ZAPYTANIE OFERTOWE samokształcenia 3. Zakwaterowanie uczestników i koordynatorów Kolacja integracyjna

Transkrypt

1 PCFE Nowy Sącz, dnia 27 listopad 2013 roku Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich w Nowym Sączu ul. Tadeusza Kościuszki Nowy Sącz Tel (18) Fax (18) REGON , NIP ZAPYTANIE OFERTOWE Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich w Nowym Sączu (Zamawiający) informuje, iż zamierza zlecić usługę wynajmu 2 sal szkoleniowych i zakwaterowania wraz z wyżywieniem w terminie grudnia 2013r. dla maksymalnie 54 osób w ramach projektu Powiatowe Centrum Edukacji współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet III. Wysoka jakość systemu oświaty, Działanie 3.5. Kompleksowe wspomaganie szkół, z uwzględnieniem poniższych wymagań: I. Tryb postępowania: Postępowanie prowadzone będzie w oparciu o przepisy Kodeksu Cywilnego na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013r. Nr 113 poz. 907 z późn. zm.) II. Zakres przedmiotowy usługi: Zamówienie obejmuje w szczególności: 1. realizację usługi w okresie od 13 do 14 grudnia 2013 r. według poniższego harmonogramu: Pierwszy dzień r. (piątek) opisane niżej punkty programu są wspólne dla obu sieci (grup): Lp. opis Godziny (od-do) 1. Przyjazd i przywitanie uczestników Wykład inaugurujący pracę sieci współpracy i samokształcenia 3. Zakwaterowanie uczestników i koordynatorów Kolacja integracyjna Drugi dzień r. (sobota) z opisanych poniżej punktów programu jedynie śniadanie i obiad mogą być organizowane łącznie dla grup (maksymalnie 50 uczestników + 2 koordynatorów sieci + 2 trenerów); zajęcia i przerwy kawowe Zamawiający wymaga by odbywały się na 2 różnych salach: Lp. opis Godziny (od-do) 1. Śniadanie Zajęcia Przerwa kawowa Zajęcia Obiad Wyjazd wynajem 2 Sal szkoleniowych z uwzględnieniem poniższych wymagań:

2 a) Wykłady i zajęcia będą się odbywać w terminach i godzinach wskazanych w pkt. 1 niniejszego zapytania ofertowego b) W przypadku wykładu w dniu 13 grudnia 2013 r. Zamawiający wymaga zapewnienia sali szkoleniowej, w której powinny znajdować się miejsca dla 52 osób (tj. 50 uczestników i 2 koordynatorów sieci) min. 1 m² na 1 osobę c) W przypadku zajęć w dniu 14 grudnia 2013 r. Zamawiający wymaga zapewnienia 2 sal szkoleniowych w każdej z tych sal powinny znajdować się miejsca dla 27 osób (tj. 25 uczestników, 1 koordynatora sieci i 1 trenera) min. 2m² na 1 osobę. d) Sale szkoleniowe powinny być dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych. e) Sale szkoleniowe muszą posiadać okna z dostatecznym naświetleniem naturalnym, posiadać oświetlenie sztuczne, spełniać wymogi bezpieczeństwa i akustyczne, być ogrzewane, posiadać zaplecze sanitarne, w tym toalety. f) W salach szkoleniowych muszą się znajdować odpowiednie liczby stołów i krzeseł z możliwością dowolnej aranżacji ich ustawienia dla uczestników wykładu/zajęć, projektor multimedialny, ekran, flipchart (ewentualnie tablica sucho ścierna), sprzęt nagłośnieniowy oraz łącze internetowe /stałe, wi-fi/. g) Wykonawca jest zobowiązany na czas trwania wykładu/zajęć do umożliwienia oznakowania sal szkoleniowych przekazanymi przez Zamawiającego materiałami o wizualizacji zgodnej z wymogami projektu 3. zakwaterowanie wraz z wyżywieniem podczas 2-dniowego spotkania dla maksymalnie 52 osób (tj. 50 członków z dwóch sieci współpracy i samokształcenia oraz 2 koordynatorów sieci) a także wyżywienia dla 2 trenerów w drugim dniu spotkania w ramach projektu Powiatowe Centrum Edukacji z uwzględnieniem poniższych wymagań: a) Zakwaterowanie, zapewnienie cateringu oraz sale wykładowe powinny znajdować się w hotelu min. trzygwiazdkowym na terenie Powiatu Nowosądeckiego (z wyłączeniem Miasta Nowego Sącza). b) Zamawiający dopuszcza zmniejszenie liczby uczestników - informację taką Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej 3 dni przed planowanym rozpoczęciem zamówionej usługi przy założeniu, że minimalna liczba uczestników nie będzie niższa niż 30 osób. c) Zakwaterowanie dla maksymalnie 50 uczestników projektu (szczegółowa liczba kobiet i mężczyzn zostanie podana najpóźniej 3 dni przed wyjazdem) i 2 koordynatorów sieci w budynku przystosowanym do potrzeb osób niepełnosprawnych (winda, podjazdy, itp.) - pokoje jednoosobowych lub dwuosobowe o podwyższonym standardzie; w pokojach łazienka (z pełnym węzłem sanitarnym: wc, umywalka, prysznic, suszarka z ciepłą i zimną wodą przez całą dobę), telewizor oraz inne standardowe wyposażenie pokoju. W przypadku pokoi dwuosobowych konieczność kwaterowania uczestników tej samej płci. W przypadku koordynatorów sieci Zamawiający wymaga samodzielnych pokoi. d) budynek w dobrym stanie technicznym, ogrzewany. Wymagana temperatura wewnątrz pokoju nie niższa niż 22 stopnie C. e) Wykonawca zapewni maksymalnie 52 osobom (tj. 50 uczestnikom oraz 2 koordynatorom sieci) obsługę gastronomiczną, na którą składać się będą: I. W pierwszym dniu, tj. 13 grudnia 2013 r.: poczęstunek na powitanie oraz kolacja z napojami wg harmonogramu przedstawionego w pkt. 1. II. W drugim dniu, tj. 14 grudnia 2013 r.: śniadanie, przerwę kawową i obiad wg harmonogramu przedstawionego w pkt. 1 f) Wykonawca zapewni dwóm trenerom obsługę gastronomiczną w dniu 14 grudnia 2013 r., na którą składać się będą: przerwa kawowa oraz obiad z napojami wg harmonogramu przedstawionego w pkt. 1. g) Śniadanie w formie szwedzkiego stołu w tym: 5 gatunków wędlin, deska serów, ser biały z dodatkami, gorące danie (parówki, krupniok, jajecznica, kiełbaski, itp.) płatki, musli, mleko zimne i ciepłe, miód, dżem, pieczywo, kawa, herbata, soki, owoce, woda mineralna. Inne dodatki uzupełniające. h) W skład obiadu winno wchodzić: zupa, główne danie na ciepło, deser, napoje. Wykonawca powinien zapewnić menu mięsne i wegetariańskie. Ilość porcji mięsnych i wegetariańskich będzie przekazana przez Zamawiającego najpóźniej w pierwszym dniu pobytu, tj r.. i) Kolacja: w formie spotkania integracyjnego z 1 daniem ciepłym (tu dowolność dla Wykonawcy) wraz z daniami zimnymi: zestaw wędlin i mięs pieczonych (min. kiełbasa wiejska, krakowska, schab pieczony,

3 karczek pieczony itp.) polędwica, szynka wiejska, jajka w sosie, deska serów, sałatka grecka, zestaw ryb wędzonych, łosoś garnirowany, sałatka jarzynowa, owoce, przystawki (pikle, ogórki itp.), napoje zimne i ciepłe (kawa, herbata), ciasto tortowe j) Poczęstunek na powitanie i przerwa kawowa obejmujące: gorącą kawę, gorącą herbatę, cukier, śmietankę, cytrynę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, świeże ciastka lub ciasto) k) Przerwy kawowe (po jednej dla obu grup) powinny być zapewnione w miejscu szkolenia (w salach poszczególnych grup szkoleniowych lub w ich bezpośrednim sąsiedztwie) natomiast poczęstunek na powitanie, śniadanie, kolacja i obiad mogą być podane w Sali restauracyjnej. III. Dodatkowe obowiązki Wykonawcy Zapewnienie uczestnikom spotkania ubezpieczenia NNW na kwotę minimum ,00 zł na czas pobytu w hotelu. IV. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: Wykonawca powinien dysponować odpowiednim potencjałem finansowym, technicznym. V. Wykonawca powinien przedstawić następujące dokumenty: Od Wykonawcy na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu wymagamy złożenia: - Oświadczenie o spełnianiu warunków w udziału w postępowaniu - treść oświadczenia w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego. VI. Kod CPV: Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Wynajem nieruchomości stanowiących własność VII. Usługa zostanie wykonana w ramach projektu : Powiatowe Centrum Edukacji współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet III. Wysoka jakość systemu oświaty, Działanie 3.5 Kompleksowe wspomaganie szkół VIII. Termin związania ofertą: Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert). IX. Termin realizacji zamówienia: Termin realizacji zamówienia: grudnia 2013 r. X. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej: a) Cena 100% XI. Pozostałe warunki: 1. Sposób przygotowania ofert: a) oferta ma być sporządzona na piśmie w języku polskim oraz podpisana przez uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy, b) ofertę należy sporządzić ściśle według druku stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, c) Wykonawca powinien przedstawić następujące dokumenty, jako załącznik do oferty: 1. Oświadczenie o spełnianiu warunków w udziału w postępowaniu - treść oświadczenia w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego d) oferta wraz ze wszystkimi załącznikami musi być spięta w sposób zapobiegający jej dekompletacji, e) ewentualne poprawki w ofercie muszą być potwierdzone parafką osoby podpisującej tą ofertę lub przez osobę upoważnioną. 2. Oferta złożona w toku postępowania przestaje wiązać, gdy została wybrana inna oferta lub, gdy postępowanie zostało zamknięte bez wybrania którejkolwiek z ofert. 3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

4 4. Zamawiający poprawi w ofercie: a) oczywiste omyłki pisarskie; b) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek; c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z warunkami postępowania, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Dostawcę, którego oferta została poprawiona. 5. Zamawiający może zakończyć postępowanie bez wybrania oferty najkorzystniejszej, gdy żadna ze złożonych ofert nie odpowiada warunkom postępowania. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego lub zmiany warunków postępowania bez podania przyczyny. 7. Istotne postanowienia zamówienia wprowadzone są do umowy stanowiącej załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. XII. Czas i miejsce składania ofert: 1. Termin składania ofert 03 grudnia 2013 r. o godz Miejsce składania ofert Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich w Nowym Sączu, Nowy Sącz, ul. Tadeusza Kościuszki 3, 3. Sposób składania ofert: Oferty można składać w formie: a) pisemnej papierowej na kopercie z ofertą proszę dopisać: Oferta na usługę wynajmu 2 sal szkoleniowych i zakwaterowania wraz z wyżywieniem w terminie grudnia 2013 r. dla maksymalnie 54 osób w ramach projektu Powiatowe Centrum Edukacji. b) elektronicznej na adres mailowy: sekretariat@pcfe.powiat-ns.pl tu należy załączyć zeskanowaną podpisaną ofertę, a w tytule wiadomości należy napisać: Oferta na usługę zakwaterowania i wyżywienia podczas warsztatów wyjazdowych w ramach projektu Powiatowe Centrum Edukacji XIII. Informacje końcowe: 1. Osobami uprawnionymi do kontaktu z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Katarzyna Pasiut, tel , kpasiut@pcfe.powiat-ns.pl (od poniedziałku do piątku w godz ). Iwona Ząbek, tel , izabek@pcfe.powiat-ns.pl, (od poniedziałku do piątku w godz ); 2. Dostawcy, którzy złożyli oferty zostaną powiadomieni o wynikach postępowania w formie pisemnej. 3. Po zakończeniu postępowania Wykonawca, którego oferta została wybrana, jako najkorzystniejsza zawrze umowę w terminie i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego. ZASTĘPCA DYREKTORA Powiatowego Centrum Funduszy Europejskich (-) Danuta Krok

5 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego Nazwa (firma)... Adres oferenta:..... Tel... NIP:... REGON:. Odbiorca: Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich Nowy Sącz, ul. Tadeusza Kościuszki 3 Tel/Fax (18) REGON: , NIP: OFERTA CENOWA po zapoznaniu się z wymogami zawartymi w zapytaniu ofertowym na realizację usługi wynajmu 2 sal szkoleniowych i zakwaterowania wraz z wyżywieniem w terminie grudnia 2013 r. dla maksymalnie 54 osób w ramach projektu Powiatowe Centrum Edukacji Oferuję realizację przedmiotowego zamówienia za cenę: (należy podać z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku) Cena brutto: zł Słownie:...zł W cenie jest zawarty podatek VAT. Wg kalkulacji: Lp. Wyszczególnienie Liczba osób Cena jednostkowa brutto na 1 osobę Usługa hotelarska wraz z Kwota brutto (iloczyn liczby osób x cena jednostkowa brutto na osobę) wynajmem sal w terminie grudnia 2013 r. 52 Wyżywienie w drugim dniu 2. warsztatów dla trenerów 2 3. Łączna cena brutto

6 Uwaga: 1. Oświadczam, że zapoznałem się z zapytaniem i nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz, że mam konieczne informacje potrzebne do właściwego wykonania zamówienia 2. Oświadczam, że stanowiący załącznik nr 3 do zapytania wzór umowy został zaakceptowany i zobowiązuję się w przypadku wybrania mojej oferty do zawarcia umowy na wyżej wymienionych warunkach w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 3. W celu wymiany informacji przekazuję dane kontaktowe: a) Tel. b) Fax.. c) 4. Załącznikami do niniejszego formularza oferty stanowiącymi integralną część oferty są: a).. b) c).. d).. Podpis osoby osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy

7 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego... (pieczęć firmowa) Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Oświadczam oświadczamy*, że spełniam spełniamy* warunki dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej. Miejscowość:... Data: (podpis podpisy) (pieczątka imienna pieczątki imienne) * - niepotrzebne skreślić