WYBUD Wydatki Budżetowe

Transkrypt

1 WYBUD Wydatki Budżetowe

2 Informacje ogólne Spis treści 1. Informacje ogólne Układ danych na formularzach Klawisze funkcyjne Nawigacja Edycja Operacje na buforze Lista przycisków Menu kontekstowe Logowanie do systemu i wylogowanie Rozpoczęcie pracy z systemem WYBUD Słowniki Parametry Numeracja dokumentów Formy płatności Stawki VAT WSS/ Prewskaźniki Rodzaje dokumentów WYBUD Kartoteki Dokumenty księgowe Harmonogramowanie a. Zapotrzebowania b. Harmonogramy Rejestr VAT -> Przejdź do rejestru Wypłaty a. Przelewy b. Kasa likwidatura Zestawienia -> Raporty wspólne WYBUD-GRU... 14

3 Informacje ogólne OTAGO 1. Informacje ogólne System jest w pełni internetową aplikacją, w której bezpiecznie można pracować zarówno w środowisku Internetu, jak i w sieci wewnętrznej. Mimo pracy za pośrednictwem przeglądarki internetowej, praca w aplikacji jest wygodna i łudząco przypomina prace w aplikacji typu desktop. Preferowane przeglądarki internetowe to: Firefox w wersji 4.0 lub wyższej Chrome w wersji14.x lub wyższej 1.1. Układ danych na formularzach Formularze składają się z następujących elementów: 1. Menu główne - znajduje się z lewej strony formularza, umożliwia ono przejście do poszczególnych formularzy systemu. Wyświetlane jest w postaci listy z nazwami formularzy. Po kliknięciu na wybraną nazwę formularza system wyświetli okno formularza z prawej strony 2. Zalogowany użytkownik - na górnym pasku aplikacji znajduje się informacja o obecnie zalogowanym użytkowniku, obok umieszczony został przycisk umożliwiający wylogowanie z aplikacji 3. Pasek narzędzi - umieszczony w górnej części formularza, znajdują się na nim ikony umożliwiające wykonywanie określonych czynności 4. Blok danych - główna część ekranu, w której znajdują się wprowadzone do systemu dane 5. Licznik stron - pokazuje ile stron danych znajduje się na formularzu, poprzez wybór przycisku» umożliwia przejście do kolejnych stron 6. Przycisk - umożliwia wykonywanie określonych funkcji 7. Nazwa pola - umieszczona jest obok lub nad polem 8. Pola wyszukiwania - wiersz z polami umożliwiającymi zadawanie zapytań w celu wyszukania danych na formularzu wielorekordowym 9. Rekord - jedna linia danych na formularzu 10. Ilość wyświetlanych rekordów na stronie - pole pokazujące ile rekordów jest wyświetlonych na formularzu w bloku danych 11. Zakładka - dane szczegółowe dotyczące rekordu mogą być pogrupowane tematycznie i prezentowane na wyodrębnionych zakładkach formularza 12. Lista rozwijana 1.2. Klawisze funkcyjne W aplikacji przeglądarkowej posługujemy się głównie myszką. Przy jej pomocy możemy poruszać się pomiędzy polami, umożliwia wykonywanie wszystkich operacji dostępnych w podsystemie poprzez ich wybór z paska narzędzi czy z menu. Zamiast myszki możemy też wykonywać rozmaite operacje posługując się klawiaturą. 3

4 Informacje ogólne 1.3. Nawigacja W lewo - przesuwa kursor o jeden znak w lewo, np. będąc w polu Nazwisko, w którym wpisany jest NOWAK gdzie kursor miga na literce W, naciskając ten klawisz kursor cofnie się na literę O, kolejne naciśnięcie klawisza przesunie kursor na literę N. W prawo - przesuwa kursor o jeden znak w prawo, np. będąc w polu Nazwisko, w którym wpisany jest NOWAK gdzie kursor miga na literce W, naciskając ten klawisz kursor cofnie się na literę A, kolejne naciśnięcie klawisza przesunie kursor na literę K. Na listach hierarchicznych klawisz w prawo umożliwia rozwinięcie gałęzi, natomiast klawisz w lewo zwinięcie. Przejście pomiędzy gałęziami możliwe jest przy użyciu klawiszy w górę, w dół. Home - początek linii, przesuwa kursor do pierwszego znaku w polu, np. będąc w polu Nazwisko, w którym wpisany jest NOWAK gdzie kursor miga na literce K, naciskając ten klawisz kursor przesunie się na literę N znajdującą się na początku pola lub aktualnej linii tekstu. End - koniec linii, przesuwa kursor do ostatniego znaku w polu, np. będąc w polu Nazwisko, w którym wpisany jest NOWAK gdzie kursor miga na literce N, naciskając ten klawisz kursor przesunie się na literę K znajdującą się na końcu pola lub aktualnej linii tekstu. Tab - umożliwia przejście do kolejnego elementu formularza np. pola, ikony, przycisku Shift+Tab - umożliwia powrót do poprzedniego pola lub innego elementu formularza (ikony, przycisku). W dół/następny rekord - przesuwa kursor w dół do tego samego pola w następnym rekordzie. W górę/poprzedni rekord - przesuwa kursor w górę, do tego samego pola w poprzednim rekordzie Edycja Backspace - kasuje znak poprzedzający kursor, np. będąc w polu Nazwisko, w którym wpisany jest NOWAK gdzie kursor miga na literce W, naciskając ten klawisz wykasowana zostanie litera O, kolejne naciśnięcie skasuje literę N. Delete - kasuje znak znajdujący się za kursorem, np. będąc w polu Nazwisko, w którym wpisany jest NOWAK gdzie kursor miga na literce W, naciskając ten klawisz wykasowana zostanie litera A, kolejne naciśnięcie skasuje literę K Operacje na buforze Shift+w lewo - Pozwala zaznaczyć tekst znajdujący się przed kursorem Shift+w prawo - pozwala zaznaczyć tekst znajdujący się za kursorem Ctrl+C - Kopiuje wcześniej zaznaczony tekst Ctrl+X - wycina zaznaczony tekst Ctrl+V - wstawia wycięty bądź skopiowany wcześniej tekst w miejsce kursora 1.6. Lista przycisków Dodaj umożliwia dodanie nowego rekordu Usuń umożliwia usunięcie wprowadzonego rekordu

5 Logowanie do systemu i wylogowanie. OTAGO Edytuj otwiera okno umożliwiające edytowanie wcześniej wprowadzonych danych Odśwież przycisk umożliwia odświeżenie danych na formularzu Zapisz zapisuje wprowadzane dane Anuluj umożliwia wycofanie się z wykonywanej operacji 1.7. Menu kontekstowe Po najechaniu myszką na nazwę pola pojawia się znak strzałki umożliwiający wyświetlenie menu kontekstowego. Po kliknięciu wyświetlone zostanie menu. 1. Sortowanie - opcje Sortuj Rosnąco, Sortuj Malejąco umożliwiają posortowanie danych na formularzu według danego pola 2. Grupuj po kolumnie - opcja pozwala pogrupować dane na formularzu zgodnie z wybraną kolumną 3. Kolumny - opcja pozwala na ukrywanie kolumn na formularzu poprzez odznaczenie znacznika na wyświetlonej liście Uwaga: Wszystkie ustawienia wprowadzone poprzez menu kontekstowe widoczne są do momentu przejścia do innego formularza bądź wylogowania. 2. Logowanie do systemu i wylogowanie. W celu rozpoczęcia pracy z aplikacją Wydatki Budżetowe w pierwszej kolejności należy otworzyć okno przeglądarki internetowej i w pasku adresowym podać link do aplikacji. Jeżeli adres dostępu do aplikacji jest nieznany lub nie działa, prosimy o kontakt z lokalnym administratorem. Po uruchomieniu aplikacji wyświetlane jest główne okno, w którym należy podać parametry logowania. W celu zalogowania się do systemu należy w polu Login podać nazwę użytkownika systemu Otago, a w polu Hasło podać hasło danego użytkownika. Wprowadzone parametry logowania zatwierdzić klikając przycisk Zaloguj. Jeśli zaznaczymy pole Zapamiętaj mnie, system zapamięta nazwę użytkownika wprowadzoną w polu Login i przy kolejnym logowaniu będzie ją wyświetlał. W celu zakończenia pracy w systemie, należy najechać myszką na nazwę zalogowanego użytkownika, a następnie wybrać Wyloguj -> Wyloguj z systemu OTAGO (górny prawy róg okna). Po zalogowaniu do systemu użytkownik może pracować nieskończenie długi czas, przy czym nie może zostać przekroczony czas bezczynności, po którym system automatycznie wyloguje użytkownika z systemu. W celu kontynuacji prac w aplikacji użytkownik powinien ponownie zalogować się do systemu. Licznik czasu trwania sesji widoczny jest na pasku aplikacji z prawej strony obok nazwy użytkownika. Jeżeli czas bezczynności zostanie przekroczony, zamiast licznika czasu wyświetlany jest napis Sesja wygasła. 3. Rozpoczęcie pracy z systemem WYBUD Przed przystąpieniem do użytkowania systemu WYBUD należy uprzednio zdefiniować słowniki. Po zalogowaniu się do systemu operator określa tryb pracy wybierając odpowiednią Lokalizację Menu główne -> Lokalizacja 5

6 Słowniki Za pomocą możemy rozwinąć ustaloną wcześniej listę Jednostek budżetowych oraz Rachunków bankowych i wybrać odpowiednie. 4. Słowniki Słowniki służą do wprowadzania danych o ściśle określonej treści. W sytuacji, gdy możemy je wykorzystać (znajdujemy się aktualnie w polu, dla którego jest dostępna lista wartości) są niezbędne do prawidłowego wypełniania danymi pól aplikacji. Do korzystania z danych słownikowych uprawnieni są wszyscy użytkownicy podsystemu. Natomiast uaktualnianie treści słownika posiadają głównie administratorzy podsystemu a także użytkownicy, którzy posiadają przypisane przez operatora uprawnienia. W trakcie pracy systemu każdy ze słowników może być modyfikowany w dowolnej chwili. System OTAGO udostępnia następujące słowniki: 4.1. Parametry Słownik opisujący parametry podsystemu Numeracja dokumentów Numerowanie rejestrowanych w WYBUD dokumentów odbywa się na podstawie danych pochodzących ze słownika Numeracja dokumentów. Numeracja jest prowadzona odrębnie dla każdej z jednostek realizujących i typu dokumentu.

7 Słowniki OTAGO 4.3. Formy płatności Na podstawie danych zarejestrowanych w słowniku tworzona jest lista wartości, dostępna w trakcie rejestracji bądź modyfikacji dokumentu w polu Forma płatności. Dla nowo dopisywanej formy płatności wypełnić należy następujące pola: Id parametr dodawany automatycznie Skrót formy płatności skrócona nazwa formy płatności; Nazwa formy płatności pełna nazwa formy płatności Stawki VAT Na podstawie danych zawartych w słowniku tworzona jest lista wartości, zawierająca aktualnie obowiązujące stawki podatku VAT WSS/ Prewskaźniki Słownik służący do definiowania wartości wskaźników dla Wskaźników Struktury Sprzedaży oraz Prewskaźników na daną jednostkę budżetową. W przypadku prowadzonych inwestycji dla innej jednostki budżetowej, słownik pozwala na wprowadzenie wartości wskaźników dla jednostki, której inwestycja dotyczy Rodzaje dokumentów WYBUD Słownik Rodzaje dokumentów księgowych gromadzi zapisy o dokumentach księgowych wykorzystywanych w dalszej pracy z podsystemem. W słowniku wprowadzić należy nazwy dokumentów, wystawianych w urzędzie. Dla każdego z nowo dopisywanych rekordów podać należy następujące dane, które określają cechy dokumentu: Typ rozliczenia - w polu tym należy wprowadzić typ dokumentu; w polu dostępna jest lista wartości, zawierająca obsługiwane przez podsystem typy dokumentów księgowych; użytkownik nie ma możliwości uzupełniania listy o nowe wartości Podtyp - tytuł czynności; pole może być wypełnione tylko, jeżeli w polu Typ wybrany jest dokument typu L; dla dokumentów tego typu, dla różnych dokumentów potrzebne są różne deklaracje PIT. Pole może przyjmować następujące wartości (dostępne z listy wartości) Data przelewu - parametr określa z jaką datą z dokumentu mają być generowane przelewy / przekazy pocztowe, możliwe zapisy to: DATA DOK data własna dokumentu, TERMIN PLATNOSCI wskazany na dokumencie termin płatności, w polu dostępna jest lista wartości Zapis do KP - opcja dostępna dla typu dokumentu RU, UD, LR oraz L. Umożliwia przesyłanie dokumentów do podsystemu Kadrowo-Płacowego Skrót rodzaju dokumentu - w polu tym należy wprowadzić charakterystyczną nazwę dokumentu. Skrócona nazwa dokumentu może zawierać maksymalnie 25 znaków Nazwę rodzaju dokumentu - w polu tym należy wprowadzić opis dokumentu Kod FK - pole opisujące kod aplikacji księgowej, która będzie obsługiwała dokument; pole jest niedostępne, wypełniane automatycznie w zależności od wyboru typu dokumentu w polu Typ; Typ dokumentu związany jest z kodem FK. Kod określa przez jaką aplikację księgową obsługiwany będzie dokument. Powiązanie typu dokumentu z kodem jest bardzo ważne wówczas, gdy wystawiane w podsystemie dokumenty mają być przesyłane do księgowości organu bądź jednostki. Jeżeli dokument obsługiwany jest przez obie aplikacje księgowe 7

8 Kartoteki wówczas w polu Kod FK pojawi się gwiazdka. Pole opisujące kod, zostanie wypełnione automatycznie po wyborze typu dokumentu z listy wartości. Powiązanie typu dokumentu z kodem FK jest stałe i użytkownik nie może go zmieniać (pole Kod FK nie jest dostępne do edycji) Zaangażowanie [T/N] - zaznaczenie pola spowoduje, że dokumenty będą brane do liczenia zaangażowania środków FK zaznaczenie tego pola spowoduje, że dokumenty będą przesyłane do FK Syntetycznie[S]/ Analitycznie[A] - zaznaczenie tego pola spowoduje, że dokumenty będą przesyłane do innych systemów syntetycznie KSOD [T/N] dotyczy e-obiegu Podsystem - w zależności od wpisanej wartości, dokumenty będą widoczne Składniki [T/N] - parametr określa, czy dane dokumentu mają być zapisywane w kartotece podatników / składek Ryczałt [T/N] - parametr odpowiedzialny jest za podatek zryczałtowany Rejestr zakupu [T/N] oznaczony na T znajdzie się w rejestrze VAT Status [Aktualny - A/ Historyczny - H] - status wprowadzonego typu dokumentu 5. Kartoteki 5.1. Dokumenty księgowe Kartoteka gromadzi wszystkie wprowadzone do systemu dokumenty. Pozwala w łatwy sposób dotrzeć do potrzebnych informacji na temat stanu realizacji dokumentów wydatkowych.

9 Kartoteki OTAGO Wyszukiwanie dokumentów odbywa się przez uzupełnienie odpowiednich pól. System umożliwia wyfiltrowane dokumenty eksportować do Excela. Dokumenty możemy wyszukiwać według poniżej wymienionych wartości: Na formatce występują następujące pola: pole zaznaczenia służy do zaznaczania wybranych rekordów na wykazie, w celu późniejszego grupowego działania na wybranych w ten sposób rekordach; np. podczas operacji zatwierdzenia, można skorzystać z opcji zatwierdzenia tylko rekordów zaznaczonych; P pole może zawierać znak gwiazdki (*) lub być puste znak gwiazdki świadczy o tym, że istnieją dokumenty powiązane z tym dokumentem. U - pole może zawierać znak gwiazdki (*) lub być puste znak gwiazdki świadczy o tym, że istnieją umowy powiązane z tym dokumentem. Status pole opisujące status dokumentu. Typ pole opisuje typ dokumentu, który jest przypisany do rodzaju dokumentu w słowniku Rodzaje dokumentów WYBUD Rodzaj dokumentu pole opisujące rodzaj dokumentu księgowego, zapis pochodzi ze słownika Rodzaje dokumentów WYBUD Numer dokumentu pole zawiera numer dokumentu. Większość dokumentów numerowanych jest w sposób automatyczny według zasad zawartych w słowniku Numeracja dokumentów. Data dok. data wystawienia dokumentu w podsystemie WYBUD Kwota brutto pole zawiera kwotę brutto dokumentu Kwota do wypłaty pole zawiera kwotę do wypłaty z dokumentu Kontrahent pole opisujące dane kontrahenta, dla którego wystawiono dokument Forma płatności [Przelew/ Gotówka] pole opisujące formę płatności Termin płatności - pole opisujące termin płatności dokumentu Dysponent dysponent środków budżetowych Jednostka realizująca - pole zawiera nazwę jednostki/wydziału merytorycznego, który rejestrował dokument Rachunek bankowy - nazwa konta bankowego w systemie finansowo-księgowym, na który zostanie przesłany dokument Opis krótki opis dokumentu 9

10 Kartoteki Waluta kwota kwota brutto dokumentu w wybranej walucie Waluta do wpłaty kwota do wypłaty dokumentu w wybranej walucie Waluta wybrana waluta dokumentu Dokument id - identyfikator dokumentu powiązanego 5.2. Harmonogramowanie a. Zapotrzebowania Kartoteka zapotrzebowań UM zbiera wszystkie dokumenty utworzone w podsystemie WYBUD, które posiadały znacznik T dla właściwości Harmonogram (ustawione wcześniej w Słowniki > Rodzaje dokumentów księgowych). W kartotece zapotrzebowań jest możliwość przeszukiwania kartoteki poprzez menu Zapotrzebowania -> Szukaj według poniższych kryteriów. Harmonogramy tworzone są na podstawie wprowadzonych zapotrzebowań, zapotrzebowania

11 Kartoteki OTAGO generowane są z dokumentów wprowadzonych w kartotece Dokumenty księgowe. Dokument w pozycji posiada pole Harmonogram z którego wybieramy rodzaj harmonogramu, wybrany rodzaj wskazuje harmonogram do którego trafi dana pozycja z dokumentu. Generowanie harmonogramu za pomocą opcji Operacje > Generuj harmonogram użytkownik generuje harmonogram według poniższych parametrów: Data od data od kiedy obowiązuje harmonogram (data do uzupełniana automatycznie zawsze do piątku). Jedn. real. jednostka realizująca. Rodzaj rodzaj harmonogramu. Nazwa nazwa tworzonego harmonogramu. Opis opis tworzonego harmonogramu. Użycie przycisku Generuj wygeneruje harmonogram wg podanych kryteriów. Dodaj do harmonogramu - dodawanie zapotrzebowań do istniejących harmonogramów opcja umożliwiająca dodanie zapotrzebowań do istniejącego harmonogramu, aby dodać pozycję należy się na niej ustawić, następnie za pomocą opcji Operacje > Dodaj do harmonogramu dodać pozycje do istniejącego harmonogramu Wycofaj z harmonogramu opcja umożliwia wycofanie zapotrzebowania z harmonogramu Zapis do pliku XML opcja pozwala na export pliku z rozszerzeniem XMl b. Harmonogramy Kartoteka harmonogramów. W kartotece harmonogramów jest możliwość przeszukiwania kartoteki poprzez menu Harmonogramy -> Szukaj według poniższych kryteriów. 11

12 Kartoteki W kartotece harmonogramów w menu Operacje dostępne są następujące opcje: Akceptacja merytoryczna pierwszy poziom akceptacji harmonogramu Akceptacja ostatni poziom akceptacji Wycofanie akceptacji merytorycznej aby wycofać akceptację merytoryczną najpierw należy wycofać akceptację ostateczną Wycofanie akceptacji wycofanie ostatecznej akceptacji Generowanie korekty - umożliwia wygenerowanie nowego harmonogramu, który będzie korektą do już wcześniej utworzonego. Aplikacja sama doda pozycję nie ujęte we wcześniejszych harmonogramach. Usuń harmonogram harmonogram można usunąć tylko jeśli nie jest zaakceptowany Zapis do pliku XML zapis harmonogramu do pliku XML Wyślij jako plik xml po wyborze opcji pojawi się komunikat Zaznaczone harmonogramy w statusie C zostaną wysłane jako plik xml. W przypadku braku zaznaczenia wysłane zostaną wszystkie harmonogramy w statusie C znajdujące się w tabeli. Czy chcesz kontynuować? 5.3. Rejestr VAT -> Przejdź do rejestru Po przejściu do rejestru mamy system umożliwia nam Generowanie rejestru.

13 Kartoteki OTAGO Dopiero po zaznaczeniu wybranego rekordu mamy możliwość pracy z rejestrem. Szczegóły rejestru po wybraniu tej opcji mamy możliwość wglądu w szczegóły wybranego rejestru Operacje o Generuj rejestr - funkcja umożliwiająca wygenerowanie rejestru za konkretny miesiąc i rok dla wybranej jednostki budżetowej o Usuń rejestr - funkcja spowoduje usunięcie istniejącego rejestru, jeżeli rejestr jest w statusie A o Zatwierdź rejestr - funkcja umożliwia zatwierdzenie rejestru do statusu B jeżeli aktualnie jest w statusie A o Oznacz rejestr jako wysłany umożliwia rejestr posiadający status B oznaczyć jako wysłany i przez to nadać mu status C o Wycofaj zatwierdzenie rejestru - funkcja umożliwia wycofanie zatwierdzenia rejestru ze statusu B do statusu A o Wycofaj przesłanie rejestru jest to funkcja odwrotna do Oznacz rejestr jako wysłany, zmienia status rejestru na B. Eksport Zapisz do pliku XML - funkcja generuje plik XML 13

14 Zestawienia -> Raporty wspólne WYBUD-GRU 5.4. Wypłaty a. Przelewy Przechodząc do zakładki Przelewy system umożliwia nam na następujące operacje: Wycofaj przelewy wycofuje zaznaczone przelewy Usuń przelewy usuwa zaznaczone przelewy Eksportuj do HB eksport do systemu Home Banking b. Kasa likwidatura Kartoteka list gotówkowych. Integracja z modułem KASA. Listę gotówkową generuje się w kartotece dokumentów księgowych. 6. Zestawienia -> Raporty wspólne WYBUD-GRU Opcja raporty wspólne po wypełnieniu kryteriów i kliknięciu w przycisk drukuj utworzy zestawienie obejmujące zakres danych określonych w kryteriach.

15 Zestawienia -> Raporty wspólne WYBUD-GRU OTAGO 15