Marcin Migza 1 AGH w Krakowie Wykorzystanie narzędzi zarządzania wizualnego na przykładzie przedsiębiorstwa produkcyjnego Wprowadzenie Związek między logistyką a procesem produkcji w przedsiębiorstwie wydaje się być oczywisty. Logistyka może oddziaływać na sposób organizacji pracy w przedsiębiorstwie, innowacyjne rozwiązania logistyczne mogą mieć wpływ na stosowaną technologię wytwarzania. Jednak oddziaływanie logistyki na funkcjonowanie przedsiębiorstw jest w istocie dużo szersze i obejmuje, przykładowo, również sferę jakości [7]. Opisana zależność działa również w kierunku przeciwnym, gdyż stosowane metody zarządzania procesem produkcyjnym w sposób kluczowy wpływają na funkcjonowanie logistyki wewnątrzzakładowej. Jedną z popularniejszych metodologii zarządzania produkcją jest Lean Management. Metoda ta kreuje kulturę pracy w organizacji która sprawia, że wszyscy uczestnicy organizacji są zainteresowani ustawiczną obniżką kosztów, podnoszeniem poziomu jakości i skracaniem cyklu dostawy. Wszystko po to, by maksymalnie spełniać oczekiwania klientów i dostosowywać się płynnie do warunków otoczenia. Koncepcja ta kładzie nacisk na eliminację wszelkiego marnotrawstwa, czyli działań nie dodających wartości. Lean Management może być traktowana jako nowa filozofia zarządzania przedsiębiorstwem, nowa organizacja przedsiębiorstwa bądź jako system koncepcji i metod zarządzania [8]. Metodologia Lean korzysta z bardzo wielu różnorodnych narzędzi, jednymi z najważniejszych są: Jidoka, Just in Time, Total Productive Maintenace, Visual Management, 5S, Kaizen, Standaryzacja, SMED, Kanban i Heijunka. Większość z nich może w bardzo dużym stopniu wpłynąć na organizację procesu produkcyjnego i logistycznego wewnątrz organizacji. W publikacji przybliżono metodę Visual Management i przedstawiono przykład praktycznych narzędzi wdrożonych w analizowanym przedsiębiorstw produkcyjnym. Zarządzanie wizualne Zarządzanie wizualne (ang. Visual Management VM) wywodzi się bezpośrednio z metodologii Kaizen. Masaaki Imai wskazuje trzy główne powody do wdrożenia zarządzania wizualnego: konieczność uwidocznienia problemów, wsparcie pracowników i kadry kierowniczej w nadzorowaniu rzeczywistości w Gemba oraz pokazanie i wyjaśnienie pracownikom celu, w jakim podejmowane są działania zmierzające do ciągłego doskonalenia [5]. Visual Management ma za zadanie pokazanie w możliwie krótkim czasie informacji dotyczących danego obszaru. Tę metodę można w skrócie scharakteryzować jako dobrze / źle na pierwszy rzut oka. Jest to widzenie problemów, marnotrawstwa, ale również efektów działań optymalizacyjnych [3]. Zarządzanie wizualne stanowi istotny element koncepcji Lean Management. Na nim opiera się komunikacja wewnętrzna przedsiębiorstwa oraz monitoring zachodzących w nim procesów. Wizualne przekazywanie informacji pomiędzy kierownictwem a pracownikiem, mimo postępującej automatyzacji, odgrywa bardzo ważną rolę [2]. 1 Mgr inż., M. Migza, doktorant, AGH w Krakowie, Wydział Górnictwa i Geoinżynierii, Katedra Ekonomiki i Zarządzania w Przemyśle 9489
W pracy opisano przykład przedsiębiorstwa produkcyjnego borykającego się zarówno z zewnętrznymi, jak i wewnętrznymi kosztami strat na brakach (inaczej kosztami złej jakości). Znaczna część zgłaszanych przez końcowych klientów reklamacji dotyczy niewystarczającego zabezpieczenia produktu przed uszkodzeniami mechanicznymi, w tym transportowymi. W przypadku wad powstających, bądź ujawniających się w transporcie sama analiza procesu produkcyjnego i produktu gotowego jest niewystarczająca. Do prawidłowego zinterpretowania i usunięcia problemu niezbędne są dokładne, wiarygodne dane dotyczące wszystkich zgłaszanych reklamacji [1]. Oprócz wdrożenia systemu ewidencji analizy reklamacji w firmie prowadzi się również liczne projekty mające na celu minimalizację strat na brakach wewnętrznych wynikających ze złej jakości i błędów produkcyjnych. Jednym z takich projektów jest wdrożenie narzędzi i technik Visual Management, prowadzone w ramach szerszego projektu wdrożenia zasad i narzędzi Lean Management w całym badanym przedsiębiorstwie. Zarządzanie wizualne pozwala na przeciwdziałanie błędom i pomyłkom oraz w przypadku ich wystąpienia szybką ich identyfikację. Procesy kontrolne w środowisku gdzie działa metoda VM są łatwe do przeprowadzania i nie zabierają dużo czasu [4]. W artykule przedstawiono konkretne przykłady zastosowania narzędzi i technik zarządzania wizualnego. Tworzone narzędzia były przez autora dostosowane do specyfiki przedsiębiorstwa opisanego w kolejnej części artykułu Miejsce prowadzenia prac badawczych Miejscem prowadzonych przez autora prac badawczych było przedsiębiorstwo zajmujące się produkcją elementów komunikacji wizualnej, głównie tablic szkolnych i biurowych. Rocznie w zakładzie produkcyjnym firmy powstaje ponad 250 tys. tablic. Portfolio przedsiębiorstwa obejmuje produkty w kilkunastu rozmiarach, o różnym rodzaju powierzchni użytkowej (m.in.: tablice suchościeralne magnetyczne, tablice kredowe, tablice korkowe i filcowe), w różnych rodzajach ram (drewniane, kilka modeli ram aluminiowych), różnego typu i przeznaczenia. Łącznie daje to ponad 500 pozycji w stałej ofercie. Ponadto na specjalne zamówienie klientów wykonuje się tablice nietypowe, o indywidualnym rozmiarze bądź ze specjalnych materiałów. Schemat procesu produkcji w omawianym zakładzie, w dużym uproszczeniu, przedstawiony został na rysunku 1. Rys. 1. Uproszczony schemat procesu produkcyjnego Źródło: Opracowanie własne. Właścicielem przedsiębiorstwa jest spółka dystrybucyjna działająca w branży papierniczo-biurowoszkolnej (tzw. branża PBS). Obie firmy tworzą razem grupę przedsiębiorstw kierowaną przez wspólny Zarząd. Firma dystrybucyjna jest jedynym odbiorcą przedsiębiorstwa produkcyjnego. To w niej zostały umiejscowione działy: finansowy, administracyjny, kadrowy, marketingu i handlowy. W badanej spółce córce pozostał jedynie dział produkcji. Dzięki takiemu podziałowi zostały ograniczone koszty ogólnego zarządu i koszty sprzedaży, uniknięto dublowania się pracy, a spółka córka może skupić się na procesach produkcyjnych i ich ciągłym doskonaleniu. 9490
W samym zakładzie produkcyjnym pracuje ponad 30 osób, z czego zaledwie 6 to pracownicy biurowoadministracyjni i kadra kierownicza (dyrektor zakładu, kierownik produkcji i kierownik ds. optymalizacji procesów). Przykłady narzędzi zarządzania wizualnego stosowanych w przedsiębiorstwie Prace związane ze standaryzacją i wizualizacją procesów rozpoczęto od utworzenia na każdym wydziale produkcyjnym standardowych procedur operacyjnych (ang. Standard Operating Procedure SOP). Standardowe procedury operacyjne to zestaw pisemnych instrukcji dokumentujących rutynowe lub powtarzające się aktywności prowadzone przez organizację [9]. Procedury w uproszczony, graficzny sposób opisują kolejność i zależności pomiędzy poszczególnymi operacjami w podprocesie produkcji na danym wydziale. Na rysunku 2 przedstawiono przykład fragmentu standardowej procedury operacyjnej opisującej rutynową pracę wydziału montażu ram aluminiowych. Rys. 2. SOP/D04/01 Montaż ram aluminiowych Po graficznym opisaniu wszystkich podprocesów, w ramach głównego procesu produkcyjnego, utworzono i wdrożono standardowe procedury operacyjne we wszystkich wydziałach produkcyjnych. Kolejnym krokiem było rozszerzenie stosowania procedur na sferę administracyjną zakładu i przygotowanie graficznych procedur operacyjnych opisujących czynności związane z wystawianiem dokumentów produkcyjnych i magazynowych w systemie ERP. Przykład fragmentu takiej procedury zamieszczono na rysunku 3. 9491
Logistyka nauka Rys. 3. SOP/10/06 Generowanie dokumentu WZ w systemie ERP Kolejnym etapem prac związanych z wdrożeniem zarządzania wizualnego było utworzenie i wdrożenie na produkcji tzw. lekcji jednopunktowych (ang. One Point Lesson OPL). Lekcja jednopunktowa jest to jednostronicowa instrukcja zawierająca tylko jeden punkt/temat, używająca więcej zdjęć niż słów, opisująca sytuację tak prosto, jak to tylko możliwe [6]. Lekcje jednopunktowe które wdrożono w przedsiębiorstwie podzielono na trzy grupy: wiedza podstawowa, usprawnianie procesu, zapobieżenie awarii. Przykłady dokumentów OPL wdrożonych w badanej firmie przedstawiono na rysunku 4. 9492
Logistyka nauka Rys. 4. OPL/D05/03 Konserwacja zgrzewarki i OPL/D03/01 Ustawienie zszywarek Oprócz przygotowania szerokiej dokumentacji związanej z wprowadzeniem zasad zarządzania wizualnego dokonano wielu zmian na hali produkcyjnej w duchu tej metody. Ważnym etapem prac było uporządkowanie i opisanie stanowisk pracy oraz regałów i miejsc składowania materiałów oraz półproduktów w procesie. Przykład opisu i oznaczenia magazynów międzyoperacyjnych przedstawiono na rysunku 5 i 6. Rys. 5. Opis magazynu międzyoperacyjnego. 9493
Rys. 6. Oznaczenie miejsca odkładczego. Powyższe rysunki prezentują jedynie niewielką część z całej gamy narzędzi zarządzania wizualnego wdrożonych do procesu produkcyjnego badanej firmy. Oprócz przytoczonych już przykładów można wyróżnić jeszcze takie narzędzia i techniki, które znalazły zastosowanie w przedsiębiorstwie, jak np.: tablice celów-wyników, tablice rozkrojów płyt, arkusze rozkrojów profili, opisy stanowisk roboczych i karty logowań do MES. Podsumowanie Visual Management jest jedną z podstawowych metod Lean Management, ściśle powiązaną z inną popularną metodą 5S. Zarządzanie wizualne dostarcza prostych i skutecznych technik udostępniania informacji pracownikom, co umożliwia im identyfikację i szybką reakcję na problemy pojawiające się w procesach. Wizualizacja jest bardzo istotna, ponieważ pozwala w jasny, prosty sposób komunikować oraz monitorować konkretne informacje za pomocą uniwersalnego, międzynarodowego języka, który jest zrozumiały dla wszystkich. Ludzie w przeważającej większości są wzrokowcami. Jak wskazują badania, aż 83 proc. informacji jest przez nas przyswajane za pomocą zmysłu wzroku, łatwiej i dłużej zapamiętujemy komunikaty przedstawione w sposób zwizualizowany [5]. W badanym przedsiębiorstwie wdrożono całą gamę narzędzi zarządzania wizualnego od prostego opisu i oznaczenia miejsc składowania i stanowisk pracy, poprzez tablice celów-wyników i tablice rozkrojów płyt, aż do lekcji jednopunktowych i graficznych, standardowych procedur operacyjnych. Dzięki wdrożeniu elementów zarządzania wizualnego zmniejszyła się liczba błędów i strat jakościowych, poprawiła się komunikacja między kierownictwem a pracownikami produkcyjnymi, a także znacznie skrócił się czas szkolenia i wdrażania nowych pracowników. Narzędzia te wpłynęły również na przyspieszenie przepływu materiałów i półproduktów w procesie, uporządkowanie stanowisk odstawczych i magazynów międzyoperacyjnych oraz na usystematyzowanie procesu logistycznego, co pozytywnie wypłynęło na terminowość realizacji zleceń. Streszczenie Dynamika zmian rynku wymusza ciągłe poszukiwanie i wdrażanie rozwiązań usprawniających w przedsiębiorstwach. Najpopularniejszą metodą doskonalenia procesów w przemyśle jest Lean Management. Lean korzysta z wielu narzędzi i technik, takich jak np.: 5S, SMED, TPM, VM, VSM. W pracy przybliżono istotę zarządzania wizualnego (ang. Visual Management - VM), jako jednego z elementów metodologii Lean. Scharakteryzowano i przedstawiono najważniejsze cele zarządzania poprzez wizualizację. Następnie 9494
opisano przypadek przedsiębiorstwa, w którym wdrożono elementy zarządzania wizualnego. Zaprezentowano przykłady konkretnych rozwiązań zastosowanych w badanej firmie i w skrócie omówiono korzyści z wdrożenia elementów zarządzania wizualnego w przedsiębiorstwie. THE USE OF VISUAL MANAGEMENT TOOLS ON THE EXAMPLE OF MANUFACTURING COMPANY Abstract Dynamics of changes on the market forces enterprises to continuous searching and implementation of improving solutions. The most common method of process improvement in industry is Lean Management. Lean uses multiple tools and techniques, such as, for example: 5S, SMED, TPM, VM, VSM. The paper describes the essence of Visual Management, as one of the elements of Lean methodology. The most important objectives of management through visualization were characterized and presented. Then the case of a company which implemented visual management elements was described. The author presented examples of specific solutions used in the studied company and briefly described benefits from the implementation of elements of Visual Management in the enterprise. Literatura [1] Bogacz P., Migza M.: Budowa wielokryterialnego systemu ewidencji i analizy reklamacji dla grupy przedsiębiorstw produkcyjno-dystrybucyjnych, Logistyka nr 3/2015. [2] Czapla H.: Wizualizacja jako element lean management, http://nf.pl/manager/wizualizacja-jako-element-lean-management,,49326,92; 25.06.2015. [3] http://leanmanagement.pl/zarzadzanie-wizualne/; 25.06.2015. [4] http://www.leancenter.pl/bazawiedzy/artykul/article_id/6; 25.06.2015. [5] Kanus M.: Zarządzanie wizualne w biurze, Kaizen nr 2 [7]/2013. [6] Ławniczak I., Mazurek P., Iwanowicz A., Mrugalska B.: Innowacyjne rozwiązania i metody udoskonalania systemów bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie, Prace Naukowe Akademii im. Jana Długosza w Częstochowie. Technika, Informatyka, Inżynieria Bezpieczeństwa, t.1 2013. [7] Migza M., Jeziorowska D.: Wpływ optymalizacji procesów logistycznych na metodę kalkulacji kosztów wytworzenia, Logistyka nr 4/2014. [8] Pawłowski E., Pawłowski K., Trzcieliński S.: Metody i narzędzia Lean Manufacturing, Wydawnictwo Politechniki Poznańskiej, Poznań 2010. [9] United States Environmental Protection Agency: Guidance for Preparing Standard Operating Procedures (SOPs), EPA QA/G-6, 2007. 9495