PODSTAWY ZARZĄDZANIA ORGANIZACJA W OTOCZENIU JAKO OBIEKT ZARZĄDZANIA. Zarządzamy organizacjami. Materiały przeznaczone wyłącznie dla studentów

Transkrypt

1 Nie można obecnie wyświetlić tego obrazu. Materiały przeznaczone wyłącznie dla PODSTAWY ZARZĄDZANIA ORGANIZACJA W OTOCZENIU JAKO OBIEKT ZARZĄDZANIA Zakład Przedsiębiorczości i Firm Rodzinnych 2 R e f l e k s y j n i e Stawianie nowych pytań, ukazywanie nowych możliwości, rozpatrywanie starych problemów z nowego punktu widzenia wymaga twórczej wyobraźni i oznacza prawdziwy postęp w nauce. Albert Einstein (ur.1879 w Ulm w Niemczech, zm w Princeton w USA) Kluczowe pojęcie dla zarządzania Zajmując się zarządzaniem musimy w pierwszej kolejności określić jego przedmiot uzyskać odpowiedź na pytanie Czym zarządzamy? Zarządzamy organizacjami 3 Organizacja Codziennie mijamy wiele budynków w różnymi szyldami. W wielu przypadkach domyślamy się, co kryje się pod ich nazwami Ale spotykamy również nazwy różnych instytucji, brzmiące tajemniczo, które nic nam nie mówią Często także używamy określenia fatalna organizacja lub brak tu organizacji. 4 Pojęcie organizacji ma różne znaczenia 1

2 Czym jest organizacja? 5 Czym jest organizacja? 6 Źródła wyrazu organizacja greka organizo tworzyć całość, porządkowanie całości łacina organum organ, nieodrodny element Definicji organizacji jest tak wiele, jak wielu jest autorów akcentujących różne jej cechy i aspekty funkcjonowania. W rezultacie, żadna z istniejących definicji nie jest w pełni satysfakcjonująca. Definicji organizacji jest tak wiele, jak wielu jest autorów akcentujących różne jej cechy i aspekty funkcjonowania. (prof. Marcin Bielski) W rezultacie, żadna z istniejących definicji nie jest w pełni satysfakcjonująca. (M. Bielski) Trzy znaczenia terminu organizacja Rzeczowy (podmiotowy) Atrybutowy Czynnościowy prof. Jan Zieleniewski ( ) Wg J. Zieleniewskiego 7 Trzy znaczenia terminu organizacja Rzeczowy (podmiotowy) organizacja jako charakterystyczny obiekt, niekoniecznie materialny, ale dający się wyodrębnić (np. szkoła, sąd); rzecz zorganizowana Atrybutowy- cecha pewnych zbiorowości (zorganizowanie) danych obiektów; szczególny rodzaj stosunków części do siebie i do złożonej z nich całości: stosunek ten polega na tym, iż części współprzyczyniają się do powodzenia całości. Organizacja imprezy była udana oznacza właściwy sposób zorganizowania. Czynnościowy- proces organizowania, nieustanne wprowadzanie określonego porządku lub chaosu. Tworzenie lub przekształcanie zorganizowanych całości. * Wg J. Zieleniewskiego 8 2

3 Definiowanie pojęcia organizacji M. Kostera w tradycyjnym rozumieniu można organizację pojmować jako: System złożony z ludzi, technologii, posiadających własną strukturę i dążący do celu; (..) jest systemem otwartym uczestniczy w stałej wymianie z otoczeniem 9 Pojęcie organizacji ORGANIZACJA jest otwartym systemem społeczno technicznym, zorientowanym celowo i mającym określoną strukturę (sposób uporządkowania) 10 (M. Bielski) R.W. Griffin: Organizacja to grupa ludzi, którzy współpracują ze sobą w sposób uporządkowany i skoordynowany, aby osiągnąć pewien zestaw celów. Pojęcie organizacji Elementy organizacji (podsystemy), wszystkie są ze sobą powiązane i wzajemnie na siebie wpływające cele, struktura, ludzie, technika 11 Elementy organizacji (podsystemy) Cele- realizowane przez organizację i wynikających stąd konkretnych zadań Ludzie- wraz z ich indywidualnymi i zbiorowymi dążeniami i wzorcami zachowania. 12 Wyposażenie - materiałowo-techniczne i technologiczne oraz określone zasady posługiwania się nimi Formalna struktura- przyjęte zasady podziału zadań i odpowiedzialności za nie, władzy i związanej z nią odpowiedzialności oraz informacji 3

4 Kreowanie potrzeb i ich zaspokajanie Organizacja stwarza różne warunki kreowania potrzeb i ich zaspokojenia organizacja zaspokaja potrzeby człowieka w przedziale wewnętrznym (pracownicy) i zewnętrznym (klienci) człowiek przystosowuje się do potrzeb organizacji (dobrowolnie lub przymusowo) organizacje przystosowują się do otoczenia 13 Trzy funkcje organizacji OSIĄGANIE CELÓW Przezwyciężając granice możliwości jednostek, umożliwia realizację celów, których samodzielne osiągnięcie byłoby trudniejsze lub wręcz niemożliwe. PRZECHOWYWANIE WIEDZY Gromadzi i chroni wiedzę cywilizacji, opracowuje też nowe i skuteczniejsze metody działania TWORZENIE KARIER Zapewnia pracownikom źródło utrzymania, umożliwiając równocześnie osiągnięcie osobistego zadowolenia i samorealizację 14 Cechy organizacji są tworami człowieka (artefektami), stworzonymi dla wykonywania określonego celu (celów), a zatem są celowo zorientowane. w skład organizacji wchodzą ludzie, stanowiący ich niezbędny element oraz środki rzeczowe (aparatura), którymi ci ludzie posługują się w swych działaniach. są systemami zachowującymi się rozmyślnie, zdolnymi do korygowania, a nawet zmiany pierwotnie wyznaczonych celów. są wyodrębnione z otoczenia, a równocześnie otwarte, czerpią z otoczenia: ludzi, materię, energię, informacje i wartości, przekazują do otoczenia: dobra usługi, informacje, wartości. 15 Cechy organizacji c.d. są ustrukturalizowane i zhierarchizowane w podwójnym znaczeniu: zawierania się podsystemów w systemie (inkluzji) oraz podporządkowania jednych ludzi i komórek organizacyjnych innym. mają wyodrębniony człon kierowniczy sterujący ich funkcjonowaniem i rozwojem. organizacje utrwalają sposoby zachowania ludzi i zasady ich współdziałania (strukturę) w drodze formalizacji. są systemami samoorganizującymi się, zdolnymi do podnoszenia stopnia swego wewnętrznego uporządkowania (negatywnej entropii). 16 4

5 Cechy organizacji c.d. są stabilne, zdolne do utrzymywania równowagi dzięki procesom homeostazy lub ekspansji. są ekwifinalne, zdolne do osiągania tych samych rezultatów różnymi drogami i wychodząc z różnych stanów początkowych. 17 Podział ze względu na trwałość organizacji Pod uwagę brana jest trwałość organizacji i trwałość realizowanych przez nie funkcji Organizacje doraźne Organizacje trwałe instytucje 18 (M.Bielski, Podstawy teorii organizacji i zarządzania) Podział ze względu na podstawę wyróżniania Pod uwagę brana jest podstawa ich wyróżniania Organizacje formalne akty prawne w oparciu, o które zostały powołane Organizacje nieformalne więzi występujące między uczestnikami organizacji 19 Podział organizacji w zależności od funkcji jaką spełniają w społeczeństwie Administracyjne militarne, policyjne, lokalne, ogólnopaństwowe, globalne Gospodarcze nastawione na zysk działające w oparciu o zaspokajanie potrzeb materialnych Społeczne stowarzyszenia, partie polityczne, związki zawodowe Religijne kościoły, klasztory, związki wyznaniowe Typu non-profit służące zaspokajaniu potrzeb społeczeństwa 20 5

6 Cechy organizacyjności cel łączność pomiędzy poszczególnymi podmiotami działania współdziałanie członków organizacji do powodzenia całości zorganizowanej granice wyodrębnienia organizacji od innych w otoczeniu powtarzalność działań służących realizacji celów 21 Cechy organizacyjności Wadliwe działanie jednego z tych elementów powoduje niesprawne działanie całości organizacji Czyli Organizacja jest racjonalnym współdziałaniem pewnej liczby osób, z myślą o uzyskaniu jasno określonego wspólnego celu, dzięki specjalizacji wykonywanych funkcji oraz ustalenie hierarchii znaczenia i odpowiedzialności 22 Organizacja jako system każda organizacja jest systemem, w którym każdy element ma swoje określone i ograniczone cele zadanie systemu zarządzania odnosi się do integracji składających się na ten system elementów 23 Organizacja jako system Podział systemów wg A.D. Halla systemy naturalne (spotykane w przyrodzie) i zbudowane przez człowieka systemy fizyczne (techniczne) i niefizyczne (instytucje, organizacje społeczne itd.) 24 6

7 25 Cykl życia organizacji Organizacje zostają utworzone celowo, funkcjonują, rozwijają się, przekształcają i niekiedy znikają W czasie swego działania realizują różne cele, zmieniają wielkość, zakres działania, strukturę organizacyjną,... Proces zmian zachodzących w organizacji określamy mianem cyklu życia organizacji Cyklowi rozwoju organizacji towarzyszą zmiany jej struktury 26 Cykl życia organizacji Najbardziej znane koncepcje cyklu życia konstrukt teoretyczny R.H. Milesa koncepcja G.L. Lippitta i W.H. Schmita model R.E. Quinn i K.S. Cameron teoria rozwoju kryzysowego L.E. Greinera * 27 Cykl życia organizacji R.H. Milesa Czteroetapowy konstrukt teoretyczny Narodziny wejście na rynek Młodość duża dynamika wzrostu Wiek średni mniejsze tempo wzrostu Dojrzałość osiągnięcie stabilizacji Cykl życia organizacji G.L. Lippitta i W.H. Schmita Trzy etapy rozwoju organizacji Narodziny ukierunkowanie na tworzenie i przetrwanie organizacji, przy założeniu określonego poziomu ryzyka Młodość dążenie do zdobycia stabilizacji i reputacji, przy zachowaniu dyscypliny i umiejętności delegowania uprawnień decyzyjnych Dojrzałość osiągnięcie wyjątkowości, zdolności przystosowawczej i świadczeniem na rzecz społeczeństwa 28 7

8 Cykl życia organizacji wg R.E. Quinn i K.S. Cameron Czteroetapowy model rozwoju organizacji Przedsiębiorczość z dużą ilością pomysłów Praca zespołowa duże zaangażowanie we wspólne działanie Formalizacja i stabilność Rozszerzenie działalności i przekształcanie struktury 29 Cykl życia organizacji L. E. Greinera Pięcioetapowy model rozwoju organizacji Wskazuje na zmiany rewolucyjne i ewolucyjne w dostosowaniu wewnętrznym i zewnętrznym organizacji Pięć etapów rozwoju i pięć odpowiadających im sytuacji kryzysowych wzrost przez kreatywność z kryzysem przywództwa wzrost przez formalizację wzrost przez delegowanie uprawnień z kryzysem decentralizacji wzrost przez współdziałanie z kryzysem zwiększenia kosztów funkcjonowania organizacji 30 Systemowe ujęcie organizacji Systemowe ujęcie organizacji przedstawił w swoim modeli H.L. Leavitt Pozwala na zrozumienie: istoty organizacji wskazanie elementów tworzących organizację ukazanie powiązań ukazanie interakcji z otoczeniem 31 Podstawowe elementy organizacji Cele naczelne organizacji i zadania dla poszczególnych stanowisk pracy ich zrealizowanie wymaga określenia określenia strategii Ludzie (aktorzy) uczestnicy organizacji, ich kwalifikacje i umiejętności, postawy, wzorce kulturowe, motywacja do pracy, gotowość partycypacji w zarządzaniu Struktura wewnętrzna budowa systemu określona przez wymiary: specjalizacji, standaryzacji, konfiguracji, centralizacji i formalizacji. Ogół zależności o charakterze hierarchicznym, technicznym, funkcjonalnym i informacyjnym jakie zachodzą pomiędzy elementami organizacji Technika algorytmy, procedury i technologie działania 32 8

9 misja cele zadania hierarchia schemat organizacyjny zakres czynności instrukcje cele i zadania struktura organizacyjna Systemowe ujęcie organizacji OTOCZENIE ludzie technika Model organizacji wg H.L. Leavitta motywacja postawy kwalifikacje umiejętności predyspozycje stosunki międzyludzkie know-how wytwarzanie przetwarzanie danych 33 Systemowe ujęcie organizacji Cztery wskazane elementy niezależnie od: Wielkości Rodzaju prowadzonej działalności Stopnia formalizacji Są wspólne dla wszystkich organizacji Przybierają: Różne formy Mają różne znaczenie dla organizacji Ich istnienie jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania każdej organizacji * 34 Co konstytuuje organizację? Cel (grupa celów) Cel organizacji przyszły antycypowany stan do którego dana organizacja dąży i pod pewnymi względami jest korzystny dla niej 35 Organizacja gospodarcza system stale otwarty współdziałający ze środowiskiem, z którego wyprowadza: surowce ludzi energię informację aby wytworzyć wyroby i usługi, zwracane następnie środowisku, zgodnie z jego potrzebami. 36 9

10 Przedsiębiorstwo organizacja gospodarcza jest organizacją funkcjonującą w określonym otoczeniu, realizuje komercyjnie określone zadania (najczęściej gospodarcze) działa w sposób samodzielny i niezależny, funkcjonuje zgodnie z zasadą legalności i gospodarności ekonomicznej 37 Organizacja gospodarcza jako system istotną cechą przedsiębiorstwa jako systemu jest to że działa w otoczeniu, czyli określonym środowisku stanowiącym całokształt warunków, na które składa się środowisko; naturalne, polityczne, ekonomiczne społeczno-organizacyjne. Z tym środowiskiem wchodzą w związki, ulegają pod jego wpływem zmianom a także oddziaływują na niego 38 Organizacja gospodarcza jako system istotną cechą przedsiębiorstwa jako systemu jest to że działa w otoczeniu, czyli określonym środowisku stanowiącym całokształt warunków, na które składa się środowisko naturalne, polityczne, ekonomiczne i społeczno-organizacyjne. Z tym środowiskiem wchodzą w związki, ulegają pod jego wpływem zmianom a także oddziaływują na niego organizacje są systemami otwartymi stale prowadzą wymianę energii i informacji z otoczeniem. Wytwarzane produkty są przyjmowane przez otoczenie, a otoczenie zaopatruje organizację w materialne i pozamaterialne czynniki umożliwiające jej kontynuowanie i ewentualne rozszerzenie działalności. 39 Organizacja gospodarcza jako system organizacje są uporządkowanymi w określony sposób systemami społeczno-technicznymi i posiadają cechy: cel (funkcja) stanowiące podstawę ich istnienia wejścia surowce, materiały, informacje, energia, zasoby finansowe, praca żywa wyjścia wyroby i usługi stanowiące rezultat przetwarzania zasobów w toku pracy kolejność postępowania w procesie transformacji wejść na wyjścia wyrażająca się w procesach pracy otoczenie źródła fizyczne umożliwiające transformację wejść na wyjścia tj. maszyny, narzędzia, urządzenia itd. ludzie stanowiący podstawowy czynnik współdziałania wszystkich wyżej wymienionych cech systemu 40 10

11 Organizacja jako system Żadna organizacja nie może prawidłowo działać bez tak istotnego komponentu jakim jest podsystem Organizacji i Zarządzania organizacje są systemami złożonymi w różnych jednostek o wielu odmianach i przeznaczeniu zdolność przedsiębiorstwa do usprawniania i udoskonalania w wyniku podjęcia odpowiednich działań, wykonywanych przez specjalistów wykorzystujących odpowiednią wiedzę i stosowane narzędzia badawcze i projektowe, którymi są w naszym przypadku techniki organizatorskie 41 Otoczenie organizacji System silnie z nią powiązany, który istotnie wpływa na organizację i na który ona oddziaływuje Każda organizacja ma otoczenie zewnętrzne i środowisko wewnętrzne Otoczenie organizacji to, co znajduje się na zewnątrz niej, poza jej granicami i oddziałuje na nią. Otoczenie podlega ciągłym zmianom. Kto lepiej odczyta" przyszłe stany otoczenia ten ma większe szanse na odniesienie sukcesu 42 Otoczenie zewnętrzne organizacji wszystko poza organizacją, co może na nią oddziaływać Składają się na nie dwie warstwy Otoczenie ogólne czynniki bliżej nie sprecyzowane ale wpływające na działalność organizacji: Gospodarczo ekonomiczne Techniczno-technologiczne (komputeryzacja, automatyzacja, redukcja zatrudnienia) Polityczno-prawne Międzynarodowe (w tym UE) Demograficzne Społeczno socjalno - kulturowe Dostępności zasobów 43 Otoczenie zewnętrzne organizacji Otoczenie celowe konkretne organizacje lub grupy, które mogą wpływać na organizację Konkurenci Klienci Dostawcy Odbiorcy Rynek pracy pracownicy Właściciele Strategiczni sojusznicy 44 11

12 Otoczenie zewnętrzne organizacji Organizacja nie dostosowuje się biernie do otoczenia, lecz wpływa na nie zgodnie z własnymi interesami, w otoczeniu można wyróżnić tę część, na którą organizacja może wpływać otoczenie sterowane, oraz tę część na którą nie ma ona wpływu otoczenie niesterowane 45 Środowisko wewnętrzne organizacji Srodowisko wewnętrzne (wnętrze) organizacji składa się z: Zarządu organizacji Pracowników Tożsamości Kultury jako szczególnego elementu, którego znaczenie jest bardzo duże. Kluczowym kryterium pozwalającym ocienić, jak organizacja radzi sobie w stosunkach z otoczeniem, jest poziom jej skuteczności. Typy otoczenia Proste złożone Stałe zmienne 46 obszar politycznoprawny obszar międzynarodowy właściciele obszar demograficzny 47 Organizacja i jej otoczenie inne podmioty związki zawodowe konkurenci Organizacja Środowisko wewnętrzne zarząd pracownicy kultura regulatorzy obszar ekonomiczny klienci dostawcy obszar technologiczny obszar społeczny Segment gra klienci dostawcy banki firmy usługowe firmy doradcze giełdy firmy ubezpieczeniowe pośrednicy akcjonariusze Model otoczenia wg K. Bolesty-Kukułki Segment natura globalne trendy rynkowe przyroda procesy demograficzne przemiany kulturowe i świadomościowe w skali masowej Organizacja konkurenci i przeciwnicy Segment walka Segment władza instytucje państwowe właściciel (e) centrale 48 12

13 Klasyfikacja warunków otoczenia Otoczenie organizacji gospodarczej wg M. E. Portera Zmiany otoczenia, złożoność i niepewność 51 Zagadnienia do dyskusji 52 Proste Stopień jednorodności Mała niepewność Umiarkowna niepewność Umiarkowana niepewność Duża niepewność Scharakteryzuj pojęcie i cechy organizacji Wymień elementy (podsystemy) organizacji Jakie funkcje spełnia organizacja? Charakterystyka cech organizacji Pojęcie otoczenia organizacji i jego podział Cykl życia organizacji Złożone Stabilne Stopień zmienności Dynamiczne 13

14 Literatura do wykładu M. Dołhasz, J. Fundaliński, M.Kosała, H.Smutek, Podstawy zarządzania, PWN, Warszawa 2009, rozdział 1. R.W. Griffin, Podstawy zarządzania organizacjami, PWN, Warszawa 2004, rozdział P y t a n i a? Zmień się lub zgiń. Kiedy tempo zmian zachodzących na zewnątrz firmy jest większe niż tempo zmian wewnątrz, zbliża się koniec. Jack Welch, szef General Electric 54 amarjanski@san.edu.pl 14