Zarządzanie projektem współfinansowanym z UE

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Zarządzanie projektem współfinansowanym z UE"

Justyna Wolska
4 lat temu
Przeglądów:

1 Zarządzanie projektem współfinansowanym z UE

2 Zarządzanie cyklem projektu - PCM (ang. Project Cycle Management) system zarządzania projektami stworzony na potrzeby realizacji złożonych przedsięwzięć, przyjęty przez Komisję Europejską w 1992 roku. Prosty, wywodzący się z nauk zarządzania model pozwalający jasno sprecyzować cele, zadania i efekty projektu przy jednoczesnym minimalizowaniu ryzyka niepowodzenia przedsięwzięć. Cykl życia projektu według PCM składa się z faz: Planowanie Identyfikacja Opracowanie Finansowanie Wdrożenie Ewaluacja

3 Przygotowanie projektu

4 Tytuł projektu: Powinien sugerować czego dotyczy projekt Powinien być zwięzły i krótki (hasło marketingowe) Tytuł projektu musi być inny niż nazwa Programu, Priorytetów, Działań i Poddziałań występujących w programie. Nazwa powinna nawiązywać do typu projektu, realizowanych działań, grupy docelowej i nie może być dłuższa niż 200 znaków.

5 Etapy przygotowania projektu: ANALIZA: 1. Analiza zainteresowanych (kogo projekt dotyczy?) 2. Analiza problemów 3. Analiza celów

6 Analiza interesariuszy - Macierz interesariuszy Interesariusze osoby lub grupy osób zainteresowane wynikiem realizacji projektu lub w jakiś sposób przez niego ograniczane (wewnętrzni i zewnętrzni)

7 Problem Decyzja o realizacji projektu wynika z chęci (potrzeby) odpowiedzi na występujące w naszym środowisku bariery, problemy lub wyzwania. Zdefiniowanie tego obszaru jest punktem wyjścia do określenia zadania, które chcemy wykonać.

8 Budowanie drzewa problemów

9 Wzrost bezrobocia Niedostosowanie szkoleń do wymogów rynku Brak systemu monitoringu

10 Cele Cel to pożądany kierunek działania, który obieramy ze względu na zdiagnozowane przyczyny problemu. Cel to nasza odpowiedź na problemy. Sformułowane cele projektu wyznaczają nam sposób jego realizacji. Drzewo celów jest pozytywnym odbiciem drzewa problemów. PROBLEM CEL

11 Zmniejszenie bezrobocia Dostosowanie szkoleń do wymogów rynku Stworzenie systemu monitoringu

12 Metoda SMART SMART odpowiada pięciu cechom dobrze określonych celów przedsięwzięcia. Sprecyzowane Czy cele projektu jasno określają, co należy osiągnąć? Mierzalne Czy istnieją jednoznaczne i mierzalne kryteria pozwalające stwierdzić, że cele zostały osiągnięte? Akceptowalne Czy celów jest akceptowalny? Realistyczne Czy cele są osiągalne dla zespołu odpowiedzialnego za projekt? Terminowe Kiedy projekt zostanie zakończony?

13 Grupa docelowa: osoby objęte wsparciem. Uzasadnienie wyboru: Dlaczego Co będzie pozytywnego jeśli wybierzmy tą grupę. Uzasadnić liczebność (dlaczego 100, a nie 1000) Opisać sposób rekrutacji.

14 Działania Działania (zadania) realizacji projektu to kroki, które mają spowodować osiągnięcie zaplanowanych rezultatów projektu. Umiejętność wyodrębnienia jednolitych pod względem charakteru zadań pozwala podzielić projekt na etapy. Realizacja staje się wówczas łatwa do zaplanowania i skoordynowania.

15 Zadania powinny logicznie wynikać z siebie! Zadania możemy podzielić na 2 kategorie: merytoryczne (związane z celami projektu, właściwe to co robimy dla uczestników) obsługowe (pomocnicze) niezbędne do zaistnienia tych pierwszych

16 Zadania pomocnicze (obsługowe): Informacja o projekcie promocja (od 4 do 6% wartości projektu) Rekrutacja najlepszy i najtańszy sposób (2 do 3% wartości projektu): nabór otwarty (media masowe) branżowa (konkretna grupa) zamknięta (wewnątrz instytucjonalna) Ewaluacja (stwierdzenie rezultatów ok. 2% wartości projektu) oraz monitoring, Zarządzanie (biuro, obsługa finansowa, obsługa prawna, personel od 20 do 30% wartości projektu)

17 Struktura podziału pracy - zadania Zadania główne Zadania szczegółowe II poziom szczegółowośc i Czas trwania Niezbędne zasoby 1 zadanie główne Zadanie szczegółowe Tygodnie/dni/ godziny 2 pracowników 2 pracowników /komputer Zadanie szczegółowe pracownik/ samochód osobowy Zadanie szczegółowe 2 zadanie główne Zadanie szczegółowe Zadanie szczegółowe Zadanie szczegółowe

18 przykład

19 Produkty Produkty określają dobra i usługi, które powstaną w wyniku działań podjętych w ramach projektu. Produktem (skwantyfikowanym za pomocą wskaźnika produktu) może być: liczba publikacji wytworzonych w ramach projektu, liczba udzielonych porad, liczba osób, które otrzymały dotacje, liczba szkół, które zrealizowały programy rozwojowe.

20 Rezultaty Rezultaty odzwierciedlają efekty, które powstaną w wyniku podjętych działań w ramach projektu, np. udzielenia wsparcia danej osobie/ grupie osób/ instytucji w ramach projektu. Przykładem rezultatu jest: Liczba osób, które podniosły swoje kwalifikacje dzięki uczestnictwu w szkoleniach, Liczba utworzonych miejsc pracy. Główną funkcją rezultatów jest zmierzenie na ile cel ogólny i cele szczegółowe projektu zostały zrealizowane.

21 Główna różnica między produktami i rezultatami polega na tym, że produkty określają dobra i usługi powstałe w toku realizacji projektu, natomiast rezultaty odzwierciedlają efekty działań podjętych w ramach projektu i w związku z tym z reguły są dostępne dopiero po jego zakończeniu. Produkty i rezultaty projektu powinny wynikać bezpośrednio z działań i odnosić się do celów projektu. Rezultaty to opis zmian jakie zajdą w wyniku wdrożenia projektu, związane są z korzyściami jakie osiągną uczestnicy projektu po zakończeniu uczestnictwa.

22 Przykład: spośród 30 osób uczestniczących w szkoleniu (produkt) 20 osób podniosło swoje kwalifikacje (rezultat) np. zaliczyło test końcowy. Innymi słowy, udział osób w szkoleniu przyczynił się osiągnięcia oczekiwanej zmiany (rezultatu), jakim było podniesienie kwalifikacji.

23 Wśród rezultatów projektu, należy wyróżnić również tzw. rezultaty miękkie dotyczące postaw, umiejętności i innych cech, których istnienie bądź zmianę można zweryfikować jedynie w drodze badań lub obserwacji. Do takich rezultatów można zaliczyć: poprawę umiejętności komunikacyjnych, rozwój umiejętności zarządzania czasem wzrost pewności siebie. Ta grupa rezultatów jest szczególnie istotna w przypadku projektów przewidujących wsparcie dla osób w szczególnie trudnej sytuacji na rynku pracy, np. osób zagrożonych wykluczeniem społecznym, osób niepełnosprawnych, czy kobiet powracających po przerwie związanej z macierzyństwem.

24 W HARMONOGRAMIE wpisujemy etapy tych zadań po dodaniu wszystkich etapów przechodzimy do ustalania BUDŻETU SZCZEGÓŁOWEGO

25 Harmonogram Plan pracy zawierający takie informacje jak: nazwa zadania do realizacji, termin rozpoczęcia i zakończenia zadania. Harmonogram projektu to zaplanowany rozkład zadań projektu w czasie. Jest takim zobrazowaniem działań, które pozwala na zidentyfikowanie ich logicznej kolejności oraz wszelkich istniejących pomiędzy nimi powiązań. Harmonogram projektu powinien zostać wyliczony na podstawie rzeczywistych zależności pomiędzy zadaniami projektu, czasu trwania zadań. Datę początkową i końcową harmonogramu projektu określa ścieżka krytyczna projektu, która jest sekwencją zadań projektu. Harmonogram wskazuje na nasze umiejętności organizacyjne i zarządcze.

26 Etapy budowy harmonogramu Zdefiniowanie działań podstawowych Wyszczególnienie poddziałań w ramach zdefiniowanych działań podstawowych. Rozbicie działań głównych na konkretne (łatwe do zorganizowania i zarządzania) zadania. Ustalenie kolejność i zależności: w jakim porządku powiązane ze sobą działania powinny być podejmowane? czy dane działanie zależy od rozpoczęcia lub ukończenia jakiegokolwiek innego działania? Ustalenie ram czasowych (rozpoczęcia, czasu trwania i zakończenia działań) tak, aby ustalić najbardziej prawdopodobne daty ich rozpoczęcia i ukończenia. Korzystanie z harmonogramu ułatwia przedstawienie go w postaci graficznej. Najpopularniejszym sposobem graficznego przedstawienia harmonogramu jest wykres Gantta.

29 Monitoring i ewaluacja Monitoring to systematyczne obserwowanie zjawiska w celu poznania jego dynamiki i zbierania danych do analiz. Ewaluacja to proces, polegający na badaniu przyczyn rozbieżności między zaplanowanymi a rzeczywistymi rezultatami. Dzięki tym narzędziom można zapewnić wysoką jakość realizacji oraz możliwość kontynuacji nowych działań w przyszłości uwzględniających doświadczenia zdobyte w trakcie realizacji projektu.

30 Budżet Finansowa prezentacja projektu. Odpowiada nie tylko na pytanie ile nas będzie kosztował projekt ale również pokazuje nasze umiejętności zarządzania posiadanymi zasobami oraz wskazuje źródła finansowania niezbędnych nakładów.

31 Budżet Każda kategoria budżetowa powinna zawierać informację o jednostce kalkulacji (np. szt., godz., osobodzień, miesiąc), liczbę jednostek niezbędnych do zrealizowania zadania (np. 100 szt., 2 miesiące) oraz koszt jednostkowy (np. 5 zł/szt.), np.: Nazwa kosztu Jednostka Liczba jednostek Cena jednostki Wartość Zatrudnienie trenerów godzina zł 8400 zł Zakup materiałów szkoleniowych sztuka zł 6000 zł Druk plakatów szt zł 4000 zł Koordynator projektu miesiąc zł zł

32 Bibliografia: R. Jones, Zarządzanie projektami. Sztuka przetrwania, MT Biznes, Warszawa Podręcznik przygotowywania wniosków o dofinansowanie projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Warszawa Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL, Warszawa, 1 kwietnia 2011 r.

Podobne dokumenty

Zarządzanie projektami UE

Zarządzanie projektami UE Produkty Produkty określają dobra i usługi, które powstaną w wyniku działań podjętych w ramach projektu. Produktem (skwantyfikowanym za pomocą wskaźnika produktu) moŝe być: liczba