UMOWA Nr DFE/ / Projekt współfinansowany ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

Transkrypt

1 UMOWA Nr DFE/ / zawarta w Warszawie, w dniu r. pomiędzy: Skarbem Państwa Ministerstwem Środowiska z siedzibą w Warszawie, przy ul. Wawelskiej 52/54, kod pocztowy , NIP , w imieniu i na rzecz którego działa.departamentu Funduszy Europejskich, na podstawie pełnomocnictwa nr.. Dyrektora Generalnego Ministerstwa Środowiska z dnia r., zwanym dalej Zamawiającym, a.z siedzibą w, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem, posiadającą NIP, reprezentowanym/ą przez. zgodnie z wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego, zwanym dalej Wykonawcą, zwana dalej Umową o następującej treści: Przedmiotem Umowy jest świadczenie usług eksperckich w zakresie przeglądu, oszacowania ilości dokumentacji archiwalnej i przygotowania projektu Opisu Przedmiotu Zamówienia i kryteriów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne na kompleksową usługę archiwizacyjną dokumentacji Instytucji Pośredniczącej Programu Operacyjnego Infrastruktura i w Ministerstwie Środowiska. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji Zamówienia zgodnie ze Szczegółowym Opisem Usługi stanowiącym załącznik nr. 2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać Zamówienie w następujących etapach: 1) Etap A - oszacowanie ilości dokumentacji archiwalnej kategorii A oraz dokumentacji niearchiwalnej kategorii B wytworzonej w Instytucji Pośredniczącej POIiŚ, a także skalkulowanie rocznej ilości dokumentów przeznaczonych do archiwizacji w kolejnych latach, opracowanie praktycznej koncepcji i harmonogramu prac w zakresie przygotowania zamówienia na kompleksową usługę archiwizacyjną, 2) Etap B - oszacowanie wartości przedmiotu zamówienia na kompleksową obsługę archiwizacyjną. Przygotowanie projektu Opisu Przedmiotu Zamówienia oraz kryteriów dla kompleksowej usługi archiwizacyjnej dla Instytucji Pośredniczącej POIiŚ.

2 2. 1. Strony oświadczają, że Umowa zostaje zawarta w wyniku udzielenia zamówienia publicznego w trybie zapytania ofertowego, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny. 2. Zamawiający oświadcza, że niniejsze zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Za wykonanie Zamówienia Strony ustalają wynagrodzenie w wysokości ,00 złotych brutto (słownie złotych: dwadzieścia pięć tysięcy). 2. Zapłata wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, nastąpi przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze przez Wykonawcę, w terminie 21 dni kalendarzowych od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Podstawą wystawienia faktury VAT jest podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego po każdym etapie wykonania Zamówienia bez zastrzeżeń. 3. Adresem doręczenia Zamawiającemu faktury VAT jest: Ministerstwo Środowiska, Departament Funduszy Europejskich, ul. Wawelska 52/54, Warszawa. 4. Jako dzień zapłaty Strony ustalają dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się do wykonania łącznie etapu A i B Zamówienia w terminie 16 tygodni od dnia podpisania umowy. 1) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje sposobu przeprowadzenia i projekt harmonogramu prac archiwizacyjnych. 2) Wykonawca maksymalnie w terminie tygodnia od otrzymania opinii Zamawiającego uwzględni poprawki Zamawiającego. 3) Po uzgodnieniu treści dokumentu z Zamawiającym zostaje podpisany protokół zdawczoodbiorczy z realizacji etapu A (kończący etap A). 2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania etapu B Zamówienia po odebraniu przez Zamawiającego realizacji etapu A, ale nie później niż 16 tygodni od dnia podpisania umowy. 1) W wyniku realizacji etapu B wykonawca przedstawi dokumentację zawierającą wartość szacunkową zamówienia, dokumentację SIWZ oraz OPZ pozwalające na wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 2) Wykonawca maksymalnie w terminie tygodnia od otrzymania opinii Zamawiającego uwzględni ewentualne poprawki Zamawiającego. 3) Uzgodnienie treści dokumentu z Zamawiającym oraz podpisanie protokołu zdawczoodbiorczego z realizacji etapu B (kończący etap B) następuje nie później niż 16 tygodni od dnia podpisania umowy. 4) Podpisanie protokołu zdawczo - odbiorczego łącznie z realizacji etapów A i B stanowi warunek konieczny do wypłaty wynagrodzenia, o którym mowa w 3 ust

3 1. Wykonawca zobowiązuje się do współpracy z Zamawiającym na każdym etapie wykonania Zamówienia. 2. W trakcie realizacji Umowy Wykonawca i Zamawiający, w zależności od potrzeb, będą kontaktować się telefonicznie, za pomocą poczty elektronicznej, w formie pisemnej lub na spotkaniach roboczych w siedzibie Zamawiającego. 3. W ramach wynagrodzenia, określonego w 3 ust. 1, Wykonawca jest zobowiązany do przedstawiania postępów prac w wyznaczonych przez Zamawiającego terminach i miejscach. 4. Zamawiający zobowiązuje się poinformować Wykonawcę z wyprzedzeniem minimum 4 dni roboczych w drodze bieżącej komunikacji roboczej, w szczególności z zastosowaniem środków komunikacji elektronicznej, o wyznaczonym terminie i miejscu przedstawienia postępów prac, o których mowa w ust W przypadku niewywiązania się Wykonawcy z obowiązku przedstawiania postępów prac, o którym mowa w ust. 3, Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 1 % wynagrodzenia, o którym mowa w 3 ust. 1, za każde nieprzedstawienie prac zgodnie z żądaniem zgłoszonym przez Zamawiającego, w sposób określony w ust Wykonawca zobowiązuje się do udzielania, na każde żądanie Zamawiającego, pełnej informacji na temat stanu wykonania zamówienia. 7. Wykonawca jest zobowiązany informować niezwłocznie Zamawiającego o wszelkich trudnościach i przeszkodach w realizacji Zamówienia. 8. Zamawiający jest uprawniony do kontroli działań Wykonawcy w trakcie realizacji zamówienia na każdym etapie. 9. Osobami upoważnionymi do kontaktu w sprawie niniejszego zamówienia są: 1) ze strony Wykonawcy:. 2) ze strony Zamawiającego: Wykonawca zobowiązuje się, że Zamówienie zostanie wykonane przez Ekspertów, o których mowa w Zapytaniu Ofertowym. 2. Skład Zespołu Ekspertów może być zmieniony w trakcie realizacji umowy po uzyskaniu pisemnej zgody Zamawiającego, po uprzednim przedstawieniu propozycji zmian wraz z uzasadnieniem. 3. Zmiana składu osobowego Zespołu Ekspertów nie wymaga zawarcia aneksu do Umowy. 4. Wykonawca odpowiada za działania lub zaniechania osób wchodzących w skład Zespołu Ekspertów jak za działania i zaniechania własne Z chwilą zapłaty wynagrodzenia, o którym mowa w 3 ust. 1, Wykonawca przenosi na Zamawiającego prawo własności do dokumentów, o których mowa w 1 ust. 1 i 2, a także

4 autorskie prawa majątkowe, w tym prawo do korzystania i rozpowszechniania, w całości i we fragmentach, jako utworów odrębnych lub wspólnie z innym utworem lub innymi utworami Wykonawcy lub innych twórców, na cały okres ochrony autorskich praw majątkowych w kraju i za granicą, na wszystkich polach eksploatacji, na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U r. Nr 90, poz. 631, z późn. zm.). 2. Wynagrodzenie za przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz udzielenie zgody, o której mowa w ust. 1, zawiera się w wynagrodzeniu, o którym mowa w 3 ust Zamawiający jest uprawniony do wykonywania zależnego prawa autorskiego w stosunku do opracowanych dokumentów. 4. Wykonawca zobowiązuje się, że wykonując zamówienie nie naruszy praw osób trzecich i przekaże Zamawiającemu wyniki prac w stanie wolnym od obciążeń prawnych. 5. Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za wszelkie wady prawne dokumentacji, a w szczególności za ewentualne roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia praw własności intelektualnej, w tym za nieprzestrzeganie przepisów ustawy, o której mowa w ust. 1, w związku z wykonywaniem Zamówienia Wykonawca zapewni niezbędny personel oraz narzędzia dla właściwego i terminowego wykonania Zamówienia. 2. Wykonawca zapewnia, że czynności związane z przygotowaniem, organizacją i realizacją zamówienia nie naruszają zasad ochrony środowiska. 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za ogólną i techniczną kontrolę nad wykonaniem Zamówienia określonego w umowie. 4. Wykonawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za nadzór nad osobami wykonującymi Zamówienie oraz zobowiązany jest do wypełnienia wszystkich prawnych zobowiązań związanych z osobami wykonującymi Zamówienie. 5. Wykonawca oświadcza, że posiada doświadczenie i kwalifikacje niezbędne do należytego wykonania zamówienia W razie niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy lub jednego z jej Etapów Zamawiający może: 1) odstąpić od Umowy i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 10% wynagrodzenia, o którym mowa w 3 ust. 1, 2) wyznaczyć dodatkowy termin na wykonanie Umowy i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 0,2 % wynagrodzenia, o którym mowa w 3 ust. 1, za każdy dzień opóźnienia, a w przypadku niewykonania Umowy w terminie skorzystać z uprawnienia przewidzianego w pkt W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania etapu Umowy lub jego części, Zamawiający może: 1) odstąpić od etapu Umowy i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 10%

5 wynagrodzenia za dany etap, 2) wyznaczyć dodatkowy termin na wykonanie etapu i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 0,2 % wynagrodzenia za dany etap, za każdy dzień opóźnienia, a w przypadku niewykonania etapu w terminie skorzystać z uprawnienia przewidzianego w pkt W przypadku naruszenia postanowień 6, Zamawiający może odstąpić od Umowy i żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości, określonej w ust. 1 pkt Kwoty kar umownych podlegają potrąceniu przez Zamawiającego z wynagrodzenia, o którym mowa w 3 ust Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowań przewyższających zastrzeżone na jego rzecz kary umowne. 10. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni kalendarzowych od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia proporcjonalnego za prace faktycznie zrealizowane do dnia odstąpienia Zamawiającego od umowy Dopuszcza się zmianę Umowy za zgodą obu Stron w niżej wymienionych przypadkach: 1) zmiany obowiązujących przepisów, jeżeli zgodnie z nimi konieczne będzie dostosowanie treści umowy do aktualnego stanu prawnego, 2) wystąpienia siły wyższej, 3) zmiany składu Zespołu Ekspertów. 2. Zmiany, o których mowa w ust. 1, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Każda ze Stron może jednostronnie dokonać zmiany w zakresie adresów wskazanych w niniejszej umowie, zawiadamiając o tym niezwłocznie drugą Stronę w formie pisemnej Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z Polityką wą Zamawiającego, zamieszczoną na stronie internetowej (zakładka Ministerstwo/EMAS w MŚ) i że jest świadomy znaczenia zgodności z Polityką przy realizacji postanowień umowy. 2. Wykonawca zobowiązuje się do zagospodarowania odpadów, powstałych w wyniku realizacji umowy zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami Ewentualne spory powstałe na tle wykonania umowy Strony poddają rozstrzygnięciu sądu właściwego miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego..

6 Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności i tajności wszystkich informacji i dokumentów przekazanych, ujawnionych, lub przygotowanych w trakcie i w związku z prowadzeniem zamówienia. Dane udostępnione Wykonawcy zostaną wykorzystane jedynie przez Zespół Ekspertów do celów realizacji zamówienia objętego umową i nie zostaną ujawnione osobom trzecim. 2. Wykonawca zobowiązuje się nie zatrzymywać kopii dokumentów przekazanych, ujawnionych lub przygotowanych w trakcie i w związku z prowadzeniem zamówienia, w szczególności objętych prawem autorskim. Wykonawca zwróci Zamawiającemu wszystkie otrzymane dokumenty w wersji papierowej lub na nośnikach danych, najpóźniej w momencie otrzymania wynagrodzenia, o którym mowa w 3 ust Osoby wykonujące Zamówienie, w tym członkowie Zespołu Ekspertów, mający dostęp do materiałów wymienionych w ust. 1 i 2, zostaną zobowiązani do złożenia imiennych deklaracji poufności zgodnych ze wzorem stanowiących załącznik nr 4 do niniejszej umowy. 15. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. 16. Integralną częścią umowy są następujące załączniki: 1) Załącznik nr 1 Zapytanie ofertowe, 2) Załącznik nr 2 Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego, 3) Załącznik nr 3 Wymagania dla Ekspertów, 4) Załącznik nr 4 Deklaracja poufności ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

7 Załącznik nr. 2 Protokół zdawczo odbiorczy etapu A Dnia zostały przekazane, zgodnie ze Szczegółowym opisem usługi przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego, Ministerstwo Środowiska ul. Wawelska 52/54, Departament Funduszy Europejskich. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Protokół zdawczo odbiorczy etapu B Dnia zostały przekazane, zgodnie ze Szczegółowym opisem usługi przez Wykonawcę Dokumentacja ustalająca wartość szacunkową zamówienia, SIWZ OPZ przy czym przedstawiona łącznie dokumentacja umożliwia wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego. Wymienioną wyżej dokumentację przekazano do Zamawiającego, Ministerstwo Środowiska. ul. Wawelska 52/54, Departament Funduszy Europejskich. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

8 Załącznik nr 4 Deklaracja poufności Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności i tajności wszystkich informacji i dokumentów przekazanych, ujawnionych, lub przygotowanych w trakcie i w związku z prowadzeniem zamówienia. Dane udostępnione Wykonawcy zostaną wykorzystane jedynie przez Zespół Ekspertów do celów realizacji zamówienia objętego umową i nie zostaną ujawnione osobom trzecim. WYKONAWCA