Akademia Ekonomiczna w Krakowie WPROWADZENIE

Transkrypt

1 Sposoby osiągania doskonałości organizacji w warunkach zmienności otoczenia - wyzwania teorii i praktyki, pod red. E. Skrzypek, Wy. UMCS, Lublin 2006, t. I, ss URSZULA BALON Akademia Ekonomiczna w Krakowie PRAKTYCZNE WDRAŻANIE RACHUNKU KOSZTÓW JAKOŚCI NA PRZYKŁADZIE PRZEDSIĘBIORSTWA PRZEMYSŁU SPOŻYWCZEGO WPROWADZENIE Przedsiębiorstwa, które mają wdrożony system zarządzania ą powinny dążyć do doskonalenia tego systemu poprzez opracowanie programu poprawy i doskonalenia. Jednym z elementów tego programu jest prowadzenie rachunku kosztów. W firmie zorientowanej proowo rachunek kosztów powinien być narzędziem racjonalnego oddziaływania na proces kształtowania, a także jednym z decyzyjnych kryteriów zarządzania tym procesem. Rachunek kosztów prowadzony w przedsiębiorstwie służy więc nie tylko do określenia kosztów danego przedsięwzięcia, czy określenia optymalnej, ale prowadzenie tego rachunku umożliwia także controlling kosztów, czyli sterowanie tymi kosztami. Controlling kosztów polega na planowaniu, regulowaniu i kontrolowaniu poziomu kosztów w celu racjonalizowania działań zapewniających jakość w procesie tworzenia produktów. Koszty powinny dostarczać informacji, które mają zasadnicze znaczenie przy opracowywaniu i stosowaniu się do polityki i poszczególnych problemów związanych z ą. Kierownictwo przedsiębiorstwa powinno wykorzystać te informacje do podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie [1]. RACHUNEK KOSZTÓW JAKOŚCI W WYBRANYM PRZEDSIĘBIORSTWIE W latach podjęte zostały badania dotyczące liczenia i analizowania kosztów w przedsiębiorstwie przemysłu spożywczego w Polsce południowowschodniej. Przedsiębiorstwo to istnieje na rynku ponad 75 lat, swoje wyroby sprzedaje zarówno na rynek krajowy, jak i na eksport. Jakość wyrobów została potwierdzona różnymi nagrodami w konkursach i na targach zarówno regionalnych, ogólnopolskich, jak i międzynarodowych.

2 400 URSZULA BALON Firma ta ma wdrożony system HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point Analiza Zagrożeń i Krytyczny Punkt Kontrolny), a także niecertyfikowany system zarządzania ą. Jest to przedsiębiorstwo znane, a wyroby chętnie kupowane zarówno przez kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych. KOSZTY JAKOŚCI Koszty zapobiegania dokumentowania systemu auditów wewnętrznej szkoleń badań porównawczych promocji zakupu i modernizacji koszty zapobiegania Koszty badań i oceny przypraw wyrobów w produkcji wyrobów finalnych badań laboratoryjnych własnych - Remonty i konserwacje własne surowca - Wartość wyrobów zniszczonych zakupu materiałów wody koszty badań i oceny badań laboratoryjnych obcych Koszty wad wewnętrznych sortowania ściągania osłonek - Przeklasyfikowania ponownej koszty wad wewnętrznych Koszty wad Koszty wad zewnętrznych reklamacji - Roszczenia wobec producenta wad w trakcie spedycji koszty wad zewnętrznych Koszty zewnętrznego zapewnienia zewnętrzne uzyskania znaków zewnętrznego wdrożenia systemu koszty zewnętrznego zapewnienia Rys. 1. Elementy składowe kosztów w badanym przedsiębiorstwie Źródło: opracowanie własne

3 PRAKTYCZNE WDRAŻANIE RACHUNKU KOSZTÓW JAKOŚCI W badanym przedsiębiorstwie rozpoczęto wdrażanie rachunku kosztów z początkiem III kwartału 2001 r. i przez okres ponad dwóch lat (od III kwartału 2001 do I kwartału 2004) prowadzono ewidencję i analizę kosztów. Do celów ewidencji kosztów stworzono w już istniejącym zakładowym planie kont dodatkowe konto Koszty. W celu prowadzenia analizy zostały dodatkowo stworzone konta analityczne do ewidencjonowania szczegółowych kosztów. Przygotowano i opracowano dokładną klasyfikację kosztów, łącznie z definicjami i dokumentami źródłowymi przypisanymi do danego elementu kosztowego. Została opracowana także procedura Procedura zbierania i analizy kosztów. W badanym przedsiębiorstwie koszty zostały zdefiniowane i sklasyfikowane następująco (rys. 1.): Koszty są to nakłady poniesione w celu osiągnięcia właściwego poziomu oraz koszty poniesione w związku z nieodpowiednią ą wyrobu. 1. Koszty zapobiegania są to nakłady poniesione w celu zredukowania do minimum kosztów nieprawidłowości. 2. Koszty badań i oceny są to koszty badań i prowadzone w celu sprawdzenia czy wymagania owe są spełnione. 3. Koszty wad wewnętrznych są to koszty ponoszone w związku z niespełnieniem przez wyrób określonych wymagań przed dostarczeniem go do klienta. 4. Koszty wad zewnętrznych są to koszty ponoszone w związku z niespełnieniem przez wyrób określonych wymagań po dostarczeniu go do klienta. 5. Koszty zewnętrznego zapewnienia są to koszty ponoszone na działania potwierdzające zapewnienie wyrobów na zewnątrz. W celu właściwego funkcjonowania systemu kosztów w badanym przedsiębiorstwie po przeprowadzeniu wstępnego szkolenia w zakładzie został powołany zespół ds. kosztów składający się z 2 pracowników działu ekonomiczno-finansowego i kierownika działu. Zespół ten ma za zadanie nadzorować funkcjonowanie systemu kosztów, a także prowadzenie szkoleń z tego zakresu w ramach zakładu. W celu właściwego ewidencjonowania kosztów został opracowany diagram pozwalający zakwalifikować poszczególne koszty do odpowiedniej grupy kosztów. Diagram ten został przedstawiony na rys. 2. które elementy kosztów trudno było ewidencjonować, ponieważ nie było dokumentów potwierdzających występowanie tych kosztów. W tym celu zostały opracowane i wdrożone karty wad, dzięki którym pracownicy mogli ewidencjonować i kontrolować koszty związane z ą w przedsiębiorstwie. Na kartach tych są głównie ewidencjonowane koszty wad wewnętrznych.

4 402 URSZULA BALON Czy koszty te dotyczą prezentacji i udowadnianiu dokumentowania i certyfikacji KOSZTY ZEWNĘTRZNEGO ZAPEWNIENIA JAKOŚCI Czy koszty te dotyczą zapobiegania nieodpowiedniej wyrobów? KOSZTY ZAPOBIEGANIA Czy koszty te dotyczą oceny zgodności wyrobów w stosunku do określonych wymagań? KOSZTY BADAŃ I OCENY Czy koszty te dotyczą niezgodności wyrobów? Wykryte przez wysłaniem do klienta? Wykryte po wysłaniu do klienta? KOSZTY WAD WEWNĘTRZNYCH TO NIE SĄ KOSZTY JAKOŚCI KOSZTY WAD ZEWNĘTRZNYCH Rys.2. Schemat kwalifikowania kosztów Źródło: opracowanie własne

5 PRAKTYCZNE WDRAŻANIE RACHUNKU KOSZTÓW JAKOŚCI rys. 3. Model rachunku kosztów w badanym przedsiębiorstwie zaprezentowano na Dokumenty START Odpowiedzialność Lista kosztów związanych z ą Sporządzenie listy kosztów istotnych ze względu na jakość Zdefiniowanie kosztów Klasyfikacja kosztów Klasyfikacja i definiowanie kosztów Ustalanie dokumentów źródłowych w celu ewidencji kosztów Karty wad Wprowadzanie pomocniczych dokumentów źródłowych Zakładowy plan kont Rozbudowa zakładowego planu kont o konto Koszty wraz z kontami pomocniczymi Ewidencja kosztów na kontach Przeniesienie sald do MS Excel Raporty dotyczące kosztów Obliczanie wskaźników związanych z kosztami

6 404 URSZULA BALON Raporty dotyczące kosztów Analiza kosztów Raporty dotyczące kosztów Raporty o kosztach Prezentacja analizy kosztów na posiedzeniach Zarządu KONIEC Rys. 3. Budowa rachunku kosztów Źródło: opracowanie własne Analiza kosztów prowadzona jest w kilku kierunkach: Struktura kosztów w danym okresie, a także porównanie jej w czasie. Porównanie kosztów z różnymi wielkościami ekonomicznymi, np. w stosunku do wielkości sprzedaży. Porównanie kosztów planowanych do rzeczywiście poniesionych. Analiza poszczególnych elementów kosztów w czasie. Analiza kosztów wad w czasie, z podziałem na koszty wad wewnętrznych i koszty wad zewnętrznych. Analiza kosztów wad ze względu na częstotliwość ich występowania, jak i wysokość poniesionych kosztów (analiza wartościowa). Analiza kosztów wadliwości oraz kosztów badań i zapobiegania w określonym przedziale czasu pozwoli odpowiedzieć na dwa podstawowe pytania: 1. W jakim stopniu zwiększenie nakładów na działalność zapobiegawczą wpływa na zmniejszenie strat z tytułu wadliwości? 2. Czy, a jeśli tak, to o ile można zmniejszyć koszty oceny nie powodując zwiększenia się kosztów niewłaściwej? Celem prowadzenia rachunku kosztów jest finalna odpowiedź na pytanie, które koszty można zmniejszyć lub nawet wyeliminować oraz w jaki sposób? Zmniejszając lub eliminując pewne koszty należy brać pod uwagę ekonomikę własną i ekonomikę użytkownika. System rachunku kosztów jako wartościowe narzędzie w zarządzaniu ą jest bardzo pomocny w identyfikacji większości obszarów, które generują wysokie koszty.

7 PRAKTYCZNE WDRAŻANIE RACHUNKU KOSZTÓW JAKOŚCI PODSUMOWANIE Celem prowadzenia rachunku kosztów jest finalna odpowiedź na pytanie, które koszty można zmniejszyć lub nawet wyeliminować oraz w jaki sposób? Zmniejszając lub eliminując pewne koszty należy brać pod uwagę ekonomikę własną i ekonomikę użytkownika [2]. W związku z wdrożeniem rachunku kosztów w badanym przedsiębiorstwie ujawniono i policzono koszty, a także dokonano ich analizy. Wprowadzenie kart wad pozwoliło na ewidencję i analizę kosztów niezgodności wewnętrznych, które w badanym okresie zostały zmniejszone, w związku z podjęciem odpowiednich działań korygujących, a także z poniesieniem nakładów na działania zapobiegawcze i koszty badań i oceny. System rachunku kosztów jako wartościowe narzędzie w zarządzaniu ą jest bardzo pomocny w identyfikacji większości obszarów, które generują wysokie koszty. Streszczenie Analizowanie kosztów jest skutecznym narzędziem zarządzania przynoszącym przedsiębiorstwom przemysłu spożywczego wymierne korzyści. Wdrożenie rachunku kosztów umożliwia ujawnienie kosztów niezgodności wewnętrznych, a także ocenę efektywności funkcjonowania systemu zarządzania w przedsiębiorstwie. W niniejszym artykule przedstawiono model rachunku kosztów wdrożony w przedsiębiorstwie przemysłu spożywczego. Summary Quality costs analyzing is a very efficient tool of management that brings a lot of profits to a food industry enterprise. The implementation of quality costs calculation lets to expose the internal costs of discordance as well as evaluate the functioning of quality management system's efficiency in the enterprise. There is a quality cost calculation model implemented in a food industry enterprise presented in this paperwork. Literatura 1. Balon U.: Optymalizacja kosztów, Mat. Konf. Nauk. nt.: Success 2004, red. E. Skrzypek, Lublin Li s i e c k a K., Kreowanie, AE, Katowice 2002.