Aby włączyć tryb auto-rozliczania należy ustawić opcję w Parametrach systemu tak jak to widać na rys. 1.

Transkrypt

1 Automatyczne rozrachunki w Sz@rk FK 1. Wstęp Od czerwca 2013, w systemie Sz@rk FK wprowadzono możliwość zmiany sposobu rozliczania wpłat i wypłat rejestrowanych w module Kasa-Bank. Do tej pory zarejestrowanie dokumentu KP/KW (lub BP/BW) w Sz@rk FK, nie powodowało utworzenia rozrachunku - nawet jeśli wpłata/wypłata była rejestrowana na koncie rozrachunkowym. Odpowiedni rozrachunek (wraz z dekretem w paczce), był tworzony dopiero podczas importu dokumentów z kasy. Ten sposób rejestrowania wpłat/wypłat uniemożliwiał natychmiastowe rozliczenie zobowiązań lub wierzytelności podczas rejestrowania wpłat w kasie. Obecnie można włączyć nowy tryb auto-rozliczania podczas rejestrowania wpłat lub wypłat w raportach kasowych (lub bankowych), który tworzy i wzajemnie rozlicza rozrachunki w trakcie zapisu dokumentu kasowego. Nowy sposób obsługi wpłat jest szczególnie użyteczny przy współpracy programu FK z programem fakturującym Sz@rk GM, MEx lub F1! Plus. Użytkownicy samego modułu FK mogą natomiast automatycznie rozliczać zapisy będące jeszcze w paczce roboczej. Aby włączyć tryb auto-rozliczania należy ustawić opcję w Parametrach systemu tak jak to widać na rys. 1. Rysunek 1. Parametry systemu, zmiana sposobu obsługi rozliczeń podczas rejestrowania wpłat/wypłat Po włączeniu auto-rozliczania w module kasowo-bankowym, program automatycznie utworzy rozrachunki do poszczególnych zapisów dokumentu KP/KW, ale pod warunkiem że wpłata/wypłata jest rejestrowana na koncie rozrachunkowym (typ 6). Dodatkowo, jeśli podczas rejestrowania danej pozycji dokumentu K/B wskazany zostanie rozrachunek przeciwstawny, to podczas zapisu dokumentu zostanie on automatycznie wzajemnie rozliczony z utworzonym rozrachunkiem do tego zapisu kasowego (podobnie jako to ma miejsce w pozostałych programach Sz@rk).

2 Uwaga, po instalacji programu lub utworzeniu nowej bazy danych, domyślnym sposobem rejestrowania pozostaje stary sposób: Standardowo, poprzez rejestrowanie w paczce. Nowy sposób obsługi dokumentów kasowych/bankowych należy włączyć ustawiając opcję jak na rys.1. Uwaga: W dalszej części opisu, nowy sposób obsługi wpłat/wypłat (oraz zalety jego stosowania) zostanie przedstawiony na przykładzie współpracy programu fakturującego Sz@rk GM, MEx, F1! Plus z programem Sz@rk FK - przy zastosowaniu automatycznego rozliczania wpłat/wypłat w Sz@rk FK. 2. Import zarejestrowanych faktur w Sz@rk GM do Sz@rk FK W Sz@rk GM utworzono nowego kontrahenta (K-9) i zarejestrowano dla niego trzy faktury, z których jedna (14/2013 brutto 12,30) została zapłacona gotówką podczas rejestrowania. Druga (15/2013 brutto 1230,00) została zapłacona częściowo (wpłata gotówką 500 zł), a trzecia (16/2013 brutto 12300,00) została wystawiona na przelew. Poniżej rysunek z Rejestru Sprzedaży który to prezentuje. Rysunek 2. Przykład - Rejestr sprzedaży w Sz@rk GM Ponieważ podczas wystawiania faktur wskazano całkowitą (dla f-ry 14/2013) i częściową (f-ra 15/2013) zapłatę gotówką, utworzone zostały automatycznie dokumenty KP w otwartym raporcie kasowym. Rysunek 3. Raport kasowy po zarejestrowaniu opisywanych faktur. Zarejestrowane faktury mają zostać zaimportowane w Sz@rk FK. W tym celu, w programie fakturującym uruchomiono opcję Funkcje \ Dekrety do programu FK gdzie utworzono na ich

3 podstawie plik wymiany Paczka.CSV (dla potrzeb przykładu wykorzystano standardowy szablon dekretów dla sprzedaży). Poniżej zamieszczono rysunek z przygotowanymi dekretami dla systemu Sz@rk FK. Rysunek 4. Dekrety do programu FK gotowy plik z dekretami zawierającymi przykładowe faktury. W tym momencie można już zaimportować faktury w systemie Sz@rk FK co zostanie opisane w kolejnym punkcie. Przed zaimportowaniem faktur do FK, otwieramy rozrachunki kontrahenta K-9, aby sprawdzić stan jego rozliczeń w systemie Sz@rk GM. Rysunek 5. Rozrachunki kontrahenta K-9 w Sz@rk GM, po zarejestrowaniu przykładowych faktur.

4 Rysunek 6. Rozrachunki, zakres Wszystkie widać rozliczone automatycznie kwoty podczas wystawiania faktur. 3. Import przykładowych faktur z Sz@rk GM W systemie FK, importujemy przygotowany wcześniej plik Paczka.CSV zawierający trzy przykładowe faktury. Rysunek 7. Import przykladowych faktur z pliku Paczka.SCV

5 Rysunek 8. Podczas importu zaznaczona opcja powinna być włączona. Rysunek 9. Dekrety zaimportowanego dokumentu zawierającego trzy przykładowe faktury. Podczas automatycznego tworzenia dekretów podczas importu, zgodnie z opisem opcji z rys 8. ( Podłącz tworzone dekrety do istniejących rozrachunków GM ), program FK powiązał utworzone dekrety do już istniejących rozrachunków utworzonych w GM. Dzięki temu rozliczenia faktur wykonane automatycznie podczas rejestrowania faktur zostały zachowane. Prezentuje to poniższy rysunek - z rozrachunkami konta (rozliczenia kontrahenta K-9). Rysunek 10. Rozrachunki konta bezpośrednio po zaimportowaniu faktur.

6 Powyżej widać, że do rozliczenia na koncie pozostały jedynie niezapłacone kwoty, tak jak jest to w rzeczywistości (patrz rys. 5). Natomiast, na koncie rozliczeniowym kontrahenta, widać wszystkie wystawione faktury (rysunek poniżej) - ale nie widać automatycznie wykonanych KP przy rejestrowaniu faktur, które pojawią się dopiero po zaimportowaniu dokumentów z kasy. Rysunek 11. Zapisy na koncie rozliczeniowym kontrahenta (zaimportowane faktury). 3. Rejestrowanie wpłat w Sz@rk FK z automatycznym rozliczaniem Zarejestrujemy teraz w systemie FK, wpłatę za pozostałe za dwie wystawione faktury (jedna z nich jest już częściowo zapłacona) wykorzystując nowy sposób obsługi dokumentów kasowych/bankowych.

7 Rysunek 12. Przykład zarejestrowania zaległych wpłat z wykorzystaniem nowego sposobu rozliczania w FK. Rysunek 13. Wskaźniki informujące, że nastąpi wzajemne automatyczne rozliczenie przeciwstawnych rozrachunków. Jeśli tryb auto-rozrachunków jest aktywny, pokazywane są dodatkowe kolumny informujące, że do danej pozycji dokumentu zostanie utworzony rozrachunek (niebieska ikona) oraz że wskazano przeciwstawny rozrachunek do wzajemnego rozliczenia (ikona powiązania). Automatyczny rozrachunek do zapisu kasowego zostanie utworzony tylko wówczas, gdy konto pozycji (kolumna Konto FK ) zostało zdefiniowane w planie kont jako rozrachunkowe. Natychmiast po zapisie dokumentu kasowego z przykładu na rys. 12 i 13, program FK utworzy nowe rozrachunki i wzajemnie je rozliczy ze wskazanymi zapisami przeciwstawnymi. Powyższy dokument KP został zapisany. Zobaczmy teraz, aktualne rozrachunki konta

8 Rysunek 14. Rozliczenia konta bezpośrednio po zarejestrowaniu wpłaty z rys. 12 i 13. Jak widać powyżej, zarejestrowanie wpłaty w raporcie kasowym od razu spowodowało rozliczenie rozrachunków na koncie Natomiast na kartotece konta nie będzie widać żadnych zapisów dotyczących zarejestrowanych wpłat, aż do momentu, gdy raport kasowy w tymi wpłatami nie zostanie zaimportowany do paczki. Na kartotece konta widoczne będą zapisy tak jak to widać na rys. 11 (tylko dekrety dot. zaimportowanych faktur z pliku Paczka.CSV). 4. Import dokumentów kasowych z Sz@rk GM do FK a) import przez plik wymiany Dokumenty kasowe lub bankowe, zarejestrowane w Sz@rk GM można zaimportować do FK, podobnie jak faktury - przez wykorzystanie funkcji programu GM Dekrety do programu FK. W tym celu, podczas tworzenia pliku wymiany Paczka.CSV należy zaznaczyć opcję Raporty kasowe (rys. 15). Uwaga, raport kasowy zawierający dokumenty KP/KW musi być zamknięty aby wpłaty zostały ujęte w generowanym pliku Paczka.CSV. Poniżej przykład eksportu wpłat/wypłat z raportu kasowego GM do FK.

9 Rysunek 15. Przykład eksportu raportu kasowego do pliku wymiany Paczka.CSV. W powyższym przykładzie, do utworzenia dekretów dla dokumentów kasowych utworzonych w GM użyto poniższego szablonu, który zawiera podstawową (typową) definicję dla dekretów kasowych.

10 Rysunek 16. Typowa definicja tworzenia dekretów kasowych dla FK. Oprócz zademonstrowanego powyżej sposobu na zaimportowanie wpłat/wypłat z GM, dodano nową możliwość bezpośredni import dokumentów kasowych zarejestrowanych w GM, poprzez funkcję Import do paczki w FK. Będzie to omówione w podpunkcie b) b) bezpośredni import z raportu kasowego (wpłat/wypłat z GM) Po zarejestrowaniu wszystkich wpłat i zamknięciu raportu kasowego w Sz@rk GM (lub w Sz@rk FK), można przystąpić do zaimportowania wpłat/wypłat do paczki. Poniżej zamieszczono przykład próby importu raportu kasowego dla omawianego powyżej przykładu (zapłacone dwie faktury, w tym jedna częściowo rys 3). Ponieważ wystawione w Sz@rk GM dokumenty kasowe/bankowe nie mają przypisanego rozliczeniowego konta księgowego, import nie powiedzie się (rys. 17). Jak podaje komunikat, przed zaimportowaniem konieczne będzie uzupełnienie (przypisanie) kont księgowych dla dokumentów kasowych utworzonych w Sz@rk GM (tutaj dla faktur zapłaconych gotówką). Rysunek 17. Przykład nieudanego importu raportu kasowego konieczne uzupełnienie brakujących kont księgowych. Aby rozwiązać powyższy problem, należy otworzyć raport kasowy i uzupełnić konta księgowe dla dokumentów kasowych przy których pole Konto jest puste. Przedstawia to poniższy rysunek.

11 Aby ułatwić przypisanie konta, system automatycznie szuka i proponuje do zaakceptowania znalezione konto rozrachunkowe z grupy 2 skojarzone z danym kontrahentem. Uwaga, jeżeli program znajdzie więcej niż jedno takie konto rozliczeniowe, to żadne z tych kont nie zostanie zaproponowane, aby uniknąć przypadkowego przypisania niewłaściwego konta. Uwaga, system FK pozwala na przypisanie brakujących kont księgowych, nawet jeśli raport kasowy lub bankowy został już zamknięty. Rysunek 18. Przykład przypisania konta rozliczeniowego do dokumentu kasowego wystawionego w Sz@rk GM Po uzupełnieniu (przypisaniu) brakujących kont w raporcie kasowym, można ponowić próbę importu raportu kasowego do wybranej paczki księgowej. Jak widać poniżej, po przypisaniu brakujących kont, import dokumentów kasowych może zostać wykonany. Rysunek 19. Przykład importu raportu kasowego z GM po przypisaniu brakujących kont księgowych.

12 Poniżej widok zapisów utworzonego dokumentu (po zaimportowaniu) z dekretami dotyczącymi zarejestrowanych wpłat. Wpłaty zarejestrowane automatycznie w GM oznaczono na żółto. Rysunek 20. Utworzone zapisy księgowe dotyczące zaimportowanych wpłat z Sz@rk GM 5. Uwagi końcowe Po wykonaniu opisanych powyżej czynności, czyli zaimportowaniu faktur oraz wpłat z programu Sz@rk GM, na kartotece konta rozliczeniowego będą widoczne poniższe zapisy. Jak widać, wszystkie wymagane zapisy w paczkach (dekrety) zostały zarejestrowane automatycznie i nie było potrzeby ręcznego księgowania żadnych pozycji w paczkach. Rysunek 21. Zapisy na koncie rozliczeniowym po wykonaniu importu faktur i raportów kasowych. Ponadto, wszystkie rozrachunki i rozliczenia dotyczące wystawionych faktur w Sz@rk GM zostały przejęte automatycznie do systemu FK. Dodatkowo po włączeniu auto-rozrachunków - zarejestrowanie dokumentu kasowego w FK automatycznie tworzy i wzajemnie rozlicza rozrachunki kontrahenta, dzięki czemu nie trzeba ich ręcznie rozliczać w opcji Rozliczenia ręczne.

13 Poniższy rysunek prezentuje aktualne rozliczenia kontrahenta z poziomu programu Sz@rk GM po wykonaniu wyżej opisanych operacji. Jak widać wszystkie rozrachunki są prawidłowo wzajemnie rozliczone. Tak samo w Sz@rk FK na rozliczeniach konta Rysunek 22. Rozrachunki w GM (kontrahent K-9) po zarejestrowaniu zaległej wpłaty w Sz@rk FK. Rysunek 23. Rozrachunki w FK - konto