PLANOWANIE I WYZNACZANIE CELÓW W ZESPOLE

Transkrypt

1 PLANOWANIE I WYZNACZANIE CELÓW W ZESPOLE Istota pracy kierowniczej W wyniku badań stwierdzono, że w ciągu typowego dnia pracy dyrektorzy naczelni spędzają: 59 % swojego czasu na zaplanowanych zebraniach 22 % za biurkiem 10 % na spotkaniach niezaplanowanych 6 % na rozmowach telefonicznych pozostałe 3 % na terenie firmy. OCZYWIŚCIE DLA MENEDŻERÓW NIŻSZEGO SZCZEBLA PROPORCJE TE PRZEDSTAWIAJĄ SIĘ ODMIENNIE. 1

2 PLANOWANIE to ustalanie celów, ich rodzaju, pożądanego poziomu oraz czasu i miejsca ich osiągania, a także dobór metod ich realizacji; to pierwsza funkcja kierownicza (zarządzania); to proces tworzenia planu. PLAN to projekt przyszłego, przewidywanego funkcjonowania organizacji, ujęty w postaci zbioru przyszłych działań rozłożonych w czasie. PLANOWANIE SKUPIA SIĘ NA TRZECH ASPEKTACH: Cele (czyli co należy wykonać) Środki (co jest niezbędne do realizacji celów) Metody (w jaki sposób chcemy to osiągnąć) 2

3 PROCES PLANOWANIA Źródło: R.W. Griffin, Podstawy zarządzania, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1998 CELE Cel jest to określony przedmiotowo i podmiotowo przyszły pożądany stan lub rezultat działania, możliwy i przewidywany do osiągnięcia w krótszym lub dłuższym horyzoncie czasu. Te z nich, które sformułowane są ogólnie i całościowo, określa się mianem misji. 3

4 Rysunek. Rodzaje celów organizacji w przypadku regionalnej sieci lokali szybkiego żywienia Źródło: R.W. Griffin, Podstawy zarządzania, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa MISJA Misja to ogólny cel organizacji oparty na przesłankach planistycznych, uzasadniający istnienie organizacji. Pełne określenie misji obejmuje: opis podstawowych wyrobów czy usług; funkcje, które będzie wypełniała; rynki czy klientów, których będzie obsługiwała. 4

5 PRZYKŁADY MISJI PRZEDSIĘBIORSTWO PRZEMYSŁU SPOŻYWCZEGO Będziemy produkowali i rozprowadzali wysokiej jakości pakowane przetwory spożywcze dla ogólnokrajowych przedsiębiorstw handlu detalicznego. SZPITAL Będziemy świadczyli nieodpłatne usługi zdrowotne mieszkańcom najbliższej okolicy. RODZAJE CELÓW CELE STRATEGICZNE - Cele ustalone na najwyższym szczeblu i dla najwyższego kierownictwa organizacji. Koncentrują się one na szerokich, ogólnych problemach. CELE TAKTYCZNE - Cele ustalone na średnim szczeblu i dla menedżerów średniego szczebla organizacji. Koncentrują się one na sposobie operacjonalizacji działań niezbędnych do osiągnięcia celów strategicznych. CELE OPERACYJNE - Cele ustalone na niższym szczeblu i dla menedżerów niższego szczebla organizacji. Dotyczą one krótkookresowych problemów związanych z celami taktycznymi. 5

6 RELACJE POMIĘDZY CELAMI ORGANIZACJI I PLANAMI DZIAŁANIA Źródło: B. Olszewska, Podstawy zarządzania. Przedsiębiorczość na progu XXI wieku, Wydawnictwo ekonomiczne, Wrocław RODZAJE PLANÓW ORGANIZACJI Plan strategiczny - Ogólny plan zawierający decyzje dotyczące alokacji zasobów, priorytetów i działań niezbędnych do osiągnięcia celów strategicznych. Plan taktyczny - Plan skierowany na osiągnięcie celów taktycznych, opracowany dla realizacji elementów planu strategicznego. Plan operacyjny - Plan nastawiony na wykonanie planów taktycznych dla osiągnięcia celów operacyjnych. 6

7 HORYZONT CZASOWY CELÓW I PLANÓW OPERACYJNE KRÓTKOOKRESOWE 1 rok CELE TAKTYCZNE ŚREDNIOOKRESOWE PLANY 1 do 5 lat STRATEGICZNE DŁUGOOKRESOWE 5 lat i więcej Źródło: E. Michalski, Zarządzanie: Podręcznik akademicki, Wydawnictwo Uczelniane Politechniki Koszalińskiej, Koszalin Cechy dobrego planu: celowość (realność), co oznacza, że plan opiera się na dobrym rozpoznaniu obiektywnych uwarunkowań funkcjonowania przedsiębiorstwa, a to z kolei zapewnia, że przy dostępnych środkach i określonych warunkach osiągniecie celu jest prawdopodobne; zgodność wewnętrzną (spójność), co oznacza, że cele nie są ani sprzeczne, ani nie przeszkadzają sobie wzajemnie; operatywność, tzn. że plan powinien być odpowiednio czytelny, zrozumiały i ścisły, nadający się do realizacji zgodnej z przewidywanym wykorzystaniem zasobów i tokiem działania; elastyczność - powinien pozwalać na realizacje także w zmienionych warunkach, poprzez uwzględnienie w nim możliwości różnych wariantów rozwiązań; terminowość - powinien określać terminy wykonania celów pośrednich i celu głównego; kompletność - powinien uwzględniać wszystkie działania niezbędne do realizacji określonego celu; perspektywiczność - powinien wybiegać w przyszłość, w granicach możliwości przewidywania, a jednocześnie zapewniać zgodność planów krótkookresowych z perspektywicznymi; konkretność, tzn. cele zawarte w planie powinny być określone w sposób ścisły i możliwie wymierny. 7

8 Planowanie strategiczne polega na tworzeniu planów zwykle długookresowych dla całej organizacji na podstawie zbiorów informacji, najczęściej niepełnych. Obejmuje ono określenie celów organizacji, polityki personalnej i rynkowej, decyzje o wprowadzeniu nowych produktów. CECHY PLANOWANIA STRATEGICZNEGO Zalety: P.s. stwarza warunki dla konsekwentnego ukierunkowania działalności jednostki gospodarczej. Dzięki zastosowaniu i realizacji funkcji planowania strategicznego kierownicy wyznaczają jasno sprecyzowane zadania i precyzują metody ich wykonania. Funkcja p. strategicznego wspomaga i ułatwia umiejętne przewidywanie problemów zanim staną się zbyt trudne bądź niemożliwe do zrealizowania. Do zalet p. s. należy zaliczyć minimalizację popełniania błędów poprzez staranne rozważenie i dokładną analizę celów, zadań i strategii. 8

9 Wady: niebezpieczeństwo zbiurokratyzowania planistów, utrata styczności z wyrobami i klientami firmy, ponoszenie znacznych nakładów na konsultantów, wyszukane modele i programy planowania, zespoły planistów mogą uzurpować sobie inicjatywę i władzę menedżerów, planowanie strategiczne może ograniczać jednostkę gospodarczą do decyzji najbardziej racjonalnych i pozbawionych ryzyka, menedżerowie uczą się rozwijać tylko te strategie i zadania, które wytrzymują próbę szczegółowej analizy, unikają abstrakcyjnych okazji, charakteryzujących się dużą niepewnością i trudnych do analizowania i rozwijania. Filmik Planowanie strategiczne Kraj bez wody 9

10 Planowanie taktyczne Wygrać bitwę, ale przegrać wojnę Plany taktyczne przygotowują bitwy, strategia natomiast wytycza plan wojny. Plan taktyczny jest więc zorganizowanym szeregiem posunięć, mających doprowadzić do realizacji planów strategicznych. Strategia koncentruje się na zasobach, otoczeniu i misji firmy, podczas gdy taktyka zajmuje się głównie ludźmi i działaniem.. Planowanie operacyjne Tabela. Rodzaje planów operacyjnych Plan jednorazowy Program Projekt Plan ciągły Wytyczne polityki Standardowa procedura działania Przepisy i regulaminy Przygotowany dla realizacji działań, które zapewne w przyszłości nie będą powtarzane. Jednorazowy plan dla szerszego zestawu działań. Plan jednorazowy o węższym zakresie i mniejszej złożoności niż program. Plan trwale obowiązujący, opracowany dla działań, które powtarzają się regularnie w pewnym okresie. Plan ciągły, który określa ogólną reakcję organizacji na pewien problem lub sytuację. Plan ciągły określający kroki, jakie należy podjąć w określonych okolicznościach. Plany ciągłe opisujące dokładnie sposób wykonania określonych czynności. Źródło: R.W. Griffin, Podstawy zarządzania, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa

11 Przezwyciężanie barier w ustalaniu celów i planowaniu Tablica 5. Bariery w ustalaniu celów i planowaniu Główne bariery Przezwyciężanie barier Niewłaściwe cele Niewłaściwy system nagradzania Dynamiczne i złożone otoczenie Niechęć do ustalania celów Opór wobec zmian Przeszkody Zrozumienie roli celów i planowania Komunikacja i współuczestnictwo Spójność, rewizja i aktualizacja Skuteczne systemy nagradzania Źródło: R.W. Griffin, Podstawy zarządzania, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa Wyznaczanie celów zgodnie z metodyką SMART 11

12 Definiowanie celów i zadań Jasno zdefiniowane cele i zadania są podstawą każdej pracy zespołowej. Nie ma nic bardziej denerwującego dla członków zespołu, jak niejasność w kwestii tego, co jest do zrobienia i do czego ma to prowadzić. Najkorzystniejsze jest wspólne ustalenie celów, które są popierane lub akceptowane przez wszystkich uczestników projektu. Przed sformułowaniem celów i zadań należy oczywiście dokonać systematycznej i dokładnej analizy stanu obecnego. Dlaczego warto zapisywać swoje cele? Oto co otrzymano wykonując badania: 84% studentów nie miało określonych celów (Grupa A), 13% miało sprecyzowane cele, ale nie zapisały ich (Grupa B), 3% określiło i spisało swoje cele, a nawet sporządzi plany ich realizacji (Grupa C). 12

13 20 lat później Dwadzieścia lat po eksperymencie odnaleziono absolwentów, którzy wzięli udział w eksperymencie. Wyniki były rewelacyjne: Grupa C spisała się lepiej dziesięciokrotnie niż pozostałe razem wzięte. Osiągnęła dużo więcej pod względem majątku, zadowolenia z życia i statusu społecznego. Grupa B, która tylko określiła swoje cele była dwa razy lepsza niż grupa A. Cały świat usuwa się z drogi człowiekowi, który wie dokąd zmierza. Steve Jobs 13

14 Metoda SMART Skuteczna metoda realizowania celów. Pomaga zwiększyć liczbę zrealizowanych celów. Nie jest czasochłonna. Jest bardzo prosta i intuicyjna, a do tego niezwykle efektywna Konkretyzując cele zwiększasz swoją skuteczność działań. SMART (ang. sprytny, mądry, bystry) S Skonkretyzowany, szczegółowy M - Mierzalny A Akceptowalny, ambitny R - Realistyczny T - Terminowy 14

15 Niektórzy dodają jeszcze dwie litery do tej formuły: E ang exciting- ekscytujący R ang. recorded zapisany Zwolennicy NLP (programowania neurolinwistycznego) dodaliby jeszcze jeden warunek: ce pewien być pozytywnie sformułowany. SMARTER,,Nie musisz być wielki żeby zacząć, ale musisz zacząć by być wielki. Zig Ziglar 15

16 Filmiki motywacyjne: Jacek Walkiewicz Pełna moc możliwości 5 zasad wyznaczania celów 16