Kampania edukacyjna nt. segregacji odpadów CO JEST DO ZROBIENIA Emisja spotu świątecznego w grudniu 2015 r.

Transkrypt

1 ZAMAWIAJĄCY Ministerstwo Środowiska MARKA Kampania edukacyjna nt. segregacji odpadów CO JEST DO ZROBIENIA Emisja spotu świątecznego w grudniu 2015 r. TERMIN DORĘCZENIA OFERT PODPISANIE UMOWY 9 listopada, do (tylko w wersji elektronicznej) do 20 listopada 2015 r. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest emisja spotu telewizyjnego nt. segregacji odpadów w wersji świątecznej pt. Na gwiazdkę prezentujemy segregowanie! (w wersjach 30 i 15, jako skrót). Kreacje spotu telewizyjnych są zamieszczone na: 30 sek 15 sek GRUPA DOCELOWA Wiek: lat Mieszkańcy miast MEDIA Media Założenia emisyjne 1. Emisja spotów telewizyjnych ma odbyć się w głównych ogólnopolskich stacjach telewizyjnych oraz stacjach tematycznych. 2. Podczas planowania emisji powinny być uwzględnione największe ogólnopolskie stacje telewizyjne, tzn. TVP i/lub Polsat i/lub TVN, zgodnie z wynikami oglądalności w mediowych grupach docelowych. W stacjach z grupy TOP4 minimalny udział GRP powinien wynosić 40% łącznie. 3. Plan mediów powinien uwzględniać zakup czasu antenowego w stacjach z grupy TOP4 przy minimalnym udziale Prime Time (rozumiany jako pasmo w godzinach 18:30-22:59) na poziomie 42%. Zapis ten nie dotyczy stacji tematycznych, w których prime time przypada na inne godziny. 4. Priorytetem mediowym jest maksymalizacja zasięgu 3+ w grupie docelowej dla emisji podstawowej. 5. Jakościowe planowanie mediów należy planować kampanię przy programach, których affinity index w mediowej grupie docelowej jest wysoki, oraz, w miarę możliwości, tak aby tematyka programów nie kolidowała z przekazem kampanii. 6. Minimalny udział spotów 30 w całkowitej oglądalności wyrażony w punktach GRP musi wynosić min. 35%. 7. Pliki ze spotami zostaną przekazane Wykonawcy w ciągu 2 dni roboczych od dnia podpisania umowy. Emisja podstawowa: Długość emisji: 2 tygodnie. Okres emisji: rozpocząć się nie wcześniej niż r. i zakończyć nie później niż do r. ul. Wawelska 52/54, Warszawa; (+48 22) , faks: (+48 22) , Ministerstwo Środowiska wdrożyło system EMAS zarządzając instytucją dbamy o środowisko.

2 Emisja dodatkowa: Długość emisji: 1 tydzień. Okres emisji: grudnia 2015 r. Minimalnym poziom GRP działań dodatkowych: 300 GRP. Emisja dodatkowa musi spełniać wytyczne określone w punkcie media, w tym przede wszystkim powinna mieć podobny stosunek udziału GRP emisji w stacjach TOP4 do stacji tematycznych, co emisja podstawowa. Budżet szacunkowy Co wykonawca ma przygotować w ofercie Format składania ofert ,00 zł brutto Zamawiający nie zamierza przeznaczyć więcej środków na realizację tego zadania. Oferty przekraczające planowany budżet kampanii nie będą oceniane. Złożona oferta powinna zawierać: 1. Adres i nazwę oferenta. 2. Wartość oferty (netto i brutto). 3. Propozycję planów mediowych (dla każdej z kampanii) obejmującego wskazane w briefie media wraz z argumentacją dotyczącą ich wyboru. W szczególności propozycja musi zawierać: analizę grupy docelowej pod kątem oglądalności stacji telewizyjnych, wartości wskaźników obliczone dla mediowej grupy docelowej: o GRP (przeliczone na 30 i 15 ) i budżet w podziale na stacje, tygodnie, pory dnia przy minimalnym udziale PT na poziomie 42%, o średni koszt zakupu jednego punktu GRP, czyli CPP netto zarówno dla emisji podstawowej i dodatkowej, o wartość zasięgu całkowitego (1+) i efektywnego (3+) dla emisji podstawowej, o Share of Spend w podziale dla każdej stacji tv z TOP4 oraz każdego z pakietów tematycznych. o Share of Voice w podziale dla każdej stacji tv z TOP4 oraz każdego z pakietów tematycznych. o procentowy udział GRP w podziale dla każdej stacji tv z TOP4 oraz każdego z pakietów tematycznych. o CPP dla każdej stacji tv z TOP4 oraz każdego z pakietów tematycznych. o Koszt budowy zasięgu efektywnego (CPERP cost per effective reach point) dla całej kampanii. 6. Harmonogram emisji. Oferty będziemy przyjmować wyłącznie w formie elektronicznej. Oferty proszę przesyłać na adresy mailowe: lukasz.puchalski@mos.gov.pl lub/i monika.gradzka@mos.gov.pl. Załączniki 1. Kryteria oceny ofert 2. Zakres prac po podpisaniu umowy 3. Harmonogram 4. Informacje dodatkowe 5. Formularz oferty Kontakt Łukasz Puchalski, lukasz.puchalski@mos.gov.pl, tel. (22) Monika Grądzka, monika.gradzka@mos.gov.pl, tel. (22)

3 Załącznik 1 Kryteria oceny ofert KRYTERIUM WAGA (%) 1. Plan mediowy dla spotów telewizyjnych 80 a) Ocena mediaplanu, który wynika z prawidłowej interpretacji grupy docelowej i dobrania najbardziej dopasowanych stacji (pod względem affinity index), optymalny udział tych stacji w mediaplanie b) Zasięg efektywny 3+ dla emisji podstawowej Ra/Rn x 20 pkt Ra wartość oferty aktualnie ocenianej Rn wartość najwyższa c) CPP dla emisji podstawowej i dodatkowej CPPn/CPPa x 30 pkt CPPn wartość wskaźnika w ofercie o najniższym ekwiwalencie CPP CPPa wartość wskaźnika oferty aktualnie ocenianej d) GRP emisji podstawowej G(p)a/G(p)n x 15 pkt G(p)a wartość oferty aktualnie ocenianej G(p)n wartość najwyższa e) GRP emisji dodatkowej (minimum 300) G(d)a/G(d)n x 5 pkt G(d)a wartość oferty aktualnie ocenianej G(d)n wartość najwyższa 2. Cena brutto oferty Liczba punktów wyliczana ze wzoru: Cbn/Cba x 20 pkt Cbn Cena brutto oferty o najniższej cenie brutto Cba Cena brutto oferty aktualnie ocenianej Załącznik 2 Zakres prac Agencji po podpisaniu umowy 1. Przygotowanie dokładnego media planu emisji wraz z następującymi parametrami, obliczonymi dla mediowej grupy docelowej: a. GRP narastająco dla emisji podstawowej i dodatkowej, b. zasięg 3+ dla emisji podstawowej, c. oraz koszt zakupu jednego GRP (CPP) obliczone dla całej emisji oraz dla każdej stacji osobno, 2. Przygotowanie listy emisji z uwzględnieniem: a. dokładnych danych dotyczących placingu spotów (data, godzina, program przed, program po, miejsce w bloku), b. planowanych ratingów poszczególnych emisji, 3

4 3. Przygotowanie stosownych dokumentów do stacji telewizyjnych w uzgodnieniu z Zamawiającym oraz dostarczenie plików wraz z metryczkami do stacji telewizyjnych (spoty były wcześniej emitowane na antenach stacji TVP, TVP tematyczne, TVN, TVN tenatyczne, Polsat, Polsat Tematyczne). 4. Zakup mediów i zapewnienie emisji spotów zgodnie z planem mediowym. 5. Przeprowadzenie nadzoru nad prawidłowym przebiegiem emisji. 6. Przedstawienie raportów cząstkowych po każdym tygodniu emisji w telewizji oraz pisemne potwierdzenia emisji od stacji radiowych. 7. Przedstawienie raportu z emisji podstawowej zawierającego wskaźniki mediowe opisane w punkcie Przedstawienie pisemny oświadczeń od stacji telewizyjnych o realizacji emisji dodatkowej. 9. Wszystkie prace Wykonawca przygotuje w formacie umożliwiającym edycję. 10. Wszystkie badania i analizy parametrów stacji telewizyjnych i radiowych należy wykonać na danych telemetrii odpowiednio Nielsen Audience Measurement (dawniej AGB Polska) oraz Radio Track porównywalne 3 miesiące, wybrane z okresu jednego roku od daty ogłoszenia niniejszego briefu. Załącznik 3 Harmonogram prac po podpisaniu umowy Termin realizacji zadań, o których mowa w Całkowitym zakresie prac Agencji po podpisaniu umowy jest podzielony na części: Przekazanie Wykonawcy plików ze spotami Dostarczenie Zamawiającemu szczegółowego planu mediowego 3. Zapewnienie emisji podstawowej do r Przekazanie zaświadczeń o zapewnieniu działań dodatkowych Przekazanie projektu raportu z emisji podstawowej Dostarczenie raportu końcowego, uwzględniającego wyniki emisji dodatkowej w ciągu 2 dni roboczych od podpisania umowy w terminie 1 tygodnia od podpisania umowy r r r. Załącznik 4 Informacje dodatkowe 1. Termin realizacji zamówienia do 28 grudnia 2015 r. (włącznie z dostarczeniem raportów). 2. Zamawiający po otrzymaniu zgłoszeń dokona wyboru najatrakcyjniejszej oferty, a następnie skontaktuje się z Wykonawcą w celu podpisania umowy. 3. Po realizacji zamówienia i przekazaniu przez Wykonawcę raportu z emisji podstawowej i jego akceptacji nastąpi podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego. Podpisanie protokołu warunkuje wystawienie faktury VAT. Termin płatności wyniesie 14 dni od dnia prawidłowego wystawienia faktury VAT. 4. Do podpisania umowy niezbędne jest dostarczenie przez Wykonawcę aktualnego (nie starszego niż 6 miesięcy) KRS. 5. Oferent poniesie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 6. Ministerstwo Środowiska zastrzega sobie prawo do organizacji dodatkowego etapu procesu 4

5 wyboru Wykonawcy, jeżeli propozycje Wykonawców będą podobne do siebie lub zróżnicowane w stopniu uniemożliwiającym wybór jednej z nich. 7. Ministerstwo Środowiska zastrzega sobie prawo do zmian terminów realizacji Zamówienia. 8. Ministerstwo Środowiska zastrzega sobie prawo do nierozstrzygnięcia zapytania, jeżeli żadna z przedstawionych przez oferentów propozycji nie będzie odpowiadać kryteriom zapytania. 9. Zamawiający dopuszcza zrealizowanie wskaźnika zasięgu efektywnego z tolerancją 3 punktów procentowych. Zamawiający nie dopuszcza tolerancji przy realizacji wskaźnika GRP. W razie niezrealizowania zasięgu efektywnego dla emisji podstawowej, Zamawiający może żądać zapłaty kary umownej w wysokości 5% budżetu przeznaczonego na realizację danej emisji. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy Zleceniodawca może odstąpić od umowy i żądać zapłaty kary umownej w wysokości 10 % całkowitego wynagrodzenia brutto. Niezależnie od powyższej kary umownej, w przypadku gdy Zleceniodawca poniesie szkodę wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, może on dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych zawartych w przepisach Kodeksu cywilnego. 10. Przedstawiony przez Wykonawcę w ofercie plan mediowy będzie załącznikiem do umowy. 11. Ze względu na napięty harmopnogram realizacji kampanii, Zamawiający nie przewiduje możliwości przedłużenia emisji podstawowej, poza wyznaczonym w harmonogramie czasem. 12. Ministerstwo Środowiska wdraża system Zarządzania Środowiskowego, zgodny z Rozporządzeniem EMAS, w oparciu o Politykę Środowiskową, zatwierdzoną przez Ministra Środowiska. W związku z tym zaleca się, aby Wykonawca zapoznał się z treścią Polityki Środowiskowej, zamieszczonej na stronie (zakładka: Ministerstwo/EMAS w MŚ). 5