Wymagania funkcjonalne systemu CRM

Transkrypt

1 Wymagania funkcjonalne systemu CRM Moduł firm Celem modułu faktur jest umożliwienie zarządzania firmami i bezpośrednimi kontaktami personalnymi w tych firmach. Moduł ten umożliwi dodawanie, usuwanie, edycję firm i kontaktów. Firma zawierać będzie cechy typu: nazwa, numery: NIP, REGON, KRS, itp., branżę, logo, nr telefonu, faksu, adres , itp., ale również dane adresowe, kontaktowe, lokalizację. Firma będzie mogła posiadać wiele bezpośrednich kontaktów (osób), z którymi będzie można współpracować. Osoby takie będą posiadały cechy typu: imiona, nazwisko, nr telefonów, adres , zdjęcie, stanowisko, itp. Moduł ten ma zapewnić powiązanie firmy z osobami kontaktowymi oraz przyjazny sposób zarządzania tymi danymi i kontaktowania się z wybranymi osobami. Kontrahenci Nazwa Identyfikatory: o NIP o REGON o KRS Spółka matka Strona www Numery telefonów Numery faksów Adresy Adresy: korespondencyjny, dostawy, rejestrowy: o Kraj o Województwo o Kod pocztowy o Miasto o Skrytka pocztowa o Ulica o Nr budynku o Nr lokalu Branża Rodzaj powiązania: partner, klient, dostawca, konkurencja Właściciel

2 Liczba pracowników Roczny przychód Limit kredytowy Logo firmy Informacja dodatkowa Dodawanie/usuwanie/edycja kontrahentów Lista kontrahentów Filtrowanie kontrahentów Wyszukiwanie kontrahentów Kontakty w ramach firmy osoby Imię Pozostałe imiona Nazwisko Zwrot grzecznościowy Kontrahent Źródło pozyskania Numery telefonów Numery faksów Tytuł Adres Adresy: korespondencyjny, dostawy, rejestrowy: o Kraj o Województwo o Kod pocztowy o Miasto o Skrytka pocztowa o Ulica o Nr budynku o Nr lokalu Dział Stanowisko Data urodzin Zdjęcie osoby Informacja dodatkowa Dodawanie/usuwanie/edycja kontaktów w firmach Lista kontaktów

3 Filtrowanie kontaktów Wyszukiwanie kontaktów Uprawnienia dla pracowników do określonych widoków Moduł produktów: Celem modułu produktów jest umożliwienie zarządzania produktami, które znajdują się w ofercie Spółki. W module produktów znajdować się tu mają: możliwość dodawania, usuwania, edycji produktów. Produkty zawierają cechy typu: nazwa, producent, wielkość, cena, gatunek, rodzaj, itp. Mogą występować wzajemne relacje pomiędzy poszczególnymi produktami, np. komputer HP zawiera 2 kości pamięci Kingston, laptop Dell jest połączony z systemem operacyjnym Windows. Wprowadzone produkty w systemie będą brały udział w dalszym procesie sprzedażowym, w tym będą mogły być dołączane do ofert, itp. Nazwa Producent Kategoria Rodzaj Produkt nadrzędny Produkty powiązane Dostawca Aktywność Kod produktu Strona www Wielkość Cena Marża VAT Usługa Zdjęcie produktu Dodatkowe informacje Dodawanie/usuwanie/edycja produktów Lista produktów Wyszukiwanie produktów Filtrowanie produktów Klasyfikacja produktów: rodzaj, typ, produkt

4 Moduł faktur Celem modułu faktur jest umożliwienie zarządzania fakturami, wystawianymi w systemie RAKSSQL. W module faktur musi istnieć możliwość importu danych fakturowych, włącznie z korektami, z systemu fakturowego RAKSSQL. Faktury mogą posiadać wiele pozycji. Korekty faktur mogą dotyczyć całej faktury oraz poszczególnych jej pozycji. W systemie będzie istniała możliwość wyszukiwania faktur dla kontrahentów, dat, itp. Temat Nr klienta Osoba kontaktowa Termin płatności Termin dostawy Kontrahent Firma wystawiająca Data sprzedaży Data zmiany Data rejestracji Nr faktury Nr referencyjny Status Informacja o podatku akcyzowym Adresy: wystawcy, odbiorcy, dostawy: o Kraj o Województwo o Kod pocztowy o Miasto o Skrytka pocztowa o Ulica o Nr budynku o Nr lokalu Pozycje na fakturze: o Produkt o Ilość o Cena jednostkowa netto o Cena jednostkowa brutto o VAT o Waluta o Marża Suma netto Suma brutto Koszt dostawy Warunki dostawy Sposób zapłaty

5 Logo firmy Warunki i ustalenia Informacje dodatkowe Lista faktur Wyświetlanie danych faktury Wyszukiwanie faktur Filtrowanie faktur Generowanie faktury do postaci pdf i html Wyświetlanie korekt do faktur Wyświetlanie korekt do pozycji na fakturze Moduł usług Celem modułu usług jest umożliwienie zarządzania modelem usług świadczonych przez firmę Accuratus. Moduł usług musi umożliwić dodawanie, usuwanie, edycję usług. Usługi zawierać będą cechy typu: nazwa, dział świadczący usługi, koszt usługi, sugerowana cena, itp. Specyficznym rodzajem usługi będzie w tym module zarządzanie usługami zewnętrznymi, np. zewnętrzny transport produktów. Wprowadzone usługi będą ponadto brały udział w dalszym procesie sprzedażowym, np. tworzeniu ofert, zapytań, itp. Nazwa usługi Rodzaj usługi Używane jednostki Kategoria Aktywność Strona www Osoba odpowiedzialna Firma wykonawca Dział realizujący Cena Marża VAT Informacje dodatkowe Dodawanie/usuwanie/edycja usług wewnętrznych/zewnętrznych/dodatkowych Dodawanie/usuwanie/edycja usług zewnętrznych/dodatkowych Lista usług wewnętrznych/zewnętrznych/dodatkowych Wyszukiwanie usług Filtrowanie usług

6 Klasyfikacja usług: wewnętrzna, zewnętrzna, dodatkowa Mechanizm generowania dokumentów Celem mechanizmu generowania dokumentów jest umożliwienie automatycznego tworzenia dokumentów typu.rtf,.pdf na podstawie utworzonych szablonów danych (umowy, oferty, itp.) oraz danych przechowywanych w bazie danych. Użytkownicy będą mieli możliwość tworzenia w aplikacji własnych szablonów dokumentów na podstawie posiadanych danych i generowania dokumentów w różnych miejscach w aplikacji w zależności od potrzeb. Generowanie dokumentów do postaci pdf i html (ewentualnie rtf) Definiowanie szablonów umów/zamówień/ofert/faktur Zarządzanie definiowanymi tagami wszystkich dostępnych modułów: produkty, usługi, kontrahenci, kontakty, faktury Proces sprzedaży produktów i usług Celem modułu procesu sprzedaży produktów i usług jest umożliwienie utworzenia całego procesu sprzedaży produktów i usług dostępnych w firmie Accuratus. Proces sprzedaży składał się będzie z: zapytania ofertowego, obsługi limitów kredytowych, przygotowania oferty, obsługi zamówienia, wystawienia faktury w systemie RAKSSQL, obsługę płatności, obsługę reklamacji. Każdy z procesów (np. przygotowanie oferty) będzie kolejnym etapem w całym procesie sprzedażowym. W każdym momencie proces sprzedaży może się zakończyć. W procesie sprzedażowym użytkownik będzie korzystał z dostępnych produktów i usług, firm, składając je razem np. w ofertę. W tym miejscu wykorzystywany będzie również mechanizm generowania dokumentów. Obsługa limitów kredytowych na celu ma zapewnienie dostępu do danych udostępnianych przez Euler Hermes dotyczących wysokości limitów przyznanych na współpracę z wybranym kontrahentem. W ramach reklamacji klient będzie mógł złożyć zażalenie i rozpocząć proces obsługi posprzedażowej. Wymiana danych pomiędzy klientem, a sprzedawcą wykonywana poprzez automatyczne wysyłanie maili co znacznie usprawni procesy związane z ofertowaniem i zamówieniami. Workflow Zapytanie ofertowe Obsługa limitów kredytowych przygotowanie oferty Obsługa zamówienia Wystawienie faktury w systemie RAKSSQL Obsługa płatności Obsługa reklamacji Procesy Obsługa sprzedaży produktu/usługi

7 o Klient zgłasza zamówienie na konkretny, wybrany już produkt o Klient zgłasza zapotrzebowanie na zakup produktów lub usług od ACC o Pracownik ACC proponuje klientowi sprzedaż produktów lub usług dostępnych w ACC Obsługa procesu zgłoszenia reklamacji Przykład procesu sprzedażowego inicjowanego przez pracownika Accuratus przedstawia poniższy diagram aktywności: Automatyczne i ręczne przydzielanie zadań użytkownikom Definiowanie przebiegu procesu z poziomu aplikacji Definiowanie osób wykonujących określone w procesie czynności Wprowadzanie do procesu wybranych produktów/usług Wprowadzanie do zamówień/ofert/faktur produktów/usług z systemu Automatyczna wysyłka maili w zdefiniowanych procesach Automatyczne uzupełnianie kalendarza zadaniami Mailowe powiadamianie o spotkaniach/telefonach/gwarancji/serwisie/opłatach

8 Obsługa limitów kredytowych Celem modułu obsługi limitów kredytowych jest wprowadzenie do systemu informacji o limitach kredytowych kontrahentów firmy Accuratus. Import limitów kredytowych dla kontrahentów z systemu Euler Hermes Wymiana danych z RAKSSQL Celem modułu wymiany danych z systemem RAKSSQL jest wprowadzenie do systemu informacji o wystawionych przez Accuratus fakturach oraz o regulowanych przez klientów spłatach. Poprzez import danych fakturowych pracownicy Accuratus będą otrzymywali informacje o terminowości regulowanych zobowiązań przez klientów. Import danych fakturowych z xml RAKSSQL Dostęp do systemu dla klientów Celem aplikacji dostępnej dla klientów jest przyspieszenie procesu obsługi klienta poprzez udostępnienie klientom możliwości automatycznego zamówienia produktów poprzez stronę internetową przy jak najmniejszym angażowaniu pracowników Accuratus. Logowanie się do systemu przez klientów Dodanie/usunięcie/edycja zamówienia Lista produktów/usług Potwierdzenie otrzymania produktu/usługi Wprowadzenie reklamacji Automatyczne powiadomienie drogą mailową o wprowadzonej reklamacji Moduł relacji z klientami Celem modułu relacji z klientami jest umożliwienie przeglądania historii relacji z wybranymi klientami, np. podpisane umowy, szanse sprzedaży, rodzaj obsługi, kontakty, wnioski, spotkania, itp. Użytkownik będzie miał możliwość wygenerowania raportu z przebiegu relacji z wybranym klientem. Zarządzanie kalendarzem zdarzeń dla pracownika Zarządzanie kalendarzem zdarzeń dla działu/firmy Dodawanie/usuwanie/edycja przyszłych spotkań i telefonów do kalendarza Historia kontaktów z klientami Lista oferowanych produktów klientom

9 Lista sprzedanych produktów klientom Wykresy słupkowe z ogólnej sprzedaży. Dane wejściowe: o Cena o Zysk o Marża Wykresy sumaryczne per klient. Dane wejściowe: o Cena o Zysk o Marża Historia składanych ofert o Kolejne wersje oferty o Oferty na różne produkty Historia wysyłanych maili Możliwość wysyłania maili do klientów z systemu Definiowanie szablonów maili wraz z tworzonymi w systemie umowami/ofertami jako załączniki Lista wysyłanych do klienta dokumentów Dodawanie notatek do spotkań Lista notatek w ramach obsługi klienta Wygenerowanie historii spotkań/telefonów, notatek, złożonych ofert i zamówień do postaci pdf Moduł kontroli należności Celem modułu kontroli należności jest umożliwienie sprawdzenia regulowania wpłat przez klientów oraz automatycznego powiadamiania o ewentualnych opóźnieniach. Na podstawie obciążeń i terminów płatności, będą sprawdzane regulowane należności przez klientów. Automatyczne powiadamianie o zaległościach klientów względem firmy Accuratus na podstawie wyeksportowanych danych fakturowych z systemu RAKSSQL