Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr CEO/Au/ZO/98/Częstochowa Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego Warszawa, 15.07.2014r. Przedmiotem Zapytania ofertowego są usługi związane z wynajmem sal, zakwaterowaniem oraz wyżywieniem dla uczestników konferencji realizowanej w ramach projektu Akademia uczniowska. 1. Wynajem sali konferencyjnej na 120 osób. 2. Wynajem 4 sal warsztatowych na 25 osób każda. 3. Wynajem 1 sali na sekretariat konferencji 4. Wynajem 3 pokoi 2-osobowych i 2 pokoi jednoosobowych. 5. Przygotowanie i obsługa cateringu dla uczestników konferencji. Projekt Akademia uczniowska jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet III: Wysoka jakość oświaty. Rodzaj zamówienia wg nazw i kodów określonych we Wspólnotowym Słowniku Zamówień 1 : CPV 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie wykonawcy, który będzie odpowiedzialny za usługi związane z: udostępnieniem sal warsztatowych zakwaterowaniem, wyżywieniem Konferencja odbędzie się 3 października 2014 w Częstochowie. Ostateczne określenie dokładnej liczby osób korzystających z usług Usługodawcy (wyżywienie, noclegi) oraz liczby sal zostanie potwierdzone i przekazane przez Zamawiającego drogą mailową na adres opiekuna konferencji po stronie Ośrodka najpóźniej 3 dni przed konferencją do godz. 16:30. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia zamówienia o 50%. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania spotkania i poinformowania o tym Usługodawcy w terminie najpóźniej 7 dni przed konferencją. 1 O którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień. Strona 1 z 1
Do składania ofert zapraszamy przedstawicieli obiektów położonych w obrębie miasta Częstochowa prowadzących działalność zgodną z opisanym zapytaniem. Obiekty muszą spełniać następujące warunki: 1. Obiekt hotelarski/ szkoleniowy/ konferencyjny/ wystawienniczy o standardzie co najmniej 2-gwiazdkowym w przypadku hotelu (potwierdzone kopią Decyzji o zaszeregowaniu obiektu hotelarskiego) lub odpowiadający standardem hotelowi co najmniej 2-gwiazdkowym w przypadku obiektów innych niż hotele (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie). 2. Sala konferencyjna na 120 osób w terminie: od godziny 9:00 do godziny 17:00 w dniu 3 października 2014, spełniająca warunki: w kształcie umożliwiającym ustawienie krzeseł w ustawieniu teatralnym, rozmiar - przynajmniej 1.5 m 2 na uczestnika, odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego i/lub całodobowe oświetlenie, umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, krzesła: miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka, łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz), ekran lub przynajmmniej jedna pionowa biała ściana (lub bardzo jasna), na której można wyświetlać obraz z rzutnika, możliwość swobodnego wietrzenia sali lub wentylacja zapewniająca wymianę powietrza zgodna z normą PN-83/B-03430, klimatyzacja z regulacją temperatury, ogrzewanie sali z regulacją temperatury, odpowiednia odległość od źródeł hałasu lub wyciszenie sali, zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w konferencji), wyposażenie sali: tablica flipczartowa z papierem, rzutnik multimedialny, komputer zsynchronizowany z rzutnikiem umożliwiający odtwarzanie prezentacji multimedialnych, dostęp do Internetu. Strona 2 z 2
3. Sale warsztatowe: dostępne w godzinach od godziny 9:00 do godziny 17:00 w dniu 3 października 2014, spełniające następujące warunki: 4 sale dla grup 25-osobowych w kształcie umożliwiającym ustawienie krzeseł w formie litery U, rozmiar - przynajmniej 1.5 m 2 na uczestnika, odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego i/lub całodobowe oświetlenie, umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, krzesła: miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka, możliwość zorganizowania stanowiska do pracy w podgrupach: co najmniej 4 oddzielnych stolików o wysokości umożliwiającej wygodne pisanie i czytanie, z możliwością rozstawienia ich w odległości co najmniej 2 m od siebie, łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz), ekran lub przynajmmniej jedna pionowa biała ściana (lub bardzo jasna), na której można wyświetlać obraz z rzutnika, możliwość swobodnego wietrzenia sali lub wentylacja zapewniająca wymianę powietrza zgodna z normą PN-83/B-03430, ogrzewanie sali z regulacją temperatury, odpowiednia odległość od źródeł hałasu lub wyciszenie sali, zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu), wyposażenie sali: tablica flipczartowa z papierem, rzutnik multimedialny, komputer zsynchronizowany z rzutnikiem umożliwiający odtwarzanie prezentacji multimedialnych, dostęp do Internetu. 4. Zapewnienie miejsca na recepcję przed salą konferencyjną (2 stoły, min. 2 krzesła, dostęp do prądu i WiFi) 5. Zapewnienie Sali na sekretariat konferencji położonej w bezpośrednim sąsiedztwie sal szkoleniowych (2 stoły, min. 6 krzeseł, dostęp do prądu i WiFi, sala zamykana) 6. Zapewnienie noclegów dla organizatorów i trenerów konferencji (z 2.10.2014 na 3.10.2014): Strona 3 z 3
3 pokoje2-osobowe z pełnym węzłem sanitarnym. 2 pokoi 1-osobowych z pełnym węzłem sanitarnym. Zamawiający dopuszcza zapewnienie noclegów w innym obiekcie niż wynajem sal. W takim przypadku odległość od sal nie może być większa niż 20 minut drogi pieszo zgodnie z google maps. Wymagany standard obiektu noclegowego to obiekt hotelarski/ szkoleniowy/ konferencyjny/ wystawienniczy o standardzie co najmniej 2-gwiazdkowym w przypadku hotelu (potwierdzone kopią Decyzji o zaszeregowaniu obiektu hotelarskiego) lub odpowiadający standardem hotelowi co najmniej 3-gwiazdkowym w przypadku obiektów innych niż hotele (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie). 7. Zapewnienie restauracji, która pomieści jednocześnie 120 uczestników. Miejsce wydawania posiłków musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będzie odbywać się konferencja, w oddzielnym pomieszczeniu niż sale, w których będzie odbywać się konferencja. 8. Zapewnienie wyżywienia: jeden serwis kawowy podstawowy jeden pełen serwis kawowy obiad 9. Śniadanie i kolacja w formie bufetu szwedzkiego dla osób nocujących. 10. Obiady do wyboru: zupa oraz zupa wegetariańska (gotowana bez użycia dodatków mięsnych w tym wywaru), dania główne mięsne oraz danie wegetariańskie 2, warzywa na ciepło i zimno, deser, soki 100%, woda gazowana oraz niegazowana. Usługodawca przedstawi co najmniej trzy propozycje zestawów obiadowych. 11. Jadłospis powinien uwzględniać produkty ze wszystkich grup: produkty zbożowe, warzywa i owoce, mleko i jego przetwory, produkty dostarczające pełnowartościowego białka. Zamawiający na trzy dni przed konferencją poinformuję Wykonawcę o liczbie dań wegetariańskich oraz wybranym zestawie obiadowym. 12. Zapewnienie miejsca na catering (serwis kawowy) w bezpośrednim sąsiedztwie sal. 2 Wg słownika PWN wegetarianizm «sposób odżywiania się polegający na wyłączeniu z diety mięsa, ryb i wszystkich lub tylko niektórych produktów pochodzenia zwierzęcego» Strona 4 z 4
13. Serwis kawowy podstawowy przed salą konferencyjną - kawa, herbata - wybór smaków, cukier, mleko, cytryna 14. Pełen serwis kawowy poza salami szkoleniowymi składający się z następujących elementów: kawa, herbata - wybór smaków, woda mineralna gazowana oraz niegazowana, soki 100%, cukier, mleko, cytryna, drobne ciasteczka. 15. Bezpłatny parking dla gości. 16. Dostęp do bezpłatnego sprzętu biurowego: xero, drukarka, skaner. 17. Dostęp do toalet przy salach szkoleniowych (bliski, na tym samym piętrze). 18. Wykonawca zapewni osobę/osoby do obsługi technicznej przed i w trakcie trwania konferencji odpowiedzialną za poprawne działanie sprzętu elektronicznego na 15 min. przed konferencją cały sprzęt powinien być podłączony i sprawdzony, czy działa poprawnie (komputer, rzutnik oraz Internet), tak, by nie wystąpiły opóźnienia w realizacji konferencji ze względu na problemy techniczne. Na 2 dni przed konferencją zostanie podane przez Wykonawcę nazwisko i numer telefonu komórkowego osoby odpowiedzialnej za obsługę techniczną na adres mailowy Zamawiającego. 19. Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń (zastawa ceramiczna i szklana, sztućce nie plastikowe) oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia. 20. Wykonawca oznaczy sale szkoleniowe zgodnie z wytycznymi Zleceniodawcy przekazanymi najpóźniej na 2 dni przed konferencją. Strona 5 z 5