Podsystem Gospodarki Materiałowej

Transkrypt

1 Instrukcja eksploatacyjna Asseco Data Systems S.A. Podsystem Gospodarki Materiałowej wersja 1.0 Copyright c Asseco Data Systems S.A.

2 Kompleksowa komputeryzacja instytucji, firm, urzędów w oparciu o wielodostępne, otwarte systemy informatyczne. W ramach swej działalności ADS wykonuje: ekspertyzy w zakresie sprzętu i oprogramowania dostawę i istalację sprzętu dostawę i instalację oprogramowania opracowanie programów na życzenie klienta konsultacje w sprawach programów i sprzętu. Systemy informatyczne wdrażane przez ADS mają nieograniczony pułap rozwoju, tzn. można je w łatwy sposób rozwijać w miarę wzrostu potrzeb.

3 Autor dokumentacji: Marek Bugajski Dokumentacja opisuje stan podsystemu na dzień Asseco Data Systems S.A. ul. Podolska Gdynia tel./fax (+058) c Asseco Data Systems S.A Wszystkie prawa zastrzeżone Skład i druk: Asseco Data Systems S.A. Skład ukończono dnia: 9 października 2017 roku o godz.16:23

4 0 SPIS TREŚCI Spis treści 1. Informacje ogólne Układ danych na formularzach Klawisze funkcyjne Nawigacja Edycja Operacje na buforze Lista przycisków Menu kontekstowe Logowanie do systemu i wylogowanie System Gospodarki Materiałowej Ustawienia Słownik Magazynów Grupy asortymentów Karta katalogowa materiału Rejestracja nowego asortymentu Powiązanie asortymentu z magazynem Edycja danych asortymentu Usuwanie asortymentu Usuwanie powiązania z magazynem Kartoteka asortymentowa Przeglądanie danych o asortymencie Zamknięcie okresu Kartoteka dokumentów Przeglądanie dokumentów Dokumenty PZ Zatwierdzenie dokumentu PZ Edycja dokumentu PZ Usuwanie dokumentu PZ Usuwanie pozycji z dokumentu PZ Dokumenty RW Zatwierdzenie dokumentu RW Edycja dokumentu RW Usuwanie dokumentu RW Usuwanie pozycji z dokumentu RW Dokumenty ZW Zatwierdzenie dokumentu ZW Edycja dokumentu ZW Usuwanie dokumentu ZW Usuwanie pozycji z dokumentu ZW Dokumenty WZ Zatwierdzenie dokumentu WZ Edycja dokumentu WZ Usuwanie dokumentu WZ Usuwanie pozycji z dokumentu WZ Dokumenty WM/PM Zatwierdzenie dokumentu WM Edycja dokumentu WM Usuwanie dokumentu WM Usuwanie pozycji z dokumentu WM Księgowanie dokumentów Wycofanie danych z księgowości Inwentaryzacja ETAP I - Utworzenie nowej inwentaryzacji ETAP II - Wydruk arkuszy spisowych ETAP III - Wprowadzenie do systemu danych ze spisu z natury ETAP IV - Pierwotne zatwierdzenie inwentaryzacji ETAP V - Korekta inwentaryzacji ETAP VI - Ostateczna akceptacja inwentaryzacji ETAP VII - Wydruk końcowego raportu

5 Przykład Informacje ogólne System jest w pełni internetową aplikacją, w której bezpiecznie można pracować zarówno w środowisku Internetu, jak i w sieci wewnętrznej. Mimo pracy za pośrednictwem przeglądarki internetowej, praca w aplikacji jest wygodna i łudząco przypomina prace w aplikacji typu desktop. Preferowane przeglądarki internetowe to: Firefox w wersji 4.0 lub wyższej Chrome w wersji14.x lub wyższej 1.1. Układ danych na formularzach Formularze składają się z następujących elementów: 1. Menu główne - znajduje się z lewej strony formularza, umożliwia ono przejście do poszczególnych formularzy systemu. Wyświetlane jest w postaci listy z nazwami formularzy. Po kliknięciu na wybraną nazwę formularza system wyświetli okno formularza z prawej strony 2. Zalogowany użytkownik - na górnym pasku aplikacji znajduje się informacja o obecnie zalogowanym użytkowniku, obok umieszczony został przycisk umożliwiający wylogowanie z aplikacji 3. Pasek narzędzi - umieszczony w górnej części formularza, znajdują się na nim ikony umożliwiające wykonywanie określonych czynności 4. Blok danych - główna część ekranu, w której znajdują się wprowadzone do systemu dane 5. Licznik stron - pokazuje ile stron danych znajduje się na formularzu, poprzez wybór przycisku» umożliwia przejście do kolejnych stron 6. Przycisk - umożliwia wykonywanie określonych funkcji 7. Nazwa pola - umieszczona jest obok lub nad polem 8. Pola wyszukiwania - wiersz z polami umożliwiającymi zadawanie zapytań w celu wyszukania danych na formularzu wielorekordowym 9. Rekord - jedna linia danych na formularzu 10. Ilość wyświetlanych rekordów na stronie - pole pokazujące ile rekordów jest wyświetlonych na formularzu w bloku danych 11. Zakładka - dane szczegółowe dotyczące rekordu mogą być pogrupowane tematycznie i prezentowane na wyodrębnionych zakładkach formularza 1.2. Klawisze funkcyjne W aplikacji przeglądarkowej posługujemy się głównie myszką. Przy jej pomocy możemy poruszać się pomiędzy polami, umożliwia wykonywanie wszystkich operacji dostępnych w podsystemie poprzez ich wybór z paska narzędzi czy z menu. Zamiast myszki możemy też wykonywać rozmaite operacje posługując się klawiaturą. 3

6 1 INFORMACJE OGÓLNE 1.3. Nawigacja W lewo - przesuwa kursor o jeden znak w lewo, np. będąc w polu Nazwisko, w którym wpisany jest NOWAK gdzie kursor miga na literce W, naciskając ten klawisz kursor cofnie się na literę O, kolejne naciśnięcie klawisza przesunie kursor na literę N. W prawo - przesuwa kursor o jeden znak w prawo, np. będąc w polu Nazwisko, w którym wpisany jest NOWAK gdzie kursor miga na literce W, naciskając ten klawisz kursor cofnie się na literę A, kolejne naciśnięcie klawisza przesunie kursor na literę K. Na listach hierarchicznych klawisz w prawo umożliwia rozwinięcie gałęzi, natomiast klawisz w lewo zwinięcie. Przejście pomiędzy gałęziami możliwe jest przy użyciu klawiszy w górę, w dół. Home - początek linii, przesuwa kursor do pierwszego znaku w polu, np. będąc w polu Nazwisko, w którym wpisany jest NOWAK gdzie kursor miga na literce K, naciskając ten klawisz kursor przesunie się na literę N znajdującą się na początku pola lub aktualnej linii tekstu. End - koniec linii, przesuwa kursor do ostatniego znaku w polu, np. będąc w polu Nazwisko, w którym wpisany jest NOWAK gdzie kursor miga na literce N, naciskając ten klawisz kursor przesunie się na literę K znajdującą się na końcu pola lub aktualnej linii tekstu. Tab - umożliwia przejście do kolejnego elementu formularza np. pola, ikony, przycisku Shift+Tab - umożliwia powrót do poprzedniego pola lub innego elementu formularza (ikony, przycisku) W dół/następny rekord - przesuwa kursor w dół do tego samego pola w następnym rekordzie W górę/poprzedni rekord - przesuwa kursor w górę, do tego samego pola w poprzednim rekordzie 1.4. Edycja Backspace - kasuje znak poprzedzający kursor, np. będąc w polu Nazwisko, w którym wpisany jest NOWAK gdzie kursor miga na literce W, naciskając ten klawisz wykasowana zostanie litera O, kolejne naciśnięcie skasuje literę N. Delete - kasuje znak znajdujący się za kursorem, np. będąc w polu Nazwisko, w którym wpisany jest NOWAK gdzie kursor miga na literce W, naciskając ten klawisz wykasowana zostanie litera A, kolejne naciśnięcie skasuje literę K Operacje na buforze Shift+w lewo - Pozwala zaznaczyć tekst znajdujący się przed kursorem Shift+w prawo - pozwala zaznaczyć tekst znajdujący się za kursorem Ctrl+C - Kopiuje wcześniej zaznaczony tekst Ctrl+X - wycina zaznaczony tekst Ctrl+V - wstawia wycięty bądź skopiowany wcześniej tekst w miejsce kursora 1.6. Lista przycisków dodaj umożliwia dodanie nowego rekordu usuń umożliwia usunięcie wprowadzonego rekordu edytuj otwiera okno umożliwiające edytowanie wcześniej wprowadzonych danych odśwież przycisk umożliwia odświeżenie danych na formularzu zapisz zapisuje wprowadzane dane anuluj umożliwia wycofanie się z wykonywanej operacji 1.7. Menu kontekstowe Po najechaniu myszką na nazwę pola pojawia się znak strzałki umożliwiający wyświetlenie menu kontekstowego. Po kliknięciu wyświetlone zostanie menu. 1. Sortowanie - opcje Sortuj Rosnąco, Sortuj Malejąco umożliwiają posortowanie danych na formularzu według danego pola 2. Grupuj po kolumnie - opcja pozwala pogrupować dane na formularzu zgodnie z wybraną kolumną 3. Kolumny - opcja pozwala na ukrywanie kolumn na formularzu poprzez odznaczenie znacznika na wyświetlonej liście 4 Uwaga: Wszystkie ustawienia wprowadzone poprzez menu kontekstowe widoczne są do momentu przejścia do innego formularza bądź wylogowania

7 1.7 Menu kontekstowe Przykład 1.2 Przykład 1.3 5

8 2 LOGOWANIE DO SYSTEMU I WYLOGOWANIE. Przykład 2.1 Przykład Logowanie do systemu i wylogowanie. W celu rozpoczęcia pracy z aplikacją Finansowo-Księgową w pierwszej kolejności należy otworzyć okno przeglądarki internetowej i w pasku adresowym (patrz przykład 2.1) podać link do aplikacji (np. (Adres sieciowy aplikacji (link) jest ustalany zazwyczaj przez lokalnego administratora i jest różny od przykładowego.) Jeżeli adres dostępu do aplikacji jest nieznany lub nie działa, prosimy o kontakt z lokalnym administratorem. Po uruchomieniu aplikacji wyświetlane jest główne okno, w którym należy podać parametry logowania (patrz przykład 2.1). W celu zalogowania się do systemu należy w polu Login podać nazwę użytkownika systemu Otago, a w polu Hasło podać hasło danego użytkownika. Wprowadzone parametry logowania zatwierdzić klikając przycisk Zaloguj. Jeśli zaznaczymy pole Zapamiętaj mnie, system zapamięta nazwę użytkownika wprowadzoną w polu Login i przy kolejnym logowaniu będzie ją wyświetlał. W celu zakonczenia pracy w systemie, należy najechać myszką na nazwę zalogowanego użytkownika, a następnie wybrać Wyloguj - Wyloguj z systemu OTAGO (górny prawy róg okna, patrz przykład 2.2). Po zalogowaniu do systemu użytkownik może pracować nieskończenie długi czas, przy czym nie może zostać przekroczony czas bezczynności, po którym system automatycznie wyloguje użytkownika z systemu. W celu kontynuacji prac w aplikacji użytkownik powinien ponownie zalogować się do systemu. Licznik czasu trwania sesji widoczny jest na pasku aplikacji z prawej strony obok nazwy użytkownika (patrz przykład 2.2). Jeżeli czas bezczynności zostanie przekroczony, zamiast licznika czasu wyświetlany jest napis Sesja wygasła. 6

9 Przykład System Gospodarki Materiałowej 3.1. Ustawienia Poprawne uzupełnienie słowników jest konieczne do tego, aby podsystem funkcjonował prawidłowo. Słowniki bowiem zawierają te dane, do których w trakcie pracy bieżącej będziemy się często odwoływali. Wszystkie dane słowników uzupełniamy wybierając z menu opcję Słowniki i interesujące nas parametry. Zostały one opisane w ramach poszczególnych podrozdziałów. We wszystkich słownikach można przeglądać wprowadzone dane a także je modyfikować (o ile jest to w danym słowniku dostępne. Program nie pozwala na kasowanie danych słownikowych w przypadku, gdy zostały one użyte w trakcie bieżącej pracy systemu Słownik Magazynów W słowniku tym definiujemy magazyny, które funkcjonują w firmie. Uruchomienie słownika nastąpi po wybraniu opcji menu Słowniki - Magazyny. Wyświetlony zostanie formularz (patrz przykład 3.1). W celu dodania nowego magazynu do słownika, należy: 1. Wybrać opcje menu Słowniki - Magazyn 2. Na wyświetlonym formularzu wybrać przycisk 3. System wyświetli okno (Rys. 3.2 Magazyny - nowy rekord), w którym należy uzupełnić poszczególne pola: Nazwa Magazynu - skrótowa nazwa magazynu używana w systemie Adres - adres magazynu (kolejno: miejscowość, ulica, numer budynku i lokalu), Telefon - numer telefonu do magazynu Kod - Kod pocztowy Nazwa magazynu pełna - pełna nazwa magazynu FK - parametr określający czy z danego magazynu możliwe jest przesyłanie do księgowości wartości z dokumentów obrotu magazynowego (ustawienie parametru na T ) STW - parametr określający czy z danego magazynu po zarejestrowaniu i zatwierdzeniu dokumentu rozchodowego RW system ma automatycznie przesłać do modułu Ewidencji Środków Trwałych dokument(y), na podstawie których możliwe będzie utworzenie dokumentu(ów) OT - przyjęcia środka trwałego na rozchodowany asortyment (ustawienie parametru na T ) 4. Zatwierdzić wprowadzenie danych poprzez wybór przycisku zapisz 5. Jeżeli chcemy wycofać się z wprowadzania danych należy wybrać przycisk anuluj Dane ze słownika Magazyny możemy modyfikować. W tym celu należy: 1. W słowniku Magazyny wskazać rekord, który ma być edytowany. 7

10 3 SYSTEM GOSPODARKI MATERIAŁOWEJ Przykład 3.2 Przykład Na wyświetlonym formularzu wybrać przycisk edytuj 3. System wyświetli okno (patrz przykład 3.3) wypełnione danymi. Do poprawek dostępne są wszystkie pola, które uzupełniamy tak samo, jak przy wpisywaniu nowego rekordu. 4. Zatwierdzić zmianę danych poprzez wybór przycisku zapisz 5. Jeżeli chcemy wycofać się z wprowadzania zmiany danych należy wybrać przycisk anuluj Jeżeli chcemy usunąć wprowadzoną wcześniej do słownika wartość (jeśli nie została jeszcze wykorzystana w innym miejscu w systemie) należy: 1. Ustawić kursor na rekordzie z wartością, którą chcemy usunąć 2. Wybrać z paska narzędziowego przycisk usuń 3. System wyświetli okno (patrz przykład 3.4), w którym należy potwierdzić usuwanie poprzez wybór przycisku zapisz. Jeżeli chcemy wycofać się z usuwania rekordu należy wybrać przycisk anuluj 8

11 3.2 Grupy asortymentów Przykład 3.4 Przykład Grupy asortymentów Po wybraniu opcji menu Słownik - Grupy asortymentów otwarty zostanie formularz (patrz przykład 3.5) służący do zdefiniowania grup asortymentów, które później zostaną wykorzystane podczas wprowadzania informacji o asortymencie w Karcie Katalogowej Asortymentu. W celu dodania nowej grupy asortymentów do słownika, należy: 1. Wybrać opcje menu Słowniki - Grupy asortymentów 2. Na wyświetlonym formularzu wybrać przycisk 3. System wyświetli okno (patrz przykład 3.6), w którym należy uzupełnić poszczególne pola: Grupa asortymentów - nazwa grupy asortymentów 4. Zatwierdzić wprowadzenie danych poprzez wybór przycisku zapisz Przykład 3.6 9

12 4 KARTA KATALOGOWA MATERIAŁU Przykład Jeżeli chcemy wycofać się z wprowadzania danych należy wybrać przycisk anuluj Nazwę grupy asortymentów możemy modyfikować. W tym celu należy: 1. W słowniku Grupy asortymentów wskazać rekord, który ma być edytowany. 2. Na wyświetlonym formularzu wybrać przycisk edytuj 3. W wyświetlonym oknie zmodyfikować nazwę grupy asortymentu. 4. Zatwierdzić zmianę danych poprzez wybór przycisku zapisz 5. Jeżeli chcemy wycofać się z wprowadzania zmiany danych należy wybrać przycisk anuluj Jeżeli chcemy usunąć wprowadzoną wcześniej do słownika grupę asortymentów (jeśli nie została jeszcze wykorzystana w innym miejscu w systemie) należy: 1. Ustawić kursor na rekordzie z wartością, którą chcemy usunąć 2. Wybrać z paska narzędziowego przycisk usuń 3. System wyświetli okno (patrz przykład 3.7), w którym należy potwierdzić usuwanie poprzez wybór przycisku zapisz. Jeżeli chcemy wycofać się z usuwania rekordu należy wybrać przycisk anuluj 4. Karta katalogowa materiału Wybierając opcję menu Kartoteka asortymentów - Karta katalogowa materiału przejdziemy do formularza (patrz przykład 4.1) prezentującego podstawowe dane o asortymentach materiałowych obsługiwanych w magazynach. Formularz ten umożliwia wprowadzanie, modyfikowanie i przeglądanie danych oraz tworzenie powiązań asortymentu z magazynami Rejestracja nowego asortymentu W celu wprowadzenia danych asortymentu materiałowego należy: 1. Wybrać opcję menu Kartoteka asortymentów - Karta katalogowa materiału 2. Z paska narzędziowego wybrać przycisk dodaj 3. System wyświetli okno (patrz przykład 4.2), w którym należy uzupełnić poszczególne pola: Nazwa - pełna nazwa rejestrowanego asortymentu materiałowego Indeks - indeks asortymentu - kodowe oznaczenie asortymentu. 10

13 4.1 Rejestracja nowego asortymentu Przykład 4.1 Przykład

14 4 KARTA KATALOGOWA MATERIAŁU Jednostka miary - pole opisujące jednostkę miary w jakiej prowadzony będzie obrót danym asortymentem materiałowym. Dla pola dostępna jest lista wartości pod ikoną, z której należy wybrać jedna z wartości poprzez kliknięcie na wybranym rekordzie, a następnie wybranie przycisku wybierz. Jeżeli chcemy zamknąć listę bez wyboru wartości należy wybrać przycisk anuluj Grupa asortymentów - w polu dostępna lista (ikona ) wartości ze słownika Grupy asortymentów Stawka VAT - dostępna lista stawek ((ikona ) Rodzaj wydatku - dostępna lista rodzajów wydatków pobieranych z systemu FKJB (ikona ) Powiązanie asortymentu z magazynem Zarejestrowany asortyment materiałowy (patrz Rejestracja nowego asortymentu) dostępny będzie w danym magazynie dopiero po przypisaniu asortymentu do magazynu. W tym celu należy: 1. Wskazać w górnym bloku formularza asortyment, do którego przypisany ma być magazyn. 2. W zakładce Magazyny (umieszczonej w dolnej części formularza) (patrz przykład 4.1) z paska narzędziowego wybrać przycisk dodaj 3. W wyświetlonym oknie (patrz przykład 4.4) wskazać magazyn, z którym tworzone jest powiązanie. W polu dostępna lista na podstawie słownika Magazyny Pozostałe pola widoczne w zakładce Magazyny: Data zapisu, Ilość, Cena, Wartość nie są dostępne do edycji. Wartości w nich prezentowane aktualizowane są na podstawie zarejestrowanych dokumentów obrotu magazynowego Edycja danych asortymentu Wprowadzenie zmian w danych asortymentu opiera się na identycznych zasadach jak rejestracja asortymentu omówiona w pkt. Rejestracja nowego asortymentu. W celu zmodyfikowania danych asortymentu materiałowego należy: 1. Wskazać asortyment, którego dane mają być modyfikowane. 2. Z paska narzędziowego wybrać przycisk edytuj 3. W wyświetlonym oknie (patrz przykład 4.2), wypełnionym danymi asortymentu, wprowadzić modyfikacje do odpowiednich pól. 4. Zatwierdzić zmianę danych poprzez wybór przycisku zapisz 5. Jeżeli chcemy wycofać się z wprowadzania zmiany danych należy wybrać przycisk anuluj 4.3. Usuwanie asortymentu Usuwanie asortymentu z Karty katalogowej materiału możliwe jest tylko w przypadku, gdy dla danego asortymentu nie został jeszcze zarejestrowany żaden dokument obrotu. Jeżeli chcemy usunąć wprowadzony wcześniej asortyment należy: 1. Ustawić kursor na rekordzie z wartością, którą chcemy usunąć 2. Wybrać z paska narzędziowego przycisk usun 3. System wyświetli okno (patrz przykład 4.5), w którym należy potwierdzić usuwanie poprzez wybór przycisku zapisz. Jeżeli chcemy wycofać się z usuwania rekordu należy wybrać przycisk anuluj 4. Jeżeli skorzystano już z asortymentu na dokumentach system wyświetli odpowiedni komunikat: Nie można usunąć asortymentu, istnieją wystawione do niego dokumenty! Usuwanie powiązania z magazynem Usunięcie powiązania asortymentu z magazynem możliwe jest tylko w przypadku, gdy dla asortymentu nie było zarejestrowanych dokumentów w magazynie, dla którego chcemy usunąć powiązanie. Jeżeli chcemy usunąć powiązanie asortymentu z magazynem należy: 12

15 4.3 Usuwanie asortymentu Przykład

16 4 KARTA KATALOGOWA MATERIAŁU Przykład 4.4 Przykład Wskazać w górnym bloku danych asortyment. 2. W zakładce Magazyny wybrać magazyn, dla którego ma zostać usunięte powiązanie z asortymentem. 3. Wybrać z paska narzędziowego przycisk usuń (w zakładce Magazyny) 4. System wyświetli okno (patrz przykład 4.6), w którym należy potwierdzić usuwanie poprzez wybór przycisku zapisz. Jeżeli chcemy wycofać się z usuwania rekordu należy wybrać przycisk anuluj 5. Jeżeli skorzystano już z asortymentu na dokumentach system wyświetli odpowiedni komunikat: Usunięcie powiązania indeksu z magazynem niemożliwe. Istnieją już dokumenty odbrotu dla tego indeksu w magazynie POMOCNICZY Kartoteka asortymentowa Kartoteka asortymentowa umożliwia: Przykład

17 4.4 Kartoteka asortymentowa Przykład 4.7 przeglądanie danych dotyczących danego towaru sprawdzenie informacji dotyczących obrotu towarem zamknąć okres, po którym nie będzie już możliwe wykonywanie jakichkolwiek zmian w dokumentach wystawionych wykonać wydruk wybranego asortymentu lub wykaz stanów i obrotów Uruchomienie formularza (patrz przykład 4.7) następuje po wybraniu opcji menu Kartoteka asortymentów - Kartoteka asortymentowa Przeglądanie danych o asortymencie Ewidencja asortymentu prowadzona jest z podziałem na magazyny. Chcąc wyświetlić wszystkie pozycje towaru znajdującego się we wskazanym magazynie należy z poziomu Kartoteki asortymentu w polu filtru Magazyn wybrać z listy odpowiedni magazyn. Wyświetlone dane mogą być filtrowane według asortymentu (wybór z listy w polu filtru Asortyment): wszystkie (pełen asortyment obsługiwany w wybranym magazynie); bez ilości zerowych (wyświetlany asortyment, którego ilość na stanie 0) wykazujący ruch (asortyment powiązany z dokumentami typu BO, PZ, WZ); niewykazujący ruchu wykazujący obrót (asortyment powiązany z dokumentami typu BO, PZ, WZ, ZW); niewykazujący obrotu; wykazujący zużycie (asortyment powiązany z dokumentami typu RW, ZW); niewykazujący zużycia; Dodatkowo przeglądany w kartotece asortyment może być filtrowany wg poszczególnych pól formularza. W Kartotece asortymentowej prezentowane są następujące informacje o asortymencie: Nazwa asortymentu Rodzaj wydatku Indeks 15

18 4 KARTA KATALOGOWA MATERIAŁU Przykład 4.8 Ilość - prezentowana jest aktualna ilość asortymentu w magazynie Cena Wartość - u dołu kolumny prezentowana wartość sumaryczna Wyrównanie Jm VAT Grupa asortymentowa Stan na BO Wartość BO wraz z podsumowaniem Magazyn W dolnym bloku danych w zakładce Obroty(patrz przykład 4.8) prezentowana jest lista dokumentów, którymi zrealizowane zostały obroty na danym asortymencie. Informacje prezentowane są w następujących kolumnach: Nr dok. - numer dokumentu Data - data wystawienia dokumentu Typ dokumentu Status dokumentu - (B - zatwierdzony, C - księgowany) Przychód - ilość asortymentu ujęta w dokumencie przychodowym, np. PZ Cena - cena z jaką dokonany był obrót na danym dokumencie Rozchód - ilość asortymentu ujęta w dokumencie rozchodowym, np. RW Komórka - nazwa komórki ujętej w dokumencie Kontrahent - nazwa kontrahenta z dokumentu Zamknięcie okresu Podsystem umożliwia rejestrację zamknięcia. Funkcja wywoływana jest z Kartoteki asortymentowej poprzez uruchomienie opcji Operacje - Zamknięcie Po wybraniu tej opcji wyświetlone zostanie okno (patrz przykład 4.9), w którym należy podać warunki: Magazyn dla którego przeprowadzone będzie zamknięcie okresu, Datę zamknięcia. Pole Data ostatniego zamknięcia - uzupełniana będzie przez system automatycznie na podstawie wybranego magazynu i wcześniej przeprowadzonych operacji zamknięcia okresu. Zamknięcie można wykonać na dowolny dzień. Warunkiem wykonania tej operacji jest akceptacja (zatwierdzenie) wszystkich wprowadzonych do systemu dokumentów do Daty zamknięcia (włącznie z tą datą) od Daty ostatniego zamknięcia. Niespełnienie tego warunku uniemożliwi wykonanie operacji, o czym poinformuje odpowiedni 16

19 4.5 Kartoteka dokumentów Przykład 4.9 Przykład 4.10 komunikat: Nie można zamknąć okresu, w którym pozostały niezatwierdzone dokumenty obrotowe. W zamkniętym okresie nie jest już możliwe rejestrowanie żadnych nowych ani korekta istniejących dokumentów, których data wprowadzenia jest mniejsza lub równa dacie ostatniego zamknięcia okresu w magazynie Kartoteka dokumentów Funkcja obsługuje dokumenty magazynowe, przychodowe i rozchodowe. Z poziomu tej kartoteki możliwe jest wykonywanie poniższych operacji: rejestracja nowych dokumentów obrotu magazynowego (PZ, WZ, RW, ZW, PM, WM); akceptowanie i wycofywanie akceptacji dokumentów; usuwanie niezatwierdzonych dokumentów obrotu magazynowego; przeglądanie szczegółowych informacji dotyczących już zarejestrowanych dokumentów; zmiana (poprawianie) dokumentów obrotu magazynowego; przesyłanie do FKJB informacji o dokumentach rozchodowych oraz ich wycofywanie; generowanie wydruków. Aby rozpocząć pracę z kartoteką dokumentów, należy wybrać opcję menu Kartoteka dokumentów- Kartoteka dokumentów. Wyświetlone zostanie okno formularza (patrz przykład 4.10), w którym obsługiwane są dokumenty obrotu magazynowego Przeglądanie dokumentów W celu wyświetlenia wszystkich dokumentów powiązanych z wybranym magazynem, podobnie jak ma to miejsce w Kartotece asortymentów, w pierwszej kolejności musimy wybrać interesujący nas magazyn. W tym celu należy wybrać odpowiedni magazyn z dostępnej w polu Magazyn listy magazynów. Aby rozwinąć listę należy kliknąć 17

20 4 KARTA KATALOGOWA MATERIAŁU na strzałkę znajdującą się po prawej stronie tego pola. Następnie należy określić Jednostkę budżetową i Rachunek bankowy, z którym powiązany jest wybrany magazyn. W tym celu, kolejno w polach: Jednostka budżetowa i Rachunek bankowy wybieramy z dostępnych list interesujące nas wartości. Dodatkowo mamy możliwość znalezienia dokumentów wystawionych w wybranym przez nas okresie. W tym celu należy podać interesujący nas zakres dat poprzez podanie w polu data od i data do zadanych wartości. Wykonanie powyższych czynności spowoduje wyświetlenie wszystkich dokumentów przypisanych do określonego magazynu, jednostki budżetowej i zarejestrowanych w określonym przedziale czasowym. Wyświetlone dane mogą być dodatkowo filtrowane po wszystkich dostępnych polach formularza Kartoteki dokumentów. W kartotece wyświetlane są następujące dane dotyczące dokumentów obrotu magazynowego: Symb.- symbol dokumentu Numer - numer dokumentu obrotu magazynowego Data wyst.- data wystawienia dokumentu magazynowego Komórka - komórka organizacyjna, na którą rejestrowany jest dokument Wartość - wartość dokumentu St. - status dokumentu (może przyjmować wartości: A - dla dokumentów niezatwierdzonych, B - dla dokumentów zatwierdzonych, C - dla dokumentów rozchodowych przesłanych do systemu finansowo-księgowego FKJB; Data do FK - data przesłania dokumentów rozchodowych do systemu finansowo-księgowego, może ona być podstawą do wycofania dokumentu z FKJB; Nr dok. FK - numer z jakim dokument został przesłany do systemu finansowo-księgowego, może on być podstawą do wycofania dokumentu z FKJB. Kontrahent/Magazyn - dane kontrahenta lub magazyn, na który zarejestrowany jest dany dokument obrotu magazynowego Faktura - typ dokumentu zakupu oraz jego numer; Z dnia - data wystawienia dokumentu zakupu (faktury); Skrót KO - skrót komórki organizacyjnej; Wystawił - użytkownik rejestrujący dokument; Zatwierdził - użytkownik zatwierdzający dokument; Data zatw. - data zatwierdzenia dokumentu; Pobrał - dane osoby pobierającej asortyment z magazynu; Data pobr. - data pobrania asortymentu; Dokumenty PZ Rejestracja dokumentów PZ odbywa się z poziomu formularza Kartoteka dokumentów. W celu zarejestrowania nowego dokumentu PZ należy: 1. Z poziomu Kartoteki dokumentów uruchomić przycisk, znajdujący się w pasku narzędzi. 2. Po uruchomieniu przycisku, na ekranie pojawi się formatka (patrz przykład 4.11) złożona z dwóch bloków: nagłówka i pozycji dokumentu. 3. W bloku pierwszym uzupełniamy pola dotyczące dokumentu. Są to kolejno: Typ dokumentu - w tym miejscu należy z dostępnej listy wartości wybrać typ rejestrowanego dokumentu = PZ. Wypełnienie pola jest obligatoryjne; 18

21 4.6 Przeglądanie dokumentów Przykład 4.11 Magazyn - pole uzupełniane jest automatycznie na podstawie wybranego wcześniej w Kartotece dokumentów magazynu. Numer - numer dokumentu magazynowego jest unikalny w ramach magazynu i nadawany zostanie automatycznie przy pierwszym zapisaniu dokumentu PZ. Numer nadawany jest na podstawie szablonu zdefiniowanego w słowniku Numeracja dokumentów. Operator ma możliwość ręcznego wprowadzenia numeru. Pole to jest obowiązkowe. Komórka - nazwa komórki, rejestrującej zakup danego materiału, w polu dostępna jest lista wartości (ikona ). Kontrahent - określa sprzedającego. W celu uzupełnienia tego pola należy kliknąć na ikonkę. Wyświetlona zostanie lista kontrahentów z której należy wybrać odpowiedni podmiot. Wypełnienie pola jest obligatoryjne; Dok. Zakupu - typ dokumentu zakupu, dostępne wartości to faktura i rachunek. W drugim polu podawany jest Numer dokumentu zakupu. Wypełnienie pola nie jest obligatoryjne. Data zakupu - data wystawienia dokumentu zakupu; wypełnienie pola nie jest obowiązkowe. Wystawił - dane operatora wystawiającego dokument, podpowiadane dane operatora rejestrującego dokument. Pole obowiązkowe. Data wyst. - data wystawienia dokumentu, pole jest obligatoryjne Zatwierdził - dane użytkownika, który zatwierdził dokument. Pole wypełnia się automatycznie przy wykonaniu operacji zatwierdzenia dokumentu. Data zat. - data zatwierdzenia dokumentu. Uzupełniana automatycznie przy operacji zatwierdzenia dokumentu. Pole niedostępne do edycji. 4. W bloku drugim wprowadzane są pozycje dokumentu z asortymentem materiałowym. Aby wprowadzić nową pozycję dokumentu należy uruchomić przycisk Dodaj pozycje. 5. W dodanej pozycji w polu Asortyment wybrać z listy asortyment materiałowy. 19

22 4 KARTA KATALOGOWA MATERIAŁU Uruchomić listę asortymentu (ikona ) (patrz przykład 4.24). Wskazać asortyment. Zatwierdzić wybór przyciskiem wybierz. 4. W polu Ilość wprowadzić ilość przyjętego asortymentu materiałowego. 5. W polu Cena wprowadzić cenę przyjmowanego asortymentu. 6. Pole Wartość - uzupełnione zostanie automatycznie na podstawie Ilości i Ceny. U dołu kolumny znajduje się podsumowanie wartości dla wszystkich pozycji dokumentu. 7. Pozostałe pola: Indeks, Jedn. Miary, Vat, PKWiU uzupełnione zostaną automatycznie. 8. Operację dodawania pozycji dokumentu należy powtórzyć dla kolejnych asortymentów, które zostały przyjęte do magazynu danym dokumentem PZ. 9. Zapisać dokument i wprowadzone pozycje przez naciśnięcie przycisku zapisz. 10. Wyjść z dokumentu używając przycisku wyjscie. Nastąpi powrót do Kartoteki dokumentów Zatwierdzenie dokumentu PZ Po wprowadzeniu danych dokumentu i jego pozycji użytkownik posiadający uprawnienia do zatwierdzania danego dokumentu wykonuje procedurę zatwierdzania. W celu zatwierdzenia dokumentu należy wskazać dany dokument w Kartotece dokumentów a następnie uruchomić przycisk zatwierdz. Nastąpi zmiana statusu dokumentu z A na B. Równocześnie nastąpi modyfikacja stanów ilościowych dla asortymentów ujętych w pozycjach dokumentu PZ. Uwaga: Jeżeli dokument został zatwierdzony nie ma już możliwości dokonywania zmian w dokumencie Edycja dokumentu PZ Edycja danych dokumentu może odbywać się tylko gdy dokument ma stan = A (do edycji). W przypadku gdy dokument jest już zatwierdzony B, należy cofnąć się do etapu wprowadzania dokumentu. W tym celu należy ustawić się na korygowanym dokumencie w Kartotece dokumentów oraz uruchomić przycisk wycofaj. Nastąpi wycofanie statusu dokumentu B na A. Aby dokonać zmiany w wybranym wcześniej dokumencie należy uruchomić przycisk (patrz edycja. Wyświetlony zostanie formularz identyczny, jak przy wprowadzaniu dokumentu??), w którym możemy wprowadzić stosowne zmiany, które zapisujemy przyciskiem zapisz. Zapisany zmodyfikowany dokument zatwierdzamy zgodnie z opisem w pkt. Zatwierdzenie dokumentu Usuwanie dokumentu PZ Chcąc usunąć z bazy dokument obrotu magazynowego należy w pierwszej kolejności sprawdzić jego status. Usuwanie dostępne jest wyłącznie dla dokumentów o statusie A (niezatwierdzonych). Wykonanie funkcji możliwe jest po wyszukaniu właściwego dokumentu w Kartotece dokumentów i zaznaczenie go. Następnie należy uruchomić przycisk usuń. Wyświetlony zostanie komunikat o usunięciu danego dokumentu PZ (). Aby potwierdzić usunięcie dokumentu należy wybrać opcję OK. Anuluj - powoduje wycofanie się z operacji usuwania dokumentu i powrót do Kartoteki dokumentów Usuwanie pozycji z dokumentu PZ Usuwanie pozycji dokumentu, podobnie jak i całego dokumentu, możliwe jest jedynie w przypadku gdy dokument jest niezatwierdzony i posiada status A. W celu usunięcia pozycji dokumentu należy wskazać dany dokument w Kartotece dokumentów a następnie uruchomić przycisk edycja. W wyświetlonym formularzu dokumentu przejść do danej pozycji dokumentu i uruchomić przycisk usuń z paska narzędzi bloku danych o pozycjach dokumentu. Pozycja zostanie usunięta bez wyświetlania dodatkowych komunikatów potwierdzających tę operację. 20

23 4.6 Przeglądanie dokumentów Przykład

24 4 KARTA KATALOGOWA MATERIAŁU Przykład Dokumenty RW W celu zarejestrowania nowego dokumentu RW należy: 1. Z poziomu Kartoteki dokumentów uruchomić przycisk dodaj, znajdujący się w pasku narzędzi. 2. Po uruchomieniu przycisku, na ekranie pojawi się formatka (patrz przykład 4.14) złożona z dwóch bloków: nagłówka i pozycji dokumentu. 3. W bloku pierwszym uzupełniamy pola dotyczące dokumentu. Są to kolejno: Typ dokumentu - w tym miejscu należy z dostępnej listy wartości wybrać typ rejestrowanego dokumentu = RW. Wypełnienie pola jest obligatoryjne; Magazyn - pole uzupełniane jest automatycznie na podstawie wybranego wcześniej w Kartotece dokumentów magazynu. Numer - numer dokumentu magazynowego jest unikalny w ramach magazynu i nadawany zostanie automatycznie przy pierwszym zapisaniu dokumentu RW. Numer nadawany jest na podstawie szablonu zdefiniowanego w słowniku Numeracja dokumentów. Operator ma możliwość ręcznego wprowadzenia numeru. Pole to jest obowiązkowe. Komórka - nazwa komórki, rejestrującej zakup danego materiału, w polu dostępna jest lista wartości (ikona ). Pole obowiązkowe. Wystawił - dane operatora wystawiającego dokument. Domyślnie podpowiadane dane operatora rejestrującego dokument. Pole obowiązkowe. Data wyst. - data wystawienia dokumentu, pole jest obligatoryjne Zatwierdził - dane użytkownika, który zatwierdził dokument. Pole wypełnia się automatycznie przy wykonaniu operacji zatwierdzenia dokumentu. Data zat. - data zatwierdzenia dokumentu. Uzupełniana automatycznie przy operacji zatwierdzenia dokumentu. Pole niedostępne do edycji. Pobrał - dane osoby, która pobrała asortyment z magazynu. Pole nieobowiązkowe, Data pobr. - data pobrania asortymentu z magazynu. 4. W bloku drugim wprowadzany jest pobrany z magazynu asortyment. Aby wprowadzić nową pozycję dokumentu należy uruchomić przycisk Dodaj pozycje. 5. W polu Asortyment wybrać z listy wydawany asortyment materiałowy. 22 Uruchomić listę asortymentu (ikona ) (patrz przykład 4.24).

25 4.6 Przeglądanie dokumentów Przykład 4.14 Wskazać asortyment, który ma być wydany. Zatwierdzić wybór przyciskiem wybierz. 6. W polu Ilość wprowadzić ilość wydawanego asortymentu materiałowego. 7. Pozostałe pola: Cena, Wartość, Indeks, Jedn. Miary, Vat, PKWiU uzupełnione zostaną automatycznie. 8. Operację dodawania pozycji dokumentu należy powtórzyć dla kolejnych asortymentów, które mają być wydane z magazynu danym dokumentem RW. 9. Zapisać dokument i wprowadzone pozycje przez naciśnięcie przycisku zapisz. 10. Wyjść z dokumentu używając przycisku wyjscie. Nastąpi powrót do Kartoteki dokumentów Zatwierdzenie dokumentu RW Po wprowadzeniu danych dokumentu i jego pozycji użytkownik posiadający uprawnienia do zatwierdzania danego dokumentu wykonuje procedurę zatwierdzania. W celu zatwierdzenia dokumentu RW należy wskazać dany dokument w Kartotece dokumentów a następnie uruchomić przycisk zatwierdź. Nastąpi zmiana statusu dokumentu z A na B. Równocześnie nastąpi zmniejszenie stanów ilościowych dla asortymentów ujętych w pozycjach dokumentu RW. Uwaga: Jeżeli dokument RW został zatwierdzony nie ma już możliwości dokonywania zmian w dokumencie Edycja dokumentu RW Edycja danych dokumentu RW może odbywać się tylko gdy dokument ma stan = A (do edycji). W przypadku gdy dokument jest już zatwierdzony B, należy cofnąć się do etapu wprowadzania dokumentu. W tym celu należy ustawić się na korygowanym dokumencie RW w Kartotece dokumentów oraz uruchomić przycisk wycofaj. Nastąpi wycofanie statusu dokumentu z B na A. Aby dokonać zmiany w wybranym wcześniej dokumencie 23

26 4 KARTA KATALOGOWA MATERIAŁU Przykład

27 4.6 Przeglądanie dokumentów Przykład 4.16 RW należy uruchomić przycisk edycja. Wyświetlony zostanie formularz identyczny, jak przy wprowadzaniu dokumentu (patrz przykład 4.14), w którym możemy wprowadzić stosowne zmiany, które zapisujemy przyciskiem zapisz. Zapisany zmodyfikowany dokument zatwierdzamy zgodnie z opisem w pkt. Zatwierdzenie dokumentu RW Usuwanie dokumentu RW Chcąc usunąć z bazy dokument RW należy w pierwszej kolejności sprawdzić jego status. Usunięcie dokumentu dostępne jest wyłącznie dla dokumentów o statusie A (niezatwierdzonych). Wykonanie funkcji możliwe jest po wyszukaniu właściwego dokumentu RW w Kartotece dokumentów i zaznaczenie go. Następnie należy uruchomić przycisk usuń. Wyświetlony zostanie komunikat o usunięciu danego dokumentu RW (patrz przykład 4.16). Aby potwierdzić usunięcie dokumentu należy wybrać opcję OK. Anuluj - powoduje wycofanie się z operacji usuwania dokumentu i powrót do Kartoteki dokumentów Usuwanie pozycji z dokumentu RW Usuwanie pozycji dokumentu RW, podobnie jak i całego dokumentu, możliwe jest jedynie w przypadku gdy dokument jest niezatwierdzony i posiada status A. W celu usunięcia pozycji dokumentu RW należy wskazać dany dokument w Kartotece dokumentów a następnie uruchomić przycisk edycja. W wyświetlonym formularzu dokumentu przejść do danej pozycji dokumentu RW i uruchomić przycisk usuń z paska narzędzi. Pozycja zostanie usunięta bez wyświetlania dodatkowych komunikatów potwierdzających tę operację Dokumenty ZW W celu zarejestrowania nowego dokumentu ZW należy: 1. Z poziomu Kartoteki dokumentów uruchomić przycisk dodaj, znajdujący się w pasku narzędzi. 2. Po uruchomieniu przycisku, na ekranie pojawi się formatka (patrz przykład 4.17) złożona z dwóch bloków: nagłówka i pozycji dokumentu. 3. W bloku pierwszym uzupełniamy pola dotyczące dokumentu. Są to kolejno: Typ dokumentu - w tym miejscu należy z dostępnej listy wartości wybrać typ rejestrowanego dokumentu = ZW. Wypełnienie pola jest obligatoryjne; Magazyn - pole uzupełniane jest automatycznie na podstawie wybranego wcześniej w Kartotece dokumentów magazynu. 25

28 4 KARTA KATALOGOWA MATERIAŁU Przykład 4.17 Numer - numer dokumentu magazynowego jest unikalny w ramach magazynu i nadawany zostanie automatycznie przy pierwszym zapisaniu dokumentu ZW. Numer nadawany jest na podstawie szablonu zdefiniowanego w słowniku Numeracja dokumentów. Operator ma możliwość ręcznego wprowadzenia numeru. Pole to jest obowiązkowe. Komórka - nazwa komórki, rejestrującej zakup danego materiału, w polu dostępna jest lista wartości (ikona ). Pole obowiązkowe. Wystawił - dane operatora wystawiającego dokument. Domyślnie podpowiadane dane operatora rejestrującego dokument. Pole obowiązkowe. Data wyst. - data wystawienia dokumentu, pole jest obligatoryjne Zatwierdził - dane użytkownika, który zatwierdził dokument. Pole wypełnia się automatycznie przy wykonaniu operacji zatwierdzenia dokumentu. Data zat. - data zatwierdzenia dokumentu. Uzupełniana automatycznie przy operacji zatwierdzenia dokumentu. Pole niedostępne do edycji. 4. W bloku drugim wprowadzany jest zwracany do magazynu asortyment. Aby wprowadzić nową pozycję dokumentu należy uruchomić przycisk Dodaj pozycje. 5. W polu Asortyment wybrać z listy zwracany asortyment materiałowy. Uruchomić listę asortymentu (ikona ) (patrz przykład 4.24). Wskazać asortyment, który ma być zwrócony i z jaką ceną. Zatwierdzić wybór przyciskiem wybierz. 6. W polu Ilość wprowadzić ilość zwracanego asortymentu materiałowego. 7. Pozostałe pola: Cena, Wartość, Indeks, Jedn. Miary, Vat, PKWiU uzupełnione zostaną automatycznie. 8. Operację dodawania pozycji dokumentu należy powtórzyć dla kolejnych asortymentów, które mają być zwrócone do magazynu danym dokumentem ZW. 9. Zapisać dokument i wprowadzone pozycje przez naciśnięcie przycisku zapisz. 26

29 4.6 Przeglądanie dokumentów Przykład

30 4 KARTA KATALOGOWA MATERIAŁU Przykład Wyjść z dokumentu ZW używając przycisku wyjscie. Nastąpi powrót do Kartoteki dokumentów Zatwierdzenie dokumentu ZW Po wprowadzeniu danych dokumentu ZW i jego pozycji użytkownik posiadający uprawnienia do zatwierdzania danego dokumentu wykonuje procedurę zatwierdzania. W celu zatwierdzenia dokumentu ZW należy wskazać dany dokument w Kartotece dokumentów a następnie uruchomić przycisk zatwierdź. Nastąpi zmiana statusu dokumentu z A na B. Równocześnie nastąpi zmniejszenie stanów ilościowych dla asortymentów ujętych w pozycjach dokumentu RW. Uwaga: Jeżeli dokument ZW został zatwierdzony nie ma już możliwości dokonywania zmian w dokumencie Edycja dokumentu ZW Edycja danych dokumentu ZW może odbywać się tylko gdy dokument ma stan = A (do edycji). W przypadku gdy dokument jest już zatwierdzony B, należy cofnąć się do etapu wprowadzania dokumentu. W tym celu należy ustawić się na korygowanym dokumencie ZW w Kartotece dokumentów oraz uruchomić przycisk wycofaj. Nastąpi wycofanie statusu dokumentu z B na A. Aby dokonać zmiany w wybranym wcześniej dokumencie ZW należy uruchomić przycisk edycja. Wyświetlony zostanie formularz identyczny, jak przy wprowadzaniu dokumentu (patrz przykład 4.17), w którym możemy wprowadzić stosowne zmiany, które zapisujemy przyciskiem zapisz. Zapisany zmodyfikowany dokument zatwierdzamy zgodnie z opisem w pkt Zatwierdzenie dokumentu ZW Usuwanie dokumentu ZW Chcąc usunąć dokument ZW należy w pierwszej kolejności sprawdzić jego status. Usunięcie dokumentu dostępne jest wyłącznie dla dokumentów o statusie A (niezatwierdzonych). Wykonanie funkcji możliwe jest po wyszukaniu właściwego dokumentu ZW w Kartotece dokumentów i zaznaczenie go. Następnie należy uruchomić przycisk usuń. Wyświetlony zostanie komunikat o usunięciu danego dokumentu ZW (patrz przykład 4.19). Aby potwierdzić usunięcie dokumentu należy wybrać opcję OK. Anuluj - powoduje wycofanie się z operacji usuwania dokumentu i powrót do Kartoteki dokumentów Usuwanie pozycji z dokumentu ZW Usuwanie pozycji dokumentu ZW, podobnie jak i całego dokumentu, możliwe jest jedynie w przypadku gdy dokument jest niezatwierdzony i posiada status A. W celu usunięcia pozycji dokumentu RW należy wskazać dany dokument w Kartotece dokumentów a następnie uruchomić przycisk edycja. W wyświetlonym formularzu 28

31 4.6 Przeglądanie dokumentów Przykład 4.20 dokumentu przejść do danej pozycji dokumentu ZW i uruchomić przycisk usuń z paska narzędzi. Pozycja zostanie usunięta bez wyświetlania dodatkowych komunikatów potwierdzających tę operację Dokumenty WZ W celu zarejestrowania nowego dokumentu WZ należy: 1. Z poziomu Kartoteki dokumentów uruchomić przycisk dodaj, znajdujący się w pasku narzędzi. 2. Po uruchomieniu przycisku, na ekranie pojawi się formatka (patrz przykład 4.20) złożona z dwóch bloków: nagłówka i pozycji dokumentu. 3. W bloku pierwszym uzupełniamy pola dotyczące dokumentu. Są to kolejno: Typ dokumentu - w tym miejscu należy z dostępnej listy wartości wybrać typ rejestrowanego dokumentu = WZ. Wypełnienie pola jest obligatoryjne; Magazyn - pole uzupełniane jest automatycznie na podstawie wybranego wcześniej w Kartotece dokumentów magazynu. Numer - numer dokumentu magazynowego jest unikalny w ramach magazynu i nadawany zostanie automatycznie przy pierwszym zapisaniu dokumentu WZ. Numer nadawany jest na podstawie szablonu zdefiniowanego w słowniku Numeracja dokumentów. Operator ma możliwość ręcznego wprowadzenia numeru. Pole to jest obowiązkowe. Komórka - nazwa komórki, rejestrującej sprzedaż danego materiału, w polu dostępna jest lista wartości (ikona ). Kontrahent - określa kupującego. W celu uzupełnienia tego pola należy kliknąć na ikonkę. Wyświetlona zostanie lista kontrahentów z której należy wybrać odpowiedni podmiot. Dok. Zakupu - typ dokumentu zakupu, dostępne wartości to faktura i rachunek. W drugim polu podawany jest Numer dokumentu sprzedaży. Wypełnienie pola nie jest obligatoryjne. 29

32 4 KARTA KATALOGOWA MATERIAŁU Data zakupu - data wystawienia dokumentu sprzedaży; wypełnienie pola nie jest obowiązkowe. Wystawił - dane operatora wystawiającego dokument, podpowiadane dane operatora rejestrującego dokument. Pole obowiązkowe. Data wyst. - data wystawienia dokumentu, pole jest obligatoryjne Zatwierdził - dane użytkownika, który zatwierdził dokument. Pole wypełnia się automatycznie przy wykonaniu operacji zatwierdzenia dokumentu. Data zat. - data zatwierdzenia dokumentu. Uzupełniana automatycznie przy operacji zatwierdzenia dokumentu. Pole niedostępne do edycji. 4. W bloku drugim wprowadzane są pozycje dokumentu z wydawanym asortymentem materiałowym. Aby wprowadzić nową pozycję dokumentu należy uruchomić przycisk Dodaj pozycje. 5. W dodanej pozycji w polu Asortyment wybrać z listy asortyment materiałowy. Uruchomić listę asortymentu (ikona ) (patrz przykład 4.24). Wskazać wydawany asortyment. Zatwierdzić wybór przyciskiem wybierz. 4. W polu Ilość wprowadzić ilość wydanego asortymentu materiałowego. 5. W polu Cena wprowadzić cenę przyjmowanego asortymentu. 6. Pozostałe pola: Cena, Wartość, Indeks, Jedn. Miary, Vat, PKWiU uzupełnione zostaną automatycznie. 7. Operację dodawania pozycji dokumentu należy powtórzyć dla kolejnych asortymentów, które mają być wydane z magazynu danym dokumentem WZ. 8. Operację dodawania pozycji dokumentu należy powtórzyć dla kolejnych wydawanych asortymentów. 9. Zapisać dokument i wprowadzone pozycje przez naciśnięcie przycisku zapisz. 10. Wyjść z dokumentu używając przycisku wyjście. Nastąpi powrót do Kartoteki dokumentów Zatwierdzenie dokumentu WZ Po wprowadzeniu danych dokumentu WZ i jego pozycji użytkownik posiadający uprawnienia do zatwierdzania danego dokumentu wykonuje procedurę zatwierdzania. W celu zatwierdzenia dokumentu należy wskazać dany dokument WZ w Kartotece dokumentów a następnie uruchomić przycisk zatwierdź. Nastąpi zmiana statusu dokumentu z A na B. Równocześnie nastąpi modyfikacja stanów ilościowych dla asortymentów ujętych w pozycjach dokumentu WZ. Uwaga: Jeżeli dokument został zatwierdzony nie ma już możliwości dokonywania zmian w dokumencie Edycja dokumentu WZ Edycja danych dokumentu może odbywać się tylko gdy dokument ma stan = A (do edycji). W przypadku gdy dokument jest już zatwierdzony B, należy cofnąć się do etapu wprowadzania dokumentu. W tym celu należy ustawić się na korygowanym dokumencie w Kartotece dokumentów oraz uruchomić przycisk wycofaj. Nastąpi wycofanie statusu dokumentu B na A. Aby dokonać zmiany w wybranym wcześniej dokumencie należy uruchomić przycisk edycja. Wyświetlony zostanie formularz identyczny, jak przy wprowadzaniu dokumentu (patrz przykład 4.20), w którym możemy wprowadzić stosowne zmiany, które zapisujemy przyciskiem zapisz. Zapisany zmodyfikowany dokument zatwierdzamy zgodnie z opisem w pkt. Zatwierdzenie dokumentu WZ Usuwanie dokumentu WZ Chcąc usunąć dokument WZ należy w pierwszej kolejności sprawdzić jego status. Usuwanie dostępne jest wyłącznie dla dokumentów o statusie A (niezatwierdzonych). Wykonanie funkcji możliwe jest po wyszukaniu właściwego 30

33 4.6 Przeglądanie dokumentów Przykład

34 4 KARTA KATALOGOWA MATERIAŁU Przykład 4.22 dokumentu w Kartotece dokumentów i zaznaczenie go. Następnie należy uruchomić przycisk usuń. Wyświetlony zostanie komunikat o usunięciu danego dokumentu WZ (patrz przykład 4.22). Aby potwierdzić usunięcie dokumentu należy wybrać opcję OK. Anuluj - powoduje wycofanie się z operacji usuwania dokumentu i powrót do Kartoteki dokumentów Usuwanie pozycji z dokumentu WZ Usuwanie pozycji dokumentu, podobnie jak i całego dokumentu, możliwe jest jedynie w przypadku gdy dokument jest niezatwierdzony i posiada status A. W celu usunięcia pozycji dokumentu należy wskazać dany dokument WZ w Kartotece dokumentów a następnie uruchomić przycisk edycja. W wyświetlonym formularzu dokumentu przejść do danej pozycji dokumentu WZ i uruchomić przycisk usuń. Pozycja zostanie usunięta bez wyświetlania dodatkowych komunikatów potwierdzających tę operację Dokumenty WM/PM Dokument WM służy do przekazywania asortymentu materiałowego pomiędzy magazynami. Jest to dokument rozchodowy ewidencjonowany w magazynie źródłowym, z którego jest wydanie towaru. Jego odpowiednikiem w magazynie docelowym, do którego przekazany został asortyment, jest dokument typu PM. W celu wprowadzenia nowego dokumentu WM należy: 1. Z poziomu Kartoteki dokumentów uruchomić przycisk, znajdujący się w pasku narzędzi. 2. Po uruchomieniu przycisku, na ekranie pojawi się formatka (patrz przykład 4.23) złożona z dwóch bloków: nagłówka i pozycji dokumentu. 3. W bloku pierwszym uzupełniamy pola dotyczące dokumentu. Są to kolejno: Typ dokumentu - w tym miejscu należy z dostępnej listy wartości wybrać typ rejestrowanego dokumentu = WM. Wypełnienie pola jest obligatoryjne; Magazyn - pole uzupełniane jest automatycznie na podstawie wybranego wcześniej w Kartotece dokumentów magazynu. Jest to magazyn źródłowy, z którego wydawany jest asortyment. Numer - numer dokumentu magazynowego jest unikalny w ramach magazynu i nadawany zostanie automatycznie przy pierwszym zapisaniu dokumentu WM. Numer nadawany jest na podstawie szablonu zdefiniowanego w słowniku Numeracja dokumentów. Operator ma możliwość ręcznego wprowadzenia numeru. Pole to jest obowiązkowe. Komórka - nazwa komórki, rejestrującej zakup danego materiału, w polu dostępna jest lista wartości (ikona ). Pole obowiązkowe. 32

35 4.6 Przeglądanie dokumentów Przykład 4.23 Magazyn do - nazwa magazynu, do którego przenoszony jest asortyment (magazyn docelowy). W polu dostępna jest lista wartości (ikona ). Pole obowiązkowe. Wystawił - dane operatora wystawiającego dokument. Domyślnie podpowiadane dane operatora rejestrującego dokument. Pole obowiązkowe. Data wyst. - data wystawienia dokumentu, pole jest obligatoryjne Zatwierdził - dane użytkownika, który zatwierdził dokument. Pole wypełnia się automatycznie przy wykonaniu operacji zatwierdzenia dokumentu. Data zat. - data zatwierdzenia dokumentu. Uzupełniana automatycznie przy operacji zatwierdzenia dokumentu. Pole niedostępne do edycji. Pobrał - dane osoby, która pobrała asortyment z magazynu. Pole nieobowiązkowe, Data pobr. - data pobrania asortymentu z magazynu. 4. W bloku drugim wprowadzana jest informacja o przenoszonym pomiędzy magazynami asortymencie. Aby wprowadzić nową pozycję dokumentu należy uruchomić przycisk Dodaj pozycje. 5. W polu Asortyment wybrać z listy wydawany asortyment materiałowy. Uruchomić listę asortymentu (ikona ) (patrz przykład 4.24). Wskazać asortyment, który ma być wydany. Zatwierdzić wybór przyciskiem wybierz. 6. W polu Ilość wprowadzić ilość przekazywanego asortymentu materiałowego. 7. Pozostałe pola: Cena, Wartość, Indeks, Jedn. Miary, Vat, PKWiU uzupełnione zostaną automatycznie. 8. Operację dodawania pozycji dokumentu należy powtórzyć dla kolejnych asortymentów, które mają być przekazany danym dokumentem WM. 9. Zapisać dokument i wprowadzone pozycje przez naciśnięcie przycisku zapisz. 10. Wyjść z dokumentu używając przycisku wyjście. Nastąpi powrót do Kartoteki dokumentów. 33

36 4 KARTA KATALOGOWA MATERIAŁU Przykład

37 4.6 Przeglądanie dokumentów Przykład Zatwierdzenie dokumentu WM Po wprowadzeniu danych dokumentu i jego pozycji użytkownik posiadający uprawnienia do zatwierdzania danego dokumentu wykonuje procedurę zatwierdzania. W celu zatwierdzenia dokumentu WM należy wskazać dany dokument w Kartotece dokumentów a następnie uruchomić przycisk zatwierdź. Nastąpi zmiana statusu dokumentu z A na B. Równocześnie utworzony zostanie odpowiadający dokumentowi WM dokument PM w magazynie docelowym. W magazynie źródłowym nastąpi zmniejszenie stanów ilościowych dla asortymentów ujętych w pozycjach dokumentu WM, a w magazynie docelowym zwiększenie ilości.. Uwaga: Jeżeli dokument WM został zatwierdzony nie ma już możliwości dokonywania zmian w dokumencie Edycja dokumentu WM Edycja danych dokumentu WM może odbywać się tylko gdy dokument ma stan = A (do edycji). W przypadku gdy dokument jest już zatwierdzony B, należy cofnąć się do etapu wprowadzania dokumentu. W tym celu należy ustawić się na korygowanym dokumencie WM w Kartotece dokumentów oraz uruchomić przycisk wycofaj. Nastąpi wycofanie statusu dokumentu z B na A. Aby dokonać zmiany w wybranym wcześniej dokumencie WM należy uruchomić przycisk edycja. Wyświetlony zostanie formularz identyczny, jak przy wprowadzaniu dokumentu (patrz przykład 4.23), w którym możemy wprowadzić stosowne zmiany, które zapisujemy przyciskiem zapisz. Zapisany zmodyfikowany dokument zatwierdzamy zgodnie z opisem w pkt. Zatwierdzenie dokumentu WM Usuwanie dokumentu WM Przed usunięciem dokumentu WM należy w pierwszej kolejności sprawdzić jego status. Usunięcie dokumentu dostępne jest wyłącznie dla dokumentów o statusie A (niezatwierdzonych). Wykonanie funkcji możliwe jest po wyszukaniu właściwego dokumentu WM w Kartotece dokumentów i zaznaczenie go. Następnie należy uruchomić przycisk usuń. Wyświetlony zostanie komunikat o usunięciu danego dokumentu WM (patrz przykład 4.25). Aby potwierdzić usunięcie dokumentu należy wybrać opcję OK. Anuluj - powoduje wycofanie się z operacji usuwania dokumentu i powrót do Kartoteki dokumentów Usuwanie pozycji z dokumentu WM Usuwanie pozycji dokumentu WM, podobnie jak i całego dokumentu, możliwe jest jedynie w przypadku gdy dokument jest niezatwierdzony i posiada status A. W celu usunięcia pozycji dokumentu WM należy wskazać 35

38 4 KARTA KATALOGOWA MATERIAŁU Przykład 4.26 Przykład 4.27 dany dokument w Kartotece dokumentów a następnie uruchomić przycisk edycja. W wyświetlonym formularzu dokumentu przejść do danej pozycji dokumentu WM i uruchomić przycisk usuń z paska narzędzi. Pozycja zostanie usunięta bez wyświetlania dodatkowych komunikatów potwierdzających tę operację Księgowanie dokumentów Do księgowości mogą być przekazywane dane o obrotach na asortymencie materiałowym. W tym celu należy w Kartotece dokumentów zaznaczyć dokumenty, które mają być przesłane do FK, poprzez zaznaczenie pola kontrolnego (kwadracik) znajdującego się przed polem z symbolem dokumentu (patrz przykład 4.26). Istnieje możliwość zaznaczenia/odznaczenia wszystkich dokumentów magazynowych zarejestrowanych w wybranym magazynie poprzez klikniecie na pole kontrolne znajdujące się w nagłówku kolumny. Uwaga: Opcja zaznaczenia/odznaczenia dokumentu dostępna jest tylko dla dokumentów zatwierdzonych (status dokumentu ustawiony na B ) Po wybraniu dokumentów do przesłania z menu kartoteki dokumentów obrotowych należy wybrać opcje Operacje/Przesłanie do FKJB (patrz przykład 4.27). Wykonanie powyższych operacji spowoduje pojawienie się na ekranie formatki (patrz przykład 4.28). Przed wykonaniem operacji przesłania należy ustalić parametry przesłania danych do systemu finansowo-księgowego: 1. Czy przesyłane są dane z jednego dokumentu, czy z wielu zaznaczonych wcześniej dokumentów. 2. Opcje przesyłania - do wyboru mamy przesyłanie analitycznie lub syntetycznie. Jeżeli wybrana zostanie opcja Analitycznie to dane do FKJB zostaną przekazane odrębnie dla każdego dokumentu obrotu magazynowego. W przypadku, gdy dane mają zostać przesłane syntetycznie możemy tego dokonać na trzy sposoby: 36

39 4.8 Wycofanie danych z księgowości. Przykład 4.28 Syntetycznie - bez podziału - tworzona będzie jedna pozycja księgowana niezależnie od komórki i rodzaju wydatku. Syntetycznie - podział na wydziały i rodzaje wydatku - dla każdego rodzaju wydatku w ramach wydziału utworzona zostanie odrębna pozycja księgowa. Syntetycznie - podział na rodzaje wydatku - dla każdego rodzaju wydatku utworzona zostanie odrębna pozycja księgowa 3. Data dokumentów FKJB - data określająca dzień przesłania danych do księgowości. Po określeniu parametrów, w celu przesłania danych do FKJB należy kliknąć przycisk OK. Prawidłowe wykonanie operacji potwierdzone zostanie odpowiednim komunikatem. Po zatwierdzeniu komunikatu status zaznaczonych dokumentów zmieni się z B na C a w kolumnach Data do FK i Nr dok. FK pojawią się informacje odpowiednio o dacie przesłania i numerze dokumentu, pod którym nastąpiło przesłanie danych do FK Wycofanie danych z księgowości. W celu wycofania danych przesłanych do FK należy z menu wybrać opcje Operacje- Wycofanie z FKJB (patrz przykład 4.27). Wyświetlone zostanie okno formularza, w którym użytkownik określa parametry dla operacji wycofywania z FK (patrz przykład 4.29). Wycofać dokumenty możemy: Pojedynczo - jeżeli zaznaczona opcja Jeden dokument. Należy podać numer dokumentu z jakim został on przesłany do FKJB (pole Nr dokumentu FKJB) Zbiorczo - zaznaczona opcja Wiele dokumentów. W tym przypadku należy w polu Data dokumentów FKJB wprowadzić datę przesłania do FKJB. Wybranie tej opcji spowoduje wycofanie z księgowości wszystkich dokumentów przesłanych wskazanego dnia. Wykonanie wycofania z FKJB nastąpi po zatwierdzeniu tej operacji przyciskiem OK. Użycie przycisku Anuluj spowoduje rezygnację z operacji wycofania dokumentów z FK. Wykonanie wycofania spowoduje przywrócenie dokumentom statusu B oraz wyczyszczenie z pól Data do FK i Nr dok. FK. Prawidłowe wykonanie operacji potwierdzone zostanie odpowiednim komunikatem. 37

40 5 INWENTARYZACJA Przykład Inwentaryzacja W podsystemie Gospodarki Magazynowej możliwe jest przeprowadzenie kompleksowej inwentaryzacji całego magazynu. W trakcie wykonywania spisu z natury dla wybranego magazynu proces obsługi innych magazynów nie musi być wstrzymany. Wyłączony z obrotu jest tylko magazyn aktualnie spisywany, w którym ruch asortymentowy nie jest dozwolony. Podstawowe możliwości udostępnione przez funkcje inwentaryzacji to: generowanie arkuszy spisowych na towary, których ilość w magazynie jest większa od zera; wprowadzanie danych z arkuszy spisowych oraz nowych towarów do systemu; generowanie raportu różnic inwentaryzacyjnych; generowanie końcowego raportu z inwentaryzacji. Zadaniem inwentaryzacji jest wykazanie różnic pomiędzy stanem faktycznym asortymentu w magazynach a ich ewidencją prowadzoną w systemie informatycznym. Inwentaryzacja z wykorzystaniem systemu OTAGO może być prowadzona według poniższego schematu: ETAP I - utworzenie nowej inwentaryzacji; ETAP II - wydruk arkuszy spisowych; ETAP III - przeprowadzenie spisu z natury oraz wprowadzenie do systemu spisanych ilości asortymentów; ETAP IV - pierwotne zatwierdzenie inwentaryzacji; ETAP V - porównanie rozbieżności inwentaryzacyjnych wraz z możliwością wprowadzania korekt; ETAP VI - ostateczna akceptacja inwentaryzacji; ETAP VII - wydruk końcowego raportu inwentaryzacji. Obsługa inwentaryzacji (tworzenie nowej, przeglądanie już zarejestrowanych) odbywa się z poziomu formularza Inwentaryzacji () dostępnego po wybraniu opcji menu Inwentaryzacja - Inwentaryzacja 5.1. ETAP I - Utworzenie nowej inwentaryzacji W celu utworzenia nowej inwentaryzacji w systemie należy: 1. Z poziomu formularza inwentaryzacji uruchomić przycisk dodaj. 2. Wyświetlony zostanie formularz (patrz przykład 5.2), w którym należy wypełnić kolejno pola: Numer inwentaryzacji - w polu należy wprowadzić dowolny opis identyfikujący dany spis. Pole obowiązkowe. Data inwentaryzacji - w polu należy podać datę rozpoczęcia inwentaryzacji. Data musi być zapisana w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR jest oznaczeniem roku, MM-miesiąca, a DD dnia; Magazyn - nazwa magazynu, dla którego ma zostać przeprowadzona inwentaryzacja, w polu dostępna jest lista wartości (ikona ). Pole obowiązkowe 38

41 5.1 ETAP I - Utworzenie nowej inwentaryzacji Przykład 5.1 Skład komisji - w polach Przyjmujący, możliwe jest wprowadzenie danych osób wchodzących w skład komisji inwentaryzacyjnej. Uwagi - dodatkowe uwagi komisji przystępującej do inwentaryzacji. 3. Zatwierdzić utworzenie nowej inwentaryzacji przyciskiem zapisz. 4. System utworzy nową inwentaryzację i automatycznie wygeneruje jej pozycje, dla asortymentów, których stan na dzień spisu jest większy od zera ETAP II - Wydruk arkuszy spisowych System umożliwia wydrukowanie arkuszy inwentaryzacyjnych poprzez wybranie z menu opcji Wydruki - Arkusz spisu z natury (patrz przykład 5.3), których uzupełnienie uprości cała procedurę ETAP III - Wprowadzenie do systemu danych ze spisu z natury Po przeprowadzeniu spisu z natury do systemu należy wprowadzić zawarte w arkuszach spisowych informacje. W tym celu należy w formularzu Inwentaryzacje odszukać odpowiednią inwentaryzację i w dolnym bloku (patrz przykład 5.4) uzupełnić informacje o ilościach spisanych dla poszczególnych asortymentów materiałowych w danym magazynie. Dane prezentowane są w następujących kolumnach: Nazwa - nazwa asortymentu, pole niedostępne do edycji; Indeks - indeks asortymentu, pole niedostępne do edycji; JM - jednostka miary przypisana do asortymentu, pole niedostępne do edycji; VAT - stawka VAT przypisana do asortymentu, pole niedostępne do edycji; Ilość spisana - pole dostępne do edycji. W tym polu należy wpisać faktyczną ilość poszczególnego asortymentu spisaną podczas inwentaryzacji. Na podstawie tej wartości tworzone będzie zestawienie różnic inwentaryzacyjnych. W celu ułatwienia wprowadzania ilości spisanej w kolejnych pozycjach formularza użytkownik może użyć klawisza TAB. Kursor przeniesiony zostanie pola Ilość spisana dla kolejnego asortymentu arkusza. Operator w trakcie wprowadzania danych może w każdej chwili podejrzeć informacje na temat zgodności stanu asortymentu spisanego z natury (już wpisanego do formularza) z danymi zapisanymi w bazie. Jest to możliwe po wybraniu w polu filtru Wybierz opcji Różnice. Jeśli w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji, komisja znajdzie asortyment nie ujęty na wydruku Arkuszy spisowych i dopisze go do spisu, podczas uzupełniania 39

42 5 INWENTARYZACJA Przykład 5.2 Przykład

43 5.1 ETAP I - Utworzenie nowej inwentaryzacji Przykład 5.4 Przykład 5.5 formularza inwentaryzacji w programie należy dopisać ujawniony asortyment. Odbywa się to poprzez kliknięcie na przycisk dodaj znajdujący się w pasku narzędziowym bloku danych o pozycjach inwentaryzacji. Spowoduje to wyświetlenie okna (patrz przykład 5.5), w którym należy wybrać asortyment, który ma zostać dopisany do pozycji inwentaryzacji. W polu Nazwa asortymentu dostępna lista wartości (ikona ). Na wykazie różnic inwentaryzacyjnych stanowić on będzie nadwyżkę inwentaryzacyjną. Użytkownik może również odszukać dla danej inwentaryzacji wszystkie asortymenty, dla których nie wprowadzono jeszcze żadnych ilości spisanych. W tym celu należy w polu filtru Wybierz (blok pozycji inwentaryzacji) wybrać opcję Puste ETAP IV - Pierwotne zatwierdzenie inwentaryzacji Po wprowadzeniu do systemu danych ze spisu inwentaryzacyjnego należy wykonać zatwierdzenie dokumentu inwentaryzacyjnego zmieniającego jego status z N na C. W tym celu należy wybrać opcje Operacje- Zatwierdzenie (patrz przykład 5.6) ETAP V - Korekta inwentaryzacji Poza zmianą statusu, po zatwierdzeniu operator ma możliwość wydrukowania dwóch raportów. Pierwszym z nich jest zestawienia różnic inwentaryzacyjnych zgrupowanych po nazwie i indeksie dostępne po wybraniu opcji Przykład