Zapytanie ofertowe. Warszawa, 22 sierpnia 2012 r. GPR /2012

Transkrypt

1 GPR /2012 Warszawa, 22 sierpnia 2012 r. Zapytanie ofertowe 1. Państwowa Inspekcja Pracy Główny Inspektorat Pracy (z siedzibą w Warszawie, ul. Krucza 38/42) informuje, że prowadzi postępowanie w trybie art. 4 pkt. 3 lit g i h ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) w związku z art Kodeksu Cywilnego na: a) Zadanie 1: usługę polegającą na przygotowaniu (kreacja, produkcja) trzech wersji 30 sekundowego spotu radiowego o charakterze informacyjnym dla kampanii społecznej realizowanej pod hasłem Bezpiecznie od startu wraz z elementami uzupełniającymi. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) dla zadania 1 znajduje się w załączniku nr 1. b) Zadanie 2: usługę polegającą na zakupie czasu antenowego w celu emisji trzech wersji 30-sekundowego spotu radiowego dla kampanii społecznej realizowanej pod hasłem Bezpiecznie od startu oraz kampanii informacyjnej w Internecie. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) dla zadania 2 znajduje się w załączniku nr Państwowa Inspekcja Pracy Główny Inspektorat Pracy na sfinansowanie realizacji Zadania 1 i Zadania 2 może przeznaczyć łącznie zł razem z VAT (słownie złotych: trzysta tysięcy). Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawca prowadzone będą w PLN. 3. Do zapytania ofertowego załączono: a) SOPZ zadania nr 1 Załącznik nr 1; b) SOPZ zadania nr 2 Załącznik nr 2;

2 c) wzór umowy Załącznik nr 3. Państwowa Inspekcja Pracy Główny Inspektorat Pracy po wyborze najkorzystniejszej oferty nie przewiduje możliwości wprowadzenia zmian do treści zawieranej umowy. Wszelkie uwagi do treści wzoru umowy można zgłaszać do momentu upływu terminu złożenia ofert (patrz pkt. 16 Zapytania ofertowego). Zostanie ona jednak uzupełniona o zapisy szczegółowe wynikające z przedstawionej przez Wykonawcę oferty dotyczącej kreacji i produkcji; d) informację o urzędzie Załącznik nr 4; e) informację o działaniach służących edukacji w zakresie ochrony pracy i prewencji wypadków przy pracy w grupie osób młodych (w tym uczniów szkół ponadgimnazjalnych, młodzieży akademickiej i młodocianych pracowników) grupa wiekowa lat Załącznik nr 5; f) formularz oferty Załącznik nr 6; g) wskaźniki kampanii Załącznik nr 7; h) kartę oceny Załącznik nr 8; i) wzory oświadczeń Załącznik nr Wykonawca odpowiada za kompletność opracowanego przedmiotu zamówienia i prawidłowość jego wykonania. 5. Warunki udziału w postępowaniu: Do udziału w postępowaniu mogą przystąpić Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności określonych w przedmiocie zamówienia; b) posiadania wiedzy i doświadczenia, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonali co najmniej: 2 usługi dotyczące kreacji i produkcji spotów radiowych na potrzeby ogólnopolskiej kampanii medialnej; 2 usługi polegające na zakupie czasu antenowego w celu emisji spotów radiowych w ogólnopolskich stacjach radiowych; c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. W przypadku, gdy Wykonawcy będą dysponować potencjałem technicznym, osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 2

3 innych podmiotów zobowiązani są do przedstawienia pisemnego zobowiązania tych podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Ocena spełnienia powyższych warunków zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia/ nie spełnia, w oparciu o informacje zawarte w dokumentach wyszczególnionych w pkt. 7 e) i f) Zapytania ofertowego. Z treści załączonych dokumentów musi jednoznacznie wynikać, że Wykonawca spełnia ww. warunki. 6. Terminy realizacji poszczególnych zadań: a) Termin realizacji zadania nr 1: 3 tygodnie od dnia zawarcia umowy. Szczegółowe scenariusze spotu radiowego (pełny tekst reklamy radiowej) powinny być przedstawione Zamawiającemu w terminie 2 tygodni od daty zawarcia umowy. b) Termin realizacji zadania nr 2: kampania społeczna pod hasłem Bezpiecznie od startu na antenie radia oraz w Internecie odbędzie się w przedziale br. (dokładny termin zaproponowany przez oferenta). Przewidziany czas trwania kampanii - 3 tygodnie. 7. Wykonawca powinien sporządzić ofertę na formularzu (Załącznik nr 6) dołączonym do niniejszego Zapytania ofertowego, uzupełnionym o wymagane załączniki. Złożona oferta musi zawierać, co najmniej: a) dokładną nazwę i adres wykonawcy wraz z numerem telefonu i faksem; b) łączną wartość oferty (netto oraz z podatkiem VAT) oraz ceny jednostkowe (w zł) realizacji zadania nr 1 i zadania nr 2. Zaoferowana cena musi uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności (łącznie z przeniesieniem majątkowych praw autorskich) oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia; c) aktualny wypis z ewidencji działalności gospodarczej/krajowego rejestru sądowego; d) pełnomocnictwo jeśli dotyczy; e) oświadczenia sporządzone zgodnie z wzorami stanowiącymi Załącznik nr 9 do Zapytania ofertowego dotyczące: spełnienia warunków udziału w postępowaniu, 3

4 braku podstaw do wykluczenia z postępowania, stosując odpowiednio przesłanki określone w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.), oświadczenie Wykonawcy, że posiada on zdolność finansową, doświadczenie, potencjał techniczny i osoby zdolne do wykonania przedmiotu zamówienia; f) wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych usług w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie z podaniem ich: wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców na potwierdzenie spełnienia warunków określonych w pkt. 5 b) Zapytania ofertowego. Do wykazu należy załączyć dokumenty potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie.; g) prezentację przedstawiającą dokonania Wykonawcy związane z przygotowaniem i produkcją spotów reklamowych na potrzeby kampanii medialnych oraz dokonania związane z zakupem czasu antenowego dla spotów radiowych plik utrwalony na nośniku danych o rozszerzeniu.doc,.docx,.ppt,.pptx,.pdf lub wydruk; h) strategię realizacji kampanii zgodną z SOPZ określonymi w Załączniku nr 1 i Załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego wraz z ramowym planem mediów (możliwym do przygotowania na etapie sporządzania oferty) i uzasadnieniem przedstawionych w ofercie propozycji; i) propozycję kreacji zgodną ze SOPZ określonym w Załączniku nr 1: spotu radiowego w postaci scenariuszy i storyboardów (jedna koncepcja dla każdego rodzaju spotu) oraz innych elementów kampanii w postaci projektów graficznych (jedna koncepcja dla każdego elementu kampanii); j) planowane wskaźniki realizacji Zadania nr 2 wyrażone w punktach GRP, CPP, a także informacje o dotarciu do grup docelowej 1+ i 3+ formularz Załącznik nr Wymogi formalne oferty: Oferta musi spełniać następujące wymogi: a) treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania ofertowego, w szczególności SOPZ określonemu w Załączniku nr 1 i Załączniku nr 2; 4

5 b) oferta musi być sporządzona w języku polskim w formie pisemnej, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką; c) oferta i załączone do niej oświadczenia oraz dokumenty wymagane przez Zamawiającego, sporządzone przez Wykonawcę, muszą być podpisane. Za podpisane uznaje się oświadczenia i dokumenty, na których znajduje się własnoręczny podpis (złożony w sposób umożliwiający identyfikację) przez osobę/y upoważnioną/e do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy; d) poprawki lub zmiany w ofercie muszą być dokonane w sposób czytelny, parafowane własnoręcznie przez osobę/y podpisującą/e ofertę; e) wymagane dokumenty powinny być złożone w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy; f) za osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy uznaje się osoby wskazane do reprezentowania podmiotu we właściwym rejestrze bądź w stosownym pełnomocnictwie, które należy załączyć do oferty w oryginale lub kopii notarialnie poświadczonej za zgodność z oryginałem; g) w przypadku, gdy załączone do oferty dokumenty zostały sporządzone w języku obcym, niezbędne jest przedstawienia ich tłumaczenia (wykonanego przez tłumacza przysięgłego) na język polski; 9. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty: Zamawiający dokona oceny ofert w dwóch etapach na podstawie następujących kryteriów: ETAP 1 oferty zostaną ocenione pod względem jakościowym (zawartości merytorycznej): Dla Zadania 1 ocenie podlegać będzie koncepcja twórcza i zawartość merytoryczna oferty (maksymalnie za ten element Wykonawca może uzyskać 90 pkt.), wg następujących kryteriów: a) strategia komunikacyjna i pomysły kreatywne dotyczące przekazu radiowego: zgodność z celami i założeniami projektu określonymi w SOPZ (Załącznik 1 i Załącznik 2), analiza i segmentacja grupy docelowej, oryginalność zaproponowanych rozwiązań, znajomość specyfiki grupy docelowej - 30 punktów; b) przedstawione scenariusze spotu radiowego: zgodność z założeniami projektu przedstawionymi w SOPZ w Załączniku nr 1, oryginalności wizji artystycznej, wyróżnialności na tle innych kampanii radiowych 30 punktów; 5

6 c) inne elementy oferty przedstawione zgodnie z założeniami projektu przedstawionymi w SOPZ w Załączniku nr 1i w Załączniku nr 2 pkt. e: dostosowanie środków wyrazu do grupy docelowej, język i stylistyka przekazu 30 punktów. Maksymalnie 4 najwyżej ocenione w ETAPIE 1 oferty zostaną zakwalifikowane do ETAPU 2 oceny analizy wskaźników emisji radiowej. Oferty, które zdobyły poniżej 60 punktów nie zostaną dopuszczone do Etapu 2 postępowania. ETAP 2 Oferty zostaną ocenione pod względem ilościowym i kosztowym. Dla Zadania 2 ocena ofert zostanie dokonana w oparciu o analizę propozycji kampanii (maksymalnie za ten element Wykonawca może uzyskać 120 pkt.) po przeanalizowaniu wskaźników kampanii zgodnie z zasadami określonymi w Karcie oceny (Załącznik nr 8); Warunkiem koniecznym jest zapewnienie przez Wykonawcę: a) emisji minimum 50% spotu radiowego w paśmie prime time. Pasmo prime time rozumiane jest jako emisja w godzinach: i Brak uwzględnienia powyższych założeń skutkować będzie odrzuceniem oferty z procedury oceny. Na podstawie powyższych założeń komisja dokona oceny oferty za pomocą Karty oceny (Załącznik nr 8). Komisja dokona zsumowania punktów w ramach Karty oceny (punkty zdobyte na Etapie 1 sumują się z punktami zdobytymi na Etapie 2). Najwyższa liczba punktów uzyskana w Karcie oceny oznacza rekomendację do podpisania umowy z Wykonawcą. Oferty, które nie zakwalifikowały się do Etapu 2 nie zostaną wzięte pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej. 10. Ocenie poddane zostaną tylko oferty, które będą zawierały wszystkie wymogi i dokumenty określone w niniejszym Zapytaniu ofertowym. Oferty nie spełniające wymogów nie będą brane pod uwagę przy ocenie ofert i zostaną odrzucone. O odrzuceniu oferty Wykonawca zostanie poinformowany pisemnie, a informacja zostanie przesłana na podany przez niego nr faksu. Zamawiający nie przewiduje możliwości uzupełnienia brakujących w ofercie informacji i dokumentów. Dopuszcza się występowanie do wykonawcy celem wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości. Zamawiający zastrzega sobie dodatkowo możliwość poprawy w ofercie oczywistej omyłki pisarskiej, oczywistej omyłki rachunkowej. 6

7 11. Omyłki rachunkowe: a) Zamawiający przyjmie jako prawidłowe ceny netto wskazane w ofercie; b) Wykonawca zobowiązany jest przedstawić w ofercie cenę netto i stawkę podatku VAT (zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa); c) w przypadku błędnego obliczenia wysokości podatku VAT zamawiający będzie uprawniony do poprawienia obliczonej ceny z podatkiem VAT i wysokości podatku VAT; d) Zamawiający dokona poprawy ww. kwot stosując odpowiednio przepisy wskazane w ustawie o podatku od towarów i usług; e) Zamawiający poprawi również omyłki, polegające na błędnym zsumowaniu cen netto, wysokości podatku VAT oraz cen z podatkiem VAT; f) Zamawiający nie dopuszcza wprowadzenia zmiany w stosunku do wskazanej w ofercie stawki podatku VAT; g) błędne podanie stawki podatku VAT Zamawiający uzna jako omyłkę, której nie można poprawić odrzuci ofertę jak w pkt. 10; h) Zamawiający może poprawić błędne zsumowanie cen wskazanych w formularzu cenowym za wykonanie poszczególnych działań; i) Zamawiający może poprawić błędne zsumowanie cen wskazanych w formularzu cenowym za wykonanie etapu 1 i etapu 2 do łącznej ceny za wykonanie zamówienia. 12. Okres związania ofertą 30 dni od dnia składania ofert (wyznaczonego terminu złożenia ofert w postępowaniu). 13. Podmiot, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie o niniejszym powiadomiony faksem. W piśmie tym zostanie wyznaczona data zawarcia umowy. W przypadku nie stawienia się na zawarcie umowy (w wyznaczonym terminie upoważnionych osób) Państwowa Inspekcja Pracy Główny Inspektorat Pracy dokona ponownego wyboru oferty najkorzystniejszej z pominięciem oferty poprzednio wybranej. Pozostali Wykonawcy będą mieli możliwość zapoznania się z wynikami postępowania, które zostaną opublikowane na stronie Osoby do kontaktów z Wykonawcą na etapie przygotowywania oferty: 7

8 Paweł Rozowski, tel.: , - w zakresie przedmiotu zamówienia (zagadnienia związane z kampanią); Katarzyna Całka-Bąkiewicz, tel.: , kcalka@gip.pl w zakresie przedmiotu zamówienia (zagadnienia związane z kampanią); Pytania dotyczące niezbędnej dokumentacji proszę kierować faksem na numer Termin złożenia ofert 31 sierpnia 2012 r. do godz w pok. 505 w siedzibie Państwowej Inspekcji Pracy Głównego Inspektoratu Pracy. Oferty należy złożyć w zamkniętej kopercie. Na kopercie należy podać nazwę i adres wykonawcy oraz wskazać, że jest to oferta na opracowanie kampanii Bezpiecznie od startu. Oferty przesłane faksem i/lub za pośrednictwem poczty elektronicznej nie będą rozpatrywane. W przypadku wniesienia oferty po terminie, Zamawiający niezwłocznie powiadomi o tym Wykonawcę oraz zwróci ofertę. Przed upływem terminu składania ofert Wykonawcy są uprawnieni do wprowadzenia zmian do złożonej lub wycofania oferty, przy czym zmiany lub wycofanie musi być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu powinno być opakowane tak jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio: Zmiana oferty lub Wycofanie oferty. 16. Termin otwarcia ofert 31 sierpnia 2012 r. o godz w pok. 505 w siedzibie Państwowej Inspekcji Pracy Głównego Inspektoratu Pracy. W otwarciu ofert mogą wziąć udział wszyscy zainteresowani (publiczne otwarcie ofert). 17. Zasady zapłaty za wykonanie przedmiotu zamówienia: Płatność za realizację przedmiotu zamówienia kampanii społecznej realizowanej pod hasłem Bezpiecznie od startu zrealizowana będzie z dołu, po wykonaniu i odebraniu (podpisanego przez Zmawiającego bez żadnych uwag protokołu końcowego) przedmiotu umowy, w terminie 14 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury. 18. Postępowanie może zostać unieważnione w dowolnym czasie bez podania przyczyny. 8