Serwis. podatkowy VAT. wydanie specjalne nr WYSTAWIANIE FAKTUR W 2014 ROKU

Transkrypt

1 Serwis podatkowy VAT Lipiec Sierpień Wrzesień 2014 r. issn WYSTAWIANIE FAKTUR W 2014 ROKU wydanie specjalne nr 21 KOMENTARZ Faktury zbiorcze pozwalają znacznie uprościć rozliczanie VAT str. 1 Przedsiębiorcy mają więcej czasu na udokumentowanie sprzedaży str. 1 Faktura na żądanie tylko przez 3 miesiące str. 2 Dokumentowanie możliwe do 30 dni przed dostawą str. 2 Zewidencjonowana pozycja powinna wskazywać ujmowaną fakturę str. 3 Zbiorcze fakturowanie upraszcza rozliczenia str. 4 Data zakończenia dostawy na fakturze dotyczy sprzedaży ciągłej str. 5 Uwaga na zmienione zasady przeliczania kwot z faktur w obcych walutach str. 5 Wzory faktur str. 7 Faktura VAT str. 7 Faktura uproszczona do 450 zł str. 8 Faktura w walucie obcej str. 9 Faktura z cenami brutto str. 10 Faktura korygująca dane nabywcy str. 11 Faktura zaliczkowa str. 12 Faktura końcowa str. 13 Faktura metoda kasowa str. 14 Faktura na sprzedaż zwolnioną str. 15 Faktura VAT RR str. 16 Faktura procedura marży towary używane str. 17 Faktura procedura marży dla biur podróży str. 18 Faktura procedura marży przedmioty kolekcjonerskie i antyki str. 19 Faktura procedura marży dzieła sztuki str. 20 Nota korygująca str. 21 ODPOWIEDZI EKSPERTÓW Z ZAKRESU FAKTUROWANIA Fakturę korygującą na zwrot towarów ujmujemy w rejestrze na bieżąco str. 22 Otrzymanie faktury korygującej czasami wymaga korekty deklaracji str. 23 Błędy na fakturze korygujemy notą lub fakturą korygującą str. 24 Usługa ubezpieczenia przedmiotu najmu może być zwolniona od VAT str. 25 Data sprzedaży na fakturze zaliczkowej nie jest wymagana str. 26 Podatek z faktury otrzymanej em odliczamy na zasadach ogólnych str. 27 Usługi wykonane do końca 2013 roku fakturujemy na starych zasadach str. 28 Usługi ciągłe wykazujemy na koniec okresu rozliczeniowego str. 29 Podatnicy zwolnieni od VAT dokumentują sprzedaż fakturami na żądanie nabywcy str. 29 Korygując deklaracje, trzeba pamiętać o podaniu przyczyn korekty str. 31 Z faktury dokumentującej sprzedaż na raty można odliczyć cały VAT str. 32 W 2014 roku nie wystawia się faktur wewnętrznych str. 33 O dacie rozliczenia dostawy wody i prądu wciąż decyduje faktura str. 35 Po zakończeniu usługi rachunkowej biuro przekazuje dokumenty zleceniodawcy str. 36 Podatnik nie ma obowiązku tłumaczenia zagranicznych faktur str. 36 O rozliczeniu usługi transportowej decyduje data jej wykonania str. 38 Dla najmu i mediów obowiązuje szczególny moment powstania obowiązku podatkowego str. 39 Termin płatności na fakturze można ustalać w dowolny sposób str. 40 Ekspert radzi W każdą środę w godz eksperci magazynu odpowiadają na pytania Czytelników. Szczegóły w środku.

2

3 Faktury zbiorcze pozwalają znacznie uprościć rozliczanie VAT Nowe zasady fakturowania obowiązują już przeszło pół roku. Mimo to podatnicy wciąż mają problemy z ich prawidłowym stosowaniem. Wszystko przez to, że zmianie uległy nie tylko terminy wystawiania tych dokumentów, ale również ich treść. Od 1 stycznia 2014 r. faktura może być wystawiona do 30 dni przed nabyciem prawa do rozporządzania towarem jak właściciel lub wykonaniem usługi (względnie otrzymaniem zapłaty lub jej części). Ten graniczny termin nie dotyczy jednak niektórych transakcji, jeżeli faktura wskazuje, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy. Ustawodawca zrezygnował z koncepcji powiązania momentu powstania obowiązku podatkowego z datą wystawiania faktury. Powstaje on obecnie najczęściej z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. W konsekwencji zwiększyła się swoboda podatników w zakresie obowiązkowych terminów fakturowania. Przedsiębiorcy mają więcej czasu na udokumentowanie sprzedaży Od nowego roku podstawową zasadą jest wystawianie faktury najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu: wykonania dostawy towaru lub usługi, otrzymania przed czynnością całości lub części zapłaty. Obowiązujący od początku funkcjonowania ustawy o VAT termin 7-dniowy przestał obowiązywać z końcem 2013 roku. W efekcie podatnicy otrzymali możliwość wystawiania jednej zbiorczej faktury dla kontrahenta za cały okres rozliczeniowy. Co istotne, zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT konieczność fakturowania otrzymanych zaliczek czy przedpłat nie dotyczy: wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), zdarzeń, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, tj. przede wszystkim czynności w zakresie mediów (dostaw energii i gazu, świadczenia usług telekomunikacyjnych, dystrybucji energii, dostarczania wody, odprowadzania ścieków, recyklingu), usług ochrony, najmu, leasingu, dzierżawy oraz obsługi prawnej i biurowej. Należy pamiętać (choć nie wynika to wprost z brzmienia przepisów), że przedsiębiorca ma możliwość uniknięcia wielokrotnego wystawiania faktur zaliczkowych i faktury końcowej w sytuacji, gdy wszystkie te czynności zamykają się w jednym miesiącu kalendarzowym. Jeden dokument podsumowujący tę transakcję może zostać wystawiony do 15. dnia kolejnego miesiąca. Natomiast dla niektórych rodzajów transakcji określony został szczególny termin fakturowania (art. 106i ust. 3, ust. 4 i ust. 5 ustawy o VAT). Dotyczy on: usług budowlanych i budowlano-montażowych w tym przypadku fakturę można wystawić do 30. dnia od wykonania tych usług, dostawy książek drukowanych fakturę można wystawić do 60. dnia od wydania towarów. Jeśli umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw termin ten jest wydłużony do 120 dni od pierwszego wydania tych towarów, drukowania książek taką sprzedaż można udokumentować do 90. dnia od wykonania usługi, usług tzw. mediów, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony, obsługi prawnej i biurowej tego typu czynności można zafakturować z upływem terminu płatności, zwrotu opakowań fakturę trzeba wystawić do 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania; jeśli w umowie tego terminu 1 Numer specjalny 21

4 nie określono, to czynność ta podlega zafakturowaniu najpóźniej 60. dnia od wydania opakowania. Należy zwrócić uwagę na pewne problemy natury praktycznej, które pojawiają się na gruncie stosowania nowych zasad fakturowania. Po pierwsze, wystawienie faktury dokumentującej dane świadczenie 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dana czynność została wykonana. Może to negatywnie wpłynąć na rozliczenia podatkowe, w szczególności po stronie nabywcy. Należy zauważyć, że nabywca może nawet nie zdążyć otrzymać stosownej faktury, związanej ze świadczeniem otrzymanym w danym miesiącu, przed terminem płatności zaliczek na podatek dochodowy (20. dzień następnego miesiąca) bądź rozliczenia VAT (25. dzień miesiąca następnego, przy wyborze rozliczeń miesięcznych). W konsekwencji może to oznaczać, że w momencie wpłacania zaliczki na podatek dochodowy bądź w momencie rozliczania VAT za dany miesiąc podatnik nie jest uprawniony do uznania danego wydatku za koszt podatkowy oraz uniemożliwi mu to odliczenie VAT w związku z danym świadczeniem. Ponadto jeżeli dana faktura dokumentuje kilka świadczeń wykonanych w różnych terminach, których wartość została wyrażona w walucie obcej, podatnik zobowiązany jest do przeliczenia każdej pozycji według właściwego dla niej kursu. Jest to rezultatem zmiany reguł rozpoznawania obowiązku podatkowego. W tym miejscu należy przypomnieć, że w przypadku, gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Zatem jeżeli faktura ujmuje kilka transakcji rozliczanych w walucie obcej (na co pozwalają obecne przepisy), w stosunku do których obowiązek podatkowy wystąpił w różnych dniach, to do przeliczenia kwot VAT na PLN należy zastosować odpowiednie dla tych dni kursy walut. Faktura na żądanie tylko przez 3 miesiące W aktualnych przepisach ustawodawca wskazał wprost graniczny termin, w którym sprzedawca ma obowiązek wystawiania faktur na żądanie klienta. Na zgłoszenie chęci otrzymania faktury nabywca ma 3 miesiące. Termin ten liczony jest od końca miesiąca, w którym wystąpiła sprzedaż. Po upływie tego terminu sprzedawca (wedle uznania) może wystawić fakturę bez żadnych negatywnych konsekwencji. Dokument ten sprzedawca wystawi: nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży (bądź otrzymania zaliczki) jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym wystąpiły te czynności, nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania jeżeli nastąpiło to po upływie miesiąca wykonania fakturowanej czynności. Dokumentowanie możliwe do 30 dni przed dostawą Ponieważ wystawienie faktury nie kreuje momentu powstania obowiązku podatkowego, to może pojawić się sytuacja, kiedy to sprzedawca (by szybciej uzyskać zapłatę) wystawi dokument sprzedażowy przed wykonaniem transakcji (tzw. faktura ex ante). Od 1 stycznia 2014 r. faktura generalnie może być wystawiona do 30 dni przed nabyciem prawa do rozporządzania towarem jak właściciel lub wykonaniem usługi (względnie otrzymaniem płatności lub jej części). Również od tej zasady ustawodawca przewidział pewne wyjątki. Otóż, jeżeli faktura wskazuje, jakiego okresu dotyczy, to można ją wystawić także wcześniej, niż przed 30. dniem. Dotyczy to: czynności rozliczanych w okresach rozliczeniowych, 2 Serwis podatkowy VAT

5 dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, a także świadczenia usług komunalnych (tzn. dotyczących zaopatrzenia w wodę, odprowadzania ścieków oraz wywozu odpadów), usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, usług stałej obsługi prawnej i biurowej. W tych przypadkach ustawodawca nie ogranicza w żaden sposób dolnego terminu, w jakim zafakturować można kontrahenta. Zatem to, co do końca 203 roku budziło liczne wątpliwości czyli możliwość wystawienia faktury przed powstaniem obowiązku podatkowego (wykonaniem czynności, otrzymaniem zaliczki) jest obecnie możliwe. Należy jednak mieć nadzieję, że taka czynność nie będzie, w ocenie organów podatkowych, skutkowała uznaniem wystawionej faktury za pustą i jednocześnie obligującą do zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Co również ważne, fakturę można wystawić także przed otrzymaniem zaliczki (ale nie wcześniej niż 30. dnia) bez potrzeby wystawiania faktur pro forma. Z pewnością zmniejsza to ilość pracy administracyjnej potrzebnej do rozliczania zaliczek. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że także w aktualnym stanie prawnym wystawiane faktury zaliczkowe muszą zawierać m.in. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku. Treść tej regulacji wydaje się być niezgodna z przepisami unijnymi. Otóż prawo unijne ściśle określa, jakich elementów faktury może wymagać od podatników polski ustawodawca. Są to m.in. kwota podatku, stawka podatku, podstawa opodatkowania kwota netto, dotyczące wyłącznie przedmiotu opodatkowania. Tym samym polski ustawodawca nie jest uprawniony do żądania od podatników, by wykazywali na fakturach zaliczkowych nie tylko dane wprost dotyczące czynności objętej opodatkowaniem (a więc dotyczące czynności otrzymania zaliczki), ale również dane dotyczące całego zamówienia bądź umowy, tzn. dane wykraczające poza zakres opodatkowania na moment wystawienia faktury zaliczkowej. Z perspektywy nabywcy w przypadku otrzymania faktury przed nabyciem prawa do rozporządzania towarem jak właściciel lub przed wykonaniem usługi warto pamiętać, że prawo do obniżenia podatku należnego zasadniczo powstaje dopiero z chwilą nabycia tego prawa lub wykonania usługi. Tym samym dopiero w momencie realizacji transakcji ziści się jeden z warunków niezbędnych do realizacji prawa do odliczenia. Samo otrzymanie faktury nie może dla podatnika być automatycznie przesłanką do odliczenia VAT. W celu zmniejszenia ryzyka, że przedsiębiorca będzie otrzymywał faktury przed wykonaniem transakcji, warto wcześniej ustalić z kontrahentami warunki fakturowania poszczególnych czynności. Zewidencjonowana pozycja powinna wskazywać ujmowaną fakturę Zmiany w zakresie fakturowania wiążą się również z koniecznością dostosowania prowadzonej ewidencji sprzedaży do celów VAT. Zgodnie, bowiem z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT podatnicy mają obowiązek ewidencjonowania wykonywanych czynności według zasad określonych w tym przepisie. Dotychczas podatnicy zazwyczaj wykazywali transakcje, opierając ewidencję sprzedaży na fakturze. To do niej dopisywane były wymagane przez ustawodawcę dane, tj. w zakresie sprzedaży wartość netto transakcji i wysokość podatku należnego. Ponieważ od 1 stycznia 2014 r. podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur w krótkim okresie po sprzedaży czy też mogą fakturować z wyprzedzeniem (przed 3 Numer specjalny 21

6 momentem, gdy należy czynność zewidencjonować), pewnym problemem okazać się może metodologia prowadzenia rejestru transakcji. Z jednej strony przedsiębiorcy mogą bazować na dotychczas stosowanej metodologii i wystawiać faktury na bieżąco (w związku z dokonywaną transakcją) oraz ją ewidencjonować. Innym rozwiązaniem (w przypadku wystawienia faktur w terminie późniejszym niż sprzedaż) jest ewidencjonowanie transakcji za pomocą innych dowodów potwierdzających zaistnienie danej czynności (np. wydań magazynowych, otrzymanych zamówień itp.). Warto pamiętać, że ustawodawca nie obliguje podatnika do wskazywania w ewidencji numerów faktur potwierdzających sprzedaż. Niezależnie od tego warto jednak, aby dokumentacja podatkowa przedsiębiorcy pozwalała na połączenie danej pozycji w ewidencji z fakturą. Przydatne będzie to szczególnie podczas weryfikacji rozliczeń podatnika przez organy podatkowe bądź skarbowe. Z kolei mając na uwadze, że: ustawodawca nie wskazuje wprost, w jakim terminie należy tworzyć ewidencję, a zatem taką możliwość podatnik ma przynajmniej do momentu złożenia deklaracji VAT (25. dzień miesiąca po zakończeniu okresu rozliczeniowego) oraz termin na wystawienie faktur dokumentujących transakcje upływa 15. dnia miesiąca kolejnego po transakcji korzystnym rozwiązaniem może okazać się wstrzymanie utworzenia ewidencji do 15. dnia kolejnego miesiąca. W efekcie rejestr sprzedaży nie jest przygotowywany na bieżąco, ale bazuje na wystawionych fakturach. Istotne jest wtedy, by na etapie wystawiania faktur przedsiębiorca był w posiadaniu rzetelnie zgromadzonych danych, w zakresie określonej sprzedaży, tak by nie pominąć żadnej transakcji podczas tworzenia dokumentacji po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Przedsiębiorcy powinni też pamiętać, że wystawiając faktury ex ante, nie powinni automatycznie wpisywać transakcji do rejestru VAT. Z czynnością tą należy wstrzymać się do momentu powstania obowiązku podatkowego. Zbiorcze fakturowanie upraszcza rozliczenia Ustawodawca, tworząc nową metodologię fakturowania, zmodyfikował dotychczasowe regulacje wskazane w rozporządzeniu fakturowym. Wprowadzone zmiany skutecznie dostosowały przepisy dotyczące faktur do nowych zasad powstawania obowiązku podatkowego. Na szczególną uwagę zasługuje umożliwienie fakturowania zbiorczego (np. do 15. dnia następnego miesiąca), co pozwoli zaoszczędzić przedsiębiorcom zarówno czas, jak i wysiłek administracyjny. Sprzedawcy nie muszą już kumulować wystawianych dokumentów, a nabywcy często otrzymają jedną fakturę, na podstawie której zaksięgują wszystkie transakcje zakupowe z całego miesiąca. Uproszczenie widoczne jest przede wszystkim w przypadku przedsiębiorstw mających częste transakcje sprzedażowe/zakupowe z jednym kontrahentem. W praktyce dostosowanie przepisów w zakresie wystawiania faktur zaliczkowych ex ante do częstej praktyki podmiotów gospodarczych pozwoli uniknąć zbędnej pracy administracyjnej i sporów z organami podatkowymi. Często bowiem zdarzało się, że kontrahenci żądali wystawienia odpowiedniego dokumentu, na podstawie którego taką zaliczkę wypłacali a dokumentem tym nie była pro forma tylko zwykła faktura VAT. Skoro więc kalkulacja VAT oderwana została w zasadzie od faktury, to istotny jest dostęp pracowników do wiedzy z zakresu momentu wykonania czynności (dostawy towaru, wykonania usługi). Wymagać to może zmian w procedurach wewnętrznych przedsiębiorstw 4 Serwis podatkowy VAT

7 i przeszkolenia osób odpowiedzialnych za rozliczenie podatku. Również bez wątpienia zmiany w zakresie oprogramowania wykorzystywanego do rozliczeń VAT powinny być dostosowane do specyficznej działalności danego podatnika i przyjętej (wobec istniejącej dowolności) praktyki fakturowania. Szczególnie w początkowym okresie warto też weryfikować działanie systemu finansowo-księgowego. W szczególności należy mieć na uwadze to, jak radzi sobie z fakturami wystawionymi ex post (po sprzedaży) i ex ante (przed sprzedażą) oraz dokumentami zbiorczymi. Całość działań dostosowawczych powinna następować równolegle ze szczegółową analizą warunków transakcji i postanowień umownych. Wskutek wprowadzonych zmian od nowego roku szczególnego znaczenia nabrały bowiem porozumienia między kontrahentami odzwierciedlone w umowach i warunkach transakcji. Mogą one determinować zarówno termin wystawienia faktur, jak i moment powstania obowiązku podatkowego. Data zakończenia dostawy na fakturze dotyczy sprzedaży ciągłej Należy pamiętać, że w ustawie o VAT znajduje się przepis m.in. określający, które elementy powinny się obowiązkowo znaleźć na fakturze. Regulacje te są zasadniczo powtórzeniem przepisów, jakie od 1 stycznia 2013 r. zawarte były w rozporządzeniu dotyczącym wystawiania faktur. Warto jednak zwrócić uwagę na art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem faktura powinna zawierać m.in. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, jeśli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. Regulację tę trzeba powiązać przede wszystkim z faktem, że w myśl nowych przepisów obowiązek podatkowy powstaje przede wszystkim z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT). PRZYKŁAD Podanie tej daty na fakturze ma zatem wskazywać na moment powstania obowiązku podatkowego. Jest to ważne nie tylko dla sprzedawcy, ale także dla nabywcy, gdyż data ta wyznacza dla niego moment odliczenia podatku naliczonego. Przedsiębiorcy mogą mieć wątpliwości co do tego, jak rozumieć pojęcia data zakończenia dostawy towarów oraz data zakończenia wykonywania usług. Określenie to należy powiązać przede wszystkim z zapisami zawartymi w art. 19a ust. 3 i 4 ustawy o VAT, które umożliwiają uznanie, że dostawy towarów bądź usługi dla których w związku z ich dokonywaniem bądź świadczeniem są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń zostają traktowane jako wykonane z chwilą zakończenia okresu rozliczeniowego. Dla takich to właśnie dostaw towarów czy też świadczenia usług właściwa będzie data zakończenia dostaw czy też zakończenia świadczenia usług. To ona wyznaczać będzie moment powstania obowiązku podatkowego. DOSTAWY POWTARZAJĄCE SIĘ Firma X dostarcza w sposób powtarzający się towary firmie Y. Strony umówiły się na rozliczanie tych dostaw w okresach trzytygodniowych, np. od poniedziałku 6 stycznia do niedzieli 26 stycznia 2014 r.; od poniedziałku 27 stycznia do niedzieli 16 lutego 2014 r. Dostawy zostały zakończone odpowiednio 26 stycznia oraz 16 lutego 2014 r. Niezależnie od tego, ile dostaw nastąpiło w tym okresie, na fakturze jako datę zakończenia dostawy należało wpisać odpowiednio 26 stycznia oraz 16 lutego 2014 r. Uwaga na zmienione zasady przeliczania kwot z faktur w obcych walutach Podatnicy muszą pamiętać, że w związku z nowymi zasadami określania obowiązku podatkowego w VAT zmianie uległy także zasady przeliczania 5 Numer specjalny 21