Oprogramowanie dla biznesu Numer 11 (69) Listopad 2009 JAK SZYBKO I SKUTECZNIE ZAMKNĄĆ ROK?

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Oprogramowanie dla biznesu Numer 11 (69) Listopad 2009 JAK SZYBKO I SKUTECZNIE ZAMKNĄĆ ROK?"

Halina Gajewska
8 lat temu
Przeglądów:

1 Oprogramowanie dla biznesu Numer 11 (69) Listopad 2009 JAK SZYBKO I SKUTECZNIE ZAMKNĄĆ ROK? CZY TO MOśLIWE, ABY PRZEZ PROCES ZAMKNIĘCIA ROKU W DUśEJ FIRMIE LEASINGOWEJ PRZEJŚĆ SZYBKO I BEZBOLEŚNIE? MY TWIERDZIMY, śe JEST TO MOśLIWE! I CO WIĘCEJ, JEST TO PROSTE I PRZYJEMNE OCZYWIŚCIE Z NASZYM SYSTEMEM LEO FK. JEŚLI PRACUJĄ PAŃSTWO W DZIALE KSIĘGOWOŚCI, TEN ARTYKUŁ JEST NA PEWNO DLA PAŃSTWA. ZbliŜa się koniec roku czas świątecznej zabawy, czas odpoczynku w gronie rodzinnym, czas podsumowań, czas porządków, ale równieŝ czas spędzający sen z powiek księgowym okres zamknięcia roku księgowego. Pamiętamy te nieprzespane noce spędzone nad Rachunkiem Zysków i Strat oraz Bilansem, te niekończące się kolumny cyfr, w Ŝaden sposób nie chcących się poprawnie zbilansować. Na szczęście wspomagamy uŝytkowników Systemu LEO w tym cięŝkim okresie. Wiele ogólnie dostępnych opcji moŝe być uŝytych w celu usprawnienia, przyspieszenia i zautomatyzowania wykonywanych w tym czasie operacji. NaleŜą do nich: Próbne księgowanie dokumentów Kontrole spójności danych Księgowanie dokumentów Zamknięcie okresów księgowych Zamknięcie roku Tworzenie dodatkowych okresów księgowych Przeksięgowanie kwot rozrachunków Zamknięcie sald kont wynikowych Potwierdzenia sald Tworzenie nowego roku księgowego Przeniesienie Bilansu Otwarcia (BO) nowego roku Próbne księgowanie dokumentów Wbudowany w system mechanizm kontroli dokumentów księgowych pozwala przy kaŝdorazowym zapisie dokumentu do bufora księgowego i ostatecznym zapisie do ksiąg, sprawdzić wszystkie podstawowe dane dokumentu i wskazać w nim wszystkie niespójności. Dodatkowo system pozwala wykonać taką kontrolę dla wielu dokumentów (np.: zaznaczonych na liście) jednocześnie, bez wchodzenia do ich edycji. Wyniki, czyli lista znalezionych w dokumentach błędów są pokazywane w sposób przejrzysty i zrozumiały dla uŝytkownika, z zaznaczeniem, które błędy są kosmetyczne, mniej istotne, a które krytyczne. Znalezioną listę niespójności moŝna równieŝ wydrukować bądź wyeksportować do zewnętrznego pliku (np. w formacie Excel) w celu późniejszej obróbki.

ZbliŜa się koniec roku czas świątecznej zabawy, czas odpoczynku w gronie rodzinnym, czas podsumowań, czas porządków, ale równieŝ czas spędzający sen z powiek księgowym okres zamknięcia roku

2 Rys.1. Błędy stwierdzone w dokumentach Kontrole spójności danych System wyposaŝony jest równieŝ w opcje pozwalające odnaleźć i automatycznie poprawić wiele zaistniałych niespójności. Kontrole spójności dotyczą zarówno obrotów i zapisów na kontach jak i znajdujących się w systemie rozrachunków. Kontrolowane są wzajemne zaleŝności między zapisami a rozrachunkami oraz między obrotami na kontach i zapisami na nich występującymi. Zaletą tych opcji jest całkowita automatyzacja poprawiania, nie wymagająca ingerencji ze strony uŝytkownika. Rys.2. Kontrola spójności danych

3 Księgowanie dokumentów Aby uzgodnić salda na wszystkich kontach i ustrzec się przed przypadkową zmianą w dokumentach naleŝy wszystkie dokumenty z bufora, z historycznych okresów księgowych, przenieść do ksiąg. Zamknięcie okresów księgowych Zamykanie okresów księgowych pozwala ustrzec się przed przypadkowym zaksięgowaniem dokumentów do okresów, do których juŝ nie naleŝy księgować dokumentów. Znacznie zmniejsza to liczbę moŝliwych do wystąpienia niespójności dotyczących błędnych obrotów i zapisów księgowych na kontach. Przed zamknięciem danego okresu naleŝy przenieść do ksiąg wszystkie znajdujące się w nim dokumenty w buforze, gdyŝ później ta operacja nie będzie moŝliwa. Zamknięcie roku Zamykanie lat księgowych, podobnie jak to się ma z okresami księgowymi blokuje moŝliwość wprowadzania dokumentów do zamkniętych lat księgowych. Tworzenie dodatkowych okresów księgowych System oprócz standardowych okresów księgowych zgodnych z miesiącami kalendarzowymi, umoŝliwia utworzenie dodatkowych okresów księgowych (np. 13, 14, itd.), które umoŝliwiają bezpieczne dodawanie do nich dokumentów, tak aby nie zaburzyć obrotów kont i wprowadzonych zapisów w ostatnim okresie księgowym. UmoŜliwia to wydzielenie i zaksięgowanie dokumentów, które naleŝy zaksięgować w obrębie bieŝącego roku, na przykład po tym, jak ostatni okres został juŝ zamknięty. MoŜna równieŝ wykorzystać dodatkowy okres do księgowania dokumentów wymaganych do wprowadzenia po kontroli, np. po wykonanym audycie zewnętrznym. Istnienie dodatkowych okresów pozwala zachować stan, jaki istniał w zamkniętym okresie poprzednio i jednocześnie wprowadzić wymagane korekty. Przeksięgowanie kwot rozrachunków Opcja uŝyteczna w przypadku, gdy klient nadpłacił lub nie dopłacił niewielkiej kwoty za fakturę. JeŜeli jest to kwota, która moŝe zostać pominięta w rozrachunkach z klientem, moŝliwe jest przeksięgowanie tych niewielkich kwot w koszty/zyski bezpośrednio. Pozwala to na zamknięcie rozrachunku, a kwota nadpłaty/niedopłaty nie zaburza rozliczeń pozostałych rozrachunków. System samodzielnie wyszukuje rozliczenia, do których brakuje zadanej kwoty, np. +/ i znalezione przypadki są przeksięgowywane na konta kosztów i zysków, a rozrachunki z ich wynikające są rozliczane.

Znacznie zmniejsza to liczbę moŝliwych do wystąpienia niespójności dotyczących błędnych obrotów i zapisów księgowych na kontach.

4 Rys.3. Przeksięgowanie rozrachunków Zamknięcie sald kont wynikowych Opcja zamknięcia sald kont wynikowych, umoŝliwia określenie aktualnych sald dla wszystkich kont wynikowych jakie są zdefiniowane w systemie i przeksięgowanie tych sald na konto wyniku finansowego bieŝącego roku. UŜytkownik nie musi juŝ samodzielnie tworzyć dokumentu przeksięgowującego salda system wykonuje go automatycznie. Dodatkowo uŝywając tej opcji wraz z moŝliwością utworzenia dodatkowego okresu księgowego (tworząc dokument w dodatkowym okresie księgowym) mamy moŝliwość wykonywania Rachunku Zysków i Strat na koniec roku, posiadając jednocześnie wszystkie salda przeksięgowane. Przy uŝyciu tej opcji naleŝy pamiętać, Ŝe salda jakie wyznaczane są dla kont, są otrzymywane tylko z uwzględnieniem zaksięgowanych dokumentów, więc w pierwszej kolejności przenosimy do ksiąg wszystkie dokumenty z bieŝącego roku. Operację moŝna wykonywać wielokrotnie, więc kiedy salda kont wynikowych się zmienią, (np. gdy zostaną zaksięgowane dodatkowe kwoty na tych kontach) moŝna operację wykonać ponownie, tylko nowe salda zostaną przeniesione.

systemie i przeksięgowanie tych sald na konto wyniku finansowego bieŝącego roku. UŜytkownik nie musi juŝ samodzielnie tworzyć dokumentu przeksięgowującego salda system wykonuje go automatycznie.

5 Rys.4. Zamknięcie sald kont wynikowych Potwierdzenia sald Potwierdzenia sald wysyłane do kontrahentów, przygotowywane są w systemie automatycznie na podstawie istniejących rozrachunków. Wybierane i grupowane są wszystkie konta związane z kontrahentem, oparte zarówno o kartoteki umów, jak i o kartoteki kontrahentów. Przy drukowaniu potwierdzeń moŝna skorzystać zarówno z wbudowanego wydruku systemowego, jak i z dopasowanego do potrzeb wydruku raportu CR. Tworzenie nowego roku księgowego Operacja wykonywana jest zawsze przed końcem roku księgowego. Utworzenie nowego roku jest konieczne, aby moŝna było księgować w nim dokumenty. W czasie tworzenia nowego roku wykonywane są takie operacje jak utworzenie okresów księgowych, przeniesienie planu kont (z roku poprzedniego) oraz przeniesienie zdefiniowanych układów Rachunków Zysków i Strat oraz Bilansów. Przeniesienie BO nowego roku Gdy salda na kontach bilansowych są juŝ ustalone na koniec roku, naleŝy przenieść je jako bilans otwarcia roku następnego. Operacja słuŝąca do tego celu, wykonuje wszystkie potrzebne czynności, przenosząc zarówno salda dla kont analitycznych, jak i sumując odpowiednie salda dla kont analitycznych wyŝszych poziomów i dla kont syntetycznych we wszystkich walutach. Jeśli wykonano juŝ operację przeniesienia BO, a salda dla kont uległy zmianie, bez problemu moŝna te wartości skorygować, korzystając z ręcznej edycji bilansu otwarcia lub z wbudowanej w system kontroli spójności kontroli bilansu otwarcia roku z bilansem zamknięcia roku poprzedniego. Dariusz Markowski (napisz do autora)

Przy drukowaniu potwierdzeń moŝna skorzystać zarówno z wbudowanego wydruku systemowego, jak i z dopasowanego do potrzeb wydruku raportu CR.

Podobne dokumenty

Instrukcja zamknięcia starego roku w KS-FKW. Ad.1 Okresy obrachunkowe

Instrukcja zamknięcia starego roku w KS-FKW 1. Okresy obrachunkowe. 2. Rok bilansowy a rozrachunki. 3. Zakończenie roku bilansowego. 4. Rozpoczęcie nowego roku bilansowego. Ad.1 Okresy obrachunkowe System