PCFE Nowy Sącz, dnia r. ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 PCFE Nowy Sącz, dnia r. Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich w Nowym Sączu ul. Tadeusza Kościuszki Nowy Sącz Tel (18) Fax (18) REGON , NIP ZAPYTANIE OFERTOWE Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich w Nowym Sączu (Zamawiający) informuje, iż zamierza zlecić usługę hotelarską wraz z wyżywieniem i obsługą szkoleń w ramach projektu e-powiat Nowosądecki współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej Poddziałanie Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej, z uwzględnieniem poniższych wymagań: I. Tryb postępowania: Postępowanie prowadzone będzie w oparciu o przepisy Kodeksu Cywilnego na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013r. Nr 113 poz. 907 z późn. zm.). II. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Zamówienie obejmuje w szczególności: 1. Zakwaterowanie, z uwzględnieniem poniższych wymagań: a) Wymagana lokalizacja: województwo małopolskie, powiat nowosądecki. b) Obiekt hotelarski spełniający wymagania co do wyposażenia oraz zakresu świadczonych usług dla hoteli o wysokim standardzie usług i zakwaterowania tj. hotel zaszeregowany do kategorii co najmniej *** (3 gwiazdki) lub o wyższym standardzie według kategoryzacji hoteli obowiązującej w Polsce. c) Zakwaterowanie dla 9 grup szkoleniowych w okresie od r. do r. dla 93 uczestników projektu: osoby (2 grupy szkoleniowe), osób (2 grupy szkoleniowe), osób (2 grupy szkoleniowe), osób (3 grupy szkoleniowe), (szczegółowa liczba kobiet i mężczyzn zostanie podana w dniu podpisania umowy), zakwaterowanie w budynku przystosowanym do potrzeb osób niepełnosprawnych (winda, podjazdy, itp.) - pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe o podwyższonym standardzie (w pokojach dwuosobowych dwa oddzielne łóżka); w pokojach łazienka (z pełnym węzłem sanitarnym: wc, umywalka, prysznic, z ciepłą i zimną wodą przez całą dobę), telewizor oraz inne standardowe wyposażenie pokoju. W przypadku pokoi dwuosobowych konieczność kwaterowania uczestników tej samej płci. Przyjazd do godz pierwszego dnia, wyjazd o godz dnia następnego. d) Budynek w dobrym stanie technicznym, ogrzewany. Wymagana temperatura wewnątrz pokoju nie niższa niż 22 stopnie.

2 e) Zamawiający dopuszcza zmniejszenie liczby uczestników - informację taką Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej 3 dni przed planowanym rozpoczęciem zamówionej usługi dla danej grupy szkoleniowej. Zamawiający zapłaci wyłącznie za faktycznie wykorzystane miejsca noclegowe i wyżywienie. f) Szczegółowy harmonogram zakwaterowania uczestników znajduje się w pkt. 4 niniejszego zapytania ofertowego. 2. Wyżywienie, z uwzględnieniem poniższych wymagań: a) Wykonawca zapewni 93 osobom obsługę gastronomiczną dla szkoleń dwudniowych. b) Śniadanie (w każdym dniu szkolenia) w formie szwedzkiego stołu w tym: 5 gatunków wędlin, deska serów, ser biały z dodatkami, gorące danie (parówki, krupniok, jajecznica, kiełbaski, itp.) płatki, musli, mleko zimne i ciepłe, miód, dżem, pieczywo, kawa, herbata, soki, owoce, woda mineralna. Inne dodatki uzupełniające. c) W skład obiadu (w każdym dniu szkolenia) winno wchodzić: zupa (np. rosół z makaronem, zupa pomidorowa, cebulowa z grzankami, ogórkowa, krem z zielonego groszku itp.), główne danie na ciepło (np. karczek pieczony, karczek po wiejsku, golonka po bawarsku, kotlet schabowy, schab z pieczarkami, kotlet de volaille, filet z ryby sola, karmazyn, placki po zbójnicku z sosem pieczarkowym, ziemniaki, frytki, zestaw surówek, itp.), deser, napoje. d) Kolacja (w pierwszym dniu szkolenia): w formie spotkania integracyjnego, jedno danie ciepłe (tu dowolność dla Wykonawcy) wraz z daniami zimnymi: zestaw wędlin i mięs pieczonych (min. schab pieczony, karczek pieczony itp.), kiełbasa wiejska, krakowska, polędwica, szynka wiejska, jajka w sosie, deska serów, sałatka grecka, zestaw ryb wędzonych, łosoś garnirowany, sałatka jarzynowa, owoce, przystawki (pikle, ogórki itp.), napoje zimne i ciepłe (kawa, herbata), ciasta tortowe. e) Zabezpieczenie przerwy kawowej obejmujące: gorącą kawę, gorącą herbatę, cukier, śmietankę, cytrynę, soki, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, świeże ciastka lub ciasto. f) Przerwy kawowe (w ilości 2 przerw kawowych na grupę w każdym dniu pobytu: 1 dnia ok. godz i natomiast 2 dnia ok. godz i 14.00) powinny być zapewnione w bezpośrednim sąsiedztwie sal szkoleniowych, natomiast śniadanie, obiad i kolacja mogą być podane w sali restauracyjnej. 3. Wynajem sal szkoleniowych, z uwzględnieniem poniższych wymagań: a) Zajęcia będą się odbywać w terminach i godzinach wskazanych w pkt. 4 niniejszego zapytania ofertowego. b) Wykonawca zobowiązany jest do zapewniania sal szkoleniowych - łączna ilość dni wynajmu sal szkoleniowych: 8 dni (18 sal), w tym: przez 6 dni zapotrzebowanie na 2 sale szkoleniowe, natomiast przez 2 dni zapotrzebowanie na 3 sale szkoleniowe. W każdej z tych sal powinny znajdować się miejsca dla min. 12 osób (tj. 11 uczestników i 1 trenera), min. 2m² na 1 osobę. c) Sale szkoleniowe oraz drogi komunikacyjne i pomieszczenia sanitarne powinny być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. d) Sale szkoleniowe klimatyzowane, muszą posiadać okna z dostatecznym naświetleniem naturalnym, posiadać oświetlenie sztuczne, spełniać wymogi bezpieczeństwa i akustyczne, być ogrzewane, posiadać zaplecze sanitarne, w tym toalety. e) W salach szkoleniowych muszą się znajdować odpowiednie liczby stołów i krzeseł z możliwością dowolnej aranżacji ich ustawienia dla uczestników wykładu/zajęć, projektor multimedialny, ekran, flipchart (ewentualnie tablica sucho ścierna), sprzęt nagłośnieniowy oraz łącze internetowe /stałe, wi-fi/. f) Wykonawca jest zobowiązany na czas trwania wykładu/zajęć do umożliwienia oznakowania sal szkoleniowych przekazanymi przez Zamawiającego materiałami o wizualizacji zgodnej z wymogami projektu. g) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia bezpłatnego parkingu dla uczestników szkoleń. 4. Usługa hotelarska powinna być zrealizowana według poniższego harmonogramu:

3 Szkolenie z dostępu do informacji publicznej, zasad publikowania na BIP i archiwizacji dokumentacji w kontekście e-usług Data Ilość sal Grupa Liczba uczestników BIP1 BIP2 BIP1 BIP2 BIP3 BIP4 BIP3 BIP4 BIP5 BIP6 BIP5 BIP6 BIP7 BIP8 BIP9 BIP7 BIP8 BIP9 a) Pierwszy dzień z opisanych poniżej punktów programu, jedynie śniadanie, obiad i kolacja mogą być organizowane łącznie dla grup; - Zamawiający wymaga aby zajęcia i przerwy kawowe odbywały się w różnych salach: Lp. opis Godziny (od-do) 1. Przyjazd i zakwaterowanie uczestników Śniadanie Zajęcia Przerwa kawowa Zajęcia Przerwa obiadowa Zajęcia Przerwa kawowa Zajęcia Kolacja integracyjna b) Drugi dzień z opisanych poniżej punktów programu, jedynie śniadanie i obiad mogą być organizowane łącznie dla grup; Zamawiający wymaga aby zajęcia i przerwy kawowe odbywały się w różnych salach: Lp. opis Godziny (od-do) 1. Śniadanie Zajęcia

4 III. IV. 3. Przerwa kawowa Zajęcia Przerwa obiadowa Zajęcia Przerwa kawowa Zajęcia Wyjazd Dodatkowe obowiązki Wykonawcy Zapewnienie uczestnikom ubezpieczenia NNW na kwotę minimum ,00 zł na czas pobytu w hotelu. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; b) posiadają wiedzę i doświadczenie; c) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; d) posiadają odpowiednią sytuację ekonomiczną i finansową. V. Wykonawca powinien przedstawić następujące dokumenty: Od Wykonawcy na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu wymaga się złożenia: - Oświadczenie o spełnianiu warunków w udziału w postępowaniu - treść oświadczenia w Załączniku nr 2 do zapytania ofertowego. VI. Kod CPV: Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Wynajem nieruchomości stanowiących własność VII. Usługa zostanie wykonana w ramach projektu : e-powiat Nowosądecki współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej Poddziałanie Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej, z uwzględnieniem poniższych wymagań. VIII. Termin związania ofertą: Termin związania ofertą: okres w dniach: 14 (od ostatecznego terminu składania ofert). IX. Termin realizacji zamówienia: 1. Termin realizacji zamówienia: od r. do r. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu wykonania zamówionej usługi informację o zmianie terminu Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej 5 dni przed planowanym rozpoczęciem zamówionej usługi. W przypadku, gdy Wykonawca nie będzie miał możliwości zrealizowania przedmiotu umowy w nowym, ustalonym terminie, Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy. W związku ze zmianą terminu, Wykonawcy nie przysługuje żadne dodatkowe wynagrodzenie lub jakikolwiek roszczenie odszkodowawcze. X. Miejsce realizacji zamówienia: Usługa hotelarska powinna być świadczona w hotelu min. 3-gwiazdkowym na terenie Powiatu Nowosądeckiego (z wyłączeniem Miasta Nowego Sącza). XI. XII. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej: Cena 100% Pozostałe warunki: 1.Sposób przygotowania ofert: a) oferta ma być sporządzona na piśmie w języku polskim oraz podpisana przez uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy, b) ofertę należy sporządzić ściśle według druku stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, c) Wykonawca powinien przedstawić następujące dokumenty, jako załącznik do oferty:

5 - Oświadczenie o spełnianiu warunków w udziału w postępowaniu - treść oświadczenia w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego, d) oferta wraz ze wszystkimi załącznikami musi być spięta w sposób zapobiegający jej dekompletacji, e) ewentualne poprawki w ofercie muszą być potwierdzone parafką osoby podpisującej tą ofertę lub przez osobę upoważnioną. 2.Oferta złożona w toku postępowania przestaje wiązać, gdy została wybrana inna oferta lub, gdy postępowanie zostało zamknięte bez wybrania którejkolwiek z ofert. 3.W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 4.Zamawiający poprawi w ofercie: a)oczywiste omyłki pisarskie; b)oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek; c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z warunkami postępowania, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 5. Zamawiający może zakończyć postępowanie bez wybrania oferty najkorzystniejszej, gdy żadna ze złożonych ofert nie odpowiada warunkom postępowania. 6. Zamawiający może unieważnić postępowanie w przypadku gdy nie otrzyma 2 wiążących ofert podlegających ocenie. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego lub zmiany warunków postępowania bez podania przyczyny. 8. Istotne postanowienia zamówienia wprowadzone są do umowy stanowiącej załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. XIII. Czas i miejsce składania ofert: 1. Termin składania ofert: 02 kwietnia 2015 r. godz Miejsce składania ofert Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich w Nowym Sączu, Nowy Sącz, ul. Tadeusza Kościuszki Sposób składania ofert: Oferty można składać w formie: a) pisemnej (papierowej ): na kopercie z ofertą proszę dopisać: Oferta na usługę hotelarską w ramach projektu e-powiat Nowosądecki. b) elektronicznej na adres mailowy: sekretariat@pcfe.powiat-ns.pl tu należy załączyć zeskanowaną podpisaną ofertę, a w tytule wiadomości należy napisać: Oferta na usługę hotelarską w ramach projektu e-powiat Nowosądecki. XIV. Informacje końcowe: 1. Osobami uprawnionymi do kontaktu z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Piotr Obrzut, tel , pobrzut@pcfe.powiat-ns.pl (od poniedziałku do piątku w godz ). 2. Oferenci, którzy złożyli oferty zostaną powiadomieni o wynikach postępowania w formie pisemnej. 3. Po zakończeniu postępowania Wykonawca, którego oferta została wybrana, jako najkorzystniejsza zawrze umowę w terminie i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego. ZASTĘPCA DYREKTORA (-) Danuta Krok. /podpis/

6 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego Nazwa (firma)... Adres oferenta:..... Tel... NIP:... REGON:. . Zamawiający: Powiatowe Centrum Funduszy Europejskich Nowy Sącz, ul. Tadeusza Kościuszki 3 Tel/Fax (18) REGON: , NIP: OFERTA CENOWA Usługa hotelarska wraz z wyżywieniem i obsługą szkoleń w ramach projektu e-powiat Nowosądecki Oferuję realizację przedmiotowego zamówienia za cenę: (należy podać z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku) Cena brutto: zł Słownie:.....zł W cenie jest zawarty podatek VAT. Wg kalkulacji: Lp. Wyszczególnienie Liczba osób Cena jednostkowa brutto na 1 osobę 1. Usługa hotelarska wraz z wyżywieniem i obsługą szkoleń Łączna cena brutto Kwota brutto (iloczyn liczby osób x cena jednostkowa brutto na osobę) Miejsce realizacji usługi hotelarskiej:

7 Uwaga: 1. Oświadczam, że zapoznałem się z zapytaniem i nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz, że mam konieczne informacje potrzebne do właściwego wykonania zamówienia. 2. Oświadczam, że stanowiący załącznik nr 3 do zapytania wzór umowy został zaakceptowany i zobowiązuję się w przypadku wybrania mojej oferty do zawarcia umowy na wyżej wymienionych warunkach w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 3. W celu wymiany informacji przekazuję dane kontaktowe: a) Tel. b) Fax c) 4. Załącznikami do niniejszego formularza oferty stanowiącymi integralną część oferty są: a).. b) c).. d).. Podpis osoby osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy

8 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego... (pieczęć firmowa) Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Oświadczam oświadczamy*, że spełniam spełniamy* warunki dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej. Miejscowość:... Data: (podpis podpisy) (pieczątka imienna pieczątki imienne) * - niepotrzebne skreślić