Modyfikacja W związku z koniecznością zwiększenia liczby uczestników warsztatów dla członków KOP w zamówieniu na Usługę hotelarsko - gastronomiczną wraz z wynajęciem sali konferencyjnej zmianie ulega: I. Pkt 2 Zaproszenia do składania ofert Opis przedmiotu zamówienia, który otrzymuje brzmienie: Przedmiotem zamówienia jest wynajem sali konferencyjnej oraz zapewnienie usługi hotelarskiej i gastronomicznej w celu przeprowadzenia warsztatów dla członków komisji oceny projektów Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach - Instytucji Organizującej Konkursy w ramach RPO WSL 2014-2020 oraz PO WER 2014-2020 w trzech terminach/edycjach 15-16.03.2018r.; 22-23.03.2018r. 26-27.03.2018 r.; dla maksymalnie 105 osób (w podziale na 3 edycje max. 35 osób podczas jednej edycji), przy czym Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby osób uczestniczących w warsztatach oraz korzystających z usługi hotelarskiej, gastronomicznej o 30%. Dokładna liczba uczestników warsztatów oraz korzystających z usługi hotelarskiej i gastronomicznej będzie podana Wykonawcy drogą elektroniczną oraz potwierdzona telefonicznie najpóźniej na 1 dzień przed planowanym terminem realizacji usługi. Specyfika obiektu i organizacja kompleksowej obsługi warsztatów 1) Zamawiający wymaga, aby miejscem świadczenia usług był obiekt hotelowy przystosowany dla osób niepełnosprawnych spełniający wymagania dla hotelu o standardzie co najmniej trzech gwiazdek, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.), posiadający nie mniej niż 25 pokoi, posiadający na terenie obiektu własną restaurację, położony w zacisznej okolicy, z dala od zgiełku i hałasu miasta, zapewniający bezpłatne dozorowane miejsca parkingowe - co najmniej 5 stanowisk. Zamawiający będzie weryfikował zgodność zaproponowanego obiektu z wymaganiami zawartymi w opisie przedmiotu zamówienia, na podstawie oświadczenia złożonego przez Wykonawcę w treści oferty; 2) Zamawiający wymaga, aby hotel był zlokalizowany na terenie województwa śląskiego, w obszarze Jury Krakowsko-Częstochowskiej bądź w miejscowościach turystycznych w Beskidzie Śląskim lub w Beskidzie Żywieckim i nie dalej niż 70 km jazdy samochodem od siedziby WUP w Katowicach ul. Kościuszki 30. Przy ocenie czy obiekt zaoferowany przez Wykonawcę spełnia wymagania, Zamawiający obligatoryjnie zweryfikuje stronę internetową hotelu oraz zweryfikuje poprzez portal http://www.mapa-google.pl, czy oferowany przez Wykonawcę obiekt spełnia wymagania określone w tym punkcie OPZ przy wykorzystaniu następującej metody liczenia odległości: Na stronie http://www.mapa-google.pl w pasku bocznym (bocznej belce nawigacyjnej) w punkcie Początek trasy należy wpisać ul. Kościuszki 30, 40-048 Katowice, a w punkcie Koniec trasy wpisać adres hotelu. Następnie należy zaznaczyć pozycję Auto i nacisnąć przycisk WYZNACZ TRASĘ. Wynik podany po przeprowadzeniu powyższej procedury zostanie zaokrąglony do pełnego kilometra (do.5 w dół, od.6 w górę). 1
Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem i obsługą techniczną. 1) Wykonawca zapewni salę konferencyjną dla maksimum 35 osób w każdej z 3 edycji, wyposażoną w: rzutnik multimedialny/projektor, laptop, możliwość podłączenia do zasilania 230V minimum 5 urządzeń o mocy łącznej do 2000W, stoły, krzesła dla wszystkich uczestników warsztatów, nagłośnienie (2 głośniki z możliwością podłączenia urządzeń multimedialnych poprzez port USB, co najmniej 2 bezprzewodowe mikrofony), regulowane oświetlenie, klimatyzację, bezpłatny dostęp do sieci Internet (Wi-Fi) dla wszystkich uczestników warsztatów, białą tablicę z papierem i mazakami (flipchart); 2) Sala powinna być odpowiednio wyposażona tzn.: posiadać odpowiednią liczbę miejsc siedzących przy stołach (liczba uczestników biorących udział w warsztatach w danym terminie), z możliwością prowadzenia zajęć w formie warsztatów w grupach 5-7 osobowych; 3) Zamawiający oczekuje ustawienia sali warsztatowej w dwóch wersjach w trakcie z każdej z edycji: - wersja nr 1 w pierwszy dzień do przerwy obiadowej: układ w kształcie U bądź w tzw. podkowę skierowane w kierunku ekranu rzutnika + stolik z krzesłem dla osoby prowadzącej warsztaty nie zasłaniający ekranu rzutnika. Uczestnicy będą siedzieć wyłącznie po stronie zewnętrznej stołu; - wersja nr 2 w pierwszym dniu po obiedzie oraz w drugim dniu warsztatów: układ al`a kabaret zwany także bankietowym + stolik z krzesłem dla osoby prowadzącej warsztaty nie zasłaniający ekranu rzutnika. Do stolików ma być dostawionych od 5 do 7 krzeseł w sumie dla 35 osób, tak aby rozstawienie stolików po sali było swobodne w każdym punkcie sali w równym stopniu; 4) Sala musi spełniać wymogi BHP i p.poż., odpowiednią odległość od źródeł hałasu; zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w warsztatach); 5) Wykonawca zapewni temperaturę wewnątrz pomieszczeń odpowiednią do panujących warunków atmosferycznych, nie niższą niż 22 st C. i nie wyższą niż 24 st C; 6) Sala powinna mieścić się w tym samym budynku, w którym uczestnicy będą zakwaterowani; 7) Sala konferencyjna w każdej z edycji musi być dostępna dla uczestników warsztatów: w każdym dniu warsztatów nie krócej niż 8 godzin zegarowych (nie licząc przerw i posiłków); 8) Wykonawca zapewni osoby odpowiedzialne za przygotowanie sali oraz jej bieżącą obsługę (np. przestawienie mebli, obsługę techniczno-informatyczną sprzętu, etc); 9) Wykonawca zapewni dla każdego uczestnika warsztatów materiały piśmiennicze: notatnik w formacie A4 lub A5 o objętości min. 30 kartek, metalowy długopis (Zamawiający nie wymaga oznaczenia swoimi logotypami materiałów piśmienniczych). Zapewnienie wyżywienia 1) Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia wyżywienia i ciągłej przerwy kawowej dla maksimum 35 osób w każdej z 3 edycji warsztatów, w tym: 1 śniadanie, 2 obiady, 1 kolacje i 3 ciągłe przerwy kawowe; 2) Obiady, śniadania, kolacje i przerwy kawowe mają być podane w formie bufetu szwedzkiego, przy czym przerwy kawowe powinny być zorganizowane bezpośrednio przy sali, w której będą prowadzone warsztaty; 3) Godziny podawania posiłków zostaną wskazane przez Zamawiającego najpóźniej na 1 dzień przed rozpoczęciem warsztatów; 4) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić wyżywienie w formie i rodzaju, o którym mowa poniżej: a. Obiady składające się z: - przekąsek zimnych (co najmniej 100 g na osobę); - sałatek-surówek obiadowych 3 rodzaje (co najmniej 150 g na osobę); - zupy 2 rodzaje (co najmniej 0,35 l na osobę); - dania głównego (co najmniej 400-500 g na osobę): zawierającego co najmniej 3 dodatki do wyboru: ziemniaki, ryż, makaron, kasza jaglana, kluski śląskie, potrawy mięsne dwa rodzaje oraz rybę i potrawę jarską; - wody gazowanej i niegazowanej (co najmniej 0,5 l na osobę) oraz soków owocowych (co najmniej 0,3 l na osobę); - deseru i owoców (co najmniej 150 g na osobę); b. Przerwy kawowe ciągłe, uzupełniane wg potrzeb, składające się z: 2
- kawy z ekspresu ciśnieniowego oraz herbaty ekspresowej, mleka/śmietanki do kawy, cytryny krojonej w plasterki; - soków owocowych w 3 smakach podawanych w szklanych dzbankach (w ilości przynajmniej 0,5 l na osobę); - wody mineralnej gazowanej i niegazowanej podawanej w dzbankach lub butelkach szklanych (0,3-0,5 l) w łącznej ilości nie mniej jak 0,5 l na osobę; - słodkiej przekąski serwowanej dodatkowo do przerwy kawowej, zawierającej ciasta pieczone oraz ciasteczka kruche i owoce, w ilości 200 g na osobę, przy czym w 1 dniu warsztatów podczas pierwszej do południowej przerwy kawowej poza ciastami będą dostępne kanapki nie mniej niż 2 szt./os. (z pieczywa zawierające różne składniki); c. Kolacja serwowana w formie bufetu szwedzkiego, składająca się z: - 2 rodzajów dań ciepłych jednogarnkowych (co najmniej 350g na osobę); - pieczywo (co najmniej 10 szt./os.); - zimna płyta (swojskie wędliny, sery żółte, nabiał, plasterki pomidora i ogórka, drobne przekąski, sałatka śledziowa, sałatka warzywna co najmniej 2 rodzaje); - masło (co najmniej 25g/os.); - napoje: sok owocowy podawany w szklanych dzbankach (w ilości przynajmniej 0,5 l na osobę), woda mineralna gazowana i niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach szklanych (0,3-0,5 l) w łącznej ilości 0,5 l na osobę, kawa, herbata (nielimitowane spożycie), mleko do kawy, cytryna krojona w plasterki, cukier; d. Śniadania składające się z: - dań na gorąco do wyboru np. kiełbaski lub parówki, jajecznica z jaj, naleśniki z dodatkami typu dżem, krem czekoladowo- orzechowy; - dania na zimno: wędliny i pasztety co najmniej 2 rodzaje, sałatki co najmniej 3 rodzaje, sery żółte, nabiał, plasterki świeżych pomidorów i ogórków, jogurty, płatki śniadaniowe z ciepłym mlekiem, dżem, pieczywo, masło; - napoje: kawa, herbata, cukier, mleko do kawy, cytryna w plasterkach; 5) Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru menu, które zaproponuje wyłoniony Wykonawca (min. 3 propozycje menu); 6) Posiłki powinny być utrzymywane we właściwej temperaturze przez cały czas ich serwowania, podane na zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i serwetek, z pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia. 7) Szczegółowe godziny serwowania obiadów, śniadań i kolacji zostaną uzgodnione z Zamawiającym najpóźniej na 1 dzień przed terminem rozpoczęcia warsztatów; 8) Usługa gastronomiczna rozpoczyna się przerwą kawową w dniu przyjazdu, a kończy obiadem w dniu wyjazdu. 9) W zakresie realizacji usługi gastronomicznej Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia pełnego serwisu gastronomicznego związanego z wyżywieniem, tzn. przygotowaniem, obsługą kelnerską, nakryciem stołów, zapewnieniem zastawy (nie dopuszcza się stosowania plastikowych lub papierowych kubeczków, sztućców, talerzy itp.) oraz innych naczyń niezbędnych do serwowania zimnych i ciepłych posiłków w formie bufetu szwedzkiego (np. podgrzewacze, warniki, zaparzacze, termosy). Zapewnienie noclegu 1) Wykonawca ma obowiązek zapewnić nocleg dla wszystkich uczestników warsztatów w każdej z 3 edycji pobytu (1 noc) we wskazanych terminach, w tym: 7 pokoi 1-osobowych, 14 pokoi 2-osobowych. Wykonawca może zapewnić uczestnikom warsztatów więcej pokoi 1-osobowych, przy jednoczesnym odpowiednim zmniejszeniu liczby pokoi dwuosobowych; 2) Wykonawca zapewni pokoje wyposażone w bezpłatny internet bezprzewodowy Wi-Fi, telewizor, telefon, węzeł sanitarny obejmujący wannę z baterią oraz natryskiem bądź kabinę natryskową, ceramiczną ubikację i umywalkę z blatem, ręczniki oraz zestaw przyborów toaletowych i kosmetycznych. Wymagania i informacje dodatkowe. 1) W ofercie należy wskazać całościową kwotę brutto (przy założeniu uczestnictwa we wszystkich 3 edycjach warsztatów maksymalnie 105 osób) wraz z podaniem kosztu brutto przypadającego na 1 osobę. W związku 3
z powyższym to na Wykonawcy ciąży obowiązek właściwego ustalenia ceny, w tym właściwego naliczenia podatku od towarów i usług zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.; 2) Niniejsze zamówienie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych.; 3) Zamawiający wymaga, aby każda z 3 edycji warsztatów odbyła się na terenie tego samego obiektu hotelowego; 4) Zamówienie finansowane jest w całości ze środków publicznych; 5) Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy najpóźniej na 1 dzień przed terminem każdej z 3 edycji. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie zgłoszonej liczby uczestników; 6) Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od czynności podejmowanych w postępowaniu lub do jego unieważnienia na każdym etapie, bez podawania przyczyn. II. Formularz ofertowy Zmieniony Formularz ofertowy stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego pisma. III. Projekt umowy Zmieniony Projekt umowy stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego pisma Wobec powyższego Zamawiający przedłuża termin składnia ofert do 01.03.2018 r. Z up. Dyrektora Z up. Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach / - / Marcin Biernat Wicedyrektor Katowice, dnia 26 lutego 2018 r. 4
ZAŁĄCZNIK NR 1 FORMULARZ OFERTOWY po zmianie Usługa hotelarsko - gastronomiczna wraz z wynajęciem sali konferencyjnej. Nazwa Wykonawcy: Adres: NIP: REGON:. Nr telefonu:... Nr faksu: E mail (do kontaktu): 1. Przedmiot zamówienia zgodny z opisem w zaproszeniu do składania ofert oferujemy wykonać za cenę: brutto... zł (słownie:......złotych./100), Lp. Rodzaj usługi Koszt brutto usługi przypadający na 1 osobę Maksymalna Liczba osób 1. Usługa hotelarsko gastronomiczna wraz z wynajęciem sali konferencyjnej 105 Wartość zamówienia brutto 2. Nazwa, adres oraz standard hotelu*:..... Standard :.. *hotel musi spełniać wymagania opisanie przez Zamawiającego w Zaproszeniu do składania ofert 5
3. Niniejszym oświadczam, że: - zapoznałem/am się z postanowieniami załączonego do Zaproszenia do składania ofert projektu umowy i przyjmuję go bez zastrzeżeń; - zapoznałem/am się z warunkami zamówienia i przyjmuję je bez zastrzeżeń; - przedmiot oferty jest zgodny z przedmiotem zamówienia; - jestem związany z niniejszą ofertą przez okres 30 dni, licząc od terminu składania ofert podanego w Zaproszeniu do składania ofert...., dnia..... Podpis Wykonawcy lub osoby upoważnionej 6
Załącznik Nr 2 Projekt Umowy po zmianach UMOWA nr... zawarta w dniu... 2018 r. w Katowicach, pomiędzy: Województwem Śląskim - Wojewódzkim Urzędem Pracy w Katowicach z siedzibą przy ul. Kościuszki 30, 40 048 Katowice NIP: 954-277-00-64 reprezentowanym przez:. zwanym dalej ZAMAWIAJĄCYM a. zwanym dalej WYKONAWCĄ 1 Niniejsza umowa została zawarta na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 z późń. zm.) oraz zgodnie z zasadą konkurencyjności, której obowiązek stosowania wynika z Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 2020.. 2 1. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usługi hotelarskiej oraz gastronomicznej wraz z wynajęciem sali konferencyjnej w celu przeprowadzenia warsztatów dla członków komisji oceny projektów Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach - Instytucji Organizującej Konkursy w ramach RPO WSL 2014-2020 oraz PO WER 2014-2020 w trzech terminach/edycjach: 15-16.03.2018r.; 22-23.03.2018r.; 26-27.03.2018r. 7
2. Usługa świadczona będzie maksymalnie dla 105 osób (w podziale na 3 edycje maksymalnie 35 osób podczas jednej edycji), przy czym Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby osób uczestniczących w warsztatach oraz korzystających z usługi hotelarskiej, gastronomicznej o 30%. 3. Dokładna liczba uczestników warsztatów oraz korzystających z usługi hotelarskiej i gastronomicznej będzie podana Wykonawcy drogą elektroniczną oraz potwierdzona telefonicznie najpóźniej na 1 dzień przed planowanym terminem realizacji usługi. 4. Zamawiający zapłaci Wykonawcy za faktyczną liczbę osób, które skorzystają z usługi, z zastrzeżeniem ust. 3. 3 1. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi z należytą starannością. 2. Usługa, o której mowa w 2 świadczona będzie w.. standard. 3. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usługi, na którą składać się będzie: 3.1 Usługa hotelarska: 3.1.1 Wykonawca ma obowiązek zapewnić nocleg dla wszystkich uczestników warsztatów w każdej z 3 edycji pobytu (1 noc) we wskazanych terminach, w tym: 7 pokoi 1-osobowych, 14 pokoi 2-osobowych. Wykonawca może zapewnić uczestnikom warsztatów więcej pokoi 1-osobowych, przy jednoczesnym odpowiednim zmniejszeniu liczby pokoi dwuosobowych. 3.1.2 Wykonawca zapewni pokoje wyposażone w bezpłatny internet bezprzewodowy Wi-Fi, telewizor, telefon, węzeł sanitarny obejmujący wannę z baterią oraz natryskiem bądź kabinę natryskową, ceramiczną ubikację i umywalkę z blatem, ręczniki oraz zestaw przyborów toaletowych i kosmetycznych. 3.2 Usługa gastronomiczna: 3.2.1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wyżywienia i ciągłej przerwy kawowej dla maksimum 35 osób w każdej z 3 edycji warsztatów, w tym: 1 śniadanie, 2 obiady, 1 kolacje i 3 ciągłe przerwy kawowe; 3.2.2. Obiady, śniadania, kolacje i przerwy kawowe mają być podane w formie bufetu szwedzkiego, przy czym przerwy kawowe powinny być zorganizowane bezpośrednio przy sali, w której będą prowadzone warsztaty; 3.2.3. Godziny podawania posiłków zostaną wskazane przez Zamawiającego najpóźniej na 1 dzień przed rozpoczęciem warsztatów; 3.2.4. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić wyżywienie w formie i rodzaju, o którym mowa poniżej: a. Obiady składające się z: - przekąsek zimnych (co najmniej 100 g na osobę); - sałatek-surówek obiadowych 3 rodzaje (co najmniej 150 g na osobę); - zupy 2 rodzaje (co najmniej 0,35 l na osobę); - dania głównego (co najmniej 400-500 g na osobę): zawierającego co najmniej 3 dodatki do wyboru: ziemniaki, ryż, makaron, kasza jaglana, kluski śląskie oraz potrawy mięsne dwa rodzaje oraz rybę i potrawę jarską; - wody gazowanej i niegazowanej (co najmniej 0,5 l na osobę) oraz soków owocowych (co najmniej 0,3 l na osobę); - deseru i owoców (co najmniej 150 g na osobę); b. Przerwy kawowe ciągłe, uzupełniane wg potrzeb, składające się z: - kawy z ekspresu ciśnieniowego oraz herbaty ekspresowej, mleka/śmietanki do kawy, cytryny krojonej w plasterki; - soków owocowych w 3 smakach podawanych w szklanych dzbankach (w ilości przynajmniej 0,5 l na osobę); - wody mineralnej gazowanej i niegazowanej podawanej w dzbankach lub butelkach szklanych (0,3-0,5 l) w łącznej ilości nie mniej jak 0,5 l na osobę; 8
- słodkiej przekąski serwowanej dodatkowo do przerwy kawowej, zawierającej ciasta pieczone oraz ciasteczka kruche i owoce, w ilości 200 g na osobę, przy czym w 1 dniu warsztatów podczas pierwszej do południowej przerwy kawowej poza ciastami będą dostępne kanapki nie mniej niż 2 szt./os. (z pieczywa zawierające różne składniki); c. Kolacja serwowana w formie bufetu szwedzkiego, składające się z: - 2 rodzajów dań ciepłych jednogarnkowych (co najmniej 350g na osobę); - pieczywo (co najmniej 10 szt./os.); - zimna płyta (swojskie wędliny, sery żółte, nabiał, plasterki pomidora i ogórka, drobne przekąski, sałatka śledziowa, sałatka warzywna co najmniej 2 rodzaje); - masło (co najmniej 25g/os.); - napoje: sok owocowy podawany w szklanych dzbankach (w ilości przynajmniej 0,5 l na osobę), woda mineralna gazowana i niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach szklanych (0,3-0,5 l) w łącznej ilości 0,5 l na osobę, kawa, herbata (nielimitowane spożycie), mleko do kawy, cytryna krojona w plasterki, cukier; d. Śniadania składające się z: - dań na gorąco do wyboru np. kiełbaski lub parówki, jajecznica z jaj, naleśniki z dodatkami typu dżem, krem czekoladowo- orzechowy; - dania na zimno: wędliny i pasztety co najmniej 2 rodzaje, sałatki co najmniej 3 rodzaje, sery żółte, nabiał, plasterki świeżych pomidorów i ogórków, jogurty, płatki śniadaniowe z ciepłym mlekiem, dżem, pieczywo, masło; - napoje: kawa, herbata, cukier, mleko do kawy, cytryna w plasterkach; 3.2.5. Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru menu, które zaproponuje wyłoniony Wykonawca (min. 3 propozycje menu); 3.2.6. Posiłki powinny być utrzymywane we właściwej temperaturze przez cały czas ich serwowania, podane na zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i serwetek, z pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia. 3.2.7. Szczegółowe godziny serwowania obiadów, śniadań i kolacji zostaną uzgodnione z Zamawiającym najpóźniej na 1 dzień przed terminem rozpoczęcia warsztatów; 3.2.8. Usługa gastronomiczna rozpoczyna się przerwą kawową w dniu przyjazdu, a kończy obiadem w dniu wyjazdu; 3.2.9. W zakresie realizacji usługi gastronomicznej Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia pełnego serwisu gastronomicznego związanego z wyżywieniem, tzn. przygotowaniem, obsługą kelnerską, nakryciem stołów, zapewnieniem zastawy (nie dopuszcza się stosowania plastikowych lub papierowych kubeczków, sztućców, talerzy itp.) oraz innych naczyń niezbędnych do serwowania zimnych i ciepłych posiłków w formie bufetu szwedzkiego (np. podgrzewacze, warniki, zaparzacze, termosy). 3.3. Usługa wynajęcia sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem i obsługą techniczną: 3.3.1. Wykonawca zapewni salę konferencyjną dla maksimum 35 osób w każdej z 3 edycji, wyposażoną w: rzutnik multimedialny/projektor, laptop, możliwość podłączenia do zasilania 230V minimum 5 urządzeń o mocy łącznej do 2000W, stoły, krzesła dla wszystkich uczestników warsztatów, nagłośnienie (2 głośniki z możliwością podłączenia urządzeń multimedialnych poprzez port USB, co najmniej 2 bezprzewodowe mikrofony), regulowane oświetlenie, klimatyzację, bezpłatny dostęp do sieci Internet (Wi-Fi) dla wszystkich uczestników warsztatów, białą tablicę z papierem i mazakami (flipchart); 3.3.2. Sala powinna być odpowiednio wyposażona tzn.: posiadać odpowiednią liczbę miejsc siedzących przy stołach (liczba uczestników biorących udział w warsztatach w danym terminie), z możliwością prowadzenia zajęć w formie warsztatów w grupach 5-7 osobowych; 3.3.3. Zamawiający oczekuje ustawienia sali warsztatowej w dwóch wersjach w trakcie z każdej z edycji: 9
- Wersja nr 1 w pierwszy dzień do przerwy obiadowej: układ w kształcie U bądź w tzw. podkowę skierowane w kierunku ekranu rzutnika + stolik z krzesłem dla osoby prowadzącej warsztaty nie zasłaniający ekranu rzutnika. Uczestnicy będą siedzieć wyłącznie po stronie zewnętrznej stołu. - Wersja nr 2 w pierwszym dniu po obiedzie oraz w drugim dniu warsztatów: układ al`a kabaret zwany także bankietowym + stolik z krzesłem dla osoby prowadzącej warsztaty nie zasłaniający ekranu rzutnika. Do stolików ma być dostawionych od 5 do 7 krzeseł w sumie dla 35 osób, tak aby rozstawienie stolików po sali było swobodne w każdym punkcie sali w równym stopniu; 3.3.4. Sala musi spełniać wymogi BHP i p.poż., odpowiednią odległość od źródeł hałasu; zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w warsztatach); 3.3.5. Wykonawca zapewni temperaturę wewnątrz pomieszczeń odpowiednią do panujących warunków atmosferycznych, nie niższą niż 22 st C. i nie wyższą niż 24 st C; 3.3.6. Sala powinna mieścić się w tym samym budynku, w którym uczestnicy będą zakwaterowani; 3.3.7. Sala konferencyjna w każdej z edycji musi być dostępna dla uczestników warsztatów: w każdym dniu warsztatów nie krócej niż 8 godzin zegarowych (nie licząc przerw i posiłków); 3.3.8. Wykonawca zapewni osoby odpowiedzialne za przygotowanie sali oraz jej bieżącą obsługę (np. przestawienie mebli, obsługę techniczno-informatyczną sprzętu, etc); 3.3.9. Wykonawca zapewni dla każdego uczestnika warsztatów materiały piśmiennicze: notatnik w formacie A4 lub A5 o objętości min. 30 kartek, metalowy długopis (Zamawiający nie wymaga oznaczenia swoimi logotypami materiałów piśmienniczych). 4 1. Całkowita maksymalna wartość zamówienia wynosi.. zł brutto (słownie:. złotych /100). 2. Koszt usługi przypadający na 1 osobę wynosi.. brutto. 3. Zapłata nastąpi po zrealizowaniu całej usługi i zostanie dokonana przelewem na rachunek podany przez Wykonawcę w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury/ rachunku, przy czym koszt usługi uzależniony będzie od rzeczywistej liczby uczestników, zgodnie z zapisami w 2 ust. 3 i 4. 4. W przypadku złożenia faktury zawierającej błędy, termin o którym mowa w ust. 3 liczony będzie od dnia złożenia faktury korygującej. 5 1. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20 % wartości brutto zamówienia, o której mowa w 4 ust. 1 niniejszej Umowy. 2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a) za opóźnienie w wykonaniu przedmiotu Umowy, w wysokości 0,4% wartości brutto zamówienia, o którym mowa w 4 ust. 1 niniejszej Umowy, za każdy dzień opóźnienia; b) za opóźnienie w usunięciu wad w wysokości 0,4% wartości brutto zamówienia, o którym mowa w 4 ust. 1 niniejszej Umowy, za każdy dzień opóźnienia liczony od ostatniego dnia wyznaczonego na usunięcie wad. 3. W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od Umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca, zapłaci on Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% wartości brutto zamówienia, o której mowa w 4 ust. 1 niniejszej Umowy. 4. W przypadku niedotrzymania terminu płatności faktury przez Zamawiającego zapłaci on Wykonawcy odsetki ustawowe za opóźnienie liczone od wartości faktury. 5. Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, przewyższającego wysokość kar umownych. 10
6. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie na podstawie art. 498 i dalszych Kodeksu Cywilnego z wartości brutto zamówienia wszelkich możliwych należności z tytułu kar umownych i innych odszkodowań po uprzednim wezwaniu go do zapłaty. 6 W przypadku niedotrzymania terminu realizacji zamówienia Zamawiający może w terminie 7 dni odstąpić od Umowy bez dodatkowego wezwania Wykonawcy do spełnienia świadczenia. 7 1. Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. 2. Zmiana Umowy dokonana z naruszeniem przepisu ust. 1 jest nieważna. 8 W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie właściwe przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 459 z późń. zm.) 9 Spory mogące wyniknąć na tle niniejszej Umowy rozstrzygał będzie sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 10 Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, tj. dwa egzemplarze dla Zamawiającego oraz jeden dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: 11
12