Obszar Logistyka/Zamówienia Publiczne Rejestracja i obsługa wniosku nieplanowanego lub awaryjnego (przeglądarka internetowa) Instrukcja użytkownika
EG_LOG Rejestracja i obsługa wniosku nieplanowanego lub awaryjnego (przeglądarka internetowa) Instrukcja Użytkownika. 2
Spis treści SPIS TREŚCI... 3 OPERACJE... 4 1. Uruchomienie aplikacji w przeglądarce internetowej.... 4 2. Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące.... 5 3. Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego.... 21 4. Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania.... 37 5. Sprawdzenie wykorzystania budżetu... 39 6. Wydruk wniosku.... 41
Operacje 1. Uruchomienie aplikacji w przeglądarce internetowej. Lista Czynności: 1. Zalogowanie się do aplikacji składania wniosków Po uruchomieniu linku aplikacji (adresu strony internetowej) pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło i naciskamy przycisk [Wejdź do modułu] lub naciskamy klawisz Enter. Po zalogowaniu uruchomiony zostanie podgląd listy wniosków w zakładce Wnioski. W widoku widoczne są wnioski: zarejestrowane przez użytkownika powiązane z użytkownikiem poprzez obieg akceptacyjny tzn. operator jest osobą akceptującą w obiegu np. osoba akceptująca ze strony Działu Nauki, osoba dokonująca akceptacji finansowej, osoba dokonująca ostatecznej akceptacji. 4/43
2. Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące. UWAGA: Wnioski planowane rejestrowane są w celu realizacji zakupów zaplanowanych w planach rocznych. Wnioski planowane dzielmy na rodzaje: ZANB Zapotrzebowanie bieżące (dz. badawcza) nieplanowane lub awaryjne zakup nieplanowany/awaryjny, do którego nie stosowana jest Ustawa PZP. ZAN Zapotrzebowanie bieżące nieplanowane lub awaryjne zakup nieplanowany/awaryjny, do którego nie stosowana jest Ustawa PZP.. WAN Wniosek o udz. postęp. przetarg. nieplanowany zakup nieplanowany/awaryjny, do którego stosowana jest Ustawa PZP.. WANB Wniosek o udz. postęp. przetarg. (dz. badawcza) nieplanowany zakup nieplanowany/awaryjny, do którego stosowana jest Ustawa PZP. Wnioski rodzaju WAN i WANB są to wnioski o udzielenie postępowania przetargowego. Wnioski mogą dotyczyć: potrzeb związanych z działalnością badawczą wnioski rejestrowane na rodzaju ZANB oraz WANB w tym przypadku wniosek wymaga akceptacji Działu Nauki potrzeb niezwiązanych z działalnością badawczą plany rejestrowane na rodzaju ZAN oraz WAN w tym przypadku wniosek nie przechodzi przez akceptację Działu Nauki Rejestracja wniosku składa się z operacji: 1. zarejestrowania nagłówka wniosku 2. zarejestrowania zadania wniosku 3. zarejestrowania źródeł finansowania dla zadania 4. przekazania wniosku do akceptacji źródeł finansowania. Lista Czynności: 5/43
1. Dodanie nowego nagłówka wniosku Przyciskiem wymuszamy wprowadzanie nowego wniosku. Nastąpi otwarcie okna Dodaj wniosek. UWAGA: Pola wypełniamy poprzez ustawienie kursora w danym polu i ewentualne wpisanie wartości. W niektórych polach dostępne są listy wyboru: otwierane listę należy otworzyć przyciskiem. Przykład pola z listą:. Po otwarciu listy otworzy się nowe okno z wartościami: 6/43
Listę można filtrować po kolumnach. W tym celu należy podać kolumnę po której przeszukujemy listę w polu Search a w kolejnym polu wpisujemy szukaną frazę np. Po wpisaniu frazy wybieramy klawisz Enter lub klikamy w przycisk. Wartość z listy wybieramy poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy w poszczególną pozycję listy. Pole wyboru może zostać wyczyszczone poprzez wybór przycisku a następnie należy potwierdzić czyszczenie pola przyciskiem rozwijane listę należy rozwinąć przyciskiem. Przykład pola z listą: Po rozwinięciu listy klikamy lewym przyciskiem myszy w opcję, która nas interesuje. 7/43
W przypadku pól typu data wartość można podać poprzez wpisanie daty w dane pole lub poprzez wybór z kalendarza dostępnego pod przyciskiem Należy uzupełnić następujące pola: Rodzaj wniosku wybór w oparciu o otwieraną listę wyboru : o ZAN Zapotrzebowanie bieżące nieplanowane lub awaryjne wnioski nie przechodzą akceptacji Działu Nauki o ZANB Zapotrzebowanie bieżące (dz. badawcza) nieplanowane lub awaryjne wnioski wymagają akceptacji Działu Nauki Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Przyczyna przyczyna wniosku dla wniosków rodzaju ZAN i ZANB wybór z rozwijanego słownika. UWAGA: należy podać opcje Nieplanowany lub Awaryjny nie możliwe do zaplanowania, konieczna natychmiastowa realizacja.. Wnioskodawca wybór z dostępnej listy wyboru. Pole jest podpowiadane jeżeli użytkownik ma uprawnienia tylko do jednej jednostki w ramach, których może wystawiać wnioski, w innym przypadku daną jednostkę organizacyjną wybieramy z listy wyboru uruchamianej poprzez dwukrotne klikniecie lewym przyciskiem myszy w tym polu. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Realizator wybór z otwieranej listy wartości w przypadku wniosków rodzaju ZAN i ZANB należy wybrać wartość: o Dział Zamówień Publicznych gdyż, zakup powiązanych z prowadzeniem ewidencji zakupów przez Dział Zamówień Publicznych. UWAGA: Podajemy w polu spośród opcji wymienionych powyżej. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Rodzaj zamówienia wybór rodzaju z dostępnej listy wartości; wybieramy o Usługi, Dostawy lub Roboty budowlane dla potrzeb kierowanych do Realizatora Dział Zamówień Publicznych. Centrum budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne centrum budżetowe, w ramach którego następuje złożenie wniosku. Wybrane centrum budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji planu na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest centrum przypisane do jednostki org. wybieranej w polu Wnioskodawca. Centrum budżetowe odzwierciedla jednostkę org. będącą dysponentem środków. UWAGA! Centrum podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Zadanie budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne zadanie budżetowe w obrębie wybranego centrum budżetowego, w ramach którego następuje złożenie zapotrzebowania. Wybrane zadanie 8/43
budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest zadanie przypisane do użytkownika. UWAGA! Zadanie budżetowe podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Wystawił wybór pracownika wystawiającego wniosek z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika związanego z systemowym użytkownikiem. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Wnioskujący wybór pracownika wnioskującego o zakup z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika przypisanego do pracownika. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Podstawa prawna podstawa prawna zwolnienia ze stosowania ustawy wybierana z dostępnej listy wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Rok budżet. rok budżetowy w ramach którego wydatkowe są środki. Należy podać rok w formacie liczby czterocyfrowej. Data wystawienia data wystawienia wniosku podpowiadana jako bieżąca Przedmiot opisowy ogólny przedmiot zamówienia wpisywany w tym polu ręcznie. Opis rozwinięcie przedmiotu zamówienia, dodatkowy opcjonalny opis wniosku. Uzasadnienie w tym polu wpisujemy opisowo uzasadnienie zakupu. Kontrahent kontrahent do którego ma zostać wysłany wniosek w formie zamówienia. Wybór w oparciu o dostępną listę wyboru. UWAGA! Na liście znajdują się kontrahenci zarejestrowani w systemie w ramach rejestracji faktur zakupu do systemu lub umów. W przypadku braku kontrahenta na liście wyboru dane można podać w dalszej części w polu Kontrahent (pole opisowe) w zakładce Informacje dodatkowe. Aby dodać kontrahenta należy wybrać przycisk. W otwartym oknie liście kontrahentów wyszukujemy kontrahenta. Do wyszukiwania wykorzystujemy pola w górnej części okna. Możemy wyszukać kontrahenta np. po nazwie wpisując w pole Nazwa fragment nazwy. Po wpisaniu szukanej wartości wybieramy przycisk. Wybranego klienta oznaczamy kliknięciem lewym przyciskiem myszy dany wiersz zostanie podświetlony a następnie wybór potwierdzamy przyciskiem. 9/43
10/43
Wprowadzone dane nagłówka wniosku zapisujemy przyciskiem. Pojawi się zestaw pól informacji dodatkowych do uzupełnienia: Kontrahent (pole opisowe) pole nie wymagalne. Uzupełniane dowolnym tekstem dane kontrahenta, do którego wysyłane jest zamówienie a kontrahenta nie udało się wybrać z listy w polu Kontrahent w zakładce Nagłówek. Termin realizacji w formie opisowej. Warunki zapłaty w formie opisowej. Grupa towarowa lista wyboru UWAGA: Dla wniosków nieplanowanych system wymaga podania pozycji planu w nagłówku jeżeli w planie zamówień wcześniej planowano zakupy w ramach całej Uczelni na podobny przedmiot zamówienia. Jeżeli w planie zamówień publicznych nie było wcześniej planowanego zakupu na podobny przedmiot zamówienia to należy wskazać w polu Grupa towarowa grupę towarów wykorzystywaną do generacji planu zamówień po konsultacji z Działem Zamówień Publicznych. 11/43
Po wprowadzaniu informacji zapisujemy nagłówek wybierając przycisk. Nastąpi zapisanie nagłówka wniosku, które zakończy się komunikatem, który potwierdzamy przyciskiem OK. Dodany wniosek pojawi się na liście wniosków. Następny krok to dodanie zadań wniosku. 12/43
Dla danego wniosku dostępne są Narzędzia w których dostępne są operacje: modyfikacji danych nagłówka wniosku UWAGA: Modyfikacji nie podlega rodzaj wniosku. Modyfikować można tylko wnioski znajdujące się w statusie Edycja. Jeżeli wniosek ma inny status to trzeba wprowadzić status Edycja aby można było modyfikować wniosek. usuwania nagłówka wniosku UWAGA: Po pierwszym zapisaniu nagłówka wniosku rejestrowane są dane podrzędne niewidoczne dla operatora stąd zamiast ikony wyświetla się ikona. Więc usunąć wniosek trzeba wykonać operację opisaną w rozdziale 13. wprowadzenia kolejnego statusu. Wykorzystanie opisano w dalszych rozdziałach. wycofania do poprzedniego statusu. Wykorzystanie opisano w dalszych rozdziałach. podglądu historii zmian statusów wniosku. 2. Uzupełnienie zadań i przypisanie źródeł finansowania. Po zapisaniu danych nagłówka wniosku przechodzimy do rejestracji zadań wniosku. Dla wybranego wniosku przewijamy stronę do bloku Lista zadań wniosku. UWAGA: Wniosek musi posiadać minimum jedno zadanie na zadaniach określane są kwoty wniosków. Pierwsze zadanie jest generowane po zapisaniu nagłówka wniosku: Nazwa zadania jest przepisana jako przedmiot z nagłówka wniosku Termin realizacji od ustawiany jest jako data wystawienia wniosku Termin realizacji do ustawiany jest jako koniec roku z daty wystawienia. Dla pierwszego zadania należy uzupełnić: Kwotę netto zadania Kwotę brutto zadania opcjonalnie pole Opis Pierwsze zadanie, które generuje się automatycznie należy uzupełnić o pewne dane (w tym o kwoty) stąd należy przejść do edycji pierwszego zadania. Zaznaczamy zadanie a następnie wybieramy przycisk zadania. w Narzędziach Otworzy się okno edycji zadania, gdzie modyfikujemy pierwsze zadanie podając: wartość netto w PLN w polu Wartość netto PLN 13/43
wartość brutto w PLN w polu Wartość brutto PLN opcjonalnie opis w polu Opis Wprowadzone dane zapisujemy przyciskiem. Do zadania można przypisać również kod klasyfikacji CPV. W tym celu należy w ustawić kursor w ramce Kody CPV, wywołać listę wyboru Otworzy się lista zawierająca kody CPV. Istnieje możliwość filtrowania otrzymanych wyników po takich wartościach jak: kod, pełen kod, opis. 14/43
W celu wyszukania interesującego nas kodu należy wybrać sposób filtrowania a następnie wprowadzić fragment tekstu który zawiera żądany opis. Po wyszukaniu interesującego nas kodu CPV należy go zatwierdzić przyciskiem kod będzie dodany do listy.. Dopiero wówczas Jeśli chcemy zatwierdzić wprowadzone kody CPV i dodać je do zamówienia należy kliknąć przycisk 15/43
Operator może wprowadzić kolejne zadania. W tym celu wybieramy przycisk nazwę zadania termin realizacji określany datami granicznymi od i do. kwotę netto i kwotę brutto w PLN opcjonalny dodatkowy opis. Należy podać: Zadanie zapisujemy przyciskiem. 16/43
Do zadania można przypisać również kod klasyfikacji CPV. W tym celu należy w ustawić kursor w ramce Kody CPV, wywołać listę wyboru Otworzy się lista zawierająca kody CPV. Istnieje możliwość filtrowania otrzymanych wyników po takich wartościach jak: kod, pełen kod, opis. W celu wyszukania interesującego nas kodu należy wybrać sposób filtrowania a następnie wprowadzić fragment tekstu który zawiera żądany opis. Po wyszukaniu interesującego nas kodu CPV należy go zatwierdzić przyciskiem kod będzie dodany do listy.. Dopiero wówczas 17/43
Jeśli chcemy zatwierdzić wprowadzone kody CPV i dodać je do zamówienia należy kliknąć przycisk Po dodaniu/ zapisaniu zadań należy uzupełnić przypisanie źródeł finansowania, czyli oznaczenie z jakich środków ma zostać sfinansowane dane zadanie. UWAGA: Jeżeli operator nie przypisze źródeł finansowania do zadań to podczas zmiany statusu wniosku na Akceptacja dysponentów nastąpi automatyczne przypisanie źródła finansowania na domyślne centrum i zadanie budżetowe podane w nagłówku wniosku na kwotę brutto danego zadania. Aby dokonać rozpisania na źródła finansowania należy dla danego zadania wybrać przycisk po wcześniejszym oznaczeniu danego zadania (podświetlenie na zielono). Otworzy się okno Źródła finansowania dla zadań w którym dokonujemy przypisania. Należy wybrać przycisk aby dodać przypisanie źródła finansowania. 18/43
Nastąpi ustawienie nowego wpisu z podpowiedzią: Roku budżetowego z nagłówka wniosku Centrum budżetowego z nagłówka wniosku Zadania budżetowego z nagłówka wniosku. Kwoty przypisania na zadaniu jako kwoty brutto zadania. W przypadku konieczności należy zmienić wartość w polach: Rok budżetowy Centrum budżetowe i Zadanie budżetowe w polach z centrum i zadaniem dostępne są listy wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej Kwota przypisana na zadaniu UWAGA: Do danego zadania można podać wiele źródeł finansowania ale łączna kwota przypisania źródeł finansowania do danego zadania nie może przekroczyć kwoty brutto zadania. Aby zapisać podane źródło finansowania wybieramy przycisk finansowania dla zadań.. Nastąpi powrót do okna Źródła Kolejne źródło finansowania dodajmy przyciskiem postępujemy w sposób analogiczny opisany powyżej. 19/43
Aby usunąć dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. Aby zmodyfikować dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. Po rozpisaniu pozycji na źródła finansowania zamykamy okno krzyżykiem w prawym górnym roku okna. Nastąpi powrót do pozycji widoku głównego wniosku. Dla danego zadania dostępne są Narzędzia w którym dostępne są operacje: modyfikacji danych zadania usuwania danych zadania Jeżeli chcemy zmodyfikować zadanie należy wybrać przycisk. UWAGA: Jeżeli chcemy zmodyfikować kwotę zadania należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. Jeżeli chcemy usunąć zadanie należy wybrać przycisk. 20/43
UWAGA: Jeżeli chcemy usunąć zadanie należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. W przeciwnym wypadku przycisk jest niedostępny i wyświetlana jest ikona. Po wprowadzeniu dokumentu należy uruchomić obieg akceptacyjny tj.: 1. przekazać wniosek do akceptacji źródeł finansowania przez osobę rejestrującą wniosek patrz rozdział 4. Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania 2. zaakceptować źródła finansowania przez dysponentów patrz instrukcja Akceptacja wniosków i źródeł finansowania rozdział 1. Akceptacja lub odrzucenie źródeł finansowania 3. zaakceptować wniosek przez Dział Nauki dotyczy wniosków WANB lub ZANB na działalność badawczą patrz instrukcja Akceptacja wniosków i źródeł finansowania rozdział 2. Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki oraz 3. Akceptacja lub odrzucenie przez Dział Nauki 4. zaakceptować wniosek przez komórkę finansową (księgowe wydziałowe dla danego wydziału lub pracownik kwestury dla pozostałych jednostek) patrz instrukcja Akceptacja wniosków i źródeł finansowania rozdział 4. Przekazanie do akceptacji finansowej oraz 5. Akceptacja finansowa lub odrzucenie 5. zaakceptować ostatecznie wniosek przez tzw. kierownika pionu: o Dziekana Wydziału dla wniosków z wydziałów o Prodziekana dla wniosków z komórek podlegających Prorektorowi o Rektora dla wniosków z komórek podlegających bezpośrednio Rektorowi o Kanclerz dla wniosków z komórek podlegających Kanclerz patrz instrukcja Akceptacja wniosków i źródeł finansowania rozdział 6. Przekazanie do akceptacji ostatecznej oraz 7. Akceptacja ostateczna lub odrzucenie 3. Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego. UWAGA: Wnioski planowane rejestrowane są w celu realizacji zakupów zaplanowanych w planach rocznych. Wnioski planowane dzielmy na rodzaje: ZANB Zapotrzebowanie bieżące (dz. badawcza) nieplanowane lub awaryjne zakup nieplanowany/awaryjny, do którego nie stosowana jest Ustawa PZP. ZAN Zapotrzebowanie bieżące nieplanowane lub awaryjne zakup nieplanowany/awaryjny, do którego nie stosowana jest Ustawa PZP.. WAN Wniosek o udz. postęp. przetarg. nieplanowany zakup nieplanowany/awaryjny, do którego stosowana jest Ustawa PZP.. WANB Wniosek o udz. postęp. przetarg. (dz. badawcza) nieplanowany zakup nieplanowany/awaryjny, do którego stosowana jest Ustawa PZP. Wnioski rodzaju WAN i WANB są to wnioski o udzielenie postępowania przetargowego. Wnioski mogą dotyczyć: potrzeb związanych z działalnością badawczą wnioski rejestrowane na rodzaju ZANB oraz WANB w tym przypadku wniosek wymaga akceptacji Działu Nauki potrzeb niezwiązanych z działalnością badawczą plany rejestrowane na rodzaju ZAN oraz WAN w tym przypadku wniosek nie przechodzi przez akceptację Działu Nauki. Rejestracja wniosku składa się z operacji: 1. zarejestrowania nagłówka wniosku 2. zarejestrowania zadania wniosku 3. zarejestrowania źródeł finansowania dla zadania 4. dołączenia specyfikacji 5. przekazania wniosku do akceptacji źródeł finansowania. 21/43
Lista Czynności: 1. Dodanie nowego nagłówka wniosku Przyciskiem wymuszamy wprowadzanie nowego wniosku. Nastąpi otwarcie okna Dodaj wniosek. UWAGA: Pola wypełniamy poprzez ustawienie kursora w danym polu i ewentualne wpisanie wartości. W niektórych polach dostępne są listy wyboru: otwierane listę należy otworzyć przyciskiem. Przykład pola z listą: 22/43
Po otwarciu listy otworzy się nowe okno z wartościami:. Listę można filtrować po kolumnach. W tym celu należy podać kolumnę po której przeszukujemy listę w polu Search a w kolejnym polu wpisujemy szukaną frazę np. Po wpisaniu frazy wybieramy klawisz Enter lub klikamy w przycisk. Wartość z listy wybieramy poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy w poszczególną pozycję listy. Pole wyboru może zostać wyczyszczone poprzez wybór przycisku a następnie należy potwierdzić czyszczenie pola przyciskiem rozwijane listę należy rozwinąć przyciskiem. 23/43
Przykład pola z listą: Po rozwinięciu listy klikamy lewym przyciskiem myszy w opcję, która nas interesuje. W przypadku pól typu data wartość można podać poprzez wpisanie daty w dane pole lub poprzez wybór z kalendarza dostępnego pod przyciskiem Należy uzupełnić następujące pola: Rodzaj wniosku wybór w oparciu o otwieraną listę wyboru : o WAN Wniosek o udz. postęp. przetarg. nieplanowany. wnioski nie przechodzą akceptacji Działu Nauki o WANB Wniosek o udz. postęp. przetarg. (dz. badawczą) nieplanowany wnioski wymagają akceptacji Działu Nauki Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 3 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. Przyczyna przyczyna wniosku dla wniosków rodzaju WAN i WANB wybór z rozwijanego słownika. UWAGA: należy podać opcje Nieplanowany lub Awaryjny nie możliwe do zaplanowania, konieczna natychmiastowa realizacja.. Wnioskodawca wybór z dostępnej listy wyboru. Pole jest podpowiadane jeżeli użytkownik ma uprawnienia tylko do jednej jednostki w ramach, których może wystawiać wnioski, w innym przypadku daną jednostkę organizacyjną wybieramy z otwieranej listy wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 3 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. Realizator wybór z otwieranej listy wartości w przypadku wniosków rodzaju WAN i WANB należy wybrać wartość: o Dział Zamówień Publicznych gdyż, zakup powiązanych z prowadzeniem ewidencji zakupów przez Dział Zamówień Publicznych. UWAGA: Podajemy w polu spośród opcji wymienionych powyżej. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 3 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. Rodzaj zamówienia wybór rodzaju z dostępnej rozwijanej listy wartości ; wybieramy o Usługi, Dostawy lub Roboty budowlane dla potrzeb kierowanych do Realizatora Dział Zamówień Publicznych. Centrum budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne centrum budżetowe, w ramach którego następuje złożenie wniosku. Wybrane centrum budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji planu na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest centrum przypisane do jednostki org. wybieranej w polu Wnioskodawca. Centrum budżetowe odzwierciedla jednostkę org. będącą dysponentem środków. UWAGA! Centrum podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą 24/43
Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 3 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. Zadanie budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne zadanie budżetowe w obrębie wybranego centrum budżetowego, w ramach którego następuje złożenie zapotrzebowania. Wybrane zadanie budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest zadanie przypisane do użytkownika. UWAGA! Zadanie budżetowe podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 3 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. Wystawił wybór pracownika wystawiającego wniosek z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika związanego z systemowym użytkownikiem. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 3 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. Wnioskujący wybór pracownika wnioskującego o zakup z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika przypisanego do pracownika. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 3 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. Rok budżet. rok budżetowy w ramach którego wydatkowe są środki. Należy podać rok w formacie liczby czterocyfrowej. Data wystawienia data wystawienia wniosku podpowiadana jako bieżąca Przedmiot opisowy ogólny przedmiot zamówienia wpisywany w tym polu ręcznie. Opis dodatkowy opcjonalny opis wniosku. Uzasadnienie w tym polu wpisujemy opisowo uzasadnienie zakupu. 25/43
26/43
Wprowadzone dane nagłówka wniosku zapisujemy przyciskiem. Pojawi się zestaw pól informacji dodatkowych do uzupełnienia: Data szacowania podawana w formacie daty DDMMRRRR Termin realizacji w formie opisowej. Osoba koordynująca osoba koordynująca postępowanie. Wybór z listy pracowników. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 3 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. Telefon os. koordynującej w formie opisowej bez narzucanego formatu. Email os. koordynującej w formie opisowej bez narzucanego formatu. UWAGA: System wymusi podanie telefonu i adresu email do osoby koordynującej, jeżeli pracownik nie przypisanych takich informacji w bazie danych. Sprawdzenie informacji następuje podczas zmiany statusu na Akceptacja dysponentów. Grupa towarowa lista wyboru UWAGA: Dla wniosków nieplanowanych system wymaga podania pozycji planu w nagłówku jeżeli w planie zamówień wcześniej planowano zakupy w ramach całej Uczelni na podobny przedmiot zamówienia. Jeżeli w planie zamówień publicznych nie było wcześniej planowanego zakupu na podobny przedmiot zamówienia to należy wskazać w polu Grupa towarowa grupę towarów wykorzystywaną do generacji planu zamówień po konsultacji z Działem Zamówień Publicznych. Po wprowadzaniu informacji zapisujemy nagłówek wybierając przycisk. Nastąpi zapisanie nagłówka wniosku, które zakończy się komunikatem, który potwierdzamy przyciskiem OK. 27/43
Dodany wniosek pojawi się na liście wniosków. Następny krok to dodanie zadań wniosku. Dla danego wniosku dostępne są Narzędzia w którym dostępne są operacje: modyfikacji danych nagłówka wniosku UWAGA: Modyfikacji nie podlega rodzaj wniosku. Modyfikować można tylko wnioski znajdujące się w statusie Edycja. Jeżeli wniosek ma inny status to trzeba wprowadzić status Edycja aby można było modyfikować wniosek. usuwania nagłówka wniosku UWAGA: Po pierwszym zapisaniu nagłówka wniosku rejestrowane są dane podrzędne niewidoczne dla operatora stąd zamiast ikony wyświetla się ikona. Więc usunąć wniosek trzeba wykonać operację opisaną w rozdziale 13. wprowadzenia kolejnego statusu. Wykorzystanie opisano w dalszych rozdziałach. wycofania do poprzedniego statusu. Wykorzystanie opisano w dalszych rozdziałach. podglądu historii zmian statusów wniosku. 2. Uzupełnienie zadań i przypisanie źródeł finansowania. 28/43
Po zapisaniu danych nagłówka wniosku przechodzimy do rejestracji zadań wniosku. Dla wybranego wniosku przewijamy stronę do bloku Lista zadań wniosku. UWAGA: Wniosek musi posiadać minimum jedno zadanie na zadaniach określane są kwoty wniosków. Pierwsze zadanie jest generowane po zapisaniu nagłówka wniosku: Nazwa zadania jest przepisana jako przedmiot z nagłówka wniosku Termin realizacji od ustawiany jest jako data wystawienia wniosku Termin realizacji do ustawiany jest jako koniec roku z daty wystawienia. Dla pierwszego zadania należy uzupełnić: Kwotę netto zadania Kwotę brutto zadania opcjonalnie pole Opis Pierwsze zadanie, które generuje się automatycznie należy uzupełnić o pewne dane (w tym o kwoty) stąd należy przejść do edycji pierwszego zadania. Zaznaczamy zadanie a następnie wybieramy przycisk kolumnie Narzędzia. znajdujący się w Otworzy się okno edycji zadania, gdzie modyfikujemy pierwsze zadanie podając: wartość netto w PLN w polu Wartość netto PLN wartość brutto w PLN w polu Wartość brutto PLN opcjonalnie opis w polu Opis Zadanie zapisujemy przyciskiem. 29/43
Do zadania można przypisać również kod klasyfikacji CPV. W tym celu należy w ustawić kursor w ramce Kody CPV, wywołać listę wyboru Otworzy się lista zawierająca kody CPV. Istnieje możliwość filtrowania otrzymanych wyników po takich wartościach jak: kod, pełen kod, opis. W celu wyszukania interesującego nas kodu należy wybrać sposób filtrowania a następnie wprowadzić fragment tekstu który zawiera żądany opis. Po wyszukaniu interesującego nas kodu CPV należy go zatwierdzić przyciskiem kod będzie dodany do listy.. Dopiero wówczas 30/43
Jeśli chcemy zatwierdzić wprowadzone kody CPV i dodać je do zamówienia należy kliknąć przycisk Operator może wprowadzić kolejne zadania. W tym celu wybieramy przycisk nazwę zadania termin realizacji określany datami granicznymi od i do. kwotę netto i kwotę brutto w PLN opcjonalny dodatkowy opis. Należy podać: Zadanie zapisujemy przyciskiem. 31/43
Do zadania można przypisać również kod klasyfikacji CPV. W tym celu należy w ustawić kursor w ramce Kody CPV, wywołać listę wyboru Otworzy się lista zawierająca kody CPV. Istnieje możliwość filtrowania otrzymanych wyników po takich wartościach jak: kod, pełen kod, opis. W celu wyszukania interesującego nas kodu należy wybrać sposób filtrowania a następnie wprowadzić fragment tekstu który zawiera żądany opis. 32/43
Po wyszukaniu interesującego nas kodu CPV należy go zatwierdzić przyciskiem kod będzie dodany do listy.. Dopiero wówczas Jeśli chcemy zatwierdzić wprowadzone kody CPV i dodać je do zamówienia należy kliknąć przycisk Po dodaniu/ zapisaniu zadań należy uzupełnić przypisanie źródeł finansowania, czyli oznaczenie z jakich środków ma zostać sfinansowane dane zadanie. UWAGA: Jeżeli operator nie przypisze źródeł finansowania do zadań to podczas zmiany statusu wniosku na Akceptacja dysponentów nastąpi automatyczne przypisanie źródła finansowania na domyślne centrum i zadanie budżetowe podane w nagłówku wniosku na kwotę brutto danego zadania. Aby dokonać rozpisania na źródła finansowania należy dla danego zadania wybrać przycisk po wcześniejszym oznaczeniu danego zadania (podświetlenie na zielono). Otworzy się okno Źródła finansowania dla zadań w którym dokonujemy przypisania. Należy wybrać przycisk aby dodać przypisanie źródła finansowania. 33/43
Nastąpi ustawienie nowego wpisu z podpowiedzią: Roku budżetowego z nagłówka wniosku Centrum budżetowego z nagłówka wniosku Zadania budżetowego z nagłówka wniosku. Kwoty przypisania na zadaniu jako kwoty brutto zadania. W przypadku konieczności należy zmienić wartość w polach: Rok budżetowy Centrum budżetowe i Zadanie budżetowe w polach z centrum i zadaniem dostępne są listy wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 3 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej Kwota przypisana na zadaniu UWAGA: Do danego zadania można podać wiele źródeł finansowania ale łączna kwota przypisania źródeł finansowania do danego zadania nie może przekroczyć kwoty brutto zadania. Aby zapisać podane źródło finansowania wybieramy przycisk finansowania dla zadań.. Nastąpi powrót do okna Źródła Kolejne źródło finansowania dodajmy przyciskiem postępujemy w sposób analogiczny opisany powyżej. 34/43
Aby usunąć dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. Aby zmodyfikować dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. Po rozpisaniu pozycji na źródła finansowania zamykamy okno krzyżykiem w prawym górnym roku okna. Nastąpi powrót do pozycji widoku głównego wniosku. Dla danego zadania dostępne są Narzędzia w którym dostępne są operacje: modyfikacji danych zadania usuwania danych zadania Jeżeli chcemy zmodyfikować zadanie należy wybrać przycisk. UWAGA: Jeżeli chcemy zmodyfikować kwotę zadania należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. Jeżeli chcemy usunąć zadanie należy wybrać przycisk. UWAGA: Jeżeli chcemy usunąć zadanie należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. W przeciwnym wypadku przycisk jest niedostępny i wyświetlana jest ikona. 35/43
3. Dodanie załącznika specyfikacji. UWAGA: Do wniosków o udzielenie postępowania przetargowego rodzaju WAN i WANB należy dołączyć załącznik jako dokument specyfikacji i nazwać go w systemie SPECYFIKACJA. Specyfikację jako dokument przygotowujemy poza systemem w aplikacji np. MS WORD. Załącznik dodajemy w głównym oknie wybierając przycisk dla wybranego (podświetlonego) wniosku. W otwartym oknie Załączniki wybieramy przycisk. W otwartym oknie wpisujemy w wolnym wierszu nazwę SPECYFIKACJA. Dodajemy opis i wybieramy plik przyciskiem Wybierz plik. 36/43
Po wprowadzeniu informacji i wskazaniu pliku wybieramy przycisk. Nastąpi zaimportowanie wskazanego pliku do bazy systemowej pod danym wnioskiem. Wybierając przycisk Wybierając przycisk można pobrać i otworzyć dołączony plik załącznika. można usunąć dołączony plik z systemu. Po wprowadzeniu dokumentu należy uruchomić obieg akceptacyjny tj.: 1. przekazać wniosek do akceptacji źródeł finansowania przez osobę rejestrującą wniosek patrz rozdział 4. Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania 2. zaakceptować źródła finansowania przez dysponentów patrz instrukcja Akceptacja wniosków i źródeł finansowania rozdział 1. Akceptacja lub odrzucenie źródeł finansowania 3. zaakceptować wniosek przez Dział Nauki dotyczy wniosków WANB lub ZANB na działalność badawczą patrz instrukcja Akceptacja wniosków i źródeł finansowania rozdział 2. Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki oraz 3. Akceptacja lub odrzucenie przez Dział Nauki 4. zaakceptować wniosek przez komórkę finansową (księgowe wydziałowe dla danego wydziału lub pracownik kwestury dla pozostałych jednostek) patrz instrukcja Akceptacja wniosków i źródeł finansowania rozdział 4. Przekazanie do akceptacji finansowej oraz 5. Akceptacja finansowa lub odrzucenie 5. zaakceptować ostatecznie wniosek przez tzw. kierownika pionu: o Dziekana Wydziału dla wniosków z wydziałów o Prodziekana dla wniosków z komórek podlegających Prorektorowi o Rektora dla wniosków z komórek podlegających bezpośrednio Rektorowi o Kanclerz dla wniosków z komórek podlegających Kanclerz patrz instrukcja Akceptacja wniosków i źródeł finansowania rozdział 6. Przekazanie do akceptacji ostatecznej oraz 7. Akceptacja ostateczna lub odrzucenie 4. Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania. UWAGA: Zarejestrowany wniosek musi zostać przekazany przez osobę rejestrującą do akceptacji podanych na wniosku źródeł finansowania. W tym celu konieczne jest ustawienie statusu Akceptacja dysponentów. Lista Czynności: 1. Zmiana statusu Zmiana statusu wniosku odbywa się w głównym oknie w zakładce Wnioski. Aby zmienić stan wniosku należy wybrać przycisk znajdujący się w kolumnie Narzędzia dla wybranego wniosku (podświetlenie kolorem zielonym). 37/43
Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu w którym należy wybrać status Akceptacja dysponentów w polu Status po wcześniejszym uruchomieniu listy wyboru. Status wybieramy klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu na liście wyboru. Po wybraniu statusu można uzupełnić pole Opis z uwagami, które zostaną przekazane dysponentom. Zmianę statusu potwierdzamy przyciskiem / 38/43
Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem. Przycisk służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do dysponentów (jeżeli dany dysponent będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. UWAGA: Jeżeli operator nie przypisze źródeł finansowania do pozycji to podczas zmiany statusu wniosku na Akceptacja dysponentów nastąpi automatyczne przypisanie źródła finansowania na domyślne centrum i zadanie budżetowe podane w nagłówku wniosku na kwotę brutto danej pozycji. 5. Sprawdzenie wykorzystania budżetu UWAGA: Dany wniosek jest rejestrowany na źródła finansowani w ramach przyznanych budżetów. Wartość przydzielonych budżetów i ich wartość wykorzystania można sprawdzić w tzw. widoku użytkownika o nazwie Wykorzystanie budżetów. Aby sprawdzić wykorzystanie limitów należy: 1. zalogować się do aplikacji rejestracji wniosków 2. odszukać wniosek w zakładce Wnioski 3. uruchomić widok Wykorzystanie budżetów Lista Czynności: 1. Uruchomienie widoku użytkownika Po uruchomieniu linku aplikacji (adresu strony internetowej) pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło i naciskamy przycisk [Wejdź do modułu] lub naciskamy klawisz Enter. 39/43
Po zalogowaniu uruchomiony zostanie podgląd listy wniosków w zakładce Wnioski, gdzie należy odszukać dany wniosek, dla którego źródeł finansowania chcemy sprawdzić wykorzystanie budżetów. Po odszukaniu wniosku i jego zaznaczeniu podświetlenie danego wniosku na zielono, należy wybrać przycisk. W oknie wyboru nazwy widoku wybieramy opcję Wykorzystanie budżetów poprzez wybór ikony. Nastąpi uruchomienie widoku w oknie Wykorzystanie budżetów, w którym widoczne są dane dotyczące limitów źródeł finansowania związanych z danym wnioskiem: Identyfikatory źródła finansowania: Centrum budżetowe i Zadanie budżetowe Kwota budżetu kwota limitu przyznana na etap planowania dla danego źródła finansowania. Wykorz. dok. zatw. kwota wykorzystana dokumentami zatwierdzonymi tj. takimi, które przeszły zatwierdzenie źródeł finansowania przez dysponentów i ściągnęły kwoty z dostępnej puli. Wykorz. bieżące łączna kwota wykorzystania wniosków zatwierdzonych (patrz kwota Wykorz. dok. zatw.) uwzględniająca również kwoty niezatwierdzonych źródeł finansowania z wniosków będących w statusie Edycja lub Akceptacja finansowa. Okno zamykamy krzyżykiem w prawym górnym rogu okna. 40/43
6. Wydruk wniosku. UWAGA: Wydruk można wykonywać w dowolnym momencie (statusie wniosku) w celu podglądu danych. Wydruk jest pełnowartościowy po wprowadzeniu statusu Zatwierdzony, który stanowi pełny spójny obraz dokumentu. Aby wydrukować wniosek należy: 1. zalogować się do aplikacji rejestracji wniosków 2. odszukać wniosek w zakładce Wnioski 3. uruchomić widok Wykorzystanie budżetów UWAGA: Wydruk dokonywany jest w formie zapisu do pliku w formacie: pdf html xls (format MS Excel) rtf (format MS Word) Lista Czynności: 1. Uruchomienie wydruku Po uruchomieniu linku aplikacji (adresu strony internetowej) pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło i naciskamy przycisk [Wejdź do modułu] lub naciskamy klawisz Enter. Po zalogowaniu uruchomiony zostanie podgląd listy wniosków w zakładce Wnioski, gdzie należy odszukać dany wniosek, dla którego chcemy dokonać wydruku. Po odszukaniu wniosku i jego zaznaczeniu podświetlenie danego wniosku na zielono, należy wybrać przycisk. 41/43
Wyświetli się okno, w którym można wybrać: szablon raportu w polu Szablon wydruku. format pliku w polu Format. Wydruk generujemy po wybraniu przycisku Wydrukuj. W zależności od przeglądarki internetowej zostanie wygenerowany plik, który można otworzyć i wydrukować na drukarkę. Internet Explorer: Google Chrome: 42/43
43/43