Funkcja personalna A projektowanie zmian W organizacji. Kontekst celów organizacji

Transkrypt

1 Funkcja personalna A projektowanie zmian W organizacji Kontekst celów organizacji

2 Zarządzanie Kadrami Strategiczne i spójne podejście do zarządzania najbardziej wartościowymi aktywami organizacji Zbiór działań związanych z ludźmi, ukierunkowanych na osiąganie celów organizacji i zaspokojenie potrzeb pracowników Proces celowego grupowania oraz spożytkowania posiadanych zasobów i potencjału kadrowego organizacji

3 Ujęcie Tradycyjne a Ujęcie Nowoczesne Koncepcje tradycyjne Zarządzanie kadrami Zarządzanie personelem Zarządzanie zasobami ludzkimi Zarządzanie kapitałem ludzkim Koncepcje nowoczesne HR Business partner

4 Cele zarządzania kadrami zgodne z filozofią Human Resources Wzrost produktywności Przetrwanie Rozwój organizacji

5 Nowa formuła Zarządzania Kadrami Nastawienie na przyszłość (proaktywność) Antycypacja przyszłych zjawisk i trendów Nakreślenie perspektywy zawierającej strategie personalne w powiązaniu ze strategią firmy

6 NOWA FORMUŁA ZARZĄDZANIA KADRAMI Podejście systemowe Ujęcie i powiązanie wzajemnych wszystkich podstawowych elementów, tj.: obszaru motywowania, obszaru stosunków międzyludzkich, obszaru procesów produkcyjnych, itd.

7 CELE ZZL Tworzenie warunków pracy zespołowej Podnoszenie kwalifikacji pracowników Tworzenie klimatu organizacji Wspomaganie utrzymania równowagi w organizacji Zapewnianie równych szans Uwzględnianie i tolerancja różnic

8 PROCES ZZL OBEJMUJE Planowanie zasobów Zatrudnianie Rozwój Motywowanie Kształtowanie właściwych postaw Przemieszczenia

9 PROCEDURY ZZL Planowanie zatrudnienia Prognoza potrzeb kadrowych Planowanie zatrudnienia Planowanie ścieżek karier zawodowych Marketing personalny Zatrudnianie Nabór ( rekrutacja ) Wybór ( selekcja ) Rozwój pracowników i zmiana postaw Określenie potrzeb edukacyjnych Priorytety szkolenia i doskonalenia Ocena metod i wyników pracy Awanse, obowiązki, planowanie karier Motywowanie, ocena, wynagrodzenia, przemieszczenia (ruchy kadrowe)

10 Jedyną trwałą rzeczą jest zmiana Wszyscy musimy zrozumieć, że zmiany są ciągłe, nigdy nie przestaną zachodzić Przedsiębiorstwa, którym udaje się przekonać i zmotywować pracowników do zmian, zawsze osiągają większe sukcesy Pracownicy, którym udaje się właściwie wykorzystać zmiany rozwijają się lepiej niż pozostali

11 Być może największą pokusą stojącą przed menedżerami jest chęć zmiany natury ludzkiej w tym przypadku pracownika. Chęć ta opiera się na błędnym mniemaniu, że poprzez jakiś tajemniczy proces menedżer powinien starać się wpoić pracownikowi poglądy, zdolności i cechy, którymi natura akurat nie obdarzyła tej osoby. Kadry zarządzające nie mogą i nie powinny zmieniać istoty natury danej osoby. Do odpowiedzialności kadr zarządzających należy znalezienie sposobów ustanowienia warunków, umożliwiających pracownikowi wykorzystanie tego potencjału do tego stopnia, do jakiego dotyczy to danej pracy. Lester R. Bittel

12 Zmiana we współczesnych ujęciach Zmiana jest nieunikniona, jest jedyną stałą cechą organizacji Zmiana konieczny warunek rozwoju i organizacji Zmiana integralna część biznesu, warunek budowania przewagi konkurencyjnej Zmiany najlepiej dokonuje się poprzez ciągłe uczenie się pracowników i organizacji - szybciej niż to robią inni

13 Zmiana szansa czy zagrożenie? Boimy się, że nie podołamy konsekwencjom zmian Zmiany burzą nasze poczucie równowagi / stabilizacji Opieramy się nie tyle samym zmianom, ale sytuacjom, w których próbuje się nas zmienić Opór wobec zmian jest zatem naturalną reakcją człowieka Przygotowanie, wiedza, nabycie nowych umiejętności ograniczy strach przed zmianami

14 Zarządzanie projektami

15 Definicja projektu Projekt jest przedsięwzięciem posiadającym takie cechy jak: kompleksowe określenie celów projektu przez zleceniodawcę i zorganizowanie zadań przez wykonawcę ograniczenie w czasie, kosztach, personelu i zasobach, odmienność od innych przedsięwzięć, organizacja/podmiot utworzony specjalnie dla projektu, specyficzne ryzyko porażki (nie osiągnięcia celu).

16 DEFINICJA PROJEKTU Projekt jest przedsięwzięciem, które można scharakteryzować w następujący sposób: jest ograniczony czasem, posiada określone cele, działania muszą być zaplanowane, sukces jest mierzalny, w realizacji projektu uczestniczy wiele osób (grupa projektowa i usługodawcy), posiada określone kierownictwo, musi być od innych równoległych zadań odmienny musi być zaakceptowany

17 Atrybuty projektu określenie nazwy każdy projekt ma swoją nazwę, zadania projekt posiada jasno zdefiniowane zadania i jest realizowany w celu osiągnięcia określonego rezultatu, zakres realizacja projektu wykracza poza zwyczajowe formy organizacyjne, ponieważ z powodu jego złożoności wypracowanie rozwiązań możliwe jest tylko wspólnie, poprzez połączenie różnych dziedzin specjalistycznych lub działów, czas trwania projekt posiada zdefiniowany początek i koniec, odpowiedzialność kierownik projektu jest odpowiedzialny za zaplanowanie, organizację i nadzorowanie (monitorowanie) projektu,

18 Atrybuty projektu współpracownicy realizacja projektu wymaga nakładu pracy wielu osób. Do wykonania zadań należy wyznaczyć pracowników ze zdefiniowanym zakresem czasu, zleceniodawca inicjatorem lub zleceniodawcom projektu jest określona jednostka organizacyjna w przedsiębiorstwie, struktura projektu realizacja projektu następuje na podstawie określonych kroków. Kolejność kroków jest standaryzowana.

19 PROJEKT WSTĘPNY Projekt wstępny służy sprecyzowaniu idei oraz dokonaniu oceny pod kątem wykonalności i ustaleniu priorytetów: określenie nazwy projektu, cele projektu, działania wymagające technologii, zadania zespołu projektowego, oddzielnie od innych przedsięwzięć, warunki ramowe projektu, wstępne określenie możliwych alternatywnych rozwiązań,

20 Projekt wstępny sformułowanie oczekiwanych korzyści, oszacowanie nakładów koniecznych do realizacji projektu (jeśli jest o na tym etapie możliwe), określenie wstępnych terminów dla rozpoczęcia, zasad podejmowania decyzji, zakończenia projektu, wstępne określenie organizacji projektu

21 Co obejmuje zarządzanie projektem? ustalenie celów głównych i pośrednich projektu, zarządzanie zasobami ludzkimi zarządzanie zasobami materialnymi zarządzanie finansami zarządzanie zadaniami koordynacja zadań, rozbicie projektu na logiczne fazy, opisanie każdej fazy projektu podział zadań między partnerów, opisanie oczekiwanych rezultatów działań, raporty, kontrola wykonania zadań wewnątrz projektu, zapewnienie jakości wykonania zadań, zarządzanie czasem zarządzanie prawami własności intelektualnej

22 Dotrzymywanie terminów Przestrzeganie budżetu Realizacja pełnego zakresu pracy o wymaganej jakości Niezakłócony przebieg realizacji projektu Zminimalizowanie wprowadzania zmian Przejrzystość realizacji projektu Okresowe porównanie stanu planowanego i rzeczywistego Regularne raportowanie Jak rozpoznać dobre zarządzanie projektem? Stały dostęp do danych stanowiących bazę podejmowanych decyzji w celu kierowania projektem

23 Dlaczego projekty ponoszą klęskę? 20 % projektów ponosi klęskę z powodu deficytów w zakresie metod, organizacji i aspektów fachowych 80% projektów ponosi klęskę z powodu deficytów w zakresie komunikacji, kooperacji i stosunków międzyludzkich

24 Charakterystyka głównych faz projektu Zakończenie Analiza problemu Określenie celu Definiowanie Uzasadnienie Założenia Zasoby finansowe i organizacyjne Atuty i słabości Możliwości i zagrożenia Realizowanie Planowanie

25 Charakterystyka głównych faz projektu Zakończenie Definiowanie Realizowanie Zdefiniowanie potrzeb Organizacja zasobów Określenie odpowiedzialności Analiza ryzyka Określenie czynności (opracowanie programu działań) Planowanie

26 Charakterystyka głównych faz projektu Zakończenie Definiowanie Rejestracja rezultatów Korekty planu Motywowanie i kierowanie Koordynowanie prac Bieżące informacje Realizowanie o wykonanych czynnościach Planowanie

27 Charakterystyka głównych faz projektu Zakończenie Rozwiązanie zespołu Reintegracja zespołu Sprawozdanie z zakończenia projektu Ocena projektu Definiowanie Realizowanie Planowanie

28 10 wskazówek udanej pracy zespołowej w projekcie 1. Najpierw wysłuchać i zrozumieć, następnie mówić i działać. 2. Kooperować nie konkurować. 3. Regularnie informować i skutecznie komunikować się. 4. Tworzyć zespól projektowy z wyraźnym określeniem ról. 5. Rozdzielać zadania według predyspozycji osobowościowych. 6. Wykazywać zrozumienie i akceptować 7. Koncentrować siły zespołu na rozwiązywanie palących problemów. 8. Uświadomić odpowiedzialność wszystkich za proces i efekt zespołowy. 9. Określać i osiągać wysoki poziom jakości. 10. Współdziałać w fazie formułowania celów, podejmowania ustaleń i kontroli wyników.

29 N a kła d prac y Efektywna praca nad projektem Zlecenie opracowania projektu Koncepcja ogólna Zakres i zawartość projektu Koncepcja szczegółowa Realizacja, wdrażanie Test Próbna eksploatacja Wdrażanie produktu Czas Projekt wstępny Faza planowania I Faza planowania II Faza realizacji I Faza realizacji II Zaplanowany czas życia projektu

30 PROCES UZGADNIANIA CELÓW Wyjaśnianie celów cele strategiczne przedsiębiorstwa Ocena realizacji celów Bezpośrednie uzgadnianie celów o porównanie celów wyników o przygotowanie rozmowy o określenie poziomu osiągnięcia o przeprowadzenie rozmowy celów o zapisanie wyników o wskazanie na odstępstwa o korekta celów Cel zasadniczy i cele pośrednie (kamienie milowe) o o kontrola realizacji celów pośrednich (kamieni milowych) ciągła kontrola celów

31 ORGANIZACJA PROJEKTU Działania wykonywane są przez grupę projektową (zespół projektowy) Przebieg realizacji projektu musi być podzielony na poszczególne, odgraniczone czasowo fazy (model faz) Zleceniodawca Definiowanie celu Udzielenie zlecenia Wyniki pracy nad realizacją projektu muszą być udokumentowane (dokumentacja projektu) Istnieje procedura składania wniosku i uzyskiwania pozwolenia (procedura formalna) Przebieg realizacji projektu w trakcie poszczególnych faz musi być zaplanowany i monitorowany odnośnie terminów oraz nakładu (planowanie i kontrola projektu) Poziomy decyzyjne Decydenci Przedstawiciele działów zaangażowanych Podstawowy zespół projektowy Kierownik projektu Zespół projektowy Eksperci Koordynacja Podejmowanie decyzji Kontrola Opracowanie/realizacja zlecenia Podział na zadania cząstkowe Grupy wykonawcze Wykonanie Działania wydzielone

32 Możliwe formy planowania projektów - moderacje

33 Realizacje własne