TERMIN DORĘCZENIA OFERT TERMIN WYBORU WYKONAWCY PODPISANIE UMOWY PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 ZAMAWIAJĄCY MARKA CO JEST DO ZROBIENIA TERMIN DORĘCZENIA OFERT TERMIN WYBORU WYKONAWCY PODPISANIE UMOWY Ministerstwo Środowiska Kampanie edukacyjne w terminie listopad-grudzień w telewizji i radio 1) Kampania telewizyjna nt. ochrony powietrza (kontynuacja emisji z września-października) 2) Kampania radiowa nt. ochrony powietrza (kontynuacja emisji z października) 3) Kampania przypominająca telewizyjna nt. oszczędzania energii cieplnej października (w wersji elektronicznej i papierowej) do 7 października 201 r. do 9 października 201 r. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest emisja spotów telewizyjnych i radiowych: 1) Spoty telewizyjne nt. ochrony powietrza Spot Coś jest między nami (w wersjach 30 i 1, jako skrót) Spot Sąsiad (w wersjach 30 i 1, jako skrót) 2) Spoty radiowe nt. ochrony powietrza Spot Radość z jazdy (w wersjach 30 i 1, jako skrót) 3) Spoty telewizyjne nt. oszczędzania energii cieplnej Spot Wszystkie Miśki (w wersjach 30 i 1, jako skrót) Spot Misiek lewy, Misiek prawy (w wersjach 30 i 1, jako skrót) Kreacje spotów telewizyjnych są zamieszczone na: GRUPA DOCELOWA 1) Dla spotów telewizyjnych nt. ochrony powietrza Wiek: 30-4 lat Wykształcenie: podstawowe, zawodowe, gimnazjalne i średnie (bez wyższego) 2) Dla spotów radiowych nt. ochrony powietrza Wiek: 2-4 Posiadający samochód w gospodarstwie domowym Miejsce zamieszkania: miasta 0 tys. + 3) Dla spotów telewizyjnych nt. oszczędzania energii cieplnej Wiek: 2-49 lat Wykształcenie: średnie+ Miasta Dochód na gospodarstwo domowe (netto): ul. Wawelska 2/4, Warszawa; (+48 22) , faks: (+48 22) , Ministerstwo Środowiska wdrożyło system EMAS zarządzając instytucją dbamy o środowisko.

2 MEDIA Media tv Media radio Założenia emisyjne 1. Emisja telewizyjna ma odbyć się w głównych ogólnopolskich stacjach telewizyjnych oraz stacjach tematycznych. 2. Podczas planowania emisji w telewizji powinny być uwzględnione największe ogólnopolskie stacje telewizyjne, tzn. TVP i/lub Polsat i/lub TVN, zgodnie z wynikami oglądalności w mediowych grupach docelowych. W stacjach z grupy TOP4 minimalny udział GRP powinien wynosić 3% łącznie. 3. Nośniki zawierające spoty zostaną przekazane Wykonawcy po podpisaniu umowy. 4. Priorytetem mediowym, który ma być zmaksymalizowany w trakcie planowania kampanii i który jednocześnie jest jednym z kryteriów oceny oferty wykonawcy jest zasięg 3+ w mediowej grupie docelowej.. Jakościowe planowanie mediów należy planować kampanię przy programach, których affinity index w mediowej grupie docelowej jest wysoki, oraz, w miarę możliwości, tak aby tematyka programów nie kolidowała z przekazem kampanii. 6. Minimalny udział spotów 30 w całkowitej oglądalności wyrażony w punktach GRP musi wynosić min. 3%. 7. Plan mediów powinien uwzględniać zakup czasu antenowego przy minimalnym udziale Prime Time (rozumiany jako pasmo w godzinach 18:30-22:9) na poziomie 42%. 1. Emisja radiowa ma odbyć się w głównych ogólnopolskich stacjach radiowych oraz stacjach regionalnych, które obejmują swoim zasięgiem miejscowości, w których notowane są duże przekroczenia norm powietrza. 2. Nośniki zawierające spoty zostaną przekazane Wykonawcy po podpisaniu umowy. 3. Priorytetem mediowym, który ma być zmaksymalizowany w trakcie planowania kampanii i który jednocześnie jest jednym z kryteriów oceny oferty wykonawcy jest zasięg 3+ w mediowej grupie docelowej. 4. Minimalny udział spotów 30 w całkowitej oglądalności wyrażony w punktach GRP musi wynosić min. 30%.. Plan mediów powinien uwzględniać zakup czasu antenowego przy minimalnym udziale drive time (rozumiany jako pasmo w godzinach 6-9 oraz 1-18, od pn.-pt.) na poziomie 0%. 6. Harmonogram emisji zakłada maksymalizację emisji spotów od poniedziałku do piątku z minimalnym udziałem emisji w trakcie weekendu. 1) Kampania telewizyjna nt. ochrony powietrza: Długość emisji: 3 tygodnie. Okres emisji: rozpocząć się nie wcześniej niż r. do r. Budżet: ok. 3% budżetu wskazanego w ofercie. 2) Kampania radiowa nt. ochrony powietrza: Długość emisji: 3 tygodnie. Okres emisji: rozpocząć się nie wcześniej niż r. do r. Budżet: ok. 10% budżetu wskazanego w ofercie. 3) Kampania telewizyjna nt. oszczędzania energii cieplnej: Długość emisji: 4 tygodnie. Okres emisji: rozpocząć się nie wcześniej niż r. do r. Budżet: ok. % budżetu wskazanego w ofercie. 2

3 Budżet szacunkowy Co wykonawca ma przygotować w ofercie Format składania ofert ,00 zł brutto Zamawiający nie zamierza przeznaczyć więcej środków na realizację tego zadania. Oferty przekraczające planowany budżet kampanii nie będą oceniane. Złożona oferta powinna zawierać: 1. Adres i nazwę oferenta. 2. Wartość oferty (netto i brutto). 3. Propozycję planów mediowych (dla każdej z kampanii) obejmującego wskazane w briefie media wraz z argumentacją dotyczącą ich wyboru. W szczególności propozycja musi zawierać: analizę grupy docelowej pod kątem oglądalności stacji telewizyjnych i słuchalności stacji radiowych, wartości wskaźników obliczone dla mediowych grup docelowych dla spotów telewizyjnych i radiowych: o GRP (przeliczone na 30 i 1 ) i budżet w podziale na stacje, tygodnie, pory dnia przy minimalnym udziale PT w punktach Media tv i Media radio, o średni koszt zakupu jednego punktu GRP, czyli CPP netto, o wartość zasięgu całkowitego (1+) i efektywnego (3+) dla kampanii telewizyjnych, o wartość zasięgu całkowitego (1+) i efektywnego (3+) dla kampanii radiowej. o Share of Spend w podziale dla każdej stacji tv z TOP4 oraz każdego z pakietów tematycznych oraz stacji radiowych. o Share of Voice w podziale dla każdej stacji tv z TOP4 oraz każdego z pakietów tematycznych oraz stacji radiowych. o procentowy udział GRP w podziale dla każdej stacji tv z TOP4 oraz każdego z pakietów tematycznych oraz stacji radiowych. o CPP dla każdej stacji tv z TOP4 oraz każdego z pakietów tematycznych oraz stacji radiwoych. o Koszt budowy zasięgu efektywnego (CPERP cost per effective reach point) dla całej kampanii. 6. Harmonogram emisji. Oferty w formie elektronicznej prosimy przesyłać na adres: lukasz.puchalski@mos.gov.pl oraz monika.gradzka@mos.gov.pl oraz w wersji papierowej na adres: Ministerstwo Środowiska Sekretariat Departamentu Strategii i Komunikacji ul. Wawelska 2/ Warszawa z dopiskiem: Emisja-3/TV/201 Załączniki Kontakt (lub osobiście w Kancelarii Ogólnej, pn.-pt. w godz. 8:1-16:1) 1. Kryteria oceny ofert 2. Zakres prac po podpisaniu umowy 3. Harmonogram 4. Informacje dodatkowe Łukasz Puchalski, lukasz.puchalski@mos.gov.pl tel. (22)

4 Załącznik 1 Kryteria oceny ofert KRYTERIUM WAGA (%) 1. Plan mediowy dla spotów telewizyjnych nt. ochrony powietrza 30 a) Ocena mediaplanu, który wynika z prawidłowej interpretacji grupy docelowej i dobrania najbardziej dopasowanych stacji (pod względem affinity index), optymalny udział tych stacji w mediaplanie b) Całkowity planowany zasięg emisji 3+ w grupie docelowej (dla emisji w ramach umowy) Cba/Cbn x 7 pkt c) CPP emisji Cba/Cbn x 8 pkt Cba wartość wskaźnika w ofercie o najniższym ekwiwalencie CPP Cbn wartość wskaźnika oferty aktualnie ocenianej d) GRP emisji Cba/Cbn x 10 pkt 2. Plan mediowy dla spotów radiowych nt. ochrony powietrza 1 a) Ocena mediaplanu, który wynika z prawidłowej interpretacji grupy docelowej i dobrania najbardziej dopasowanych stacjei (pod względem affinity index), optymalny udział tych stacji w mediaplanie b) Całkowity planowany zasięg emisji 3+ w grupie docelowej Cba/Cbn x 4 pkt c) CPP emisji Cba/Cbn x 3 pkt Cba wartość wskaźnika w ofercie o najniższym ekwiwalencie CPP Cbn wartość wskaźnika oferty aktualnie ocenianej d) GRP emisji Cba/Cbn x pkt 3. Plan mediowy dla spotów radiowych nt. ochrony powietrza a) Ocena mediaplanu, który wynika z prawidłowej interpretacji grupy docelowej i dobrania najbardziej dopasowanych stacji (pod względem affinity index), optymalny udział tych stacji w mediaplanie 4

5 b) Całkowity planowany zasięg emisji 3+ w grupie docelowej Cba/Cbn x 10 pkt 10 c) CPP emisji Cba/Cbn x 8 pkt 8 Cba wartość wskaźnika w ofercie o najniższym ekwiwalencie CPP Cbn wartość wskaźnika oferty aktualnie ocenianej d) GRP emisji Cba/Cbn x 12 pkt Cena Liczba punktów wyliczana ze wzoru: Cbn/Cba x 20 pkt Cbn Cena brutto oferty o najniższej cenie brutto Cba Cena brutto oferty aktualnie ocenianej 20 Załącznik 2 Zakres prac Agencji po podpisaniu umowy 1. Przygotowanie dokładnego media planu emisji wraz z następującymi parametrami, obliczonymi dla mediowej grupy docelowej (dla każdej z kampanii): a. GRP narastająco, b. zasięg 3+ dla każdego z mediaplanów, c. średni koszt zakupu jednego punktu GRP (CPP) oraz koszt zakupu jednego GRP (CPP obliczone dla całej emisji oraz dla każdej stacji osobno), 2. Przygotowanie listy emisji z uwzględnieniem: a. dokładnych danych dotyczących placingu spotów (data, godzina, program przed, program po, miejsce w bloku), b. planowanych ratingów poszczególnych emisji, 3. Przygotowanie pełnomocnictwa do stacji telewizyjnych w uzgodnieniu z Zamawiającym oraz dostarczenie plików wraz z metryczkami do stacji telewizyjnych. 4. Zakup mediów i zapewnienie emisji spotów zgodnie z planem mediowym.. Przeprowadzenie nadzoru prawidłowego przebiegu emisji w telewizji i radiu. 6. Przedstawienie raportów cząstkowych po każdym tygodniu emisji w telewizji oraz pisemne potwierdzenia emisji od stacji radiowych.

6 7. Przedstawienie raportu poemisyjnego zawierającego wskaźniki mediowe opisane w punkcie Wszystkie prace Wykonawca przygotuje w formacie umożliwiającym edycję. 9. Wszystkie badania i analizy parametrów stacji telewizyjnych i radiowych należy wykonać na danych telemetrii odpowiednio Nielsen Audience Measurement (dawniej AGB Polska) oraz Radio Track porównywalne 3 miesiące, wybrane z okresu jednego roku od daty ogłoszenia niniejszego briefu. Załącznik 3 Harmonogram prac po podpisaniu umowy Termin realizacji zadań, o których mowa w Całkowitym zakresie prac Agencji po podpisaniu umowy jest podzielony na części: 1. Dostarczenie Zamawiającemu szczegółowego planu mediowego w terminie 1 tygodnia od podpisania umowy 2. Przekazanie Wykonawcy nośników ze spotami w terminie 1 tygodnia od podpisania umowy 3. Zapewnienie emisji spotów Nie później niż do r. 4. Przekazanie projektu raportu z emisji r. Załącznik 4 Informacje dodatkowe 1. Termin realizacji zamówienia do 23 grudnia 201 r. (włącznie z dostarczeniem raportów etc.) 2. Zamawiający po otrzymaniu zgłoszeń dokona wyboru najatrakcyjniejszej oferty, a następnie skontaktuje się z Wykonawcą w celu podpisania umowy. 3. Po realizacji każdego etapu zamówienia i przekazaniu przez Wykonawcę raportu i jego akceptacji nastąpi podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego. Podpisanie protokołu warunkuje wystawienie faktury VAT. Termin płatności wyniesie 21 dni od dnia prawidłowego wystawienia faktury VAT. 4. Do podpisania umowy niezbędne jest dostarczenie przez Wykonawcę aktualnego (nie starszego niż 6 miesięcy) KRS.. Oferent poniesie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 6. Ministerstwo Środowiska wdraża system Zarządzania Środowiskowego, zgodny z Rozporządzeniem EMAS, w oparciu o Politykę Środowiskową, zatwierdzoną przez Ministra Środowiska. W związku z tym zaleca się, aby Wykonawca zapoznał się z treścią Polityki Środowiskowej, zamieszczonej na stronie (zakładka: Ministerstwo/EMAS w MŚ). 7. Ministerstwo Środowiska zastrzega sobie prawo do organizacji dodatkowego etapu procesu wyboru Wykonawcy, jeżeli propozycje Wykonawców będą podobne do siebie lub zróżnicowane w stopniu uniemożliwiającym wybór jednej z nich. 8. Ministerstwo Środowiska zastrzega sobie prawo do zmian terminów realizacji Zamówienia. 9. Ministerstwo Środowiska zastrzega sobie prawo do nierozstrzygnięcia zapytania, jeżeli żadna z przedstawionych przez oferentów propozycji nie będzie odpowiadać kryteriom zapytania. 10. Zgodnie z procedurami obowiązującymi w Ministerstwie Środowiska w umowie znajdą się następujące zapisy: Zamawiający dopuszcza zrealizowanie wskaźnika zasięgu efektywnego z tolerancją 3 punktów 6

7 procentowych. Zamawiający nie dopuszcza tolerancji przy realizacji wskaźnika GRP. W razie niezrealizowania wskaźnika GRP lub zasięgu efektywnego, Zamawiający może żądać zapłaty kary umownej w wysokości % budżetu przeznaczonego na realizację danej emisji. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy Zleceniodawca może odstąpić od umowy i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 10 % całkowitego wynagrodzenia brutto. Niezależnie od powyższej kary umownej, w przypadku gdy Zleceniodawca poniesie szkodę wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, może on dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych zawartych w przepisach Kodeksu cywilnego. 11. Przedstawiony przez Wykonawcę w ofercie plan mediowy będzie załącznikiem do umowy. 7