dr Magdalena Klimczuk-Kochańska Kontrola proces zapewniający, aby rzeczywiste działania były zgodne z planowanymi.

Transkrypt

1 PROCES KONTROLOWANIA dr Magdalena Klimczuk-Kochańska DEFINICJA KONTROLI Kontrola proces zapewniający, aby rzeczywiste działania były zgodne z planowanymi. Kontrola proces monitorowania czynności, służący do zapewnienia ich wykonywania zgodnie z planem i korygowania wszelkich istotnych odchyleń. 1

2 CEL KONTROLI Kontrola pomaga organizacji: przystosowywać się do zmian w otoczeniu, ograniczać kumulowanie się błędów, radzić sobie ze złożonością organizacji, minimalizować koszty. OBSZARY KONTROLI Zasoby rzeczowe kontrola dotyczy np. zarządzania zapasami, jakości usług / produktów, maszyn / urządzeń; Zasoby informacyjne kontrola dotyczy np. sprzedaży i marketingu, otoczenia organizacji, public relations, harmonogramów produkcji, prognozowania produkcji; Zasoby ludzkie kontrola dotyczy np. doboru pracowników, ich szkoleń i rozwoju, oceny wyników, poziomu wynagradzania; Zasoby finansowe kontrola dotyczy np. poziomu gotówki niezbędnej do pokrycia zobowiązań organizacji; kontrola zasobów finansowych powiązana jest z 3 pierwszymi rodzajami zasobów. 2

3 ETAPY PROCESU KONTROLI USTALENIE NORM 1 ZMIERZENIE WYNIKÓW 2 PORÓWNANIE WYNIKÓW Z NORMAMI 3 USTALENIE POTRZEBY DZIAŁANIA KORYGUJĄCEGO 4 UTRZYMANIE STATUS QUO KOREKTA ODCHYLEŃ ZMIANA NORM FORMY KONTROLI Kontrola: operacyjna finansowa strukturalna strategiczna 3

4 Kontrola działalności operacyjnej wstępna równoległa końcowa RODZAJE KONTROLI ZE WZGLĘDU NA PODEJMOWANE DZIAŁANIA Kontrola wstępna, która zapewnia dostępność niezbędnych dla danej operacji zasobów ludzkich, rzeczowych i finansowych np. gdy surowce poddane zostaną analizie jakościowej i ilościowej przed rozpoczęciem procesu konwersji, aby upewnić się, że proces nie ulegnie opóźnieniu lub pogorszeniu. 4

5 RODZAJE KONTROLI ZE WZGLĘDU NA PODEJMOWANE DZIAŁANIA Kontrola sterująca lub bieżąca wykrywająca odchylenia przed zakończeniem danej operacji. Jest stosowana wraz z przebiegiem procesu konwersji i ma na celu wykrywanie odchyleń od normy lub celu i umożliwiać dokonanie korekt. RODZAJE KONTROLI ZE WZGLĘDU NA PODEJMOWANE DZIAŁANIA Kontrola akceptująca lub odrzucająca. Występuje w postaci wyboru tak lub nie lub można kontynuować, nie można kontynuować. Produkt jest akceptowany lub odrzucany, proces może być kontynuowany lub musi być zatrzymany w celu dokonania w nim korekt przed wznowieniem. 5

6 RODZAJE KONTROLI ZE WZGLĘDU NA PODEJMOWANE DZIAŁANIA Kontrola końcowa. Pozwala na dokonanie pomiaru wyników zakończonego działania. Ustala się wyniki wszelkich odchyleń od planu lub normy. W momencie dokonania porównania i odkrycia istnienia odchyleń, informacja ta jest przekazana zwrotnie do systemu, do danego kierownika, by można było podjąć działania korekcyjne. Narzędzia kontroli finansowej BUDŻETY: finansowy operacyjny niepieniężny (+) ułatwiają kontrolę, koordynację i komunikowanie się (-) czasochłonne, mogą: usztywniać działania, hamować innowację i zmiany, prowadzić do nieefektywności 6

7 Sprawozdania finansowe Analiza finansowa: sytuacji finansowej i majątkowej, sytuacji ekonomicznej, rentowności, efektywności działania, płynności, źródeł finansowania działalności Audyt finansowy: zewnętrzny wewnętrzny Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie ministra kierującego działem lub kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. Ocena dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej lub jednostce, także w określonej jednostce samorządu terytorialnego. 7

8 Termin kontrola zarządcza został wprowadzony w obowiązującej od 2010 roku ustawie o finansach publicznych. W jednostkach sektora finansów publicznych jest to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy Rewizja finansowa obejmuje dwie grupy czynności wykonywanych przez biegłych rewidentów: 1) badanie i przeglądy sprawozdań finansowych, 2) inne usługi poświadczające, o których mowa w odrębnych przepisach lub standardach rewizji finansowej (dotyczy to m.in. usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, doradztwa podatkowego, wykonywania ekspertyz lub opinii ekonomiczno-finansowych). 8

9 FORMY KONTROLI STRUKTURALNEJ Kontrola biurokratyczna Kontrola angażująca pracowników Kontrola pośrednia 9

10 KONTROLA STRUKTURALNA czynnik wyróżniający kontrola biurokratyczna kontrola angażująca pracowników zadanie kontroli podporządkowanie pracowników zaangażowanie pracowników stopień sformalizowania duży mały oczekiwania dot. wyników minimalne wyższe niż minimalne projekt organizacji wysmukła struktura ścisłe podporządkowanie duża centralizacja spłaszczona struktura decentralizacja system nagradzania za wyniki indywidualne za wyniki grupowe współuczestnictwo podwładnych ograniczone i formalne szerokie i nieformalne KONTROLA STRATEGICZNA Cel: zapewnienie skutecznego dopasowania organizacji do warunków otoczenia. Bada postępy w realizacji celów strategicznych. Dotyczy: struktury, przywództwa, technologii, zasobów ludzkich, systemów informacyjnych i kontrolnych. 10

11 ZARZĄDZANIE PRZEZ KONTROLĘ STRATEGICZNĄ Uwypukla znaczenie kontroli strategicznej, Ukierunkowane na kluczowe obszary efektywności: finansowe, operacyjne, ludzkie. Ukierunkowane na przyszłość. Controlling Kompleksowy system planowania zadań rzeczowych, finansowych i kosztów oraz sterowania i nadzorowania działalności przedsiębiorstwa m.in. poprzez dostarczanie informacji do zarządzania centrami gospodarczymi: zysków, kosztów. Zadania controllingu zwiększyć efektywność centrów gospodarczych, dostarczać informacji do rozliczania efektów działań w centrach, umożliwić podejmowanie działań wyprzedzających zmiany otoczenia: zapobiegać powstawaniu zakłóceń, przewidywać szanse i zagrożenia: 11

12 Zarządzanie przez obchód Obejmuje codzienne obchody stanowisk pracy przez kierownika. Sprzyja zwiększeniu poczucia ważności i przynależności, poprawie motywacji i wzrostowi efektywności pracowników. CECHY SKUTECZNEJ KONTROLI Integracja z planowaniem Kontrola powinna być powiązana z planowaniem. Najważniejszym sposobem integracji planowania i kontroli jest uwzględnienie kontroli w trakcie opracowywania planów. Gdy w ramach procesu planowania ustala się cele trzeba zwrócić uwagę na opracowanie norm, które pozwolą sprawdzić stopień realizacji planu. Elastyczność Sam system kontroli powinien być dostatecznie elastyczny, tak by dostosowywał się do zachodzących zmian. 12

13 CECHY SKUTECZNEJ KONTROLI Dokładność Menedżerowie podejmują zaskakująco dużo decyzji opartych na niedokładnych informacjach. Wynikiem zaś niedokładnych informacji jest niedokładne działanie menedżera. Terminowość Terminowość niekoniecznie musi być równoznaczna z szybkością. Jest to raczej cecha systemu kontroli, w którym informacji dostarcza się tak szybko jak jest to potrzebne. Obiektywizm System kontroli powinien dostarczać informacji możliwie obiektywnej. OPÓR WOBEC KONTROLI Nadmiernie rozbudowana kontrola, Niewłaściwie dobrany obszar kontroli, Nagradzanie nieefektywności, Obawy wobec efektów kontroli. 13

14 WYBRANE TECHNIKI KONTROLI Zarządzanie przez kontrolę strategiczną Controlling Zarządzanie przez obchód 14