Załącznik nr 1 do SIWZ (nazwa i adres Wykonawcy) Nr. ZP-PNK/U/2014/6/68 SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Świadczenie kompleksowej usługi: hotelowej, transportowej i cateringowej dla członków Rady Doradczej projektu REFRESH 1 Lp. 1.1. 1.2. 2 Opis przedmiotu zamówienia Usługa ma polegać na: a) przygotowaniu posiłków i cateringu, b) obsłudze transportowej gości, c) usługi hotelowej - zapewnieniu zakwaterowania w Olsztynie i Warszawie dla ok. 20 osób w dniach 28.06-06.07.2014r. d) Wykonawca zapewni możliwość organizacji posiłków pod gołym niebem goście uzyskają bezpośredni dostęp do tarasu lub do ogrodu (min. powierzchnia 150 m2), e) miejsce świadczenia usługi: miasto Olsztyn, woj. warmińsko-mazurskie mazurskie oraz Warszawa woj. mazowieckie. W skład usługi gastronomicznej i kateringowej w Olsztynie wchodzi: 2 lipca 2014 a) Kolacja serwowana w restauracji hotelowej wybór z karty menu restauracji dla ok. 35 osób 3 lipca 2014 w siedzibie Zamawiającego przy ul. Tuwima 10, Olsztyn dla ok. 35 osób a) ciągły serwis kawowy (w godzinach od 10.00 do 17.00) składający się z kawy, herbaty (+ dodatki: cukier, cytryna, mleczko), wody mineralnej, soków owocowych (trzy rodzaje do wyboru), ciastek kruchych oraz wypieków własnych (min. 3 pozycje); 1
b) Lunch do spożycia na stojąco wybór z karty menu restauracji 4.07.2014 Część I. (10.00 14.00) w siedzibie Olsztyńskiego Parku Naukowo Technologicznego OPNT ul. ul. Władysława Trylińskiego 2; Olsztyn i w restauracji Hotelu a) serwis kawowy ciągły dla ok. 35 osób (według punktu 1.3.), przygotowany w siedzibie OPNT na holu budynku administracyjnego b) lunch serwowany dla ok. 20 osób w OPNT wybór z karty menu restauracji (13.15 14.00) c) lunch serwowany dla ok. 15 osób w restauracji Hotelu wybór z karty menu restauracji (12.00) d) kolacja serwowana dla ok. 45 osób w formie grilla na wolnym powietrzu z dostępem do ogrodu. - wybór z karty menu restauracji W skład usługi gastronomicznej i kateringowej w Warszawie wchodzi: e) kolacja serwowana w restauracji hotelowej dla 3 osób wybór z karty menu restauracji (data 1.07.2014) f) lunch dla ok.6-10 osób w restauracji hotelowej - wybór z karty menu restauracji (data 2.07.2014 godz. 12.30 13.00) g) kolacja dla ok. 5 osób w restauracji hotelowej - wybór z karty menu restauracji (data 4.07.2014) Serwis kawowy: 1.3. a) serwowany w sposób ciągły w trakcie spotkania, b) przerwy kawowe z samoobsługowymi ekspresami do kawy i herbaty (z możliwością wyboru, co najmniej 5 rodzajów kaw) c) herbata z cytryną, d) dodatki do kawy, herbaty: cukier, e) woda: gazowana i niegazowana w opakowaniach jednorazowych, szklanych ok. 0,5 litra na/1 osobę, f) inne napoje: soki 100% trzy rodzaje do wyboru, g) ciasteczka kruche, wypieki własnej produkcji min. 3 rodzaje ciast, h) na stołach w miejscu obrad/spotkania dostępna będzie woda mineralna gazowana i niegazowana w opakowaniach jednorazowych, szklanych ok. 0,5 litra na/1 osobę wraz z odpowiednią ilością szklanek. 2
Zakwaterowanie: a) W Olsztynie. 20 pokoi jednoosobowych ze śniadaniem w terminie od 28.06.2014 do 06.07.2014:.2014: tj. razem ok. 51 dób hotelowych w pokojach jednoosobowych z łazienkami. Lp Liczba osób Daty Liczba dób 1. 1 28.06.2014 5.07.2014 7 2. 6 (+/- 1 osoba) 2.07.2014-4.07.2014 12 (+/- 1 doba) 3. 9 (+/- 1 osoba) 2.07.2014-5.07.2014 27 (+/- 2 doby) 4. 1 2.07.2014-6.07.2014 4 5. 1 3.07.2014 4.07.2014 1 Łącznie: 51 1.4. b) W Warszawie. 9 pokoi jednoosobowych ze śniadaniem (wg. wytycznych pkt 1.8) w odległości pieszej (ok. 1000m) od Pałacu Kultury i Nauki - należy załączyć ć mapkę (np. wydruk z Internetu) potwierdzającą nie przekroczenie wymaganej odległości w terminie od 1.07.2014 oraz 04.07.2014:.2014: Lp Liczba osób Daty Liczba dób 1. 3 1.07.2014 3 2. 5 (+/- 1 osoba) 4.07.2014 jeden pobyt przedłużony do 21.00 5 3. 1 5.07.2014 pobyt przedłużony do 21.00 1 Łącznie: 9 3
Transport: a) Odbiór gości Instytutu z/do lotnisk w Gdańsku/Warszawie/Modlinie zgodnie z wymaganiami: - samochody osobowe klasy (segment) K lub mini-bus (nie starsze niż 2009 r) z klimatyzacją - odbiór gości z hali przylotów w/w lotnisk przy punkcie spotkań (instrukcja zostanie przekazana) - znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym (kierowca) 1.5. Lp Liczba osób Daty /godzina przylotu/lotnisko Rodzaj środka transportu Przyjazdy 1 3-8 2.07.2014- Olsztyn godz. 7.30 Warszawa - 14.00 - Olsztyn bus 8 osobowy 2 1 28.06.2014/ godz.16.25/warszawa Okęcie samochód osobowy 3 1 2.07.2014/ godz.16.00/ Gdańsk (hotel) samochód osobowy 4 1 2.07.2014// godz.08.55/warszawa Okęcie samochód osobowy 5 4 2.07.2014// godz.14.10/warszawa Okęcie 2x samochód osobowy/bus 6 3 2.07.2014// godz.16.25/warszawa Okęcie samochód osobowy/bus 7 1 2.07.2014// godz.17.55/warszawa Okęcie samochód osobowy 8 1 2.07.2014// godz.19.00/warszawa Okęcie samochód osobowy 8 1 2.07.2014// godz.18.540/warszawa Modlin samochód osobowy Odjazdy 1 6 4.07.2014/godz. 17.30/Warszawa Hotel bus 2 11 5.07.2014/godz. 11.00/Warszawa Okęcie bus 3 1 5.07.2014/godz. 14.00/ Gdańsk lotnisko samochód osobowy 4 1 6.07.2014/godz. 06.00/Warszawa Modlin samochód osobowy 4
b) Usługa transportowa na terenie Olsztyna oraz Lidzbarka Warmińskiego Lp Liczba Daty /godzina odbioru/trasa Rodzaj środka osób transportu 1 20 2.07.2014/ godz.9.45/hotel do Instytut ul. Tuwima 10 autobus 2 20 2.07.2014/ godz.17.00/ Instytut ul. Tuwima 10 do hotel autobus 3 35-40 3.07.2014/godz. 9.15/Hotel - Instytut - Olsztyński Park Naukowo -Technologiczny autobus 4 35-40 3.07.2014/godz. 11.30 oraz 14.00/ Olsztyński Park Naukowo -Technologiczny - Hotel autobus 5 20 3.07.2014/godz. 13.00-17.00/Hotel Lidzbark Warmiński autobus c) Usługa transportowa w Warszawie Lp Liczba Daty /godzina przylotu/lotnisko Rodzaj środka osób transportu 1 1 1.07.2014/ godz.10.25/lotnisko Okęcie Hotel samochód osobowy 2 1 1.07.2014/ godz.17.25/lotnisko Okęcie Hotel samochód osobowy 3 1 1.07.2014/ godz.19.10/lotnisko Okęcie Hotel samochód osobowy 4 2 2.07.2014/ godz.10.35/ Hotel - Lotnisko Okęcie samochód osobowy 5 2 2.07.2014/ godz.12.00/ Hotel - Lotnisko Okęcie samochód osobowy 6 1 2.07.2014/ godz.22.35/ Hotel - Lotnisko Okęcie samochód osobowy 7 1 6.07.2014/godz. 21.35/ Hotel - Lotnisko Okęcie samochód osobowy Dodatkowe wymagania: 1.6. Rodzaj naczyń: porcelit, zastawa stołowa 1.7. Forma usługi: samoobsługa i obsługa kelnerska 5
Miejsce, w którym będzie organizowana a usługa hotelowa powinno odpowiadać standardowi nie mniejszemu niż określony dla hoteli 1.8. zaszeregowanych do kategorii ***(trzy gwiazdki) zgodnie z rozporządzeniem w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie z dnia 19 sierpnia 2004 r. (wysoki standard hotelu, zakwaterowanie, wyżywienie w jednym kompleksie budynków, restauracja z tarasem letnim i dostępem do ogrodu* (* nie dot. zakwaterowania w Warszawie). 1.9. Nieodpłatny dostęp do Internetu dla wszystkich gości i organizatorów w systemie WI-FI. Wykonawca wyznaczy koordynatora, sprawującego nadzór nad całością przebiegu działań, bezpośrednio odpowiedzialnego za obsługę, kontakty i koordynację organizacji spotkania polegającą na: organizacji wyżywienia, ywienia, transportu, usługi hotelowej w Olsztynie 2.0. i Warszawie oraz cateringu w Olsztynie. Koordynator na czas trwania konferencji będzie dysponował telefonem komórkowym z numerem dostępnym dla zamawiającego. 2.1. Rozliczenie nastąpi na podstawie faktycznej liczby osób, na rzecz których zostanie zrealizowana usługa. 2.2. Miejsca noclegowe powinny znajdować się ę w jednym budynku lub na terenie jednego ośrodka. Zamawiający oraz Wykonawca nie pokrywają dodatkowych zamówień uczestników, rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane, zakwaterowania osób towarzyszących oraz kosztów np. związanych zanych z udostępnieniem w 2.3. pokojach płatnej telewizji lub mini-baru. W przypadku wystąpienia ww. kosztów zostaną one opłacone indywidualnie przez uczestników spotkania. 2.4. Miejsce zakwaterowania nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych w okresie świadczenia usługi. Oświadczam, że: a) zapoznałem/am się z powyższym opisem przedmiotu zamówienia, b)dysponuję odpowiednim potencjałem technicznym, kadrowym i finansowym do realizacji powyżej opisanej usługi gastronomiczno- hotelarskiej, c) wszystkie koszty wynikające z realizacji powyżej opisanej usługi zostały ujęte w cenie oferty wskazanej w załączniku nr 2 do SIWZ... ( data i podpis pis Wykonawcy) 6