Funkcja personalna. Etapy Procedury. Etapy procesu kształtowania kadr. Nowa formuła Zarządzania Kadrami. Nowa formuła Zarządzania Kadrami

Transkrypt

1 1 Funkcja personalna Etapy Procedury Opracowanie Aneta Stosik 2 Cele zarządzania kadrami zgodne z filozofią Human Resources Wzrost produktywności Przetrwanie Rozwój organizacji 3 Nowa formuła Zarządzania Nastawienie na przyszłość (proaktywność) Antycypacja przyszłych zjawisk i trendów Nakreślenie perspektywy zawierającej strategie peronalne w powiązaniu ze strategią firmy 4 Podejście systemowe Ujęcie i powiązanie wzajemnych wszystkich podstawowych elementów, tj.: Obszaru motywowania, obszaru stosunków międzyludzkich, obszaru procesów produkcyjnych, itd. 5 Profesjonalne przygotowanie służb personalnych Wykształcenie menedżerów personalnych 6 Traktowanie Funkcji Personalnej jako obszaru zarządzania o pewnej specyfice Nastawienie na realizację celów organizacji z podmiotowym podejściem do ludzi oraz kojarzeniem interesów obu stron Etapy procesu kształtowania kadr Podniesienie poziomu zorganizowania funkcji personalnej Stosowanie efektywnych technik organizatorskich Stosowanie skutecznych i efektywnych systemów informacyjnych Planowanie Dobór Rozwój Przemieszczenia Kontrola funkcji 7 8

2 9 Planowanie Kadr Opracowanie planów działalności (rozwoju) organizacji z rozpoznaniem rynku i własnych możliwości Przyjęcie określonej strategii działania Zarysowanie strategii personalnej w powiązaniu z filozofią i wizją organizacji Projektowanie struktury organizacyjnej Planowanie rozwoju pracowników Przygotowanie planu zatrudnienia, następstw, rozwoju, motywowania, itp.. 10 Dobór Kadr Zespół działań mających na celu pozyskiwanie odpowiednich ludzi do organizacji i doprowadzenie do właściwej obsady wakujących stanowisk Procedura rekrutacji (nabór) Źródła wewnętrzne Źródła zewnętrzne Procedura selekcji (wybór) Metody Systemu Otwartego Metody Systemu Zamkniętego Źródła powstania potrzeby doboru kadr i ich charakter. Strategiczne (reorganizacja struktury organizacji tworzenie nowych stanowisk pracy) Pilne okresowe (taktycznie zamierzone odejścia, emerytury) Operacyjne ruchy kadrowe (przeniesienia, awans) Inne losowe (podział zadań, zastępstwa) REKRUTACJA To przede wszystkim komunikowanie się organizacji z rynkiem pracy, gdzie firma niejako sprzedaje swój wizerunek w celu kupienia jak najlepszego kandydata na wakujące stanowisko ma na celu: zaprezentowanie oferty firmy na danym rynku, przyciągnięcie i wywołanie zainteresowania odpowiednich kandydatów pod względem jakościowym i ilościowym PODSTAWOWE ZADANIA REKRUTACJI INFORMACYJNE mające na celu przedstawienie warunków pracy i zatrudnienia. MOTYWACYJNE mające na celu skupienie uwagi odpowiednich kandydatów. WSTĘPNA SELEKCJA która powoduje początkową eliminację niepotrzebnych zgłoszeń. ŹRÓDŁA REKRUTACJI Źródłami rekrutacji kadr do organizacji są rynki pracy, na których firma wyznacza swoje docelowe segmenty, miejsca pozyskania grup zawodowych, społecznych, oraz na których tworzy kanały informacyjne w celu zastosowania odpowiednich form rekrutacji Rodzaje pozyskiwania zasobów ludzkich do organizacji DOBORU ZAMKNIĘTEGO 1. Dobór losowy 2. Dobór przez uzgodnienia 3. Dobór przez stopniowy awans DOBORU OTWARTEGO 1. Konkurs 2. AC 3. Head Hunter 4. Agencje personalne I REKRUTACJI ZEWNĘTRZNEJ I WEWNĘTRZNEJ REKRUTACJA ZEWNĘTRZNA Zalety Szerokie pole wyboru, kandydaci bez przeszłości, zaspokojenie potrzeby zatrudnienia nowego rodzaju specjalisty, nowe kwalifikacje, świeże spojrzenie na firmę, nowe postawy, kultura, styl pracy, zatrudniany według rzeczywistych potrzeb 15 16

3 I REKRUTACJI ZEWNĘTRZNEJ I WEWNĘTRZNEJ REKRUTACJA ZEWNĘTRZNA 17 REKRUTACJA WEWNĘTRZNA Zalety Pracownik jest znany, motywuje i działa na morale; sygnał do rozwoju pracowników, niskie koszty, krótki czas podjęcia pracy na stanowisku, nie zwiększa się liczba zatrudnionych, lojalność wobec firmy wywołuje przywiązanie. przywiązanie. 18 Wady Znaczny koszt, duże ryzyko błędu, kłopoty z adaptacją; trudno rozpoznać rzeczywisty potencjał kandydata; możliwość braku współpracy z pracownikami wewnętrznymi, którzy mieli być na danym stanowisku, duża fluktuacja, ewentualne zwolnienia innych pracowników. 19 REKRUTACJA WEWNĘTRZNA Wady Kierownicy mogą być uprzedzeni do Pracowników, błędy w ocenie przydatności pracownika, zakłócenie stosunków pracy, zawiść, kultywowane stare nawyki, powstawanie klik, brak rozwoju, brak autorytetu nowego szefa, duże koszty szkoleń. 20 Selekcja Zespół działań mający na celu wybranie - według kryteriów efektywnej obsady stanowiska pracy odpowiedniego kandydata spośród określonej grupy. Istota selekcji polega na ocenie - na porównaniu rzeczywistego potencjału kandydata z profilem wymagań dotyczących stanowiska. Odnosi się do ustalonego wzorca kwalifikacyjnego i osobowego pracownika pożądanego na wakującym stanowisku. Sens procedury- uzyskanie jak najmniejszej różnicy pomiędzy założoną sylwetką szukanego kandydata a prezentowaną przez kandydata. PODCZAS SELEKCJI SZUKA SIĘ ODPOWIEDZI NA PYTANIA: co kandydat może wnieść do organizacji i co ona będzie z tego miała? czy wnoszony potencjał odpowiada oczekiwaniom pracodawcy? czy jego zachowania będą akceptowalne przez organizację? ZABRONIONE JEST KIEROWANIE SIĘ PRZY FORMUŁOWANIU OCEN TAKIMI CECHAMI JAK : NARODOWOŚĆ WIEK RASA WYZNANIE RELIGIJNE PRZEKONANIA POLITYCZNE OKREŚLENIE WYMAGAŃ 5. ANALIZA DOKUMENTACJI PROCEDURA SELEKCJI W ORGANIZACJI 4. UZUPEŁNIENIE DOKUMENTACJI 2. ZŁOŻENIE KWESTIONARIUSZA WYWIAD WSTĘPNY 1. Konkurs 2. AC 3. Head Hunter 4. Agencje personalne DOBORU OTWARTEGO 6. TESTY PSYCHOLOGICZNE 7. WYWIAD POGŁĘBIONY 8. BADANIA LEKARSKIE DECYZJA O ZATRUDNIENIU 24

4 Konkurs KONKURS- jest sekwencją czynności mających prowadzić do wyłonienia najodpowiedniejszej osoby na wakujące stanowisko spośród rywalizujących ze sobą kandydatów. Cechą konkursu jest właśnie rywalizacja, ubieganie się o pierwszeństwo. (jest zatem swoistym egzaminem) Etapy Postępowania konkursowego PREPARACJA REALIZACJA KONTROLA Konkurs jest przedsięwzięciem złożonym, wymagającym należytej organizacji FAZA PREPARACJI Podstawowym zadaniem jest określenie pożądanych cech kierownika jako swoistego wzorca. rzetelna analiza pracy na danym stanowisku, z uwzględnieniem zewnętrznych i wewnętrznych uwarunkowań funkcjonowania jednostki organizacyjnej. analiza działalności firmy i danej komórki, wywiady i obserwacje, dokumentacja organizacyjna, zwłaszcza opis stanowiska. 28 FAZA REALIZACJI Treścią etapu jest pozyskanie kandydatów i wyłonienie z nich najbardziej odpowiedniego. Rekrutacja kandydatów może być dokonywana wszystkimi metodami. Drugim ważnym czynnikiem, który warunkuje zgłoszenia, są sposób i liczba sformułowanych kryteriów. FAZA KONTROLI Konkurs powinien zakończyć się oceną jego przebiegu i uzyskanych wyników oraz wyciągnięciem wniosków dotyczących wszystkich uczestników procesu doboru. Ważną i pożyteczną cechą tego etapu jest dostarczenie informacji zwrotnej ubiegającym się kandydatom. RODZAJE KONKURSÓW Konkurs zamknięty - zawężony do własnej populacji pracowników Konkurs otwarty - poszerza bazę rekrutacji i daje możliwość konfrontacji większej liczby kandydatów z różnych źródeł KONKURSU poszerzenie pola doboru kadr obiektywizacja doboru racjonalne uniezależnienie od podmiotu powołującego na stanowisko silne oddziaływanie motywacyjne na uczestników procesu doboru możliwość zdobycia nowych pomysłów w zakresie doskonalenia i funkcjonowania organizacji, a także szansa pozyskania kandydatów do obsady innych wakujących stanowisk KONKURSU wydłużenie procedury doboru wysoki koszt niebezpieczeństwo rozmycia odpowiedzialności za podjętą decyzję kadrową 31 32

5 ASSESSMENT CENTER pozyskanie możliwie najlepszych kandydatów utworzenie funduszu takich kandydatów zapewnienie wstępnej selekcji kandydatów dla organizacji liniowej przekazanie organizacji liniowej dodatkowych obiektywnych informacji zapewnienie końcowej selekcji osób w organizacji liniowej dostarczenie informacji zwrotnych (feedback) kandydatom dostarczenie informacji zwrotnych przełożonym przekazanie doświadczenia szkoleniowego kadrze oceniającej Organizacja AC Kandydaci do badań i potencjalnego awansu są rekrutowani przez ich bezpośrednich przełożonych bądź zgłaszają się sami. Badanie jest poprzedzone ukonstytuowaniem sztabu badawczego oraz wytypowaniem kandydatów do badań. Zespół badawczy liczy osób, oddelegowanych do pracy na okres 3-66 miesięcy. W skład zespołu wchodzą : kierownik zespołu,osoby oceniające oraz pracownik administracyjny. przyczynienie się do zwrotu kosztów szkoleniowych Organizacja AC OCENIANE KRYTERIA : 35 Osobami oceniającymi z zasady są kierownicy organizacyjni zajmujący stanowiska o dwa szczeble wyższe od stanowiska na które dokonuje się rekrutacji. Wszyscy oceniający są poddani wcześniej intensywnemu szkoleniu -2-3 tygodnie W procesie oceny na jednego kandydata przypada 1-44 oceniających. Czas trwania jednego cyklu badawczego wynosi dni. Cykl obejmuje : rozmowę wstępną badanie kandydatów według wcześniej ustalonych kryteriów dyskusję i opracowanie raportów z badań przywództwo Organizacja i planowanie podejmowanie decyzji ustne i pisemne umiejętności komunikowania się inicjatywa energiczność zdolności analityczne odporność na stres 36 OCENIANE KRYTERIA : Testy sytuacyjne stosowane umiejętność delegowania uprawnień elastyczność zachowania kompetencje w zakresie stosunków międzyludzkich oryginalność samokierowanie potencjał ogólny KOSZYK- jest stymulacją najczęściej stosowaną. Kandydat gra rolę decydenta i otrzymuje pakiet korespondencji, notatek, protokołów i innych materiałów z zewnątrz instytucji - w celu zajęcia stanowiska, wyrażenia go w odpowiedni sposób (list, notatka, itd.). Następnie ma skierować te materiały do odpowiednich adresatów. Testy sytuacyjne stosowane DYSKUSJA GRUPOWA-polega na opracowaniu zadanego tematu i powzięciu decyzji. Testy sytuacyjne stosowane GRY KIEROWNICZE- służą obserwacji i badaniu zachowania się kandydatów w zespołach zadaniowych. 39 Zagadnienia mogą dotyczyć funkcji personalnej (dobór pracownika,awans, itd.) bądź problematyki ekonomicznej. W celu ożywienia i wzbogacenia dyskusji poszczególni jej uczestnicy otrzymują niejednokrotnie zadanie obrony określonego stanowiska. 40 Gry te wymagają od uczestników rozwiązania problemów o charakterze zarówno kooperacyjnym (współdziałania), jak też konkurencyjnym. Realizowane w warunkach stresu psychologicznego stają się narzędziem badania cech przywódczych, zdolności organizacyjnych, umiejętności współdziałania.

6 Testy sytuacyjne stosowane Techniką bardzo pomocną w określeniu komunikatywności kandydata, umiejętności przekonywania i odporności na stres jest USTNE WYSTĄPIENIE na określony temat. Innym rodzajem technik badawczych są testy psychologiczne (testy sprawności i głębi myślenia, testy osobowości i projekcyjne) W wielu ośrodkach wykorzystuje się eseje autobiograficzne i kwestionariusze biograficzne. PROCES WPROWADZENIA POWINIEN OBEJMOWAĆ OBSZARY DOSTOSOWAWCZE WYMIAR ORGANIZACYJNY przystosowanie się do treści i warunków pracy, poznanie podstawowych procedur, zadań, obowiązków, zależności służbowych, zasad współpracy z innymi. wyposażenie w niezbędne środki i narzędzia pracy, wyposażenie w niezbędne informacje. WYMIAR SPOŁECZNY poznanie środowiska pracy, współpracowników, norm, zwyczajów, kultury, panujących zasad współżycia, wprowadzenie nieformalne do społeczności organizacyjnej OPIS STANOWISKA PRACY Rozwój pracowników PROCES PODNOSZENIA KWALIFIKACJI W CELU ZWIĘKSZENIA SPRAWNOŚCI DZIAŁAŃ. Pisemny opis stanowiska uwzględniający tytuł służbowy, obowiązki i zakres odpowiedzialności związany z tym stanowiskiem oraz jego usytuowanie w schemacie organizacyjnym. w odniesieniu do kadry menedżerskiej obejmuje on kształtowanie kompetencji: - specjalistycznych, - konceptualnych, - interpersonalnych KADR : ON THE JOB: ZASTOSOSOWANIE INFORMACYJNO - POKAZOWA SYMULACYJNA DOSKONALENIE W DZIAŁANIU PRZYUCZENIE INSTRUKCJE ASYSTENTURA ZASTĘPSTWO DOKŁADNIE ZDEFINIOWANA DZIAŁALNOŚĆ SKOMPLIKOWANE WIELOSTOPNIOWE PRACE PRZYGOTOWANIE DO OBJĘCIA STANOWISKA KIEROWNICZEGO ZADANIA NADAJĄCE SIĘ DO DELEGOWANIA POWIĄZANIE Z PRAKTYKĄ POWIĄZANIE Z PRAKTYKĄ, DALEKO IDĄCE SAMODZIELNE PRACE STOPNIOWE WPROWADZANIE CAŁKOWITE PRZEJĘCIE ZADAŃ ŚCISŁE POWIĄZANIE ZE STANOWISKIEM PRACY KOSZTOWNE: KONIECZNE UWAŻNE KRYTYCZNE STUDIOWANIE PRZENOSZENIE TAKŻE ZADAŃ PERYFERYJNYCH NIEBEZPIECZEŃSTWO PRZENIESIENIA NIEWPEŁNI REPREZENTATYWNYCH ZADAŃ PRZYGOTOWANIE DO PRAKTYKI WIELOSTRONNE KIEROWANIA KIEROWANIE 47 NASTĘPSTWA KOŁA JAKOŚCI OŚRODEK UCZENIA SIĘ : ON THE JOB: ZASTOSOWANIE PRZYGOTOWANIE DO OBJĘCIA STANOWISKA KIEROWNICZEGO POLEPSZENIE WŁAŚCIWEGO PRZEBIEGU PRACY DEFINIOWANIE PROBLEMÓW I ICH ROZWIĄZYWANIE STOPNIOWE WPROWADZANIE PRAKTYCYZM, BRAK RUTYNY INNOWACYJNOŚĆ, ZAANGAŻOWANIE OBEJMUJE MIEJSCE PRACY KSIĄŻĘCA KORONA TREŚĆ ZALEŻNA OD PRZYPADKU, WĄSKI KRĄG OSÓB POTRZEBA MOTYWACJI, ŚCISŁY ZWIĄZEK Z PRACĄ WYMAGA SILNEJ PIELĘGNACJI ROZMOWA NAUCZAJĄCA STUDIA PRZYPADKÓW GRY PLANISTYCZNE 48 WYKLAD : OFF THE JOB ZASTOSOWANIE PRZEKAZANIE INFORMACJI, DEMONSTRACJE OPRACOWANIE MATERIAŁÓW W POSTACI DIALOGU ANALIZA PROBLEMU I JEGO ROZWIĄZANIE NA PRAKTYCZNYM PRZYKŁADZIE DYSPOZYCYJNE SYTUACJE PROBLEMOWE Z SEKWENCYJNYM ROZWIĄZANIEM SKONCENROWANI E SYSTEMATYCZNE PRZEKAZYWANIE WIEDZY AKTYWIZACJA DOSTOSOWANA DO SZKOLENIA AKTYWIZUJE ZWIĄZKI Z PRAKTYKĄ ZWIĄZEK Z PRAKTYKĄ, AKTYWIZUJE, NATYCHMIASTOWE SPRZĘŻENIA ZWROTNE PASYWNOŚĆ, EWENTUALNE TRUDNOŚCI Z ZAPAMIĘTYWANIEM CZASOCHŁONNOŚĆ KOSZTOWNOŚĆ, BRAK PRZEJRZYSTOŚCI KOSZTOWNOŚĆ, SYTUACJE, GRY WG. SKONSRUOWANYCH MODELI

7 ZASTOSOWANIE DOSKONALENIE KADR ODGRYWANIE RÓL NAUCZANIE PROGRAMOWANE TRENING DYNAMIKI GRUPY OBSZAR RÓL SPOŁ. UMIEJĘTNOŚCI SPOŁ. ZABEZPIECZENIE WIEDZY FAKTOGRAFICZNEJ OBSZAR RÓL SPOŁ. UMIEJĘTNOŚCI SPOŁ. AKTYWIZUJĄCE POWIĄZANIE Z ZACHOWANIEM I POSTAWAMI SZYBKIE UCZENIE SIĘ, ŁATWOŚĆ ZAPAMIĘTYWANIA POWTARZANIA MOŻLIWY ROZWÓJ OSOBOWOŚCI WYSOKIE WYMAGANIA WOBEC TRENERÓW, CZASOCHŁONNOŚĆ BRAK DIALOGU, KOSZTOWNE WYPRODUKOWANIE MATERIAŁÓW NIEBEZPIUECZEŃST WO WYRZĄDZENIA SZKÓD W OSOBOWOŚCI W PARKTYCE ROZWINIĘTO DWIE : ACTION LEARNING ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW ROZWIĄZYWANIE NOWYCH SYTUACJI PRAKTYCZNYCH DUŻE PRZEDSIĘBIORSTWA POWRACAJĄCE PROBLEMY ROZWÓJ KIEROWNICZY ROZWÓJ ORGANIZACYJNY ROZWÓJ ORGANIZACYJNY ROZWÓJ KIEROWNICZY 51 DOTYCZY SZKOLENIA CAŁEJ ORGANIZACJI PO TO, BY UDZIELAŁA POPARCIA ZMIENIONYM W SZKOLENIACH IDYWIDUALNYM JEDNOSTKOM. wykorzystuje się tu takie techniki jak: trening laboratoryjny, budowanie zespołu, zintegrowane technologie doskonalenia organizacji, takie jak: siatka stylów kierowania oraz interwencje na podstawie modelu intergracyjno - dyferencjalnego 52 DOTYCZY INDYWIDUALNYCH ZMIAN W LUDZIACH, ICH WIEDZY O PROCESACH GRUPOWYCH, UCZUCIACH, POSTAWACH, ZACHOWANIACH. wykorzystuje się tu wiele metod (form): od doskonalenia poprzez staże, rotacje, planowanie karier do treningów grupowych. 53 Kontrola i ocena Rodzaje: Kontrola wstępna analiza zasobów organizacji Kontrola równoległa procedury feed-back Kontrola końcowa obserwacja i ocena efektów finalnych. Formy kontroli: Kontrola biurokratyczna Kontrola angażująca pracowników 54 Ocena Orzekanie o kimś według przyjętych zasad, norm, wartości Wyrażanie sądów wartościujących na temat pewnego stanu rzeczy, osoby lub zdarzenia. Funkcje: Motywacyjna Informacyjna Kontrolna PRZEMIESZCZENIA ODEJŚCIA AWANS DEGRADACJA PRZESUNIĘCIA OUTPLACEMENT Dziękuję za uwagę