FINN narzędzie do elektronicznego zarządzania, zabezpieczania i archiwizacji dokumentacji

Transkrypt

1 FINN narzędzie do elektronicznego zarządzania, zabezpieczania i archiwizacji dokumentacji LTC Sp. z o.o. Siemianowice Śląskie, 22 maja 2014 r.

2 Nasze zadania Firma LTC oferuje kompleksowe rozwiązania elektronizacji obiegu i archiwizacji dokumentów.

3 Nasze urzędy

4 Nasze zadania Rozwiązania z rodziny FINN 8 SQL pozwalają na zapewnienie obsługi m.in.: zarządzania dokumentami (elektronicznymi, papierowymi),

5 Nasze zadania Rozwiązania z rodziny FINN 8 SQL pozwalają na zapewnienie obsługi m.in.: komunikacji z klientem oraz instytucją publiczną drogą elektroniczną (tzw. front-office),

6 Nasze zadania Rozwiązania z rodziny FINN 8 SQL pozwalają na zapewnienie obsługi m.in.: udostępnienia danych publicznych automatycznie z baz danych systemu,

7 Nasze zadania Rozwiązania z rodziny FINN 8 SQL pozwalają na zapewnienie obsługi m.in.: integracji systemów front-office z systemami dziedzinowymi.

8 System Zarządzania Dokumentami FINN 8 SQL WEB Idealne rozwiązanie problemu zarządzania dokumentami dla jednostek administracji publicznej dowolnego typu.

9 System jest w pełni zgodny z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

10 System Zarządzania Dokumentami FINN 8 SQL WEB Umożliwia pracę zarówno w trybie systemu tradycyjnego jak i systemu EZD. System dostosowuje się do organizacji urzędu pozwalając na świadome i w pełni zaplanowane przejście na EZD.

11 FINN 8 SQL WEB jako system EZD Wykorzystując system FINN 8 SQL WEB jako system EZD uzyskają Państwo pełne możliwości wykorzystania rozwiązań prawnych wprowadzonych nową instrukcją kancelaryjną. System zawiera funkcje realizujące wszystkie wymogi instrukcji kancelaryjnej w zakresie elektronizacji obiegu dokumentów.

12 FINN 8 SQL WEB jako system EZD Poza podstawowymi funkcjami (takimi jak obsługa poprawnych numerów spraw, dokumentów i rejestrów, wydruków) najważniejsze funkcje obejmują: definiowanie parametrów pracy w trybie EZD (data ustanowienia EZD, wyłączenia kategorii spraw),

13 FINN 8 SQL WEB jako system EZD

14 FINN 8 SQL WEB jako system EZD Poza podstawowymi funkcjami (takimi jak obsługa poprawnych numerów spraw, dokumentów i rejestrów, wydruków) najważniejsze funkcje obejmują: obsługę składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych,

15 FINN 8 SQL WEB jako system EZD

16 FINN 8 SQL WEB jako system EZD Poza podstawowymi funkcjami (takimi jak obsługa poprawnych numerów spraw, dokumentów i rejestrów, wydruków) najważniejsze funkcje obejmują: obsługę udostępnienie akt sprawy innym komórkom.

17 FINN 8 SQL WEB jako system EZD

18 FINN 8 SQL WEB jako system tradycyjny Mając na uwadze zapisy 1 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej, System FINN 8 SQL pozwala również na stopniowe wdrażanie systemu EZD jako obowiązującego w urzędzie systemu wykonywania czynności kancelaryjnych. W tym modelu pracy, korzystając z systemu tradycyjnego, urząd osiąga korzyści porównywalne z tymi, które uzyskałby wdrażając system w trybie EZD. Natomiast funkcje umożliwiające m.in. sukcesywne wskazywanie poszczególnych klas J RWA jako prowadzone w systemie EZD sprawiają, że możliwa jest zaplanowana i dobrze zorganizowana etapowa zmiana systemu kancelaryjnego z tradycyjnego na EZD.

19 Wdrożony system obiegu dokumentów to przede wszystkim ład w zarządzaniu informacją w urzędzie. Każdy dokument zawiera istotne informacje. Dzięki systemowi zarządzania dokumentami ta informacja zawarta jest już nie tylko na 5 gramach papieru, na którym została utrwalona. Informacje zaczynają układać się w usystematyzowanej bazie danych, gdzie każda informacja sterująca działaniem urzędu jest skategoryzowana, a pracownik za nią odpowiedzialny jednoznacznie określony.

20 Podniesienie poziomu bezpieczeństwa informacji Dzięki temu, że każdy dokument, a co za tym idzie również informacja, jest skatalogowana w systemie, łatwo uzyskujemy narzędzia do zarządzania informacją. Na podstawie zapisów w systemie istnieje możliwość szybkiego uzyskania informacji o osobie odpowiedzialnej za dany dokument. Bezpieczeństwo informacji to przede wszystkim jej dostępność, czyli możliwość uzyskania dostępu do potrzebnej informacji wtedy, kiedy ten dostęp jest potrzebny. System umożliwia uzyskanie tego dostępu bez konieczności fizycznego dotarcia do dokumentu zawierającego poszukiwane informacje. Dzięki usystematyzowaniu wszelkich dokumentów w systemie uzyskuje się również dostęp o informacji syntetycznej, zbudowanej na podstawie całego zbioru dokumentów.

21 Bezpieczeństwo informacji to także jej integralność, rozumiana jako zapewnienie, że informacje niezbędne do realizacji sprawy są spójne, kompletne i aktualne. Te cechy są zapewnione dzięki połączeniu dokumentów przechowywanych w systemie w akta spraw wraz z możliwością jednoznacznego przydzielenia dokumentom roli, jaką pełnią w toku rozpatrywanej sprawy. Ostatnią cechą bezpieczeństwa informacji to jej poufność, czyli zapewnienie, że do dokumentów mają dostęp jedynie te osoby, które ten dostęp mieć powinny. Zapewnia to wbudowany system uprawnień wynikający ze struktury organizacyjnej urzędu.

22 Zapewnienie zgodności z przepisami prawa Wymogi Instrukcji Kancelaryjnej, Kodeksu Postępowania Administracyjnego i Ordynacji Podatkowej, Ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne - to podstawowy zbiór wymagań w zakresie organizacji i obsługi realizacji spraw przez urząd. Nie zapominajmy jednak o wymogach Kontroli Zarządczej oraz wewnętrznych uregulowaniach prawnych, które na co dzień powinny być uwzględniane podczas rozpatrywania spraw. Dzięki zaimplementowaniu w systemie mechanizmów kontroli i nadzoru uzyskają Państwo możliwość bieżącego monitorowania przestrzegania przez pracowników zgodności z przepisami prawa. System posiada wbudowane wszystkie mechanizmy wymagane prawem od urzędów administracji na szczeblu samorządowym, począwszy od elektronicznej skrzynki podawczej, poprzez integrację z epuap, a na wsparciu dla tworzenia metryk sprawy i obsłudze archiwum skończywszy.

23 Zapraszam na dalszą część prezentacji...

24 Archiwum w systemie FINN

25 Archiwum z poziomu pracownika

26 Archiwum zakładowe z poziomu archiwisty

27 Przygotowanie i przekazanie przez pracownika dokumentacji do archiwum zakładowego

28 Wydruki przed przekazaniem dokumentacji do archiwum zakładowego Przygotowując dokumentację do przekazania do archiwum zakładowego można skorzystać w systemie m.in. z wydruków: Spisów spraw, Metryk spraw, Formularzy opisów teczek aktowych, Wkładek do segregatora.

29 Wydruk spisu spraw z systemu

30 Wydruk metryki spraw

31 Wydruk formularzy opisów teczek aktowych

32 Wydruk wkładek do segregatora

33 Tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych Spisy dla dokumentacji wytworzonej w systemie tradycyjnym Spisy dokumentacji nieelektronicznej ze składu chronologicznego Spisy informatycznych nośników danych

34 Edycja spisu zdawczo-odbiorczego Pozycje spisu mogą być dodawane ręcznie (np. dokumentacja, która została wytworzona w komórce przed rozpoczęciem pracy w systemie) Pozycje spisu mogą być dodawane automatycznie (sprawy tworzone w systemie wcześniej sprawdzone, przygotowane przez pracownika i zarekomendowane do przekazania do archiwum) Pozycje w jednym spisie mogą być jednocześnie ręcznie jak i automatycznie dodawane

35 Ręczne dodawanie pozycji spisu

36 Dodawanie pozycji do spisu automatycznie Rekomendowanie przez pracownika spraw, które mają być przekazane do archiwum zakładowego Generowanie pozycji spisu (teczek) na podstawie wybranej, wcześniej zarekomendowanej, listy spraw

37 Rekomendowanie przez pracownika spraw, które mają być przekazane do archiwum

38 Rekomendowanie przez pracownika spraw, które mają być przekazane do archiwum

39 Generowanie pozycji spisu (teczek) na podstawie wybranej listy spraw

40 Wydruk spisu zdawczo-odbiorczego

41 Spisy zdawczo-odbiorcze w opracowaniu

42 Spisy zdawczo-odbiorcze przekazane do AZ

43 Spisy zdawczo-odbiorcze w archiwum Aktualnie przyjmowane do archiwum po wcześniejszym przygotowaniu w systemie przez komórki organizacyjne Dodawane i uzupełniane ręcznie wcześniejszych przez archiwistę z lat Importowane z plików (np. z excela) z lat wcześniejszych

44 Przyjmowanie spisu zdawczo-odbiorczego do archiwum zakładowego lub cofanie go do poprawienia

45 Spisy zdawczo-odbiorcze w archiwum

46 Pozycje spisu zdawczo-odbiorczego znajdującego się w archiwum

47 Wyszukiwanie i przesunięcia akt Rozbudowane przeszukiwanie zawartości archiwum, w szczególności wyszukiwanie po numerze akt, znaku teczki, osobach przekazujących i odbierających akta, dacie przekazania, temacie sprawy, lokalizacji akt, opisie teczki. Obsługa zakresowej zmiany lokalizacji dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym (przesunięcia akt).

48 Wyszukiwanie i przesunięcia akt

49 Wyszukiwanie i przesunięcia akt edycja wyszukanej pozycji

50 Wyszukiwanie i przesunięcia akt edycja lokalizacji akt wyszukanej pozycji

51 Wyszukiwanie i przesunięcia akt przekwalifikowanie kategorii archiwalnej wyszukanej pozycji

52 Zmiana lokalizacji akt w archiwum zakładowym

53 Teczki aktowe wg stanu archiwum

54 Brakowanie - dokumentacja niearchiwalna

55 Wydruk spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie

56 Materiały archiwalne przekazywane do Archiwum Państwowego

57 Wydruk spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego

58 Sprawy w systemie EZD wg stanu w archiwum

59 Udostępnianie i wypożyczanie akt z archiwum zakładowego

60 Składanie zamówień na wypożyczenie akt z Archiwum zakładowego Składanie zamówień dotyczących udostępnienia, wypożyczenia, kopii papierowej lub formy elektronicznej akt, wraz z kontrolą stanu realizacji zamówień oraz ich obsługą w formie rejestru udostępnień i wypożyczeń akt, pozwalającym na kontrolę terminu zwrotu wypożyczonych akt.

61 Składanie przez pracownika komórki organizacyjnej zamówień na wypożyczenie akt z Archiwum zakładowego

62 Akceptacja zamówień na wypożyczenie akt z Archiwum zakładowego przez kierownika

63 Realizacja zamówień wypożyczenia akt z Archiwum zakładowego

64 Karta udostępnienia edycja pozycji w archiwum

65 Karta udostępnienia wydruk z systemu

66 Rejestr wypożyczeń i udostępnień akt

67 Wycofanie dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego

68 Wnioski o wycofanie dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego

69 Wniosek o wycofanie dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego uzupełniony o protokół wycofania

70 Wydruk protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego

71 Ewidencja pomiarów temperatury i warunków wilgotności

72 Ewidencja pomiarów temperatury i warunków wilgotności

73 Wydruk ewidencji pomiarów temperatury i warunków wilgotności

74 Sprawozdanie roczne

75 Sprawozdanie roczne Ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych (system tradycyjny). Ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych (system EZD). Ilość dokumentacji przejętej ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych. Ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej, ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej.

76 Dziękujemy za uwagę. Joanna Szafarczyk Adam Kmiecik