Asseco Data Systems S.A. Środki trwałe. wersja 1.0

Transkrypt

1 Instrukcja eksploatacyjna Asseco Data Systems S.A. Środki trwałe wersja 1.0 Copyright c Asseco Data Systems S.A.

2 Kompleksowa komputeryzacja instytucji, firm, urzędów w oparciu o wielodostępne, otwarte systemy informatyczne. W ramach swej działalności ADS wykonuje: ekspertyzy w zakresie sprzętu i oprogramowania dostawę i istalację sprzętu dostawę i instalację oprogramowania opracowanie programów na życzenie klienta konsultacje w sprawach programów i sprzętu. Systemy informatyczne wdrażane przez ADS mają nieograniczony pułap rozwoju, tzn. można je w łatwy sposób rozwijać w miarę wzrostu potrzeb.

3 Autor dokumentacji: Emilia Handzelewicz Dokumentacja opisuje stan podsystemu na dzień Asseco Data Systems S.A. ul. Podolska Gdynia tel./fax (+058) c Asseco Data Systems S.A Wszystkie prawa zastrzeżone Skład i druk: Asseco Data Systems S.A. Skład ukończono dnia: 9 października 2017 roku o godz.13:36

4 0 SPIS TREŚCI Spis treści 1. Informacje ogólne Informacje ogólne Układ danych na formularzach Klawisze funkcyjne Nawigacja Edycja Operacje na buforze Lista przycisków Menu kontekstowe Logowanie do systemu i wylogowanie Rozpoczęcie pracy Kartoteka ST Dodawanie dokumentów Rejestracja majątku (dokument OT, BO, PU, PT) Zmiana wartości środka (dokument ZW, ZM) Zmiana miejsca środka trwałego (dokument MT) Wycofanie środka trwałego z ewidencji (dokument LT, PT) Statusy dokumentów Operacje na planie amortyzacji Operacje na dokumentach Operacja Zatwierdź dokument Operacja Wycofaj zatwierdzenie dokumentu Operacja Naliczenie amortyzacji Operacja Wycofanie rozliczenia amortyzacji Operacja Przesłanie danych do FK Operacja Powielenie środka trwałego Kartoteka dokumentów Kartoteka elementów Generowanie kodów Opis słowników KST Pokój Grupa środków Grupa operacji księgowych Lokalizacja ST Klasyfikacja GUS Użytkownik Kontrahent Nabywca / osoba przejmująca ST Administracja Dekretacja Ustawienie kodów kreskowych Funkcje Inwentaryzacja Zamknięcie okresu Ćwiczenia Rejestracja majątku na podstawie Faktury VAT wprowadzonej w module WYBUD Rejestracja środka trwałego i przesłanie danych do modułu FKJB Naliczenie odpisów amortyzacyjnych i ich przesłanie do modułu FKJB Wydruki Wydruk dokumentu Wydruk elementów ST Wydruk wartości i umorzenia

5 1. Informacje ogólne Moduł Środki Trwałe (ST) umożliwia prowadzenie ewidencji w zakresie: rzeczowego majątku trwałego; wartości niematerialnych i prawnych; finansowego majątku trwałego; dóbr kultury; zbiorów bibliotecznych; pozostałych środków trwałych; pozostałych wartości niematerialnych i prawnych; ewidencji innego mienia gminy. Podsystem ST pozwala na wprowadzenie do ewidencji zarówno nowych, jak i częściowo umorzonych środków trwałych wraz z wartością ich dotychczasowego umorzenia. Naliczanie amortyzacji może być realizowane metodą liniową lub degresywną, w oparciu o definiowalne w słowniku stawki umorzenia. Podsystem Środki Trwałe jest ściśle zintegrowany z modułem finansowo-księgowym (FKJB) rezultatem czego jest możliwość automatycznego przesyłania do księgowości informacji o wartości i umorzeniu nowo przyjętych środków trwałych oraz wszystkich operacjach na nich wykonywanych (zmniejszeniach i zwiększeniach wartości, przeszacowaniach, umorzeniu). Poniżej przedstawione zostały najważniejsze możliwości podsystemu: 1. dwustronna wymiana danych pomiędzy ST i modułem finansowo-księgowym (przesyłanie do FKJB dokumentów i naliczonych umorzeń, również syntetycznie); 2. elastyczność konfiguracji, znacznie upraszczająca i automatyzująca sposób obsługi dokumentów, pozwalająca na obsługę modułu przez osoby z minimalną znajomością zagadnień księgowych; 3. automatyczne generowanie planu umorzenia z chwilą akceptacji dokumentu; 4. kontrola aktualnej wartości i umorzenia środka trwałego w dowolnym momencie; 5. silnie rozbudowane mechanizmy wyszukujące; 6. możliwość korygowania błędnie wprowadzonych zapisów poprzez deakceptację zatwierdzonych dokumentów; 7. zapisywanie i prezentacja całej historii środka trwałego. Do pracy na stanowiskach zalecana jest przeglądarka MOZILLA FIREFOX. Do codziennej pracy z aplikacją można używać również przeglądarki Google Chrome (v.14.x). Przeglądarka Internet Explorer, jako niespełniająca w pełni standardów W3C (Word Wide Web) nie jest zalecana do stosowania na stanowiskach roboczych. Informacje dodatkowe: 1. Przeglądarkę internetową do współpracy z aplikacją ustawia lokalny administrator lub użytkownik wg wskazówek przekazanych przez lokalnego administratora 2. Adres sieciowe aplikacji (linki) są ustalane zazwyczaj przez lokalnego administratora i są różne od przykładowych. 3. Aktualizację przeglądarki (w zależności od posiadanych uprawnień systemowych) można przeprowadzić samodzielnie lub przy pomocy lokalnego administratora. 2. Informacje ogólne System jest w pełni internetową aplikacją, w której bezpiecznie można pracować zarówno w środowisku Internetu, jak i w sieci wewnętrznej. Mimo pracy za pośrednictwem przeglądarki internetowej, praca w aplikacji jest wygodna i łudząco przypomina prace w aplikacji typu desktop. Preferowane przeglądarki internetowe to: Firefox w wersji 4.0 lub wyższej 3

6 2 INFORMACJE OGÓLNE Przykład 2.1 Chrome w wersji14.x lub wyższej 2.1. Układ danych na formularzach Formularze składają się z następujących elementów: 1. Menu główne - znajduje się z lewej strony formularza, umożliwia ono przejście do poszczególnych formularzy systemu. Wyświetlane jest w postaci listy z nazwami formularzy. Po kliknięciu na wybraną nazwę formularza system wyświetli okno formularza z prawej strony 2. Zalogowany użytkownik - na górnym pasku aplikacji znajduje się informacja o obecnie zalogowanym użytkowniku, obok umieszczony został przycisk umożliwiający wylogowanie z aplikacji 3. Pasek narzędzi - umieszczony w górnej części formularza, znajdują się na nim ikony umożliwiające wykonywanie określonych czynności 4. Blok danych - główna część ekranu, w której znajdują się wprowadzone do systemu dane 5. Licznik stron - pokazuje ile stron danych znajduje się na formularzu, poprzez wybór przycisku» umożliwia przejście do kolejnych stron 6. Przycisk - umożliwia wykonywanie określonych funkcji 7. Nazwa pola - umieszczona jest obok lub nad polem 8. Pola wyszukiwania - wiersz z polami umożliwiającymi zadawanie zapytań w celu wyszukania danych na formularzu wielorekordowym 9. Rekord - jedna linia danych na formularzu 10. Ilość wyświetlanych rekordów na stronie - pole pokazujące ile rekordów jest wyświetlonych na formularzu w bloku danych 11. Zakładka - dane szczegółowe dotyczące rekordu mogą być pogrupowane tematycznie i prezentowane na wyodrębnionych zakładkach formularza 2.2. Klawisze funkcyjne W aplikacji przeglądarkowej posługujemy się głównie myszką. Przy jej pomocy możemy poruszać się pomiędzy polami, umożliwia wykonywanie wszystkich operacji dostępnych w podsystemie poprzez ich wybór z paska narzędzi czy z menu. Zamiast myszki możemy też wykonywać rozmaite operacje posługując się klawiaturą Nawigacja W lewo - przesuwa kursor o jeden znak w lewo, np. będąc w polu Nazwisko, w którym wpisany jest NOWAK gdzie kursor miga na literce W, naciskając ten klawisz kursor cofnie się na literę O, kolejne naciśnięcie klawisza przesunie kursor na literę N. W prawo - przesuwa kursor o jeden znak w prawo, np. będąc w polu Nazwisko, w którym wpisany jest NOWAK gdzie kursor miga na literce W, naciskając ten klawisz kursor cofnie się na literę A, kolejne naciśnięcie klawisza przesunie kursor na literę K. Na listach hierarchicznych klawisz w prawo umożliwia rozwinięcie gałęzi, natomiast klawisz w lewo zwinięcie. Przejście pomiędzy gałęziami możliwe jest przy użyciu klawiszy w górę, w dół. 4

7 2.4 Edycja Home - początek linii, przesuwa kursor do pierwszego znaku w polu, np. będąc w polu Nazwisko, w którym wpisany jest NOWAK gdzie kursor miga na literce K, naciskając ten klawisz kursor przesunie się na literę N znajdującą się na początku pola lub aktualnej linii tekstu. End - koniec linii, przesuwa kursor do ostatniego znaku w polu, np. będąc w polu Nazwisko, w którym wpisany jest NOWAK gdzie kursor miga na literce N, naciskając ten klawisz kursor przesunie się na literę K znajdującą się na końcu pola lub aktualnej linii tekstu. Tab - umożliwia przejście do kolejnego elementu formularza np. pola, ikony, przycisku Shift+Tab - umożliwia powrót do poprzedniego pola lub innego elementu formularza (ikony, przycisku) W dół/następny rekord - przesuwa kursor w dół do tego samego pola w następnym rekordzie W górę/poprzedni rekord - przesuwa kursor w górę, do tego samego pola w poprzednim rekordzie 2.4. Edycja Backspace - kasuje znak poprzedzający kursor, np. będąc w polu Nazwisko, w którym wpisany jest NOWAK gdzie kursor miga na literce W, naciskając ten klawisz wykasowana zostanie litera O, kolejne naciśnięcie skasuje literę N. Delete - kasuje znak znajdujący się za kursorem, np. będąc w polu Nazwisko, w którym wpisany jest NOWAK gdzie kursor miga na literce W, naciskając ten klawisz wykasowana zostanie litera A, kolejne naciśnięcie skasuje literę K Operacje na buforze Shift+w lewo - Pozwala zaznaczyć tekst znajdujący się przed kursorem Shift+w prawo - pozwala zaznaczyć tekst znajdujący się za kursorem Ctrl+C - Kopiuje wcześniej zaznaczony tekst Ctrl+X - wycina zaznaczony tekst Ctrl+V - wstawia wycięty bądź skopiowany wcześniej tekst w miejsce kursora 2.6. Lista przycisków dodaj umożliwia dodanie nowego rekordu usuń umożliwia usunięcie wprowadzonego rekordu edytuj otwiera okno umożliwiające edytowanie wcześniej wprowadzonych danych odśwież przycisk umożliwia odświeżenie danych na formularzu zapisz zapisuje wprowadzane dane anuluj umożliwia wycofanie się z wykonywanej operacji 2.7. Menu kontekstowe Po najechaniu myszką na nazwę pola pojawia się znak strzałki umożliwiający wyświetlenie menu kontekstowego. Po kliknięciu wyświetlone zostanie menu. 1. Sortowanie - opcje Sortuj Rosnąco, Sortuj Malejąco umożliwiają posortowanie danych na formularzu według danego pola 2. Grupuj po kolumnie - opcja pozwala pogrupować dane na formularzu zgodnie z wybraną kolumną 3. Kolumny - opcja pozwala na ukrywanie kolumn na formularzu poprzez odznaczenie znacznika na wyświetlonej liście Uwaga: Wszystkie ustawienia wprowadzone poprzez menu kontekstowe widoczne są do momentu przejścia do innego formularza bądź wylogowania 3. Logowanie do systemu i wylogowanie. W celu rozpoczęcia pracy z aplikacją Finansowo-Księgową w pierwszej kolejności należy otworzyć okno przeglądarki internetowej i w pasku adresowym (patrz przykład 3.1) podać link do aplikacji (np. (Adres sieciowy aplikacji (link) jest ustalany zazwyczaj przez lokalnego administratora i jest różny od przykładowego.) Jeżeli adres dostępu do aplikacji jest nieznany lub nie działa, prosimy o kontakt z lokalnym administratorem. Po uruchomieniu aplikacji wyświetlane jest główne okno, w którym należy podać parametry logowania (patrz przykład 3.1). W celu zalogowania się do systemu należy w polu Login podać nazwę użytkownika systemu Otago, a w polu Hasło podać hasło danego użytkownika. Wprowadzone parametry 5

8 3 LOGOWANIE DO SYSTEMU I WYLOGOWANIE. Przykład 2.2 Przykład 2.3 6

9 Przykład 3.1 Przykład 3.2 logowania zatwierdzić klikając przycisk Zaloguj. Jeśli zaznaczymy pole Zapamiętaj mnie, system zapamięta nazwę użytkownika wprowadzoną w polu Login i przy kolejnym logowaniu będzie ją wyświetlał. W celu zakonczenia pracy w systemie, należy najechać myszką na nazwę zalogowanego użytkownika, a następnie wybrać Wyloguj - Wyloguj z systemu OTAGO (górny prawy róg okna, patrz przykład 3.2). Po zalogowaniu do systemu użytkownik może pracować nieskończenie długi czas, przy czym nie może zostać przekroczony czas bezczynności, po którym system automatycznie wyloguje użytkownika z systemu. W celu kontynuacji prac w aplikacji użytkownik powinien ponownie zalogować się do systemu. Licznik czasu trwania sesji widoczny jest na pasku aplikacji z prawej strony obok nazwy użytkownika (patrz przykład 3.2). Jeżeli czas bezczynności zostanie przekroczony, zamiast licznika czasu wyświetlany jest napis Sesja wygasła. 4. Rozpoczęcie pracy Aby rozpocząć pracę w podsystemie ST konieczne jest wcześniejsze odpowiednie zdefiniowanie słowników, parametrów konfiguracyjnych oraz uprawnień. Po wejściu do podsystemu Środki Trwałe poprzez wybranie z menu opcji: Ustawienia Jednostka budżetowa Rachunek bankowy Operator określa, na której jednostce budżetowej i rachunku bankowy będzie prowadzona przez niego ewidencja środków trwałych. Z punktu widzenia ewidencyjnego (powstaną odrębne zbiory środków trwałych dla wybranych jednostek budżetowych, rachunków bankowych oraz wydziałów) oraz księgowego (dane z ST do systemu finansowo księgowego przesłane zostaną na wskazany rachunek bankowy wybranej jednostki budżetowej) ma to 7

10 4 ROZPOCZĘCIE PRACY znaczenie zasadnicze Kartoteka ST W kartotece znajdują się dane dotyczące wszystkich zaewidencjonowanych w bazie środków trwałych. Jest ona podstawową kartoteką podsystemu ST. Z jej poziomu operator może wykonać niemal wszystkie niezbędne operacje na środku trwałym oraz obejrzeć szczegółowe dane. Wejście do przedmiotowej kartoteki możliwe jest po wybraniu z menu głównego w panelu bocznym opcji: Kartoteki Kartoteka ST. Okno główne Kartoteki dostarcza podstawowych informacji dotyczących środka trwałego, w oparciu o które możliwe jest również wyszukiwanie środków trwałych w kartotece. Dane prezentowane są w formie tabeli zbudowanej z następujących kolumn (patrz przykład 4.1 (2)): Rodzaj - symbol wybranego na etapie rejestracji rodzaju majątku; KST - symbol klasyfikacji KST(Klasyfikacja Rodzajowa Środków Trwałych); Numer inwentarzowy - numer inwentarzowy nadany dla środka trwałego; Nazwa - nazwa ewidencjonowanego majątku; Data przyjęcie - data przyjęcia ST do ewidencji; Data likwidacji - data likwidacji; Wartość - wartość przyjęcia ST; Umorzenie - wartość dotychczasowego umorzenia; Opis - charakterystyka ST. Znajdujące się pod nazwami kolumn pola pozwalają na wyszukiwanie danych kontekstowo. W Kartotece ST w panelu górnym operator ma dostęp do następujących funkcji (patrz przykład 4.1 (1)): Dodaj - pozwala ona na rejestracje nowego dokumentu w kartotece. Uruchomienie jej spowoduje wyświetlenie listy dokumentów (patrz paragraf 4.1.1). Możliwe jest dodanie następującej grupy dokumentów: dokumenty wprowadzające środek trwały do ewidencji: OT, BO, PU, PT; dokumenty służące dokonywaniu zmian stanu konkretnego środka: ZW, ZM; dokumenty nieskutkujące zmianą wartości(tzw. dokumenty przemieszenia): MT; dokumenty powodujące wycofanie środka trwałego na z ewidencji LT, PR. Dodawanie dokumentów omówione zostało w dalszej części (patrz ). Edycja - umożliwia dokonywanie zmian wskazanego dokumentu. Aby wejść w tryb edycji w Kartotece należy wybrać (podświetlić wiersz) środek trwały, następnie poniżej w zakładce Dokumenty podświetlić dokument do edycji i w panelu górnym wybrać polecenie Edycja. Wprowadzone zmiany zatwierdza się komendą Zapisz. Uwaga: Edytować można tylko dokumenty ze statusem NIEZATWIERDZONY. Przeglądanie - pozwala na przeglądanie wcześniej zarejestrowanych dokumentów. Aby wejść w tryb podglądu w Kartotece należy wybrać środek trwały(podświetlić wiersz), następnie poniżej w zakładce Dokumenty podświetlić dokument do przeglądania i w panelu górnym wybrać funkcję Przeglądanie. W trybie przeglądania nie ma możliwości modyfikacji danych. Operacje - w opcji znajdują sie następujące możliwości: Zatwierdź dokument - funkcja pozwala na dokonywanie operacji na wcześniej wybranym dokumencie co skutkuje dokonaniem zmian w ewidencji środków trwałych; Wycofanie zatwierdzenia dokumentu - służy do wycofania merytorycznego zatwierdzenia dokumentu; Naliczenie amortyzacji - służy do naliczenia rat amortyzacyjnych w celu przesłania ich do modułu FK; Wycofanie naliczenia amortyzacji - jest to operacja odwrotna do naliczenia tj. umożliwia wycofanie naliczonych rat amortyzacyjnych; 8

11 4.1 Kartoteka ST Przykład 4.1 Przesłanie danych do FK - umożliwia przesłanie rat amortyzacyjnych do modułu FK. Szczegóły dostępnych operacji zostały opisane w dalszej części(patrz ). Usuń - umożliwia usunięcie środków, dokumentów. Aby usunąć dokument należy wybrać środek trwały(podświetlić wiersz), następnie poniżej w zakładce Dokumenty podświetlić dokument do usunięcia i w panelu górnym wybrać polecenie Usuń. Uwaga: Usunięcie środka trwałego jest możliwe po wcześniejszym usunięciu niezatwierdzonych dokumentów. Wydruk - umożliwia generowanie wydruków z podsystemu ST (patrz Rozdział 14). W dolnym panelu okna głównego Kartoteki ST znajdują się zakładki, które dostarczają szerszych informacji na temat wskazanego (podświetlony wiersz) w tabeli powyżej środka trwałego (patrz przykład 4.1 (3)). Wyświetlane w tej części dane wprowadzane są w momencie rejestracji środka trwałego do ewidencji(dodawanie dokumentów (patrz podrozdział 4.1) lub dokonywania na nich operacji (operacje na dokumencie patrz ). W panelu dostępne są następujące zakładki: Dokument - dostarcza informacji na temat powiązanych ze środkiem trwałym dokumentów obrotowych typu OT, ZW, MT, LT, itd.(patrz przykład 4.2) Zakładka zbudowana jest z następujących kolumn: Zatwierdzony - dostarcza informacji dotyczących statusu dokumentu ZATWIERDZONY lub NIEZATWIER- DZONY; Dokument - wskazuje rodzaj dokumentu; Numer - wskazuje numer dokumentu; Data - wskazuje datę dokumentu; Data zatwierdzenia - wskazuje datę wykonania na dokumencie operacji Zatwierdź dokument (patrz Operacje ); Wartość - wskazuje wartość początkową środka trwałego z uwzględnieniem zmian wartości środka; Umorzenie - wskazuje kwotę dotychczasowego umorzenia; Uwagi - wprowadza się je w momencie rejestracji dokumentu. Algorytm - w zakładce zawarte są informacje na temat zastosowanego do środka trwałego planu umorzenia z rozróżnieniem na amortyzację podatkową i bilansową ze wskazaniem metody naliczenia amortyzacji (liniowa, degresywna). Określenie typu i metody następuje w momencie rejestracji środka trwałego (patrz paragraf 4.1.1). Zakładka zbudowana jest z następujących kolumn (patrz przykład 4.3): Metoda - informuje o zastosowanej metodzie amortyzacji; Stawka - określa stawkę amortyzacji wyrażoną w % zgodną z Wykazem stawek amortyzacyjnych; Współczynnik - określa współczynnik podwyższający stawkę amortyzacji, wartość przyjęta domyślnie 1; Długość raty (mc) - wskazuje okresy (w miesiącach), dla których naliczane są raty; 9

12 4 ROZPOCZĘCIE PRACY Przykład 4.2 Przykład 4.3 Data od - wskazuje datę rozpoczęcia amortyzacji środka; Data do - wskazuje datę zakończenia amortyzacji środka. Element - w zakładce tej znajdują się informacje o elementach środka trwałego, wartości początkowej i wartości umorzenia, cechach, miejscu użytkowania środka i osobie użytkującej(patrz przykład 4.4). Elementy składowe określane są w momencie rejestracji środka trwałego (patrz paragraf 4.1.1). Plan amortyzacji - w zakładce tej pozyskać można informacje na temat aktualnego planu amortyzacji łącznie z pełną historią wykonywanych na środku trwałym zmian. Jest on rozpisywany automatycznie z chwilą zatwierdzenia dokumentu przyjęcia środka, a następnie jest uaktualniany w momencie wprowadzania dokumentów powodujących zmianę stanu wartości środka trwałego. Plan amortyzacji zawiera wyłącznie zapisy z dokumentów zatwierdzonych. Nad tabela amortyzacją znajdują się dodatkowe przełączniki, które umożliwiają przeglądanie danych w sposób kontekstowy względem amortyzacji podatkowej lub bilansowej za okres 1 roku lub za cały okres amortyzacji (wszystko). Zakładka prezentuje dane w następujących kolumnach(patrz przykład 4.5): Typ dokumentu - określa rodzaj dokumentu; Typ zapisu - W - wartość, U - umorzenie, R - rata; Rok - rok naliczenia planu; Data raty - określa daty naliczenia rat amortyzacyjnych; Wartość - wskazuje wartość środka trwałego (wartość początkową plus ewentualne zmiany); Umorzenie - wskazuje wartość dotychczasowego umorzenia; Data naliczenia - informuje o dacie naliczenia umorzenia; 10

13 4.1 Kartoteka ST Przykład 4.4 Przykład 4.5 Operator naliczenia - informuje o operatorze dokonującym naliczenia ; Data przesłania do FK - wskazuje datę przesłania naliczonego umorzenia do systemu FK; Operator przesłania - określa operatora, który przesłał naliczonego umorzenia do systemu FK; Numer dowodu/ pozycji - dowodu przesłanego do systemu FK; Czy zaksięgowano - dostarcza informację czy dowód został zaksięgowany w systemie FK Dodawanie dokumentów Rejestracja majątku (dokument OT, BO, PU, PT) Rejestracja majątku w kartotece ST odbywa się przy pomocy odpowiedniego typu dokumentu. W opcji menu Dodaj znajduje się lista dostępnych dokumentów, patrz przykład 4.6. Wybierając przykładowy dokument OT - dodanie nowego środka trwałego wyświetlone zostanie okno składające się z zakładek o etykietach Środek\dokument i Elementy. W pierwszej z nich należy wypełnić cztery bloki, patrz przykład 4.7: Środek trwały Numer inwentarzowy - numer inwentarzowy środka trwałego (nadawany jest automatycznie); Data przyjęcia - data przyjęcia środka(uzupełniany automatczynie po wypełnieniu bloku Dokument); 11

14 4 ROZPOCZĘCIE PRACY Przykład 4.6 Data likwidacji - data likwidacji środka wypełniana jest automatycznie po wystawieniu dokument likwidacyjnego; Rodzaj - rodzaj ewidencjonowanego majątku; KŚT - grupa rodzajowa klasyfikacji środków trwałych (do wyboru z listy wartości); Nazwa - nazwa pozycji w ewidencji; Opis - dodatkowy opis rejestrowanego majątku; Grupa operacji - wyróżnik grupujący operacje księgowe w dekretacji księgowej dla dokumentów zgromadzonych w księdze pomocniczej (do wyboru z listy wartości); Klasyfikacja - dodatkowa klasyfikacja(do wyboru z listy wartości). Dokument Numer dokumentu - numer dokumentu, po wyborze znacznika przy szarym polu numer dokumentu nadawany jest automatycznie; Uwagi - dodatkowe informacje związane z dokumentem; Data dokumentu - data wystawienia dokumentu przyjęcia; Data operacji - data wpływu dokumentu do ewidencji. Algorytm Algorytymy określa się dla amortyzacji bilansowej i podatkowej. Istnieją dwie możliwości wypłnienia algorytmów amortyzacji środka. Manualna rejestracja wykonywana jest przy użyciu przycisku Dodaj i wypełnieniu pól przedstawionych na ekranie, patrz przykład 4.8. Autmatyczne wypełnienie algorytmów następuje po kliknięciu przycisku Dodaj automatycznie. W kolejnych polach należy wprowadzić: Typ amortyzacji - z rozwijalnej listy wybrać odpowiednią wartość; Stawka - określa stawkę wyrażoną w % jakiej podlegać będzie ST zgodnie z Wykazem stawek amortyzacyjnych; Metoda - metoda umorzenia; Współczynnik - współczynnik podwyższający stawkę amortyzacji, przyjmuje domyślną wartość 1; Długość raty - pole określa okresy (w miesiącach) dla których będą naliczone raty, dostępne wartości: 1, 3, 6 lub 12 (domyślnie 1); Data od - należy uzupełnić datę rozpoczęcia amortyzacji środka. W przypadku wypełnienia automatycznego system wypełni pole datą na pierwszy dzień następnego miesiąca licząc od momentu przyjęcia środka do ewidencji; Data do - data obowiązywania algorytmu (domyślnie pole puste). 12

15 4.1 Kartoteka ST Przykład 4.7 Przykład

16 4 ROZPOCZĘCIE PRACY Przykład 4.9 Dokument zakupu Rejestracja informacji o dokumencie źródłowym wykonywana jest przy pomocy przedstawionych pól na ekranie, patrz przykład 4.9. Wyświetlenie ekranu następuje po kliknięciu przycisku Dodaj. W celu automatycznego wypełnienia pól należy z listy wartości wybrać odpowiedni rodzaj i numer dokumentu: Rodzaj dokumentu - typ dokumentu np. Faktura VAT; Numer - oznaczenie dokumentu źródłowego np. FV ; Data - data wystwienia dokumentu; Kwota - kwota wynikająca z dokumentu; Kontrahent - osoba wystawiająca dokument. Pole to wypełnia się dla dokumentów OT i PT. W zakładce Elementy gromadzone są informacje o elementach składowych majątku jego cechach oraz osobie i miejscu użytkowania elementu. Aby zarejestrować nowy element należy kliknąć przycisk Dodaj. Na wyświetlonym oknie, patrz przykład 4.10 wyróżnione zostały pola obligatoryjne oznaczone symbolem * przy etykiecie pola. W przypadku braku ich wypełnienia system wyświetli odpowiedni komunikat informacyjny. Następujące pola należy uzupełnić informacjami: Nazwa - nazwa elementu składowego (po kliknięciu w ikonkę z prawej strony nazwa zostanie skopiowana z zakładki Środek dokument); Główny - znacznik dla elementu głównego; Wartość - wartość elementu; Umorzeni - umorzenie początkowe elementu; Grupa - grupa środków; Typ elementu - dodatkowe pole grupujące; Ilość - ilość elementów (w polu wprowadza się tylko wartości numeryczne); Jednostka miary - jednostka miary; Numer fabryczny - numer fabryczny; Rok produkcji - rok produkcji; Etykieta - etykieta kodu kreskowego; Wydział eksploatujący - wydział lub komórka użytkująca; Adres - adres użytkowania elementu; Pokój - pokój osoby użytkującej; Użytkownik - osoba użytkująca element; Osoba odpowiedzialna - osoba odpowiedzialna materialnie za element. 14

17 4.1 Kartoteka ST Przykład 4.10 Uwaga: System nie ogranicza ilości wprowadzanych elementów składowych. Uwaga: Pola oznaczone kolorem szarym wypełniane są automatycznie lub przy użyciu lista wartości znajdujących się z prawej strony pola. Zapisanie wprowadzonych zmian związanych z elementem składowym następuje po kliknięciu przycisku Zapisz. Zapisane elementu zostaną wyświetlone w zakładce Element.Wybranie przycisku Anuluj wycofuje wprowadzone zmiany. Zapisanie środka wraz z elementami składowymi wykonywane jest z poziomu kartoteki o etykiecie Środek\dokument po kliknięciu przycisku Zapisz. Anulowanie wprowadzonych danych następuje po kliknięciu przycisku Anuluj, patrz przykład W kartotece ST pojawi się nowa pozycja środka trwałego, a wprowadzony dokument pojawi się w zakładce Dokumenty ze statusem NIEZATWIERDZONY. Aby zatwierdzić wprowadzony dokument należy wykonać operację Zatwierdź dokument (patrz ) w konsekwencji i zostanie wyliczony plan amortyzacji zgodnie z wprowadzonym algorytmem Zmiana wartości środka (dokument ZW, ZM) Dokumenty te powodują zmianę wartości środka trwałego jego zwiększenie (dokument ZW) lub zmniejszenie (dokument ZM). Przed wprowadzeniem dokumentu z Kartoteki ST należy wybrać środek trwały, dla którego dokonywane będą zmiany. Proces rejestracji zmian jest analogiczny jak przy wprowadzaniu wyżej omówionych dokumentów (np. OT). Po zapisaniu danych wprowadzony dokument pojawi się przy danym środku trwałym w zakładce Dokumenty ze statusem NIEZATWIERDZONY - nie powoduje on jeszcze zmiany stanu środka trwałego. Aby zmienić wartość środka trwałego należy wykonać operację Zatwierdź dokument (patrz ) w konsekwencji zmieni się wartość środka trwałego i zostanie zaktualizowany plan amortyzacji Zmiana miejsca środka trwałego (dokument MT) 15

18 4 ROZPOCZĘCIE PRACY Przykład

19 4.1 Kartoteka ST Przykład 4.12 Przykład 4.13 Dokument ten nie powoduje zmiany wartości środka trwałego, lecz zmianę miejsca użytkowania. W związku z tym należy wybrać z Kartoteki ST konkretny środek trwały, następnie z górnego panelu za pomocą funkcji Dodaj wybrać dokument MT. Pojawi się okno, w którym wypełnić należy pola dotyczące dokumentu(patrz przykład 4.12): Numer dokumentu - numer dokumentu (po wyborze znacznika przy szarym polu numer dokumentu zostanie nadany automatycznie); Uwagi - dodatkowe informacje związane z dokumentem; Data dokumentu - data wystawienia dokumentu MT; Data operacji - data dokonania przemieszczenia. Kolejnym krokiem jest przejście do zakładki Element. Z listy należy wybrać środek trwały, dla którego będzie dokonana zmiana i w panelu powyżej wybrać przycisk Zmiana miejsca. Pojawi się okno, w którym wskazać należy nowe parametry lokalizacji i dane użytkownika(patrz przykład 4.13). Dane zatwierdza się poleceniem Zapisz. Zapisanie dokumentu MT wraz z wprowadzonymi zmianami wykonywane jest z poziomu kartoteki o etykiecie Środek\dokument po kliknięciu przycisku Zapisz. Po zapisaniu danych wprowadzony dokument pojawi się przy danym środku trwałym w zakładce Dokumenty ze statusem NIEZATWIERDZONY. Aby wprowadzić zmiany należy wykonać operację Zatwierdź dokument (patrz ) Wycofanie środka trwałego z ewidencji (dokument LT, PT) Dokumenty te powodują wycofanie środka trwałego z ewidencji środków trwałych. W związku z tym należy wybrać z Kartoteki ST konkretny środek trwały, następnie z górnego panelu za pomocą funkcji Dodaj wybrać 17

20 4 ROZPOCZĘCIE PRACY Przykład 4.14 dokument LT (likwidacja środka trwałego) lub PT (przekazanie środka trwałego). Pojawi się okno9patrz przykład 4.14), w którym wypełnić należy pola dokumentu: Numer dokumentu - numer dokumentu (po zaznaczeniu checkboxa przy szarym polu numer dokumentu zostanie nadany automatycznie); Uwagi - dodatkowe informacje związane z dokumentem; Data dokumentu - data wystawienia dokumentu; Data operacji - data wycofania środka trwałego. Następnie w panelu niżej za pomocą polecenia Dodaj z listy wartości wybrać należy osoby wchodzące w skład komisji likwidacyjnej/przekazującej. Zapisanie dokumentu wykonywane jest po kliknięciu przycisku Zapisz. Po zapisaniu danych wprowadzony dokument pojawi się przy danym środku trwałym w zakładce Dokumenty ze statusem NIEZATWIERDZONY. Aby wycofać środek trwały z ewidencji należy wykonać operację Zatwierdź dokument(patrz ) Statusy dokumentów W aplikacji występują dwa statusy dokumentów, patrz przykład 4.15: Zatwierdzony Niezatwierdzony Każdy z nich wywołuje określony szereg funkcji w systemie. Skutkiem operacji zatwierdzenia będzie automatyczne przesłanie danych do systemu FK (pod warunkiem prawidłowego ustawienia dekretacji) oraz wygenerowanie planu amortyzacji. Dokumenty niezatwierdzone nie wywołują zmian na wartości i umorzeniu ST, co również nie przekłada się na zestawienia prezentujące dane w sposób zbiorczy lub zagregowany. Zmiana statusu dokumentu następuje po wybraniu odpowiedniej pod opcji menu z menu Operacje, patrz podrozdział 4.1. Uwaga: Dokumenty zatwierdzone nie podlegają edycji. W celu ich poprawy wymagane jest wycofanie zatwierdzenia i wywołanie trybu edycji danych przy użyciu przycisku opcji menu Edycja,patrz podrozdział

21 4.1 Kartoteka ST Przykład Operacje na planie amortyzacji Plan amortyzacji zlokalizowany jest w dolnej części Kartoteki ST w zakładce o etykiecie Plan amortyzacji, patrz przykład Rozpisywany jest on automatycznie i zawiera wyłącznie zapisy z dokumentów zatwierdzonych. Nad tabelą amortyzacyjną znajdują się dodatkowe przełączniki umożliwiające prezentowanie danych w sposób kontekstowy. W zależności od ich sposobu ustawienia operator może przeglądać dane: Podatkowa - plan amortyzacji wg metody podatkowej; Bilansowa - plan amortyzacji wg metody bilansowej; Bieżący rok - zapisy dotyczące tylko bieżącego roku; Wszystko - wszystkie zapisy planu amortyzacji w zakresie określonej metody amortyzacji; Netto - dodatkowy zapis (różnica między wartością i umorzeniem początkowym środka); Odśwież - odświeża dane prezentowane na planie amortyzacji w zakresie operacji związanych z naliczeniem i przesłaniem danych do modułu FK; Wypełnianie pól związanych z naliczeniem i przesłaniem danych do aplikacji FK następuje po wywołaniu Przykład

22 4 ROZPOCZĘCIE PRACY Przykład 4.17 odpowiedniej operacji opisanej w części patrz podrozdział Operacje na dokumentach Znajdująca się w kartotece ST w panelu górnym funkcja Operacje pozwala na dokonywanie następujących czynności: Zatwierdź dokument Wycofaj zatwierdzenie dokumentu Naliczenie amortyzacji Wycofanie rozliczenia amortyzacji Przesłanie danych do FK Powielenie środka trwałego Aby wykonać operacje na wybranym dokumencie w Kartotece ST należy wybrać środek trwały (podświetlić wiersz), następnie poniżej w zakładce Dokumenty podświetlić dokument, dla którego będą wprowadzone zmiany i w panelu górnym wybrać funkcję Operacje (patrz przykład 4.17) Operacja Zatwierdź dokument Operacja ta pozwala na zatwierdzenie wprowadzonego dokumentu pod względem merytorycznym oraz wygenerowanie planu amortyzacji dla środka trwałego wprowadzanego do ewidencji, bądź jego zmiany w przypadku dokumentów zmieniających stan środka. Aby wykonać operację z panelu górnego należy wybrać: Operacje Zatwierdź dokument. Naliczenie planu amortyzacji następuje wg algorytmów wskazanych w dokumencie przyjęcia środka trwałego do ewidencji. Plan amortyzacji pojawia w panelu dolnym w zakładce Plan amortyzacji. Uwaga: Dokumenty niezatwierdzone nie wywołują żadnych zmian na wartości środka trwałego, czy jego planu amortyzacji Operacja Wycofaj zatwierdzenie dokumentu Skutkiem dokonania tej operacji jest wycofanie merytorycznego zatwierdzenia dokumentu, co jest równoznaczne z jego wycofaniem z FK oraz wycofaniem rozpisanego planu amortyzacji. W celu wykonania operacji z panelu górnego należy wybrać: Operacje Wycofaj zatwierdzenie dokumentu. 20

23 4.1 Kartoteka ST Przykład 4.18 Uwaga: Aby wycofać dokument dla którego naliczono już amortyzację w pierwszej kolejności należy wykonać operację Wycofaj naliczenie amortyzacji Operacja Naliczenie amortyzacji Operacja ta powoduje naliczenie amortyzacji dla wybranego środka trwałego. Aby naliczyć amortyzację dla danego środka należy wybrać go w Kartotece (podświetlić wiersz),a następnie w panelu górnym wybrać funkcję: Operacje Naliczenie amortyzacji. Pojawi się dodatkowe okno(patrz przykład 4.18), w którym dla wybranego środka trwałego wskazać należy zakres miesięcy od i do (gdzie 1 oznacza miesiąc styczeń, 2 - luty, 3 - marzec, 4 - kwiecień, 5 - maj, 6 - czerwiec, 7 lipiec, 8 - sierpień, 9 - wrzesień, 10 - październik, 11 - listopad, 12 - grudzień), za który ma być naliczona Nalicz amortyzacja. Wykonanie operacji zatwierdza się komendą. Informacje o wykonanej operacji pojawią się w zakładce Plan amortyzacji w kolumnie Data naliczenia oraz Operator naliczenia. Dokonanie tej operacji jest niezbędne do przesłania rat amortyzacyjnych do FK Operacja Wycofanie rozliczenia amortyzacji W celu wykonania tej operacji z panelu górnego należy wybrać: Operacje Wycofanie naliczenia amortyzacji. To operacja odwrotna do naliczenia - skutkuje wycofaniem naliczonych rat amortyzacyjnych dla wskazanego zakresu miesięcy Operacja Przesłanie danych do FK Operacja ta skutkuje przesłaniem naliczonych rat amortyzacyjnych do modułu FK. Aby wykonać tę operację w Kartotece należy wybrać środek trwały (podświetlić wiersz), a następnie w panelu górnym wybrać funkcję Operacje Przesłanie danych do FK. Pojawi się dodatkowe okno, w którym wskazać należy parametry wysyłanych danych do FK (patrz przykład 4.19), tj.: Zakres miesięcy: od - pierwszy miesiąc, za który ma być przesłana naliczona amortyzacja, do - ostatni miesiąc, za który ma być przesłana naliczona amortyzacja; 21

24 4 ROZPOCZĘCIE PRACY Przykład 4.19 sposób przesłania: syntetycznie - dane zostaną zagregowane do jednego zapisu, analitycznie - będzie oznaczało, ze jednemu środkowi odpowiadać będzie jeden zapis w księgowości jednostki; sposób księgowania - należy określić czy przesłane dane mają być zaksięgowane jako wiele dowodów z jedną pozycją, czy jako jeden dowód zawierający wiele pozycji; oznaczyć czy wysyłane dane mają dotyczyć rat naliczanych metodą podatkową czy bilansową. Potwierdzenie wykonania operacji zatwierdza się komunikatem Wyślij do FK. Informacje o wykonanej operacji pojawią się w zakładce Plan amortyzacji w kolumnie Data przesłania do FK, Operator przesłania do FK, nadany zostanie również Numer dowodu/pozycji oraz informacja czy dokument został zaksięgowany Operacja Powielenie środka trwałego Ta operacja pozwala na powielenie wcześniej wprowadzonego do ewidencji środka trwałego. Jest to przydatne w przypadku wprowadzania środka trwałego posiadającego takie same cechy i wartość. Aby wykonać operację z panelu górnego należy wybrać: Operacje Powielenie środka trwałego. Powielony środek otrzymuje odrębny numer inwentarzowy oraz odrębny numer dokumentu. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian powielony dokument można edytować. Uwaga: Powielenie środka jest możliwe tylko w przypadku niezatwierdzonego dokumentu Kartoteka dokumentów Wejście do przedmiotowej kartoteki możliwe jest po wybraniu z menu głównego w panelu bocznym opcji: Kartoteki Kartoteka Dokumentów. Z jej poziomu operator może obejrzeć szczegółowe dane na temat wprowadzonych dokumentów(patrz przykład 4.20): Dokument - określa typ dokumentu; Numer dokumentu - oznacza numer dokumentu; Data - data dokumentu; Data zatwierdzenia dokumentu - data zatwierdzenia dokumentu; Rodzaj - rodzaj środka trwałego; KST - kod Klasyfikacji Rodzajowej Środków Trwałych; 22

25 4.3 Kartoteka elementów Przykład 4.20 Numer inwentarzowy - numer nadany dla zaewidencjonowanego środka trwałego; Nazwa - nazwa środka trwałego; Data przyjęcia - data przyjęcia do ewidencji ST; Data likwidacji - data likwidacji ST; Wartość - wartość wynikająca z dokumentu; Umorzenie - umorzenie wynikające z dokumentu. System umożliwia przeglądanie dokumentów znajdujących się w kartotece dokumentów. Aby wyświetlić dane dotyczące danego dokumentu należy wybrać go z listy dokumentów (podświetlić wiersz), a następnie wybrać polecenie Przeglądanie. W kartotece dokumentów nie ma możliwości edycji danego dokumentu. Wprowadzenie zmian możliwe jest z poziomu Kartoteka ST Kartoteka elementów Wejście do przedmiotowej kartoteki możliwe jest po wybraniu z menu głównego w panelu bocznym opcji: Kartoteki Kartoteka Elementów. Dane w kartotece prezentowane są w formie tabeli z następującymi danym: +/- - znak + lub- świadczy o zwiększeniu/zmniejszeniu wartości ST G - znacznik elementu głównego Nazwa elementu - nazwa elementu środka trwałego Numer - numer środka trwałego Nazwa ST- nazwa środka trwałego Wartość - wartość środka trwałeg0 Umorzenie - kwota umorzenia Opis - dodatkowy opis wprowadzony do środka trwałego Etykieta - oznaczenie środka trwałego Kod - numer kodu kreskowego stanowiącego identyfikację ST Generowanie kodów Z poziomu Kartoteki dokumentów możliwe jest wygenerowanie kodów dla danego środka trwałego (elementu) lub dla wszystkich elementów. Aby wygenerować kody w należy wybrać element z listy a następnie z panelu górnego wybrać polecenie Generowanie kodów. Pojawi się okno (patrz przykład 4.21), w którym z listy wartości wybrać należy schemat generowania pliku, a następnie wydać polecenie Generuj kody. Schemat ustawienia kodów kreskowych każda jednostka może konfigurować według własnych potrzeb w zakładce Administracja (patrz 12.5.) Opis słowników Słowniki znajdujące się w podsystemie ST służą do wprowadzania danych, które wykorzystywane będą do pracy w pozostałych częściach podsystemu. Odpowiednio zdefiniowane przymioty dostępne będą w formie list rozwijanych przy polach podczas wypełniania formularzy. 23

26 4 ROZPOCZĘCIE PRACY Przykład 4.21 Słownik definiuje się z poziomu ekranu głównego podsystemu ST. Celem rozpoczęcia pracy z menu głównego w panelu bocznym wybrać należy opcję Słowniki, a następnie z listy poniżej wytypować nazwę słownika, dla którego będą wprowadzane zamiany. Po wywołaniu konkretnego słownika możliwe jest edytowanie już zdefiniowanych wartości lub dodanie nowych. Dostępne są następujące grupy słownikowe: Klasyfikacji Środków Trwałych Pokój Grupa środków Grupa operacji księgowych Lokalizacja ST Klasyfikacja GUS Użytkownik Kontrahent Nabywca/Osoba przejmująca ST KST Słownik jest odpowiednikiem Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) wynikającej z Rozporządzenia Rady Ministrów. KŚT stanowi usystematyzowany wykaz środków trwałych do celów ewidencyjnych, czy ustalania stawek odpisów amortyzacyjnych dla danego środka trwałego. W słowniku tym definiuje się grupę, podgrupę i grupę rodzajową (Kod KST), nazwę danej klasyfikacji środka trwałego oraz stawkę amortyzacji dla wskazanej grupy rodzajowej, a także określić należy datę obowiązywania. Wprowadzone dane w słowniku prezentowana są w formie tabeli. Po zaznaczeniu można je edytować za pomocą dostępniej w panelu górnym opcji Edytuj lub usunąć Usuń. REJESTRACJA DANYCH Rejestracja danych w słowniku możliwa jest poprzez wybranie funkcji Dodaj z panelu górnego. Zostanie wywołane okno (patrz przykład 4.22), w którym wprowadzić należy następujące pola: grupa / podgrupa / KST- są to szczebel klasyfikacyjne środków trwałych stanowiące odpowiednik Klasyfikacji Środków Trwałych. Definiując słownik wskazać należy wartość tylko w jednym z tych pól, i tak odpowiednio w polu: Grupa - wskazuje się jedną cyfrę (od 0 do 9) jako oznaczenie grupy rodzajowej środka trwałego, Podgrupa- wskazuje się dwie cyfry, jako oznaczenie podgrupy głównego środka trwałego, Rodzaj - wskazuje się trzy cyfry, pozwala na szczegółowe określenie środka trwałego; Stawka % - w tym miejscu można wskazać stawkę amortyzacyjną zgodnie z Wykazem rocznych stawek amortyzacyjnych, która na etapie rejestracji środka będzie automatycznie uzupełniania; Klasyfikacja środka trwałego - służy do wprowadzania szerszego opisu środka trwałego; od i do - w tych polach określa się daty obowiązywania danej pozycji w module, przy czym obligatoryjne jest wprowadzenie tylko daty od. Po wprowadzeniu kryteriów należy wydać komendę Zapisz. 24

27 4.4 Opis słowników Przykład 4.22 Przykład 4.23 Uwaga: Słownik zawiera funkcję kontrolną - w przypadku powielenia już istniejącej wartości system poinformuje o tym komunikatem Pokój Słownik ten zawiera informacje dotyczące pokoi, a wprowadzone dane wykorzystywane są w momencie przyporządkowywania środka trwałego do lokalizacji w zakresie pokoju. REJESTRACJA DANYCH Rejestracja danych w słowniku możliwa jest poprzez wybranie funkcji Dodaj z panelu górnego. Zostanie wywołane okno (patrz przykład 4.23), w którym wprowadzić należy następujące pola: Pokój - w tym polu wskazać należy oznaczenie pokoju (numer) Opis - w tym polu możliwe jest bardziej szczegółowej opisanie pokoju, do którego później przypisane zostanie środek trwały. Po wprowadzeniu kryteriów należy wydać komendę Zapisz Grupa środków Słownik ten umożliwia zdefiniowanie własnego podziału środków według grup, do których dalszym etapie pracy w podsystemie przypisywać można poszczególne elementy środka. REJESTRACJA DANYCH Rejestracja danych w słowniku możliwa jest poprzez wybranie funkcji Dodaj z panelu górnego. Zostanie wywołane okno (patrz przykład 4.24), w którym wprowadzić należy następujące pola: 25

28 4 ROZPOCZĘCIE PRACY Przykład 4.24 Przykład 4.25 Grupa środków trwałych - wskazać należy skrótowe oznaczenie danej grupy Opis - w tym polu wpisuje się szczegółowy opis (komentarz) dotyczący rejestrowanej grupy Po wprowadzeniu kryteriów należy wydać komendę Zapisz Grupa operacji księgowych W celu rozróżnienia zapisów znajdujących się w ewidencji podsystemu ST ze względu na sposób ich księgowania w słowniku istniej możliwość zdefiniowania operacji księgowych. Grupa operacji księgowych stanowi o sposobie księgowania środka i jest ściśle powiązana z systemem FK, w którym dla każdej grupy operacji przyporządkowane są konta księgowe. REJESTRACJA DANYCH Rejestracja danych w słowniku możliwa jest poprzez wybranie funkcji z panelu górnego. Zostanie wywołane okno (patrz przykład 4.25), w którym wprowadzić należy następujące pola: Grupa operacji księgowych - wskazać należy skrótowe oznaczenie danej grupy Opis - w tym polu wpisuje się szczegółowy opis (komentarz) dotyczący rejestrowanej grupy Po wprowadzeniu kryteriów należy wydać komendę Zapisz. Dodaj Lokalizacja ST W słowniku tym definiuje się lokalizacje, które będą wskazywane na etapie wprowadzania środka trwałego lub jego przemieszczenia. Dostarczy to informacji gdzie dany środek się znajduje w danej jednostce lub poza nią. 26

29 4.4 Opis słowników Przykład 4.26 Przykład 4.27 REJESTRACJA DANYCH Rejestracja danych w słowniku możliwa jest poprzez wybranie funkcji Dodaj z panelu górnego. Zostanie wywołane okno (patrz przykład 4.26), w którym wprowadzić należy następujące pola: Lokalizacja ST - w tym miejscu wskazać należy adres Opis - w tym polu wpisuje się szczegółowy opis (komentarz) dotyczący zarejestrowanego adresu Po wprowadzeniu kryteriów należy wydać komendę Zapisz Klasyfikacja GUS Słownik służy jako dodatkowy element klasyfikujący środek trwały w momencie rejestracji go do ewidencji. Pole Klasyfikacji dostępne jest w Kartotece ST jako kryterium wyszukiwania oraz wykorzystywane na wydruku Wartości i Umorzenia jako element grupujący. REJESTRACJA DANYCH Rejestracja danych w słowniku możliwa jest poprzez wybranie funkcji Dodaj z panelu górnego. Zostanie wywołane okno (patrz przykład 4.27), w którym wprowadzić należy następujące pola: Klasyfikacja - wskazać należy skrótowe oznaczenie danej klasyfikacji Opis - w tym polu wpisuje się opis dotyczący rejestrowanej klasyfikacji Po wprowadzeniu kryteriów należy wydać komendę Zapisz Użytkownik W słowniku tym wprowadzane są informacje na temat użytkowników, dla których w dalszych etapach pracy w podsystemie ST (wprowadzenia środka trwałego do ewidencji czy jego przemieszczenia) przypisywane będą 27

30 4 ROZPOCZĘCIE PRACY Przykład 4.28 środki trwałe do użytkowania. REJESTRACJA DANYCH Rejestracja danych w słowniku możliwa jest poprzez wybranie funkcji Dodaj z panelu górnego. Zostanie wywołane okno (patrz przykład 4.28), w którym należy: 1. nadać symbol użytkownika poprzez wpisanie ręczne lub przycisk Pobierz symbol automatycznie 2. wybrać przycisk Dodaj os. fizyczną lub Dodaj os. prawną 3. wpisać dane w kryterium wyszukiwania 4. z wyświetlonej kartoteki osób wybrać użytkownika (podświetlić wiersz) 5. z panelu górnego wybrać polecenie Zaznacz osobę i Pobierz Zaznaczone. Proces rejestracji zakończyć poleceniem Zapisz Kontrahent W tym słowniku wprowadza się informacje o kontrahentach, które następnie wykorzystywane są na etapie przyjęcia środka trwałego do ewidencji - rejestracja dokumentu OT. REJESTRACJA DANYCH Rejestracja danych w słowniku możliwa jest poprzez wybranie funkcji Dodaj z panelu górnego. Zostanie wywołane okno(patrz przykład 4.29, w którym należy: 1. nadać symbol użytkownika poprzez wpisanie ręczne lub przycisk Pobierz symbol automatycznie 2. wybrać przycisk Dodaj os. fizyczną lub Dodaj os. prawną 3. wpisać dane w kryterium wyszukiwania 4. z wyświetlonej kartoteki osób wybrać użytkownika (podświetlić wiersz) 5. z panelu górnego wybrać polecenie Zaznacz osobę i Pobierz Zaznaczone. Proces rejestracji zakończyć poleceniem Zapisz Nabywca / osoba przejmująca ST Słownik ten generuje informacje o nabywcach bądź osobach przejmujących środek trwały, a wprowadzone dane będą wykorzystywane w przypadku sprzedaży środka trwałego. 28

31 4.5 Administracja Przykład 4.29 Przykład 4.30 REJESTRACJA DANYCH Rejestracja danych w słowniku możliwa jest poprzez wybranie funkcji Dodaj z panelu górnego. Zostanie wywołane okno(patrz przykład 4.30), w którym należy: 1. nadać symbol użytkownika poprzez wpisanie ręczne lub przycisk Pobierz symbol automatycznie 2. wybrać przycisk Dodaj os. fizyczną lub Dodaj os. prawną 3. nadać symbol użytkownika poprzez wpisanie ręczne lub przycisk Pobierz symbol automatycznie wyszukać daną osobę wpisując dane w kryterium wyszukiwania 4. nadać symbol użytkownika poprzez wpisanie ręczne lub przycisk Pobierz symbol automatycznie z wyświetlonej kartoteki osób wybrać użytkownika (podświetlić wiersz) 5. nadać symbol użytkownika poprzez wpisanie ręczne lub przycisk Pobierz symbol automatycznie z panelu górnego wybrać polecenie Zaznacz osobę Proces rejestracji zakończyć poleceniem Zapisz. i Pobierz Zaznaczone 4.5. Administracja Zakładka Administracja znajdująca się w menu głównym w panelu bocznym pozwala operatorowi na konfigurowanie aplikacji w zakresie dekretacji oraz pozwala ustawić parametry kodów kreskowych. 29

32 4 ROZPOCZĘCIE PRACY Przykład Dekretacja Aby rozpocząć pracę w zakładce Dekretacja należy z menu głównego w panelu bocznym rozwinąć zakładkę Administracja, a następnie wybrać Konfiguracja aplikacji Dekretacja. Okno główne zakładki Dekretacja zawiera dekretację utworzoną dla konkretnego dokumentu lub dla wszystkich dokumentów dodawanych w systemie oraz odpisów amortyzacyjnych dla środka trwałego. Utworzenie nowej dekretacji możliwej jest po wyborze polecenia Dodaj w panelu górnym okna. Pojawi się formatka (patrz przykład 4.31), w której wprowadzić należy następujące dane: Typ dokumentu - określamy rodzaj dokumentu, dla którego tworzymy dekret. Z listy rozwijanej wybieramy konkretny rodzaj doku netu, np. OT, PT, Bo itd. lub wstawiamy znak Rodzaj - w tym polu z listy rozwijanej wybieramy rodzaj środka trwałego; KST - wskazujemy grupę rodzajową (kod KŚT ) - z listy rozwijanej wybieramy trzycyfrowy kod lub wpisujemy go ręcznie (można poprzez użycie symbolu Grupa operacji - z listy rozwijanej wybieramy grupę operacji dla danego typu dokumentu; Umorzone - określamy tutaj czy dany dekret ma dotyczyć środków umorzonych czy nie albo wszystkich; Plan - określa czy dekret jest dla planu podatkowego, czy bilansowego; Kwota - umorzenie wartość rata netto; Operacja - wybierana z listy rozwijanej, to pole jest ściśle powiązane z systemem FK; Konto Wn - wypełnieni pola Operacja skutkuje automatycznym wypełnienie konta Wn; Konto Ma - wypełnieni pola Operacja skutkuje automatycznym wypełnienie konta Ma; Kontrahent - wybierany jest z listy rozwijanej. Wprowadzone danie zatwierdza się poleceniem Zapisz. Utworzony dekret pojawi się w oknie głównym w formie tabeli odzwierciedlającej wprowadzone parametry Ustawienie kodów kreskowych System daje możliwość wprowadzenia parametrów dla kodów kreskowych. Pozwala to na dostosowanie do indywidualnych potrzeb jednostki niektórych treści zawartych na wydruku kodu kreskowego. Aby wprowadzić ustawienia dla kodów kreskowych należy z menu głównego w panelu bocznym rozwinąć zakładkę Administracja, a następnie wybrać Konfiguracja aplikacji Ustawienie kodów kreskowych. Ustawienie kodów możliwej jest po wyborze polecenia Dodaj w panelu górnym okna. Pojawi się formatka (patrz przykład 4.32), w której wprowadzić należy następujące dane: Nazwa Kod inicjalizujący drukarkę Kod generujący etykietę Kod kończący wydruk Opis Kody generuje się grupowo lub pojedynczo z poziomu Kartoteki w zakładce Kartoteka elementów. 30

33 4.5 Administracja Przykład

34 4 ROZPOCZĘCIE PRACY 4.6. Funkcje Dostępna w menu głównym w panelu bocznym zakładka Funkcje daje możliwość przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych w celu ustalenie rzeczywistego stanu oraz pozwala na dokonanie operacji zamknięcia okresu Inwentaryzacja Aby rozpocząć pracę w zakładce Inwentaryzacja należy z menu głównego w panelu bocznym rozwinąć zakładkę Funkcje, a następnie wybrać polecenie Inwentaryzacja. Okno Inwentaryzacja środków trwałych: zbudowana jest w formie tabeli, w której zawarte są protokoły z przeprowadzonych inwentaryzacji. Dane w niej zawarte dostarczają informacji na temat: numeru protokołu, daty jego utworzenia, rodzaju przeprowadzonej inwentaryzacji, przyjętej metodzie inwentaryzacji, rodzaju środka, numerze środka trwałego, składzie komisji przeprowadzającej inwentaryzację oraz ewentualnych jej uwagach wniesionych do inwentaryzacji, daty rejestracji i osobie jej dokonującej, daty zamknięcia i operatorze dokonującym zamknięcia. System daje możliwość wykonania 3 operacji dostępnych w panelu górnym: pokaż pozycje - pozwala na przeglądanie pozycji ujętych we wskazanym protokole (podświetlony wiersz). Po wydaniu polecenia Pokaż pozycje w nowym oknie wyświetli się wybrany protokół. Podczas przeglądania pozycji protokołu możliwe jest wykonywanie na nim operacji. W tym celu w panelu górnym wybrać należy przycisk Funkcje, a następnie z listy rozwijanej wybrać polecenie: nowa pozycja - pojawi się okno, w którym wskazać należy dane dotyczące wprowadzanego środka. Po wyborze z dostępnej listy rozwijanej środka (lista zawiera dane zarejestrowanych w kartotece ST środków trwałych) pozostałe pola uzupełnią się automatycznie, wskazać należy tylko ilość danego środka. popraw pozycję - daje możliwość poprawienie wprowadzonej pozycji środka trwałego kasuj pozycję - pozawala na usunięcie pozycji z protokołu wczytaj kody z pliku - pozawala na zaimportowanie kodów z czytników pokaż różnice - pokazuje różnice w wybranym protokole. Aby zobaczyć różnice z listy protokołów wybrać należy dany protokół i z panelu górnego wybrać Pokaż szczegóły. Operacja ta powoduje wygenerowanie listy różnic, którą można przejrzeć wybierając polecenie Pokaż szczegóły. Pokażą się dane w formie tabeli, gdzie pierwsza kolumna będzie informowała o powstałej nadwyżce lub niedoborze. funkcje - opcja ta pozwala na stworzenie nowego protokołu, a następnie na dokonywanie na nim operacji. Celem stworzenia nowego protokołu inwentaryzacji i wykonania na nim operacji z górnego panelu wybrać należy polecenie Funkcje. Opcja ta daje możliwość wykonania następujących operacji(patrz przykład 4.33): Nowy protokół Popraw protokół Kasuj protokół Zatwierdzenie protokołu Cofnięcie zatwierdzenia protokołu Komisja Wczytaj kody z pliku Drukuj Funkcje Nowy protokół - pozwala na stworzenie nowego protokołu inwentaryzacji. Należy wypełnić pola dotyczące tworzonego protokołu(patrz przykład 4.34): Numer - ręcznie nadajemy kolejny numer protokołu Data - wskazujemy datę dokonania inwentaryzacji Rodzaj inwentaryzacji - okresowa czy doraźna Metoda inwentaryzacji - spis z natury czy weryfikacja salda Wskazać należy również Kryteria do inwentaryzacji: Rodzaj środka - wybierany z dostępniej przy polu listy wartości Numer środka trwałego - można wskazać konkrety numer środka trwałego lub zastosować znak % zostanie wygenerowany protokół dla wszystkich środków danego rodzaju. 32

35 4.6 Funkcje Przykład 4.33 Przykład 4.34 Uwaga: W pierwszej kolejności wypełnić należy pola dotyczące kryteriów. Wypełnienie kryteriów w drugiej kolejności powoduje usunięcie numeru i daty z pół dotyczących protokołu. Funkcje Popraw protokół - pozwala na dokonywanie zmian w wygenerowanym i niezatwierdzonym protokole. Funkcje Kasuj protokół - pozwala na usunięcie niezatwierdzonego protokołu. Funkcje Zatwierdzenie protokołu - pozwala na zatwierdzenie protokołu. Zatwierdzenie protokołu blokuje możliwość dokonywania w nim zmian, czy usunięcia. Po zatwierdzeniu przy danym protokole w kolumnie Z pojawi się status TAK. Funkcje Cofnięcie zatwierdzenia protokołu - powoduje cofnięcie zatwierdzenia dokumentu i tym samy pozwala na wykonanie zmian lub usunięcie protokołu. Z kolumny Z zniknie status TAK. Funkcje Komisja - system daje możliwość wprowadzenie do niezatwierdzonego protokołu informacji dotyczących komisji oraz ewentualnych uwag wniesionych do sporządzonego protokołu (patrz przykład 4.35). Funkcje Wczytaj kody z pliku - umożliwia wczytanie kodów kreskowych z pliku po przeprowadzonej Przykład