Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego

Transkrypt

1 Kutno, dn r. Przedsiębiorstwo Wielobranżowe EKOBUD Robert Liwiński ul. Sklęczkowska Kutno ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/2013 dotyczące zakupu systemu informatyczne na moduł CRM w ramach projektu Podniesienie konkurencyjności firmy Przedsiębiorstwo Wielobranżowe EKOBUD Robert Liwiński poprzez wdrożenie innowacyjnych technologii w ramach Osi priorytetowej III: Gospodarka, innowacyjność, przedsiębiorczość, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata

2 1. Nazwa i Adres Zamawiającego Przedsiębiorstwo Wielobranżowe EKOBUD Robert Liwiński Kutno ul. Sklęczkowska 18 NIP: REGON: Przedmiot Zapytania ofertowego Przedmiotem zapytania ofertowego jest zakup oprogramowania CRM. Preferowane elementy systemu CRM: - Kontrahenci - zarządzanie klientami, baza klientów i kooperantów z narzędziami do wyszukiwania i przeglądania w różnych widokach - Zadania (działania) - rejestr zaplanowanych i zrealizowanych działań związanych z klientami i innymi obiektami systemu - Kalendarz - internetowy terminarz z funkcjonalnością wprowadzania notatek, zdarzeń i zadań cyklicznych - Okazje - rejestr zainteresowania klientów produktami i usługami firmy - Oferty - baza ofert przygotowywanych klientom wraz z modułem gromadzenia dokumentów - Umowy - rejestr podpisanych umów z klientami, obsługa umów terminowych oraz szablony wydruków - Projekty - grupują działania zespołu na rzecz klienta, w tym okazje, oferty i prowadzone zadania - Dokumenty - baza dokumentów (dowolnych plików) gromadzonych w systemie z możliwością podpinania pod różne obiekty: klient, oferta, zadanie, umowa, projekt - Raporty - generowanie zestawień i raportów agregujących na gromadzonych danych, raporty z historii współpracy z klientem, raporty finansowe, badanie efektywności pracowników i zestawienia prowadzonych działań, raporty podsumowujące realizowane działania w ujęciu ilościowym

3 - Kampanie - ewidencja danych związanych z kampanią marketingową, w tym działania i terminarz - Poczta - integracja systemu z firmową pocztą , wbudowany webmail i kojarzenie wiadomości mailowych z obiektami systemu: klienci, zadania, oferty, serwis - Serwis - gromadzenie i przetwarzanie zgłoszeń od klientów, monitoring procesu, powiadomienia do klientów - Wydruki - generowanie dokumentów (metryk obiektów, formularzy kontroli) - Dzienniki zdarzeń - logowanie wybranych zdarzeń związanych z nadzorem Szczegółowy opis do niniejszego zapytania stanowi załącznik nr Czas realizacji: Termin realizacji zadania do r. Liczba stanowisk pracy, korzystających z oprogramowania: 5 4. Miejsce i termin składania oferty Oferty można składać: - Osobiście w siedzibie Zamawiającego Przedsiębiorstwo Wielobranżowe EKOBUD Robert Liwiński ul. Sklęczkowska 18, Kutno - Pocztą na adres j.w. - pocztą elektroniczną na adres ekobud@vp.pl Ostateczny termin złożenia oferty upływa o godzinie 15:00 W każdym przypadku dla zachowania terminu złożenia oferty decydujące znaczenie ma data i godzina wpływu oferty do zamawiającego. 5. Osoba do kontaktu: Maja Byczkowska tel / fax / ekobud@vp.pl 6. Kryteria oceny

4 Jedynym kryterium oceny ofert jest cena 100 %. Ponadto Oferent musi spełniać wymagania Zamawiającego określone w niniejszym zapytaniu ofertowym. 7. Dodatkowe informacje i wymagania a) Oferent zobowiązany jest przedstawić ofertę na formularzu ofert stanowiący załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. Oferta powinna być : - opatrzona pieczątką - zawierać adres siedziby Oferenta oraz dane kontaktowe - podpisana czytelnie przez Oferenta - posiadać datę sporządzenia b) Do oferty należy załączyć dokument rejestrowy Oferenta, nie starszy niż 3 miesiące c) Oferta powinna zawierać szczegółowy opis oferowanego oprogramowania CRM. d) Oferent może przedstawić tylko jedna ofertę, nie dopuszcza się składania ofert częściowych i wariantowych e) Do postępowania zostaną dopuszczeni oferenci którzy: - posiadają wiedzę i doświadczenie; - dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; f) Dokumenty sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z ich tłumaczeniem na język polski potwierdzonym przez wykonawcę. g) Przed upływem terminu skradania ofert, Oferent może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub ją wycofać, pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian przed terminem składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad, jak składanie ofert. h) Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu. i) Oferty złożone po terminie nie zostaną rozpatrywane.

5 j) Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów jakie Oferent zawarł swojej ofercie. Ocenie podlegać będzie formalna jak i merytoryczna zgodność oferty z wymaganiami jakie określił Zamawiający. k) Zamawiający podpisze umowę z Oferentem, który złożył najkorzystniejszą ofertę. Każdy z oferentów zostanie powiadomiony o wynikach konkursu ofert. l) Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu. m) Załącznikiem do zapytania ofertowego jest formularz oferty oraz potwierdzenie otrzymania zapytania ofertowego.

6 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 1/2013 Szczegółowym opis funkcjonalności oprogramowania CRM Moduł podstawowy CRM powinien zawierać: Katalog Kontrahentów ( Baza firm z którymi firma współpracuje) Katalog odpadów (wprowadzenie kodów odpadów z decyzji firm) Baza Firm ( Baza Firm z którymi firma nawiązuje kontakty) Ewidencja Odpadów ( Karty Ewidencji Odpadów - prowadzona oddzielnie dla danego kodu odpadu, Karta Przekazania Odpadów, Rejestr Odpadów Wychodzących, Rejestr Odpadów Wychodzących firm, aktualny stan magazynowy, ) Fakturowanie Logistyka: Harmonogram Tygodniowy Pracy Kierowców oraz Harmonogram Dzienny Kierowców Rejestr Pojazdów ( z przypomnieniami o upływie terminu np. badania technicznego i innych) Rejestr Pracowników ( z przypomnieniem o upływie np. badania lekarskiego, umowy itp. ) Oferty, Umowy, Zlecenia. Kierowcy ( wykaz kierowców z wpisaniem wszystkich uprawnień, przypomnienie o upływie terminu ważności któregokolwiek z uprawnień, możliwość wygenerowania z programu ZAŚWIADCZENIE O DZIAŁALNOŚCI (ROZPORZĄDZENIE (WE) 561/2006 LUB AETR) Należności i zobowiązania ( rejestr faktur zakupu i sprzedaży, aktualny stan należności i zobowiązań,możliwość realizacji przelewów elektronicznych z połączeniem z bankiem, import elektronicznych wyciągów bankowych Oprogramowanie powinno tworzyć raporty zarówno ze sprzedaży jak i z każdego innego modułu programu. Raporty sprzedażowe, raporty z historii współpracy z klientem ( jakie kody i w jakich ilościach został odebrany, częstotliwość odbioru odpadów, Raporty z ewidencjowania gospodarki odpadami, należności i zobowiązania ) Wszystkie moduły oprogramowania powinny być ze sobą powiązane.

7 ... miejscowość, data FORMULARZ OFERTOWY do zapytania ofertowego 1/2013 Zamawiający: Przedsiębiorstwo Wielobranżowe EKOBUD Robert Liwiński ul. Sklęczkowska Kutno Podejmiemy się realizacji dostawy oprogramowania CRM będącego przedmiotem zapytania ofertowego nr 1/2013 z dnia r. Pełna nazwa firmy: Adres firmy: REGON: NIP: Nr telefonu: Nr fax: Nazwa banku: Nr rachunku bankowego Całkowity koszt oprogramowania CRM będącego przedmiotem zapytania ofertowego nr 1/2013 z dnia r. wynosi : bez podatku VAT:... (słownie złotych...) podatek VAT:... (słownie złotych...)

8 z podatkiem VAT:... (słownie złotych...) Warunki i termin płatności: przelew - 14 dni od daty od daty podpisania protokołu końcowego odbioru. Jednocześnie oświadczamy, że: 1. Zapoznaliśmy się ze specyfikacją przedmiotu zamówienia i nie wnosimy do niej zastrzeżeń oraz zdobyliśmy informacje niezbędne do właściwego wykonania zamówienia. 2. Zawarte w specyfikacji przedmiotu zamówienia warunki zostały przez nas zaakceptowane i zobowiązujemy się w przypadku wybrania naszej oferty do zawarcia umowy. 3. Termin związania z ofertą wynosi maksymalnie 5 dni od dnia otwarcia ofert. Data (podpis z pieczątką imienną lub podpis czytelny osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy)