ZASTOSOWANIE KOMPUTERÓW W RACHUNKOWOŚCI wykład V dr Marek Masztalerz Katedra Rachunkowości Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu 2010 ARKUSZ KALKULACYJNY Podstawowym narzędziem informatycznym stosowanym w rachunkowości jest arkusz kalkulacyjny, który umoŝliwia: gromadzenie, przeglądanie, filtrowanie i sortowanie danych ilościowych i jakościowych, przeprowadzanie obliczeń matematycznych na zgromadzonych danych według podanych przez uŝytkownika formuł, automatyczne sporządzanie wykresów i rysunków, analizy statystyczne, wyznaczanie funkcji trendu, prognozy i symulacje... Z reguły programy księgowe mają wbudowaną funkcję eksportu danych do arkusza kalkulacyjnego. Dzięki tej funkcji nie ma konieczności przepisywania danych z systemu FK do arkusza kalkulacyjnego. SYSTEM FK EXCEL 1
ARKUSZ KALKULACYJNY Przykładowe zastosowania arkusza kalkulacyjnego w rachunkowości: sporządzanie tabel amortyzacji środków trwałych, monitorowanie regulacji zobowiązań i naleŝności, kosztorysowanie i wycena kontraktów długoterminowych, sporządzanie listy płac i innych dowodów księgowych, analiza finansowa, obliczanie wskaźników, podział kosztów na stałe i zmienne, rozliczanie i kalkulacja kosztów, budŝetowanie operacyjne i kapitałowe, monitorowanie wykonania budŝetu i analiza odchyleń, prognozowanie i symulacje biznesowe, scenariusze, sporządzanie cash flow (np. do sprawozdania finansowego), inne raporty, zestawienia, analizy wykonywane ad hoc. Kupiliśmy i wdroŝyliśmy róŝne moduły, w tym Kadry/Płace oraz Środki Trwałe, ale i tak listy płac oraz amortyzację robimy w Excelu, drukujemy PK a następnie ręcznie księgujemy. Przynajmniej wszystko jest poprawnie obliczone. Rira bien qui rira le dernier... It's a little-known fact... Shakespeare was working on an Excel spreadsheet and created a formula that inspired one of his most famous lines. (http://www.j-walk.com/ss/jokes/willie.htm) 2
Informatyczne wspomaganie zarządzania ZINTEGROWANE SYSTEMY INFORMATYCZNE Zintegrowany system informatyczny przedsiębiorstwa (ZSI) to system, który jest zorganizowany modułowo oraz obsługuje wszystkie lub prawie wszystkie sfery działalności jednostki (marketing, planowanie, zaopatrzenie, techniczne przygotowanie produkcji, sterowanie produkcją, dystrybucję, sprzedaŝ, finanse i księgowość, zarządzanie zasobami ludzkimi). stopień integracji MRP Material Requirements Planning MRP II Manufacturing Resource Planning ERP Entreprise Resource Planning ERP II Entreprise Resource & Relationship Planning 1970 1980 1990 2000 3
Klasy zintegrowanych systemów zarządzania MRP Material Requirements Planning System MRP dotyczy zarządzania produkcją i słuŝy powiązaniu harmonogramów produkcji z obsługą logistyki dostaw niezbędnych surowców i materiałów. MRP redukuje niepewność związaną z terminem i ilościami zuŝywanych zapasów, pozwalając na utrzymywanie niŝszych stanów magazynowych. W systemie MRP przygotowywane są dokładne harmonogramy określające ilość wyrobów gotowych, jakie przedsiębiorstwo chce produkować w określonym okresie czasu, np. w następnym kwartale. Na podstawie tego planu, specyfikacji wytwórczych dla kaŝdego wyrobu i analizy zapasów produkcyjnych, określany jest termin i zasoby niezbędnych do produkcji surowców, części i podzespołów, tak aby utrzymać harmonogram produkcji. W celu realizacji powyŝszych funkcji, system informatyczny klasy MRP wymaga integracji procesów zaopatrzenia, gospodarki materiałowej i wytwarzania. MRP obejmuje tylko część sterowania działalnością produkcyjną dotyczącą wyłącznie przepływu materiałów. Nie uwzględnia powiązań ze zdolnościami produkcyjnymi przedsiębiorstwa. Klasy zintegrowanych systemów zarządzania MRP II Manufacturing Resource Planning MRP II stanowi rozszerzenie koncepcji zarządzania operacyjnego na całość podsystemu wytwórczego, w powiązaniu z innymi funkcjami przedsiębiorstwa. Istota MRP II polega na określeniu planów produkcji wyrobów, na podstawie oszacowania przyszłych potrzeb rynku, a następnie, na podstawie struktury wyrobów, obliczeniu zapotrzebowania na poszczególne ich składniki oraz zdolności produkcyjne niezbędne do ich wytworzenia. Systemy tej klasy umoŝliwiają równieŝ monitorowanie i kontrolowanie zdolności i efektów produkcyjnych. Niezbędnym atrybutem systemu jest więc sprzęŝenie zwrotne informacji dotyczących zakupów. System informatyczny klasy MRP II integruje większość podstawowych dziedzin działalności przedsiębiorstwa, obok planowania produkcji, zakupów, wytwarzania i całej inŝynierii produkcyjnej, obejmuje takŝe moduły finansowe, marketing, sprzedaŝ. 4
Klasy zintegrowanych systemów zarządzania ERP Entreprise Resource Planning Systemy ERP obejmuje kompleksowe, zintegrowane zarządzanie działalnością całego przedsiębiorstwa. W porównaniu z MRP II, systemy te zostały rozwinięte np. o elementy zarządzania zmianami konstrukcyjnymi i technologicznymi, zarządzania remontami, jakością, serwisem i dystrybucją. Poza sferą produkcyjno-logistyczną systemy klasy ERP obejmują moduły rachunkowości, controllingu, analiz finansowych oraz zarządzania przepływami pienięŝnymi, zarządzania zasobami ludzkimi i inne. Przykładowe systemy klasy ERP to: SAP ERP (dawniej SAP R/3), Oracle ERP, Comarch CDN XL, Sage Symfonia Forte. Klasy zintegrowanych systemów zarządzania ERP II Entreprise Resource and Relationship Planning Systemy ERP II nie mają budowy modułowej lecz komponentową i są zbiorami specyficznych dla danej branŝy aplikacji generujących wartość dla klientów i udziałowców przez udostępnianie oraz optymalizację procesów operacyjnych i finansowych, zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa (integracja wewnętrzna) jak i pomiędzy partnerami handlowymi (integracja zewnętrzna.) Koncepcja ERP II odzwierciedla pozycję przedsiębiorstwa w łańcuchu dostaw i łańcuchu wartości. Klasyczny system ERP jest zorientowany na zaspokojenie potrzeb uŝytkowników a ERP II potrzeb klientów. Systemy ERP II stanowią rozszerzenie koncepcji ERP o relacje z otoczeniem oraz rozwiązania z zakresu handlu elektronicznego. Jest to przykład integracji róŝnych systemów e-biznesowych z systemami ERP. Aplikacje systemu ERP II są dostępne przez Internet (komputer, telefon). 5
BUDOWA SYSTEMU ERP Rynek ERP w Polsce 2006 7,60% 4,70% 6,70% 30,80% Inni SAP 15,40% Oracle IFS Comarch 34,80% QAD 6
Business Intelligence Teoretycznie moŝliwe jest dotarcie do kaŝdej informacji na temat księgowości, płatności, czy magazynów firmy, ale jest to pracochłonne i czasochłonne. Business Intelligence (BI) to system szybkiego pozyskiwania poŝądanych informacji o przedsiębiorstwie, przydatnych w zarządzaniu. Cele tworzenia systemów BI: Business Intelligence konsolidacja danych sprzedaŝy, dystrybucji, produktów, finansów dostęp on-line do pre-definiowanych raportów moŝliwość planowania, symulacji i prognozowania natychmiastowy dostęp do danych strategicznych i analiz biznesowych UŜyteczność systemów BI: szybki dostęp do zaawansowanych, wielowymiarowych analiz zmniejszenie pracochłonności przygotowywania analiz w firmie kontrola bieŝącej sytuacji w firmie identyfikacja miejsc w firmie o największym potencjale do naprawy moŝliwość przygotowywania zaawansowanych raportów bez konieczności znajomości programowania duŝa elastyczność i łatwość dostosowania do indywidualnych wymagań klientów 7
Business Intelligence Wymogi stawiane systemom BI: 1. Integrowanie danych z wielu róŝnych źródeł w jeden, podstawowy i spójny magazyn danych. 2. Dostarczanie prawdziwie interakcyjnych moŝliwości manipulowania danymi. 3. Oferowanie wielu sposobów prezentowania danych (grafika, tabele, standardowe i uzyskiwane ad-hoc zestawienia). 4. UmoŜliwianie uŝytkownikowi uzupełniania aplikacji elementami będącymi ekstraktem jego własnej inteligencji. 5. Prostota i intuicyjność w uŝyciu. 6. Zapewnienie funkcjonalności zabezpieczającej bezpieczeństwo i limitowanie dostępu do danych. Business Intelligence BI dostarcza odpowiedzi na takie podstawowe zapytania, jak: Które 5 produktów sprzedaje się najlepiej w ostatnim kwartale? Jak kształtuje się sprzedaŝ w obecnym roku w porównaniu z rokiem ubiegłym? Jak wygląda średni wzrost sprzedaŝy w ciągu ostatnich 3 miesięcy? Jaki jest średni okres regulacji naleŝności w Wielkopolsce? BI pozwala teŝ na uzyskanie odpowiedzi na bardziej analityczne zapytania, jak: Dlaczego spada sprzedaŝ w określonym regionie? Jak będzie się kształtować sprzedaŝ w następnym kwartale? Jakie produkty klienci kupują najczęściej razem? Którzy klienci najprawdopodobniej kupią dany produkt? Co, jakie czynniki naleŝy zmienić, aby nastąpił wzrost sprzedaŝy? Jakie czynniki odróŝniają naszych najlepszych klientów od innych klientów? Jakie transakcje mogą być złymi transakcjami? 8
Rynek BI w Polsce 2006 CDN XL Business Intelligence Jednym z popularnych systemów BI jest produkt firmy CDN XL BI (ComArch). 9
CDN XL Business Intelligence Moduł BI zapewnia szybki dostęp do aktualnych informacji. Moduł ten został oparty o technologię hurtowni danych. Hurtownia to specyficzna baza danych, której struktura jest zoptymalizowana nie pod kątem zapisu danych, ale w celu szybkiego przeprowadzenia analiz. W efekcie osoby, które łączą się do raportów nie muszą długo czekać na istotne informacje. Hurtownia zasilana jest danymi raz na dobę, w godzinach nocnych w trakcie tzw. transformacji ETL (ekstrakcja transformacja ładowanie), gwarantując w ten sposób dostęp do aktualnych informacji. CDN XL Business Intelligence Dostęp do danych powinien być łatwy dla osób, które nie mają zaawansowanej wiedzy z informatyki. Dlatego w module BI dostępna jest Księga Raportów słuŝąca do tworzenia i przeglądania zestawień analitycznych. Osoba pracująca z Księgą tworzy raport korzystając z dostępnej listy pól. Raz stworzony raport nie musi być budowany za kaŝdym razem od początku. Struktura raportu otwartego po kilku dniach będzie taka sama, tylko zostanie ona wypełniona aktualnymi danymi. 10
CDN XL Business Intelligence Tworzone zestawienia mogą przybrać formę zarówno tabeli, wykresu, jak wizualizacji w formie map. Księga Raportów stwarza takŝe moŝliwość wyświetlenia kilku raportów jednocześnie, a takŝe zapisania zbudowanego układu i odświeŝania go w dowolnej chwili. CDN XL Business Intelligence Informacje o funkcjonowaniu firmy zgromadzone są w tzw. kostkach analitycznych, z których kaŝda zawiera informacje o konkretnym aspekcie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Swoją nazwę kostki zawdzięczają wielowymiarowej strukturze, dzięki której moŝliwa jest analiza danych liczbowych, np. ilości złoŝonych zamówień sprzedaŝy w róŝnych przekrojach. LOGISTYKA PRODUKCJA PŁATNOŚCI KSIĘGOWOŚĆ WYNIKI OPERACYJNE wielkość i wartość zamówień, dostaw, zapasów, wielkość i wartość sprzedaŝy, wysokość marŝy, warunki handlowe zamówień ilość i rodzaj zleconych do realizacji, jak i rzeczywiście wytworzonych wyrobów, przebieg i czasochłonność operacji, koszt wytworzenia produktów i wykorzystania materiałów. naleŝności i zobowiązania, historia i stan rozliczeń, wskaźniki rotacji rozrachunków analiza obrotów i sald kont księgowych, bilansu oraz rachunku zysków i strat na podstawie zapisów w module FK analiza wyników finansowych uwzględniająca przychody i koszty w wielu podziałach. 11
CDN XL Business Intelligence Moduł BI umoŝliwia tworzenie strategicznej karty wyników (BSC), która słuŝy planowaniu i monitorowaniu dokonań firmy za pomocą kluczowych mierników efektywności (KPI). Informatyczne narzędzia controllingu raport CiRZ 12
Informatyczne narzędzia controllingu raport CiRZ Informatyczne narzędzia controllingu raport CiRZ 13
Informatyczne narzędzia controllingu raport CiRZ Nadmiar informacji (czasem) szkodzi... 14