TOP DMS SYSTEM ZARZĄDZANIA OBIEGIEM DOKUMENTÓW

Transkrypt

1 TOP DMS SYSTEM ZARZĄDZANIA OBIEGIEM DOKUMENTÓW

2 TOP DMS System Zarządzania Obiegiem Dokumentów TOP DMS jest odpowiedzią System Zarządzania Obiegiem Dokumentów TOP DMS jest odpowiedzią na rosnące potrzeby przedsiębiorstw, zwłaszcza wielooddziałowych w zakresie zarządzania, archiwizacji i natychmiastowego dostępu do dokumentacji. DOSTĘP DO SYSTEMU MOŻLIWY JEST W NASTĘPUJĄCYCH OPCJACH: Oprogramowanie komputerowe Oprogramowanie zainstalowane na komputerze (np. dla pracowników administracyjnych, którzy mają mieć dostęp do dokumentacji jedynie w siedzibie fi rmy,) Aplikacja internetowa Dostęp z przeglądarki internetowej możliwy z każdego komputera lub tabletu posiadającego dostęp do internetu, dostępna jest również wersja strony na urządzenia mobilne Aplikacja mobilna Dostęp poprzez aplikację na smartfony z systemem Android Główny widok po zalogowaniu się do aplikacji internetowej

3 2 APLIKACJA DESKTOPOWA Widok po otwarciu programu TOP Obieg Dokumentów 3 APLIKACJA MOBILNA Podgląd ekranów aplikacji mobilnet na urządzenia z systemem Android

4 Każdemu użytkownikowi korzystającemu z oprogramowania TOP DMS można określić poziom uprawnień, widoczne dla niego typy dokumentów czy operacje jakie może wykonywać w ramach swoich uprawnień lub zdefi niować działania dla niego w ramach konkretnej ścieżki obiegu. Użytkownicy są natychmiastowo powiadamiani o nowo przychodzących dokumentach. W momencie wprowadzenia dokumentu do systemu (poprzez wiadomość , dodanie ręczne, pojawienie się nowego pliku ze skanera, lub poprzez inną zdefi niowaną metodę dodania danych ) jest on w sposób natychmiastowy widoczny dla osób przydzielonych do jego obsługi lub użytkownicy są powiadamiani o nowym dokumencie (mailowo, smsem lub poprzez powiadomienie z aplikacji na Androida). Okno dodawania załącznika Po otrzymaniu dokumentu użytkownicy otrzymują informacje o terminach w jakich mają zakończyć swój etap prac z dokumentem według przydzielonych uprawnień lub czynności zdefi niowanych jako możliwe w schemacie (np. akceptacja, odrzucenie, naniesienie zmian, zwrot do dostarczającego w celu wyjaśnienia itd.). DOKUMENT Y SĄ W CZ Y TELNY SPOSÓB PODZIELONE WED Ł UG STATUSÓW USTA LONYCH WED Ł UG POTRZEB K LIENTA LUB DA NEGO STA NOWISK A 2 Podział według statusów 3 APLIKACJA DESKTOPOWA Podział według statusów

5 DZIĘKI MOŻLIWOŚCI MODELOWA NIA ŚCIE ŻEK OBIEGU DOKUMENTÓW ISTNIE JE MOŻLIWOŚĆ Z AUTOMAT Y ZOWA NIA WIĘKSZOŚCI POW TA R Z A LNYCH OPER AC JI Z WIĄ Z A N YCH Z PR ZEK A Z Y WA NIEM FIZ YCZN Y M DOKUMENTU. APLIKACJA DESKTOPOWA Podgląd schematów w oprogramowaniu TOP Obieg Dokumentów 2 Podgląd schematów w aplikacji działającej w przeglądarce internetowej INTUICYJNY INTERFE JS SYSTEMU Z A PE WNIA PROSTĄ I INTUICYJNĄ OBS Ł UGĘ.

6 System został wyposażony w narzędzia, śledzenia zmian i wersji dokumentu. Dzięki tym narzędziom użytkownicy otrzymują pełną ewidencję zmian w dokumencie. W jasny sposób zostają określona odpowiedzialność za dokument, zmiany w nim i jego obecny status lub obecnie pracujący nad nim użytkownik. System posiada narzędzia powiadamiające o zbliżających się terminach jakie zostały wyznaczone dla danego dokumentu. Systemem obiegu dokumentów objęte mogą zostać również procesy wewnątrz przedsiębiorstwa. Dzięki powiązaniu systemu obiegu i zarządzania dokumentami np. z systemem kadrowym w sposób elektroniczny można przyjmować od pracowników dokumenty związane z urlopami, rozliczeniem delegacji czy informować ich o zarządzenia związanych z procedurami lub sposobem pracy. Oprócz tego system współpracuje ze skrzynką pocztową, z narzędziami raportującymi czy pozwalającymi na zarządzanie zadaniami i dokumentami w ramach projektów i ich etapów DOKUMENT Y Z SYS TEMU SĄ A RCHIWIZOWA NE W SPOSÓB E LEK TRONICZN Y Z Z ACHOWA NIEM Z ASAD BE ZPIECZEŃSTWA PR Z Y JEDNOCZESNYM Z A PE WNIENIU MECHANIZMÓW PROSTEGO I SZ Y BK IEGO W YSZUKIWA NIA. APLIKACJA DESKTOPOWA Przeglądanie dokumentów 2 Przeglądanie dokumentów

7 Dla firm chcących zautomatyzować i usprawnić proces przyjmowania i rozliczania dokumentów od dostawców został przygotowany specjalny moduł internetowy. Moduł ten dostępny jest z przeglądarki internetowej i zapewnia możliwość wprowadzania dokumentów bezpośrednio przez dostawców. Rozwiązanie takie to przede wszystkim skrócenie czasu pracy nad dokumentami. Dokumenty nie muszą być już wprowadzane przez pracowników odbiorcy i rozsyłane np. na oddziały. Firma otrzymuje gotowe informacje o dokumencie przygotowane przez dostawcę, informacje te dzięki odniesieniom np. do oryginalnego zamówienia są przyjmowane przez centralę i w sposób automatyczny wysyłane do pawilonów, których zamówienie dotyczy. Dokumenty wprowadzone przez dostawców mogą być również w sposób automatyczny przetwarzane przez system księgowy bez potrzeby dodatkowego wprowadzania danych. Dodawanie nowego dokumentu 2 Szczegóły dokumentu

8 WSPARCIE Wszystkim klientem TOP S.A. zapewnia kompleksowe podejście do wdrożenia zaczynając od usług doradczych, przez analizy procesów biznesowych i wdrożenia na szkoleniach dla pracowników i opiece posprzedażnej kończąc. KONTAKT Top - Spółka Akcyjna NIP: KRS: ul. Warneńczyka 3 Rzeszów tel.: (7) fax: (7) topsa@topsa.com.pl