dobrać do charakteru prowadzonej działalności, np. zgłoszenie, negocjacje, akceptacja, sprzedaż itp. Po edycji danych należy zapisać zmiany. 7 / 37 www.belisama4crm.pl
3.3. Panel administracyjny - ustawienia firm, licencje, marketing 8 7 W lista wykupionych licencji znajdują się wszystkie wykupione stanowiska i moduły wraz z liczbą używanych i dostępnych z każdego rodzaju. Dodać kolejne można przyciskiem w lewym dolnym rogu. 9 8 Aby dodać licencję należy kliknąć wskazany przycisk, umieścić kod licencyjny w nowym oknie, zapisać zmiany i zaakceptować warunki licencyjne. Następnie wejść w dodaną licencję i przypisać użytkowników do licencji. Aby przypisać użytkowników do licencji należy z listy wszystkich użytkowników wybrać tych, którzy mają z danej licencji korzystać przesunąć strzałką na prawo i zapisać zmiany. Zmiany będą aktywne po zrestartowaniu Belisama4CRM. 7 W ustawieniach firm można stworzyć na własne potrzeby dowolne właściwości związane z charakterem prowadzonej działalności. Stworzone właściwości można edytować w zakładce Dodatkowe informacje w panelu edycji firmy. 9 W ustawieniach marketingu należy określić dostęp do konta e-mail, które będzie używane do wysyłki kampanii mailingowych. Aby tworzyć kampanie smsowe należy założyć konto w serwisie www.smsapi.pl oraz wpisać login i hasło, otrzymane od serwisu SMSAPI, a następnie przeprowadzić test ustawień. 8 / 37 www.belisama4crm.pl
3.4. Panel administracyjny - zadania, wypożyczenia, zabezpieczenia 10 W ustawieniach zadań należy skonfigurować firmowe konto e-mail, z którego pracownicy będą otrzymywać powiadomienia np. o otrzymanych nowych zadaniach do realizacji i zmianach ich statusu. 10 12 11 12 11 W ustawieniach modułu wypożyczenia można stworzyć do 10 właściwości produktów oferowanych do wynajmu kontrahentom. Daje to możliwość dostosowania oprogramowania Belisama4CRM do własnych potrzeb. Ustawienia zabezpieczeń umożliwiają zwiększenie bezpieczeństwa firmowych danych poprzez możliwość ustawienia: czasu wylogowania, wymuszenia silnego hasła, jego okresowej zmiany czy zapisywania zapytań w bazie danych. Ustawienia zabezpieczeń dotyczą wszystkich użytkowników w firmie. 9 / 37 www.belisama4crm.pl
4.1. Strona główna Menu umożliwia konfigurowanie ustawień aplikacji Belisama4CRM. Szybki dostęp do najczęściej wykorzystywanych funkcji. Klikając prawym przyciskiem na szarym polu można dodać notatkę lub wyświetlić okna jak: kontakty na dziś, stany kont, tablica (widoczne po prawej) Kontakty na dziś pokazują zaplanowane kontakty, które zostały dodane do Kalendarza. Po uruchomieniu aplikacji masz szybki podgląd na listę kontaktów na dany dzień. Po prawej można rozwinąć pole z szybkim podglądem bieżących zadań. Aby to zrobić kliknij belkę Zadania lub użyj strzałki na górze. Po lewej znajdują się zakładki, które przenoszą do wybranych modułów. Pierwsze pięć zakładek wchodzi w zakres Modułu CRM, kolejne zakładki to poszczególne moduły, które można kupić zależnie od potrzeb firmy. Aby zawęzić ten obszar należy użyć strzałki w prawym górnym rogu. Prostą notatkę stworzysz klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając Notatka. Aby edytować jej treść należy kliknąć na nią dwukrotnie, wpisać treść i zatwierdzić. Można zmieniać położenie, kolor i rozmiar notatek. Mając odpowiednie uprawnienia można włączyć podgląd stanu poszczególnych kont, jakie zostały zdefiniowane w systemie. W tablicy można umieszczać informacje widoczne dla wszystkich pracowników. Zalogowany użytkownik 10 / 37 www.belisama4crm.pl
5.1. Firmy - edycja firmy Nową firmę można dodać przy użyciu plusa będąc w zakładce Firmy lub skorzystać ze skrótów. Pojawi się nowe okno edycji firmy widoczne poniżej, gdzie należy uzupełnić dane dodawanej firmy. Należy wypełnić dane teleadresowe i kontaktowe firmy. Podświetlone pola są wymagane. Dane można później edytować w panelu firmy (przycisk Edytuj). Każda z firm powinna posiadać swojego opiekuna. Domyślnie staje się nim osoba tworząca firmę. W okienku Klient można oznaczyć kontrahenta, który np. kupił produkt czy usługę. Zapisz zmiany po edycji. Więcej informacji można wprowadzić w zakładce dodatkowe informacje są pola z uprzednio stworzonymi właściwościami (patrz str. 8 pkt. 7). W osobnym oknie można skategoryzować klientów (drzewo kategorii). Można też przypisać klienta do wcześniej stworzonych grup mailingowych. Możliwość dodania przyciskiem plus dodatkowych numerów telefonów, które np. nie są powiązane z żadną konkretną osobą w dodawanej firmie. 11 / 37 www.belisama4crm.pl
5.2. Firmy - import i eksport Jeżeli separatorem są średniki należy je usunąć z pliku przed importem. Prawy przycisk myszy na liście firm otwiera dodatkowe opcje jedną z nich jest Import - umożliwia dodanie wielu firm jednocześnie. Wybranie importu otwiera nowe okno (po prawej) 1. Przed dokonaniem importu należy przygotować plik w formacie CSV (rozdzielany przecinkami) 2. Następnie należy wczytać plik z lokalizacji, w której się znajduje przy użyciu wskazanego przycisku. Eksport firm jest do formatu.xls zawiera on dane z widocznych kolumn, aby zrobić eksport tylko wybranych danych należy wcześniej je wyfiltrować. 3. Kolejny krok to połączenie kolumn z bazy z właściwymi kolumnami z pliku. Połączone ze sobą kolumny widoczne są poniżej. Podobnie wykonuje się eksporty Osób i Kontaktów, w odpowiednich zakładkach. Jeżeli podczas importu oprogramowanie wykryje w bazie firmę o tej samej nazwie, pojawi się okno wyboru z zapytaniem czy zamienić istniejącą firmę, stworzyć kolejną czy pominąć Osoba importująca staje się domyślnie opiekunem firmy. Aby przypisać firmę innemu opiekunowi należy stworzyć w pliku kolumnę ID Opiekuna z odpowiednim ID z Listy Użytkowników. 4. W przypadku błędnego połączenia kolumny można rozłączyć. 5. Zapisz zmiany, by zaimportować dane 12 / 37 www.belisama4crm.pl
5.3. Firmy - panel firmy Wprowadzone dane są widoczne w panelu firmy do którego można wejść dwukrotnie klikając w firmę na liście firm. Możliwość dodania numerów telefonów niepowiązanych z osobami w firmie. W każdej z zakładek umieszczone są informacje powiązane z daną firmą posegregowane według modułów. W zakładkach można również dodawać np. nowe faktury, kontakty itp. Możliwość edycji i wglądu w szczegółowe dane firmy. W tym miejscu można przypisać do firmy osoby (pracowników). Będą one również widoczne w module Osoby. 13 / 37 www.belisama4crm.pl
5.4. Firmy - zawartość i funkcjonalności Zakładki umożliwiają szybką segregację firm po nazwie lub pokazanie wszystkich. Opcja szukaj wyszukuje wybrane frazy w zawartości widocznych kolumn. Zaznaczone pole pokaż szczegóły umożliwia podgląd podświetlonej firmy, której dane widoczne są na dole. Aby zwiekszyć obszar roboczy ze spisem firm należy to pole odznaczyć. Prawy przycisk myszy w nagłówku kolumny otwiera dodatkowe funkcje. Dany pracownik widzi wyłącznie te firmy, których jest opiekunem. Zmieniając uprawnienia można widzieć wszystkie firmy. W Belisama4CRM firmy są jednostką nadrzędną, podrzędną są osoby, np. pracownicy tych firm. Kontakty to zdarzenia z osobami lub firmami. Zmień widoczność zakładek według własnych potrzeb używając przycisku na dole. Funkcje umożliwiają sortowanie, grupowanie kolumn odnośnie danego parametru czy ich autodopasowanie. Istnieje możliwość ukrycia (usuń) lub pokazania (wybór) kolumn poprzez dwuklik na spisie dostępnych kolumn lub przesunięcie kolumny do nagłówka. Spersonalizowane ustawienia są zapamiętane. 14 / 37 www.belisama4crm.pl
5.5. Firmy - wyszukiwanie i filtrowanie Dowolną kolumnę można przeciągnąć na szare pole nad tabelą, co umożliwia pogrupowanie danych kaskadowo. Opcja szukaj u góry wyszukuje wybrane frazy w zawartości widocznych kolumn. Wynik tego wyszukiwania to pozycje, które zawierają każdą z wpisanych fraz. Można wyszukiwać również fragment frazy. Prawym przycisk myszy na nagłówku kolumny otwiera dodatkowe funkcje. Po przesunięciu kursora myszy na dowolny nagłówek kolumny pojawia się na nim znacznik filtra. Klikając w niego można wybrać jeden z istniejących parametrów, wyszuka on firmy posiadające ten parametr np. daną kategorię. Stworzony filtr można zapisać klikając prawym przyciskiem myszy na liście firm i wybierając Zapisz filtr. Z takiego gotowego filtra można korzystać w przyszłości wybierając Załaduj zapisany filtr. Można też przeglądać istniejące filtry. Kreator filtra widoczny po prawej to rozbudowane narzędzie do tworzenia złożonych filtrów. Panel wyszukiwania umożliwia wyszukiwanie fraz w dowolnym miejscu. Wiersz automatycznego filtra ułatwia wyszukiwanie fraz w poszczególnych kolumnach. Istnieje możliwość stworzenia drzewa szczegółowego filtra. 15 / 37 www.belisama4crm.pl
6. Osoby Osoby są pracownikami firm wprowadzonych w bazie. Do każdej z firm można dodać dowolną liczbę osób. Nową osobę można dodać przy użyciu plusa w module Osoby lub skorzystać ze skrótów. Pojawi się nowe okno edycji osoby widoczne poniżej, gdzie należy uzupełnić dane. Wyszukując osoby można korzystać z tych samych narzędzi, co w przypadku firm (patrz str. 15) W oknie edycji osoby należy wprowadzić dane osoby (podświetlone pola są wymagane). Każda z osób powinna być powiązana z firmą istniejącą w bazie. Jeżeli jest to nowa osoba można plusem stworzyć również nową firmę. W przypadku klientów indywidualnych należy również stworzyć firmę np. o nazwie Imię i Nazwisko. Osoby mogą być przypisane do grupy mailingowej. W kampaniach smsowych wykorzystywany jest numer z pola Telefon komórkowy. Po kliknięciu przycisku z ikoną telefonu otworzy się domyślny program dzwoniący. Po kliknięciu na kopertę otwiera się okno nowej wiadomości modułu Poczta e-mail lub domyślny program pocztowy. Po wprowadzeniu lub edycji danych należy zapisać zmiany. 16 / 37 www.belisama4crm.pl
7.1. Kontakty - zawartość Kontakty to zdarzenia z kontrahentami. W module znajduje się spis spotkań telefonów, e-maili itp. Filtrując kontakty można korzystać z tych samych narzędzi, co w przypadku firm (patrz str.15) Nowy kontakt można dodać w następujący sposób: za pomocą zielonego plusa w module Kontakty; za pomocą skrótów; w zakładce kontakty w panelu firmy lub w kalendarzu. Szczegóły na kolejnej stronie. Informacja kto i w jakiej sprawie kontaktował się z kontrahentem. Data wpisu to data stworzenia kontaktu. Termin to data umówionego kontaktu z kontrahentem. Data edycji to data ostatniej modyfikacji / adnotacji przy danym kontakcie. Analiza kontaktów Przydatną funkcją jest możliwość stworzenia i zapisania filtra z którego chcemy korzystać np. w celu porównania pracy handlowców. Filtrujy dane np. termin - luty 2014, status - Sprzedaż. Następnie według tych samych kryteriów zmieniając opiekuna możesz porównać ilość sprzedaży dla każdego z nich. Analiza kontaktów Można tworzyć własne statusy i typy spotkań, które umożliwią przeprowadzanie bardziej szczegółowych analiz kontaktów (Panel administratora, zakładka Ustawienia kontaktów). Najlepiej gdy wszyscy pracownicy danego działu oznaczać będą statusy według przyjętych w firmie kryteriów. 17 / 37 www.belisama4crm.pl
7.2. Kontakty - edycja kontaktu Należy określić termin planowanego kontaktu oraz wypełnić pozostałe pola. Do każdego kontaktu można załączyć plik w dowolnym formacie, np. skan umowy. Pliki są zapisywane i szyfrowane poprzez Belisama4CRM File Server i przechowywane w osobnym folderze. Załączone pliki można również usunąć (czerwony minus) lub otworzyć zawartość (folder ze strzałką). Istotne kontakty jak np. kluczowe spotkania można umieszczać w swoim Kalendarzu. Można wybrać zakres godzin i kolor notatki. Do kontaktów niezależnie od tego, czy są umieszczone w kalendarzu czy nie można ustanowić przypomnienie z adnotacją. Przypomnienie pojawia się o wskazanej godzinie jako wyskakujące okienko (pop-up) Po każdej edycji kontaktu należy zapisać zmiany. Domyślnie osobą, która się kontaktuje z daną firmą jest Opiekun firmy. Jeżeli dany kontakt ma być widoczny dla wybranych osób, powinny one zostać odrębnie wyszczególnione. Wyższe uprawnienia umożliwiają przeglądanie i edytowanie kontaktów innych użytkowników. 18 / 37 www.belisama4crm.pl
8. Kalendarz Opcje wydruku znajdują się w zakładce Plik. Możliwość dostosowania preferowanego zakresu widoku Kalendarza. Kalendarz Belisama4CRM może być zsynchronizowany z Outlook-iem. W prawym górnym rogu znajduje się miniatura kalendarza. Możliwość zaznaczenia jaki zakres dat ma być widoczny w kalendarzu po prawej. Nowy kontakt można dodać za pomocą przycisku, można też lewym przyciskiem myszy zaznaczyć wybraną godzinę w kalendarzu, a następnie kliknąć prawym i wybrać nowy kontakt. Kontakty można też dodać znajdując się w panelu firmy w zakładce Kontakty. Widoczność kontaktów i zadań w Kalendarzu można wybrać przy użyciu wskazanych przycisków. Odpowiednie uprawnienia pozwalają na przeglądanie kalendarzy innych użytkowników i umieszczanie w nich kontaktów dla danej osoby. W Kalendarzu widoczne są jedynie te kontakty, które zostały do niego dodane w oknie edycji kontaktu (zaznaczone pole Dodaj do kalendarza ). 19 / 37 www.belisama4crm.pl
9.1. Moduł Zadania - zawartość Zadania można dodać zielonym plusem lub skorzystać ze skrótów. Zadania posegregowane są w różnych zakładkach. Otrzymane to te, które zostały nam zlecone. Zlecone te, które przydzielamy innym pracownikom. Zakładka Nadzorowane zawiera oprócz zleconych również zadania, w których użytkownik jest dodany do wiadomości. Są też zakładki Zakończone oraz Wszystkie zadania. Szybki podgląd Zadań jest możliwy poprzez rozwinięcie belki widocznej po prawej stronie. Wysyłanie powiadomień e-mailowych do pracowników o nowych lub zmianach w przydzielonych zadaniach należy ustawić w Narzędzia>Ustawienia> Ustawienia zadań. Numeracja zadań jest powiązana z poszczególnymi działami w firmie. Tworząc zadanie zapisuje się Data stworzenia, Termin to planowany czas zakończenia zadania. Natomiast Data rozpoczęcia i zakończenia to faktyczne momenty oznaczające rozpoczęcie i zakończenie pracy nad zadaniem. Po prawej widoczne są również paski z upływem czasu oraz postępem prac, co ułatwia monitorowanie zadań. 20 / 37 www.belisama4crm.pl
9.2. Moduł Zadania - edycja zadania Należy uzupełnić parametry zadania oraz opcjonalnie określić termin jego wykonania. Numeracja jest powiązana z działem i jest dodawana automatycznie. Zadanie zlecane jest osobie na górze. Dodatkowo można wybrać osobę nadzorującą i przypisać osoby, które mają widzieć zadanie. Za pomocą zielonego plusa do każdego zadania można dodać załączniki w dowolnym formacie. Jeżeli zakończenie zadania wymaga potwierdzenia osoby nadzorującej, zaznacz to pole. Pracownik samodzielnie oznacza stopień wykonania zadania. Możliwe jest prowadzenie komunikacji w obrębie każdego zadania z osobami do niego upoważnionymi. Aby dodać nowy wpis należy wybrać Dopisz. Jeżeli po wykonaniu zadania ma być wystawiona faktura, można wcześniej ją uzupełnić. Po zakończeniu zadania faktura pojawi się w fakturach do wystawienia. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy zapisać zadanie. 21 / 37 www.belisama4crm.pl
10.1. Moduł Handel - faktury sprzedażowe Faktury sprzedażowe Dodawanie nowych faktur. Poszczególne typy faktur znajdują się w odpowiednich zakładkach. Fakturę proforma po zaksięgowaniu wpłaty można przekształcić w fakturę VAT. Możliwość stworzenia własnych typów faktur (w panelu administratora) powiązanych np. z działami w firmie dla lepszej analizy przychodów. Zobacz szczegółowy wykaz pozycji na zaznaczonej fakturze. Jeżeli do faktury była wystawiona korekta pole będzie odznaczone. Po wybraniu zakładki Handel na górze pojawia się dodatkowe menu, gdzie można wybrać: faktury sprzedażowe, faktury zakupowe, kartotekę produktów, rozrachunki oraz raport. Zaznacz wybraną fakturę i kliknij w nią prawym przyciskiem myszy, by dodać wpłatę do faktury lub wystawić do niej korektę. Klikając prawym przyciskiem myszy na liście faktur można wygenerować Raport sprzedaży za dany okres w formacie PDF. Można też eksportować dane do pliku xls. 22 / 37 www.belisama4crm.pl
10.1. Moduł Handel - faktury sprzedażowe Po zapisaniu zmian program zapyta czy dodać wpłatę do faktury z możliwością wydrukowania potwierdzenia. Wpłata oznacza, że faktura została w całości lub w części opłacona. Następnie pojawi się okno z możliwością wydruku faktury w wersji papierowej lub pdf. Do istniejącej faktury można wystawić fakturę korygującą w zakładce faktury klikając prawym przyciskiem myszy w wybraną fakturę. Wystawiając fakturę firmie istniejącej w bazie dane firmy zostaną automatycznie wypełnione. W przeciwnym wypadku należy dodać nową firmę w module Firmy. Na fakturze korygującej znajdują się zdublowane pozycje, na których należy wprowadzić stosowne zmiany i zapisać korektę. Faktura korygująca pokazuje różnicę w kwocie do zapłaty dla Klienta. Pole wyboru waluty i kursu. Należy dodać odpowiednie waluty w panelu administratora. Kurs na dany dzień wprowadza się samodzielnie. Dodatkowy tekst należy wprowadzić w ustawieniach faktur w panelu administratora. 23 / 37 www.belisama4crm.pl
10.1. Moduł Handel-faktury sprzedażowe Dodając pozycję na fakturze można skorzystać z produktów czy usług, które znajdują się już w kartotece lub dodać nowy produkt/usługę. Produkt można dodać do kartoteki w fakturach sprzedażowych, zakupowych lub w kartotece. Przy pierwszym dodaniu produktu należy zdefiniować jego podstawowe dane, które bedą używane przy wystawianiu faktur. Można określić stan początkowy produktów. Drzewo złożone z grup należy stworzyć samodzielnie. Im bardziej będzie ono szczegółowe tym lepsza możliwość późniejszej analizy danych w raporcie. Cenę zakupu można wprowadzić dodając produkt np. w fakturach zakupowych. Cena sprzedaży jest ceną, która będzie domyślnie stosowana. Zawsze można ją zedytować. Każdy produkt powinien być dodany do konkretnej grupy. 24 / 37 www.belisama4crm.pl
10.2. Moduł Handel - faktury zakupowe Faktury zakupowe. Dodawanie nowych faktur. Zobacz szczegółowy wykaz pozycji na zaznaczonej fakturze. Edycja faktury zakupowej jest bardzo zbliżona do edycji faktury sprzedażowej, opisanej na poprzedniej stronie. Należy jedynie samodzielnie wpisać nr faktury zakupowej. Klikając prawym przyciskiem myszy w zaznaczoną fakturę można dodać informację o wpłacie do faktury. Dodając pozycje na fakturze zakupowej zazwyczaj dodaje się też produkty do kartoteki produktów po raz pierwszy. W przyszłości można korzystać z już istniejących produktów. Podczas dodawania produktu w obrębie faktury zakupowej znając jego cenę zakupu można skorzystać z narzędzia obliczania sugerowanej ceny sprzedaży przy użyciu marży. 25 / 37 www.belisama4crm.pl
10.3. Moduł Handel - kartoteka produktów Kartoteka produktów. Wartość sprzedaży netto określa wartość produktów, które są dostępne na stanie. Cena sprzedaży netto, to sugerowana cena sprzedaży, można ją edytować. Dodawanie nowego produktu lub usługi do listy. Kartoteka produktów jest to prosty moduł magazynowy, czyli zestawienie zakupionych lub oferowanych produktów i usług. Mając dodane i zdefiniowane produkty i usługi w kartotece, można szybciej wystawiać faktury sprzedażowe oraz dodawać faktury zakupowe. Możliwe jest też monitorowanie stanów magazynowych. Produkt do kartoteki można dodać w fakturach sprzedażowych, zakupowych lub w samej kartotece. Przy pierwszym dodaniu produktu należy zdefiniować jego podstawowe dane, które bedą używane przy wystawianiu faktur. Można określić stan początkowy produktów. Cenę zakupu można wprowadzić dodając produkt np. w fakturach zakupowych. Cena sprzedaży jest ceną, która będzie domyślnie stosowana. Zawsze można ją edytować. 26 / 37 Każdy produkt lub usługa powinny być dodane do odpowiedniej grupy. www.belisama4crm.pl
10.3. Moduł Handel - rozrachunki Rozrachunki W rozrachunkach można prowadzić informacje o kontach bankowych, kasach, kartach, pracownikach. Kategorie można stworzyć w Narzędzia>Ustawienia> Ustawienia faktur. Rozrachunki służą do monitorowania przepływów finansowych w firmie, rozliczeń z Klientami, wewnętrznych transferów, rozliczeń zaliczek dla pracowników itp. W obrębie konta możemy prześledzić wszystkie wprowadzone transakcje. Klikając prawym przyciskiem myszy w wybrane konto zyskujemy możliwość wykonania operacji na koncie. Przykłady znajdują się na następnej stronie. Wprowadzenie pracownika umożliwia rozliczanie np. zaliczek, wpłat itp. 26 / 37 www.belisama4crm.pl
10.4. Moduł Handel - rozrachunki Przy wprowadzaniu wpłaty lub wypłaty środków należy określić jej wysokość, informację w obrębie którego konta lub kasy jest realizowana. Można też ją skategoryzować (przypisać do istniejącej grupy). Istnieje możliwość wypłaty zaliczek pracownikom aby to zrobić należy wybrać opcję wypłata zaliczki z wybranego konta lub kasy. Można dokonać transferu pomiędzy kontami o tej samej walucie. Można też dokonać transferu wraz z przewalutowaniem. Należy wtedy pamiętać o poprawnym podaniu kursu waluty zależnie od kierunku przewalutowania. Przykład przeliczenia waluty: z EUR na PLN: 4,0000 z PLN na EUR: 0,2500 Klikając prawym na zaliczce można wybrać opcję rozlicz zaliczkę, w której można uwzględnić faktury lub też zwrot gotówki. 28 / 37 www.belisama4crm.pl
10.5. Moduł Handel - raport Określ datę początkową. Mając już określone kryteria czasu i grupy należy użyć przycisku pokaż raport. Po edycji dowolnych wejściowych parametrów każdorazowo należy wygenerować nowy raport. Raport. Określ datę końcową. Raport jest używany do analizowania wpływów i wydatków w obrębie danej grupy produktów czy usług w danym okresie czasu. Należy wybrać grupę lub podgrupę produktów lub usług, która ma być analizowana. Im bardziej szczegółowe jest drzewo grup, tym więcej możliwości analizy. W raporcie uwzględnione są transakcje (zakupowe i sprzedażowe), które dotyczą danej grupy. Po dwukrotnym kliknięciu w wybraną pozycję, zostanie wyświetlona faktura. Na dole znajduje się wykres obrazujący strukturę wpływów i wydatków w danej grupie. Po zaznaczeniu danych kolumn wyświetlone zostaną ich wartości. 29 / 37 www.belisama4crm.pl
11.1. Moduł Poczta e-mail - zawartość Pocztę e-mail można skonfigurować w zakładce Konto. Wiadomości usunięte przez pracowników, ze względów bezpieczeństwa nie są usuwane bezpowrotnie, trafiają do odrębnej zakładki. Osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia może je sprawdzić przed skasowaniem. Wiadomości ze skrzynki nadawczej są wysyłane w interwałach czasowych. Możliwość zdefiniowania podpisu. Korespondencja od osoby, która została powiązana w bazie z Osobą czy Firmą, będzie automatycznie rozpoznawana oraz dołączana do historii kontaktów mailingowych w panelu firmy. Adres e-mail można przypisać do Osoby lub Firmy w oknie otwartej wiadomości. Warunkiem poprawnego działania modułu Poczta e-mail jest poprawna konfiguracja skrzynki, dostęp do internetu oraz uruchomiony Belisama4CRM File Server. 30 / 37 www.belisama4crm.pl