Zielone standardy w biznesie Marcin Kandefer ul. Nad Przyrwą 13 35-234 Rzeszów +48 17 860 21 86 Ideo Sp. z o.o. www.ideo.pl ul. Niepodległości 124/2 02-577 Warszawa +48 22 24 41 777
Agenda Profil działalności Czy papier w firmie można ograniczyć? Przykłady zamiany papieru na e-dokumenty
Profil działalności Posiadamy ponad 13-letnie doświadczenie w branży technologii internetowej. Zrealizowaliśmy ponad 500 projektów. Zatrudniamy ponad 120 osób. Jesteśmy partnerem firmy Microsoft Kolejny raz zostaliśmy wyróżnieni przez firmę Deloitte
Obszar usług Oferujemy usługi w następujących obszarach: e-marketing e-biznes e-konsulting e-gov hosting
Nasze marki Do naszych marek należą Platforma Edito CMS www.edito.pl Programy lojalnościowe i motywacyjne Programy wsparcia sprzedaży www.motivationdirect.pl System Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Informacji www.logito.pl
Nasi klienci
Czy papier w firmie można ograniczyć?
KULTURA PAPIERU
Forma czy treść?
Ilość Między 2006 a 2010 rokiem ilość informacji w organizacjach zwiększyła się sześciokrotnie Dokument może być nawet 19 razy kopiowany
Powierzchnia 1 segregator = ok. 200/300 kartek 1 segregator = ok. 8 cm szerokości 1 półka = 100 cm szerokości = 12 segregatorów 1 regał = 6 półek = 72 segregatory = 14 400 / 21 600 kartek
Powierzchnia 1 dokument / kartka = ok. 0,08 MB 1 CD (650 MB) = 8125 dokumentów = 27 /40 segregatorów 1 dysk (500 GB) = 6 250 000 dokumentów = 20 800 /31 250 segregatorów = 289 / 434 regałów
Oszczędności cz. 1 Pracownik może nawet 9 godzin tygodniowo spędzać (tracić) na szukanie informacji Z tego prawie 4 godziny poszukiwania nie przynosi rezultatu Ponad 80% informacji i wiedzy przechowywane jest w postaci nieuporządkowanej, niezarządzanej.
Oszczędności cz. 2
Oszczędności cz. 3 Koszt faktury tradycyjnej 2,60 zł Koszt 1000 faktur 2 600 zł Koszt faktury elektronicznej 0,56 zł Koszt 1000 faktur 560 zł
Ochrona środowiska 1 tona papieru = 17 drzew Potrzeba 127,5 hektarów lasu do produkcji papieru potrzebnego do wydrukowania faktur w Polsce
TAK, oto przykłady zamiany papieru na e-dokumenty Czy papier w firmie można ograniczyć?
Zarządzanie obiegiem dokumentów Elektroniczny obieg dokumentów przychodzących, wewnętrznych i wychodzących Definiowanie ścieżek obiegu dokumentów między pracownikami wraz z wielostopniowym przekazywaniem dokumentów. Zastosowanie szablonów dokumentów dla pism wychodzących oraz wewnętrznych. Integracja z pocztą elektroniczną. Dostęp do raportów.
Obieg faktur kosztowych Elektroniczna ewidencja faktur wraz ze ich skanowaniem Pełny obieg faktury przed zaksięgowaniem Dostęp do raportów Integracja z systemem FK Formularz ewidencji FV Pełna kontrola nad kosztami organizacji Prawdopodobieństwo zaginięcia Raport faktur faktury spada do zera Niższe koszty administracyjne
Budżet, wnioski zakupowe, umowy, faktury Tworzenie i zarządzanie budżetem w formie elektronicznej Uzupełnianie wniosków zakupowych oraz ich obieg (wybór pozycji z budżetu z których ma być poniesiony wydatek) Ewidencja umów (powiązanie z wnioskiem zakupowym) Ewidencja faktur oraz ich obieg (powiązanie z wnioskiem wydatkowym)
Wysyłka faktur przychodowych (e-faktury) Dostęp do faktur elektronicznych poprzez dedykowany serwis internetowy. Integracja z systemem finansowoksięgowym. Możliwość wprowadzania komentarzy do faktur. Historia wystawionych faktur wraz ze statusami System ERP (FK) Faktura (serwis www) Kontrahent
Zamówień wewnętrzne oraz zarządzanie magazynem Elektroniczny obieg zamówień wewnętrznych (np. materiały reklamowe, upominki dla klientów). Rejestracja dowolnych produktów na magazynie. Elektroniczne przyjęcia produktów do magazynu. Zastosowanie reguł akceptacji zamówień z uwzględnieniem kwot.
Zarządzanie wnioskami zakupowymi (zewnętrznymi) Określanie dostawców dla których mogę być wypełniane wnioski. Definiowanie dla dostawców usług/produktów, które mogą być kupowane u nich. Tworzenie i aktualizacja budżetu na podstawie dodawanych wniosków. Zastosowanie reguł akceptacji zamówień z uwzględnieniem kwot. Ewidencja operacji odbioru. Integracja z obiegiem faktur.
Rozliczanie wydatków Narzędzie wspomagające rozliczanie wydatków ponoszonych przez pracowników (m.in. spotkania z klientami, wyjazdy służbowe) Rejestracja elektroniczna wydatków Obieg akceptacji wydatków na podstawie zdefiniowanych ścieżek Dostęp do raportów według typu płatności, pracownika, dostawcy, czasu)
Obieg delegacji oraz ich rozliczanie Elektroniczne uzupełnienie wniosku Obieg wniosku zgodnie z ustalonym obiegiem Obsługa delegacji krajowych oraz zagranicznych Rozliczanie delegacji Integracja z budżetem Terminarz delegacji
Zarządzanie umowami Elektroniczna ewidencja umów podpisanych Określanie komórki organizacyjnej która jest właścicielem umowy Określanie ryzyka związanych z realizacją umowy Ewidencja kontroli wykonywanych w trakcie realizacji umowy Możliwość rejestracji umów dla wielu firm (ważne z punktu widzenia korzystania z rozwiązania przez wiele podmiotów)
Elektroniczna obsługa ofert System ofertowy (projektowanie oferty, jej wizualizacja, proces obiegu) Elektroniczna wysyłka oferty do kontrahenta Podgląd oferty poprzez stronę internetową Automatyczna aktualizacja cen w SAP po akceptacji klienta
Zarządzanie zamówieniami Elektroniczne składanie zamówień przez kontrahentów Integracja z elektronicznym systemem ofert Integracja z systemem SAP Import zamówień z 12 popularnych systemów ERP w formatach xml, csv, xls, pdf.
Obsługa skarg i reklamacji Rejestracja pism według typ oraz formy złożonego dokumentu. Określenie wstępnej klasyfikacji problemu już podczas rejestracji. Ścieżka obiegu dokumentów na podstawie zdefiniowanych zależności. Elektroniczny obieg odpowiedzi na zgłoszone sprawy. Dostęp do 8 najważniejszych raportów
Obsługa zgłoszeń serwisowych Wsparcie dla działów serwisowych / helpdesku. Ewidencja elektroniczna zgłoszeń na podstawie zdefiniowanych kategorii problemów. Automatyczne podpowiadanie przez system rozwiązań do rejestrowanych zgłoszeń. Obieg zgłoszeń na podstawie zdefiniowanych zależności. Tworzenie bazy wiedzy. Dostęp do raportów.
Zarządzanie urlopami, ewidencja czasu pracy Elektroniczne wypełnianie wniosków przez pracowników Elektroniczne akceptowanie wniosków Wyeliminowanie papierowych wniosków (wyjątki: np. urlop bezpłatny, ojcowski) Ograniczenie do minimum telefonów Ile urlopu mi jeszcze zostało, ile mam urlopu z zeszłego roku
Zarządzanie urlopami, ewidencja czasu pracy Dostęp do planów urlopowych Prezentacja osób nieobecnych w danym dniu w pracy Dostęp do grafiku czasu pracy poszczególnych pracowników Plan urlopowy Miesięczny grafik pracy
Dziękuję za uwagę Marcin Kandefer mk@ideo.pl www.ideo.pl